Transcript excel1

Informatyka w administracji
Zastosowanie arkusza kalkulacyjnego
Microsoft Excel
Opracowała: mgr inż. Maria Stańkowska
Podstawy obsługi arkusza kalkulacyjnego
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Wprowadzenie
Budowa arkusza
Tworzenie pliku skoroszytu
Korzystanie z gotowych szablonów
Elementy okna arkusza
Wprowadzanie i modyfikacja danych
Poruszanie się w obrębie arkusza
Edycja i kopiowanie wzorów
Sposoby adresowania: względne, bezwzględne i mieszane
Funkcje Excela
 definicja funkcji
 zasady obowiązujące przy stosowaniu funkcji
 podział funkcji ze względu na liczbę argumentów
 praktyczne zastosowanie funkcji Autosumowanie, Średnia
Wprowadzenie
Arkusz kalkulacyjny powstał z myślą o zastosowaniach w bankach oraz
księgowości, gdzie wykonywana jest olbrzymia ilość żmudnych,
powtarzających się według określonego schematu obliczeń.
Pomysł jest prosty. W pamięci komputera tworzona jest tabela podzielona na pola,
do których można wpisywać liczby, teksty oraz obliczenia według rozmaitych
wzorów.
Zazwyczaj, oprócz spełniania podstawowych funkcji, czyli umożliwienia
wprowadzania danych i wykonywania prostych działań arytmetycznych,
programy tego typu są wyposażone w narzędzia graficzne, funkcje
matematyczne, statystyczne, finansowe i inne dodatki pozwalające na
tworzenie wykresów, złożonych analiz i zestawień.
Historia Excela









Excel 1 – 1985/6 dla komputerów Macintosh
Excel 2 – 1987 dla Windows (prosty)
Excel 3 – 1990 (+paski narzędzi+wykresy 3D+praca grupowa)
Excel 4 – 1992 (początki rozpowszechniania Windows i jego
interfejsu)
Excel 5 – 1994 (dochodzi VBA – Visual Basic for Applications)
Excel 6 – nie powstał
Excel 7 – 1995 (właściwa nazwa Excel for Windows 95) – po raz
pierwszy skompilowany do postaci 32-bitowego kodu.
Excel 8 – 1997 (znany jako Excel 97) nowe paski narzędzi, asystent
pomocy, Internet
Excel 9 – 1999 (znany jako 2000)
Budowa arkusza
Pliki programu Microsoft Excel, noszą nazwę skoroszytów. Skoroszyt może
składać się z jednego lub kilku arkuszy roboczych, ich liczbę i nazwy może
ustalać użytkownik.
 Arkusz jest podzielony na kolumny i wiersze, które są odpowiednio nazwane:
kolumny kolejnymi literami alfabetu (A, B, C, ..., Z, AA, AB, AC, ..., IV),
wiersze kolejnymi liczbami (1, 2, 3, ..., 65536). Na ekranie monitora widoczna
jest zazwyczaj tylko niewielka część arkusza.
 Podstawowym elementem arkusza jest komórka, której niepowtarzalny adres
powstaje z połączenia nazwy kolumny i wiersza, na przecięciu których się
znajduje.

