Transcript Interne Auditierung Integrierter Managementsysteme

Integrierte
Managementsysteme
Interne Auditierung Integrierter
Managementsysteme
TMB
Nordhausen
Das virtuelle Bildungsnetzwerk für Textilberufe
www.vibinet-textil.de
© 2004
Jahr
S. <Autor>
Klingebiel
<Firma>
TMB
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Auditieren - Was ist das?
Aus dem Lateinischen: audio
• Gehör haben, zuhören , Unterricht
haben
• hören, vernehmen, erfahren
• verhören, eine Untersuchung
anstellen
• gehorchen, sich fügen
• sich nennen hören, für etwas gelten,
im (guten / schlechten) Rufe stehen
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Zielsetzung des Seminars
• Befähigung der Auditoren in Bezug auf die
Planung, Vorbereitung und Durchführung
interner Audits
• Ausblick auf externe Auditierungen (aktiv /
passiv)
• Konkretisierung der qualitäts-, umwelt- und
sicherheitsrelevanten Auditaspekte
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• Vermittlung der Grundlagen zu
Kommunikation und Gesprächsführung
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Seminarinhalte
Sinn und Zweck interner Audits
Auditarten - richtige Auswahl und Anwendung
Der Auditprozess - formale Anforderungen
Voraussetzungen für interne Auditoren
Kommunikation und Gesprächsführung
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Auditergebnisse als Input für den KVP
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Sinn und Zweck interner Audits
Instrument zur Ermittlung, ob ...
• das Managementsystem sich zielgerichtet an allen
wichtigen externen Anforderungen orientiert;
• interne Wünsche und Notwendigkeiten innerhalb
des Systems angemessen Berücksichtigung finden;
• die Festlegungen innerhalb des
Managementsystems geeignet sind, die
Unternehmensziele zu erreichen;
• die Festlegungen innerhalb des
Managementsystems konsequent im Tagesgeschäft
umgesetzt werden
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Externe Anforderungen
• Wie werden externe Anforderungen
identifiziert?
• Wie werden für die Erfüllung der
identifizierten Anforderungen Prioritäten
festgelegt?
• Dient das Managementsystem der Erfüllung
der wichtigen (signifikanten)
Anforderungen?
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• Ist dies in der Unternehmenspolitik
erkennbar?
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Anforderungen an die
Unternehmenspolitik
Grundsätze der Organisation
vereinbar mit
Unternehmenspolitik
 festlegen
dokumentieren
verstanden
verwirklicht
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aufrechterhalten und prüfen
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Auditarten Auswahl und Anwendung
Wer
auditiert?
Was
wird
auditiert?
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Externe und Interne Auditierung
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Das Unternehmen wird
auditiert:
• Audits im Rahmen von
Zertifizierungsverfahren
• Kundenbesuche, Kundenaudits
(Fokus QM)
• Begehungen durch Behörden
(Fokus UM / SM)
• Tage der offenen Tür
(verschiedenste Interessen)
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Objekte der internen Auditierung
• Das Integrierte
Managementsystem
Systemaudit
• Einzelne Abläufe innerhalb
des Systems
Verfahrensaudit
• Die Resultate von
Prozessen
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Produktaudit
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‘Integrierte’ Q-U-S-Auditierung
Qualität
Umwelt
Sicherheit
Systemaudit
Qualitätsmanagementsystem
Umweltmanagementsystem
Arbeitssicherheitssystem
Verfahrensaudit
Prozeßsicherheit
und
Personaleignung
Notfallplanung und training
Erste HilfePlanung und Einsätze
Produktentstehungsphasen
Umweltschäden,
Emissionen
Vorfalluntersuchung,
PSA-Check
Produktaudit
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Das Systemaudit (Beispiel Q)
QM-Pläne
IMS-Dokumentation
SMH
Darlegung und
Beschreibung des Systems
Ablaufbeschreibungen
VA´s

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AA´s / PA´s /
Hilfsmittel
Ausführungsbeschreibungen
und -hilfen
Sicherstellung, daß Qualitätsforderungen an ein Produkt,
Projekt oder einen Vertrag
erfüllt werden.
Q-Aufzeichnungen
Nachweise zur Darlegung der
Erfüllung der Forderungen und
der Effektivität des QM-Systems
Die Dokumentation sollte auf das sachdienliche Ausmaß begrenzt werden!
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Das Verfahrensaudit (Beispiel Q)
Die Prozeßfähigkeit muß an entscheidenden Punkten regelmäßig
verifiziert werden. Hierzu muß eine Überwachung eingeführt werden.
