Yönetim İlkeleri /2

*Yönetici Rolleri *Örgütlemede Temel İlkeler Prof. Dr. Haydar SUR

Yönetim Süreci

 

Yönetim

– belirli bir amaç için birbiriyle bağı olmayan kaynakları bir araya getirip yönlendirme İşlevler:   Planlama Örgütleme   Kadrolama Yöneltme  Kontrol

Örgütlerin Yönetimi



Örgüt

– hedeflere ulaşmak için bir grup insanın düzenli ve işbirliği içinde birarada çalışması  Yönetim – hedeflere etkili ve verimli şekilde ulaşabilmek için bir örgütün kaynaklarını yöneltme faaliyeti

Yönetimle İlişkili Kavramlar 

Otorite (Yetke)

& – yönetimin en üstten aşağılara doğru göçerilmesi & yöneticilerin diğerlerini yöneltme yetkisi onların pozisyonlarıyla ilgili faaliyette bulunma 

Sorumluluk

– belirlenmiş bir faaliyetin yerine getirilmesi veya başka biri tarafından yerine getirildiğinin gözetlenmesi zorunluluğu

Yönetim Düzeyleri

 Yönetici– insanlar veya diğer kaynaklardan sorumlu tutulan her kişi  Yönetim düzeyleri:  Alt düzey –işçilere gözlemci-denetçilik yapar  Orta düzey – bir örgütün politikalarının uygulamaya geçirildiği faaliyetleri koordine eder  Üst düzey – Örgütü kontrol eder

Yönetim Düzeyleri

TKY Yönetim Düzeyleri

Genel & İşlevsel Yöneticiler

 Genel yönetici – bir örgütsel birimde her türlü faaliyetten sorumlu  İşlevsel Yönetici – örgütsel faaliyetlerin yalnızca belirli bir tanesinden sorumlu

Mintzberg’in Yönetici Rolleri

Mintzberg’in Kişilerarası Rolleri

 İlişkilere odaklanır  Kişilerarası roller:  Temsiliyet – yönetimi temsil etme ( törenlerdeki sorumluluklar)  Liderlik – çalışanları motive edici ortam oluşturma sorumluluğu  İç-dış bağlantısı – örgütün içinden ve dışından insanlarla ilgilenme sorumluluğu

Mintzberg’in Bilişim Rolleri

 İletişime odaklanır  Bilişim rolleri:  İzleme – daha etkili hale gelebilmek için bilgi toplama çabası  Yayma dağıtma – astlarına gerekli bilgileri verme, iletme  Konuşma yapma – içerideki ve dışarıdaki kişilerle örgüt adına konuşma

Mintzberg’in Karar Rolleri

 Birimin stratejisine odaklanır  Karar Rolleri:     Girişimci – voluntary initiator of change.

Karışıklık giderici – kontrolü altında kalan kısımda karmaşayı çözer Kaynak ayırıcı– örgütün kaynakları kime nasıl dağıtılacak - pay edilecek kararını verir Müzakereci – verenin de alanın da mutlu olduğu bir noktayı buluncaya kadar karşılıklı ödünleşmeye katılır

Yönetim Becerileri

  Beceri – performansa etkisi olacak bir yeteneğin kazanılıp geliştirilmesi Katz’ın Yönetim Becerileri:    Teknik – belirli bir faaliyeti analama ve yapmada maharet İnsan – insanlarla çalışma ve onların davranışlarını anlama Kavramsal – örgütü bir bütün olarak görebilme yeteneği

Yönetim Düzeyleri & Becerileri

Yönetim İşlevleri

 Yönetimin beş işlevi:   Planlama Örgütleme   Kadrolama Yöneltme   Kontrol etme Örgütün alt birim ve sistemlerinin faaliyetlerini koordine etmede gerçekleştirilen işlevler

Planlama

 Ne olması gerektiğini önceden belirleme  Planların hiyerarşisi:  

Amaçlar(Goals)