Komórka o adresie B5
Tworzenie pliku skoroszytu
Aby utworzyć nowy skoroszyt
należy kliknąć przycisk Nowy
Aby pracować z szablonem, z menu
Plik należy wybrać polecenie Nowy,
a następnie odpowiedni szablon
Przykład gotowego szablonu
Do tak przygotowanego szablonu, wystarczy
wprowadzić własne dane a wszystkie obliczenia
zostaną wykonane automatycznie, dzięki
odpowiednio skonstruowanym wzorom.
Elementy okna arkusza kalkulacyjnego
Menu główne
programu
Pasek tytułu
Paski narzędzi:
Standardowy, Formatowania
Przyciski
sterujące oknem
aplikacji
Przyciski
sterujące oknem
skoroszytu
Pasek formuły
Pole nazwy
Aktywna komórka o adresie A1
Nagłówki
kolumn
Nazwy
wierszy
Przyciski
przewijania
arkuszy
Zakładka bieżącego
arkusza
Pasek stanu
Wprowadzanie danych
Excel rozróżnia trzy typy danych:
Etykiety – tak określa się wpisywany tekst: tytuł, nagłówki kolumn i wierszy tabeli. Etykiety
tekstowe są standardowo wyrównywane do lewej krawędzi komórki.
Liczby – są to wartości liczbowe wprowadzone do komórki. Część całkowitą liczby od
dziesiętnej należy oddzielać przecinkiem lub kropką z klawiatury numerycznej. Liczby
standardowo są wyrównywane do prawej krawędzi komórki.
Wzory (formuły) – są to wszelkie zapisy złożone z liczb, adresów komórek, operatorów
arytmetycznych i specjalnych wbudowanych funkcji.
Zatwierdzenie wprowadzonych danych odbywa się automatycznie przy przejściu do innej
komórki, naciśnięciu klawisza Enter lub kliknięciu przycisku Wpis.
Rezygnację z wprowadzanych danych można zrealizować przez naciśnięcie klawisza ESC
lub kliknięcie przycisku Anuluj.
Przycisk Anuluj
Przycisk Wpis
Edycja danych w komórce
Edycja danych w komórce możliwa jest po wstawieniu do niej kursora, jedną z podanych
metod:
 dwukrotne kliknięcie myszką na komórce,
 zaznaczenie komórki i naciśnięcie klawisza F2,
 zaznaczenie komórki i kliknięcie myszką w Pasku edycji.
Kursor w Pasku edycji
Kursor w komórce
Poruszanie się w obrębie arkusza
Klawisze ruchu kursora
Przemieszczenie o jedną komórkę, zgodnie
z kierunkiem wskazywanym przez strzałki
Kliknięcie myszką
Uaktywnienie komórki, którą wskazuje wskaźnik myszki
Tab
Zmienia aktywność z bieżącej do następnej komórki
Home
Uaktywnia komórkę na początku bieżącego wiersza
Ctrl+Home
Uaktywnia pierwszą komórkę arkusza
Ctrl+End
Uaktywnia ostatnią komórkę danych, w prawym dolnym
narożniku
Edycja wzorów
Aby dokonać obliczeń w arkuszu, należy posłużyć się formułą, która oblicza
i wyprowadza wynik, w oparciu o inne znane wartości.
Formuła (wzór) w Excelu, to ciąg wartości liczbowych, adresów komórek (lub ich nazw),
funkcji arkusza oraz operatorów, rozpoczynająca się znakiem równości.
Formuła widoczna
jest w Pasku edycji
Operatory arytmetyczne
stosowane w formułach:
Kształt wskaźnika myszki przy
uaktywnianiu komórki
(zaznaczaniu zakresu)
Wynik formuły widoczny jest
bezpośrednio w komórce
+
dodawanie
-
odejmowanie
*
mnożenie
/
dzielenie
^
potęgowanie
%
procent z wartości
Kopiowanie wzorów
Obliczenia przebiegające według takiego samego schematu nie wymagają konstruowania
nowych wzorów, Excel umożliwia ich kopiowanie.
Kształt wskaźnika myszki
przy kopiowaniu
Przy kopiowaniu formuł istotne znaczenie ma sposób adresowania.
W Excelu można stosować trzy rodzaje adresowania:
 adresowanie względne np. E6,
 adresowanie bezwzględne np. $B$3,
 mieszane
 z blokowaniem wiersza np. B$7
 z blokowaniem kolumny np. $B7
Przykład zastosowania adresowania mieszanego
Tak skonstruowaną formułę można skopiować
zarówno w poziomie, jak i w pionie
Funkcje Excela
Definicja funkcji
Funkcja jest predefiniowaną formułą posiadającą oryginalną nazwę, która
pobiera wartości (zwane argumentami funkcji) i zwraca wynik lub
wyniki.
Użycie funkcji może znacznie uprościć i skrócić konstrukcję formuły.
Jeśli w formule ma zostać użyta funkcja konieczne jest zastosowanie
odpowiedniej składni:
Nazwa_funkcji(Argument_1;Argument_2;...;Argument_N)
Zasady obowiązujące przy stosowaniu funkcji







Funkcje Excela podzielone są na kategorie: finansowe, daty i czasu,
matematyczne, statystyczne, wyszukiwania i adresu, bazy danych, tekstowe,
logiczne i informacyjne.
Nazwa funkcji może być pisana małymi lub wielkimi literami. Jeżeli nazwa
funkcji zostanie wpisana małymi literami, zostaną one zamienione na wielkie,
pod warunkiem, że nazwa jest prawidłowa.
Przed i za nawiasami nie używa się spacji.
Jeżeli funkcja jest bezargumentowa, po jej nazwie należy wstawić parę
nawiasów.
Argumenty funkcji oddzielone są średnikami, będącymi separatorami listy
argumentów.
Argumentami funkcji mogą być liczby, teksty, adresy, wartości logiczne,
tablice lub inne funkcje. Funkcja jest zagnieżdżona, jeśli jest argumentem
innej funkcji.
Gdy funkcja znajduje się na początku formuły należy ją poprzedzić znakiem
równości (=).
Podział funkcji ze względu na liczbę argumentów
Rodzaj funkcji
Notacja symboliczna
Uwagi
Bezargumentowa
DZIŚ()
Nie wymaga żadnych argumentów,
ponieważ data systemowa jest
jednoznacznie określona.
Ze stałą liczbą
argumentów
POTĘGA(liczba;potęga)
Potęga jest wyliczana po
określeniu dwóch wartości:
podstawy i potęgi.
ZAOKR.DO.CAŁK(liczba)
Wymaga tylko jednego argumentu
– liczby rzeczywistej, która ma
zostać zaokrąglona w dół do
najbliższej liczby całkowitej.
Ze zmienną liczbą
argumentów
SUMA(liczba_1;liczba_2;...;Liczba_N)
Sumę można obliczyć z bliżej
nieokreślonej liczby argumentów,
którymi mogą być adresy komórek,
zakresy lub liczby.
Z argumentami
opcjonalnymi
PMT(stopa;liczba_rat;wa;wp;typ)
Funkcja wylicza średnią kwotę rat.
Trzy pierwsze argumenty muszą
wystąpić, dwa ostatnie jeśli nie
zostaną określone, przyjmą
wartość domyślną równą 0.
Autosumowanie
Jedną z najczęściej stosowanych funkcji
w arkuszu jest funkcja sumowania,
wywoływana przyciskiem Autosumowania
Kolejne czynności:
 uaktywnienie komórki, w której oczekujemy wyniku sumowania,
 kliknięcie myszką przycisku Autosumowania,
 zatwierdzenie proponowanego zakresu komórek (klawiszem Enter lub przyciskiem Wpis),
ewentualnie zaznaczenie innego zakresu.
Przycisk
Wklej funkcję
Korzystanie z palety funkcji
Wpisanie zakresu komórek, z których
wartości są argumentami funkcji lub
zaznaczenie ich w arkuszu
Przycisk
powrotu do
palety funkcji
Przycisk zwijania
palety funkcji do
jednego wiersza