Diese sollte einschließen:
Material
Einrichtungen
Rechnersysteme
Software
Verfahren
Personal

Planung, Lenkung und Dokumentation der Prozesse
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Das Produktaudit (Beispiel Q)
SPEZIFIKATION
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Qualitätsforderungen:
• Leistungsmerkmale
• sensorische Merkmale
• Einbau, Gestaltung der
Einrichtung oder
Einpassung
• anzuwendende Normen und
Gesetzte
• Verpackung
• Q-Prüfungen und QS
Einzelteile
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Endprodukte
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Auditschwerpunkte - Qualität
•
•
•
•
•
•
•
SOLL
IST
Kundenwünsche / -forderungen
Produktspezifikationen
Service, Dienstleistungspalette
Preis-Leistungs-Verhältnis
Prozessbedingungen
Prüfungen und Prüfbedingungen
Verbesserung der
Qualitätsfähigkeit
• ...
... bezogen auf das Gesamtsystem:
Konformität mit der ISO 9000 ff.
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Auditschwerpunkte - Umwelt
SOLL
IST
• Signifikante Umweltaspekte
• Lagerung und Umgang mit
gefährlichen Stoffen
• Umweltbewußtsein und
Kompetenz
• Notfallplanung
• zutreffende Umweltgesetzgebung
• Verbesserung der Umweltleistung
• ...
... bezogen auf das Gesamtsystem:
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Konformität mit ISO 14001 / EMAS
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Auditschwerpunkte - Sicherheit
SOLL
IST
• Arbeitssicherheitsvorschriften
• Umgang mit gefährlichen
Stoffen
• Persönliche Schutzausrüstung
• Erste Hilfe- und
Rettungsmaßnahmen
• arbeitmedizinischer Dienst
• Gefährdungsanalysen
• ...
... bezogen auf das
Gesamtsystem:
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Erfüllung gesetzlicher und
behördlicher Forderungen
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Der Auditprozess formale Anforderungen
Planung und
Vorbereitung
Festlegung und
Überwachung der
Maßnahmen
Durchführung und Dokumentation
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Auditplanung und Vorbereitung
Umfang der Auditierung
 System-, Verfahrens-, Produktaudit
 durch unabhängiges Personal
 Auditplan erstellen
Auditprogramm
 Tätigkeiten und Bereiche planen
 Personal beauftragen
 Grundlagen für das Audit
bereitstellen
IMS-Dokumente
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Auditierung und Dokumentation
• Auditvorgespräch
• Befragung vor Ort
• Nachbesprechung zum Audit
• Dokumentation der Ergebnisse
• Überwachung beschlossener
Maßnahmen
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Das Auditvorgespräch dient ...
... der Vorstellung der Auditoren.
... der Präzisierung der Auditschwerpunkte und zielsetzungen.
... der Erläuterung der Vorgehensweise bei der Befragung vor Ort.
... der Beseitigung von Unklarheiten
und dem Abbau von Ängsten.
Also: ... der Schaffung einer
guten Auditatmosphäre.
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Die Befragung vor Ort
... und keine Prüfung
oder gar eine
‘Polizeiaktion’ zur
Bestrafung von Fehlern
Die Befragung vor Ort
ist eine sachliche Feststellung
der zum Zeitpunkt des Audits
angetroffenen Sachverhalte ...
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Die Nachbesprechung
zum Audit dient ...
... der Wertschätzung für die gute
Zusammenarbeit.
... der Zusammenfassung der
Auditfeststellungen.
... der Erörterung festgestellter
Abweichungen.
... der gemeinsamen Festlegung
geeigneter Korrekturmaßnahmen.