– örgütün yakalamak isteyip uğraş verdiği gelecekteki koşullar

Hedefler(Objectives)

yön veren amaçlar – bütün yönetsel planlamaya 

Politikalar (Policies)

– faaliyet rotaları ve rehberleri 

Talimat ve yöntemler (Procedures & methods)

uygulamanın adımlarını tanımlar –

Planlama

Planlamanın boyutları (Tekrarlanma) 

Kalıcı Planlar

 Tekrarlanan faaliyetlerin planlarıdır  Birçok kez kullanılır  Örnek  Politikalar  Talimatlar  Yöntemler  Kurallar

Kalıcı Planlar

   

Politika

– üst düzey yönetim tarafından belirlenmiş örgütlü davranışların genel rehberi

Talimat

– Faaliyetlerin zamansal sıralanışı

Yöntem

– bir süreçte bir basamağın ayrıntılıları

Kural

– faaliyetin “ne yapılmalı” ve “ne yapılmamalı”yı belirleyen net tanımı

Planlamanın boyutları (Tekrarlanma) 

Tek kullanımlık planlar

 Örnekler  Programlar  Projeler  Bütçeler

Planlamanın boyutları (Zaman yelpazesi) 

Kısa vadeli planlar

 1 yıl veya daha az süreli 

Uzun vadeli planlar

 1 5 yıllık periodu kapsar 

Stratejik planlar

 Kesintisiz ve sistematik süreç  Gelecekteki çıktılara odaklanır, nasıl başarılacak, başarı nasıl ölçülecek

Planlamanın boyutları ( Yönetim düzeyleri)

Örgütleme

  Aşağıdaki süreçleri kapsar:  Faaliyetleri gruplandırma    İşlerin üstesinden gelmek için yetkiyi alt düzeylere aktarma İlişkilerin koordine edilmesi Karar vermeye öncülük etme Formal Örgütlenme – örgütleme çalışmasının çıktısı, genellikle örgüt şeması olarak ortaya çıkar

Yönetim alanı (etki alanı)

  Bir yönetici tarafından izlenip yönetilebilecek çalışan sayısıdır Uygun rakamı belirlemede dikkate alınacaklar:    Örgütsel politikalar Kadroda bulunabilen uzman sayısı Çalışanların yetenek düzeyi    Nesnel standartlar İşin doğası İşgücünün dağılımı

Yetki göçerme (delegasyon)

   Yetki göçerme – İş aktiviteleri ve yetki açısından örgütteki biri kişiyi onaylama Otorite üstten aşağıya doğru göçerilir Göçermenin etkili olabilmesi:    İyice belirlenmiş görevler açıkça tanımlı olarak göçerilmeli Görev verilene onu yerine getirecek gücü de göçermeli Sorumluluk yaratılmalı

Kadrolama

 Örgütü amacına ulaştırmada en etkili olacak kişilerin seçimi, istihdamı, eğitimi ve geliştirilmesidir  Ağırlıklı olarak insan kaynakları departmanınca yapılır  Eğitim ve geliştirmeden alt düzey yöneticiler sorumludur

Kadrolamanın Basamakları

  

İnsan kaynağının planlanması

 Örgütün ihtiyaç duyduğu insan kaynağının kesintisiz olarak karşılanmasını emniyete almak için yapılır

Seçim ve istihdam

 Adaylardan oluşan havuzun oluşturulması, havuzdan kişilerin değerlendirilmesi ve seçimi

Oryantasyon, eğitim ve geliştirme

 Örgüte yenice katılanlara örgütün amacını, işleyişini,anlatma, kuralları öğretme ve işe ısındırma, giderek becerileri arttırma

Kadrolamanın Basamakları



Performans değerleme

 kişilerin performansının konulan iş standartları ile karşılaştırılması 

Kompansasyon

 Bütün işleri göz önüne alarak ücretlerin ve diğer ikincil ödeme veya yararlandırmaların ayarlanması