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Also: ... der Sicherstellung
des Einvernehmens
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Voraussetzungen für Auditoren
Personenbezogene Anforderungen:
• Die persönlichen Eigenschaften
• Die fachliche Qualifikation
• Das Systemverständnis
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Organisatorische Anforderungen:
• Die Ausstattung mit Kompetenzen
• Die Gewährung ausreichender Zeit
• Die volle Managementunterstützung
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Die Persönlichkeit des Auditors
Erforderliche Persönlichkeitsmerkmale:
• Verantwortungsbewußtsein
• Kooperationsbereitschaft
• Anpassungsfähigkeit
• gesunder Menschenverstand
• Integrität
• Konstruktivität
• Neugier
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• Beharrlichkeit
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Die Fachkenntnis des Auditors
Erforderliche Fachkenntnisse:
• grundlegendes technisches und
administratives Verständnis
• schnelle Auffassungsgabe auch bei
komplexen Sachverhalten
• analytische Fähigkeiten
• unvoreingenommene Beobachtungsgabe
• Abstraktionsvermögen
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• fachlich/sachliche Kommunikationsfähigkeit
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Das Systemverständnis
des Auditors
Erforderliches Systemverständnis:
• Kenntnis und Verständnis der
zugrundeliegenden Regelwerke
• Konkretisierung der firmenspezifisch
sinnvollen Anwendbarkeit der Normen
• Fähigkeit zur verständlichen Erläuterung
der Normenforderungen
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Das Systemverständnis
des IMS-Auditors
• Kenntnisse und Verständnis in Bezug auf die dem
Managementsystem zugrunde liegenden
Regelwerke
# DIN EN ISO 9001 und 9004
# DIN EN ISO 14001 und 14004
# EG-Öko-Audit-Verordnung incl. Anhänge
# Arbeitssicherheits’standards’ (z.B. SCC)
• Überblick über Gemeinsamkeiten und Unterschiede
der parallel zu auditierenden Systemanforderungen
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• Grundlegende Kenntnisse zu aktuellen Tendenzen
in der Entwicklung von Systemanforderungen
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Die Kompetenzen des Auditors
Erforderliche Befugnisse:
• Zeitplanung für das Audit
• Auswahl von geeigneten Ansprechpartnern
• Befragung der Mitarbeiter
• Analyse und Dokumentation der Auditergebnisse
• Formulierung von Empfehlungen
• Bestehen auf Maßnahmen zur Beseitigung von
Abweichungen
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Der Zeitbedarf des Auditors
Notwendige Vor- und
Nachbereitungsarbeiten:
• Definition des Auditziels
• Sichtung der zutreffenden Systemdokumente
• Informationsbeschaffung zu aktuellen
Sachverhalten
• Vorbereitung einer Checkliste
• Dokumentation der Auditergebnisse
• Berichterstattung zum Audit
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Die ‘Rückendeckung’
des Auditors
Kommitment ist gekennzeichnet durch:
• Unterschrift der Firmenleitung auf dem
Auditplan
• offizielle Berufung der internen Auditoren
• Bekanntmachung der Rolle von Audits für
das IMS
• Kenntnisnahme und Auswertung der
Auditergebnisse durch die Firmenleitung
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Kommunikation und
Gesprächsführung
Die ‘Kunst’ der Kommunikation:
•
•
•
•
•
•
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•
•
Die richtigen Fragen richtig formulieren
Antworten nicht nur hören sonder verstehen
Beherrschen und verstehen der Körpersprache
Sensibilität in Bezug auf die Signale der
Gesprächspartner
Einschätzung der eigenen Wirkung auf andere
Objektivität und Wahrheitsliebe, keine
Mutmaßungen
Fähigkeit zum Abbau von Blockaden
Souveränität in der Bewältigung von
Kommunikationsstörungen
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Auditergebnisse und KVP
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Das Audit im Effizienztest
PRO
•
•
•
•
Ermittlung von Schwachstellen
Auslöser für Korrekturen
Nachverfolgung und Kontrolle
kontinuierliche Verbesserung
Nutzenseite
CONTRA
•
•
•
•
Zeitaufwand des Auditors
Zeitaufwand für Auditierte
Dokumentations-Formalismus
Qualifikationsanforderungen
Kostenseite
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Auditbezogener Aufwand
Ermittlung der Personal- und Sachkosten für:
• die Planung und Vorbereitung interner Audits,
• alle in die Auditierung eingebundenen Mitarbeiter,
• die Dokumentation, Auswertung und
Weiterverfolgung,
• die Umsetzung der eingeleiteten
Korrekturmaßnahmen.
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Ermittlung der Ausfallkosten für:
• Prozessunterbrechungen, Abschaltungen und
Störungen,
• Materialverluste durch zusätzliche Probenahmen,
• Folgeschäden aufgrund von Arbeitsausfallzeiten
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Auditbezogener Nutzen
Quantifizierte Nutzensermittlung für:
• aus Audits resultierende Korrekturmaßnahmen,
• Synergieeffekte, die sich aus Audits ergeben,
• direkte Fehlervermeidung durch Auditfeststellungen.
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Schaffung eines Messinstrumentariums für:
• die qualitative Einschätzung der Leistungsfähigkeit
des IMS,
• die Mitarbeiterentwicklung (Qualifikation und
Leistung),
• die Prozeßsicherheit (Ausfallzeiten, Nutzeffekte, ...)
• die Produktverfügbarkeit (Fehlerraten,
Zuverlässigkeit, ...)
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kontinuierliche Verbesserung
Leistungskennziffern
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