Yöneltme

 İşgörenlerin örgüt amacına ulaşmak için yönetilmesi  Kapsamı:  Moral (içgücü)  Çalışanların tatmini  Üretkenlik  İletişim

Kontrol

  Planların uygulamaya konulduğunun kontrol edilmesi işlevidir Kapsamı:   gerçekleşen performansı ölçme ve iş standartları ve istenilen performans ile karşılaştırma, istenilen çizgiden sapmalar (her zaman olur) kabul edilebilir düzeylerde mi onu kontrol etme Kabul edilemez sapmalar için hemen düzeltme ve tedbir alma planları ortaya koyma

İş Yaşamı Kalitesi (QWL / İYK)

 Esaslar:  Kararlar mümkün olan en alt hiyerarşik düzeyde verilmeli  İşin bütününden takımın tamamı sorumludur  Bir örgütü çalışanların teknik ve sosyal potansiyeli geliştirir  Örgütün kalitesi çalışanların kalitesiyle belirlenmiş olur

İş Yaşamı Kalitesi (QWL / İYK)

 Esaslar –devamı..

 Güvenlik ve çalışanların sağlığı çok önemlidir  İşin yerine getirilmesi için anında geribildirim mekanizmaları şarttır  Sorunlar belirli kişilerden oluşan ekiplerle çözümlenir, ama sorumluluk herkesindir

Ortak kültür

 Paylaşım:     felsefe değerler varsayımlar inançlar  Umutlar beklentiler  tutumlar   normlar Örgütü kaynaştırır

Kültür “check-list”ine uyum

 Yazılı misyon olmalı  Misyonu işgörenlere hatırlatmalı  Elini taşın altına koyan yönetim  Yöneticiler ve işgörenler arasında açık iletişim desteklenmesi  Üstün performansa ayrıcalıklı ödeme  İşgörenlere işletmede hisse verme

İşin Dikey Bölümlenmesi

 Otorite akışını gösterme 

Komuta zinciri

– örgüt içinde kimin kime bağlı çalışacağı açık çizgilerle gösterilir  Yetkinin göçerilmesi durumunda yetkiyi kimin kime göçerdiği de açıkça tanımlanmalı 

Eşitlik ilkesi

– sorumluluk ve yetkinin birbirine uyumlu olması

İşin Yatay Bölümlenmesi

 Bütün departmanlar arasında düşünce ve deneyim paylaşımını destekler  Her departmanda hiyerarşik düzey sayısını en aza indirir

Örgütlemede bazı noktalar

 Örgütün değişik faaliyet alanları varsa herbiri tanımlanmalı  Her faaliyet alanından sorumlu olan bir kişi belirlenmeli  Örgütte kullanılan kaynaklar ve yetkiler herkesi ilgilendirir

Otorite (yetke)



Formal otorite

– kişinin örgütte işgal ettiği pozisyondan doğan otoritesi 

Kabul edilen otorite

– işgörenlerin kabul ettiği otorite derecesi 

Yetenek otoritesi

– kişinin yeteneğinin derecesine göre ortaya koyabildiği otorite

Bölümlere ayırma

  Bazı mantık değerlendirmesi ile işleri belirli gruplar altında toplama Bölümleri oluşturmada göz önüne alınanlar:      İşlev Ürün Coğrafya Müşteri Süreç/donanım  Zaman/vardiya

Örgüt şeması

 Örgütün yapısının bir şekille gösterimi  İşlevleri ve ilişkileri gösterir  Specifies the formal authority & communication network of the organization.

Koordinasyon

 Örgütün değişik bölümleri arasında işleri bağlantılandırma ve uyumlandırma faalitleri  Koordinasyon mekanizmaları:  Komiteler  Belirli faaliyet için sorumlu kişiler (task force)

Teşekkür….

Bu bölüm için kaynaklar: 1.2004 Pearson Education, Inc. Upper Saddle River, New Jersey 07458 2.Spears & Gregoire Foodservice Organizations, 5th edition