Transcript Upravljanje spisima

Specifikacija MoReq2
Forum e-Ured
J. Ivanović1, M. Lukičić2
1Hrvatski
državni arhiv,
Marulićev trg 21, 10000 Zagreb, Hrvatska
[email protected]
2Ericsson
Nikola Tesla
Krapinska 45, 10000 Zagreb, Hrvatska
[email protected]
Sadržaj
• HRN ISO 15489
– Koncept upravljanja spisima (uredskog poslovanja) prema HRN ISO
15489 - Upravljanje spisima
– Odnos prema domaćim konceptima uredskog poslovanja
– Terminologija
• MoReq2
–
–
–
–
Kontekst i svrha ‘norme’
Osnovni i opcionalni moduli
Ključni funkcionalni zahtjevi i model podataka
Odnos prema Uredbi
• OAIS referentni model
– Funkcionalne cjeline
– Povezivanje s ERMS i drugim izvorima sadržaja
•
Predviđeno trajanje: 90 minuta.
HRN ISO 15489
•
Upravljanje spisima = područje upravljanja odgovorno za učinkovit i
•
Spisi = informacije koje, kao dokazno sredstvo i informaciju, stvara,
•
Svrha spisovodstvenog sustava:
sustavan nadzor nad stvaranjem, zaprimanjem, čuvanjem, korištenjem i
stavljanjem na raspolaganje spisa, uključujući postupke za bilježenje i
čuvanje dokaznog sredstva i informacija o poslovnim aktivnostima i
transakcijama, u obliku spisa
zaprima i čuva neka organizacija ili osoba u izvršenju svojih zadaća ili u
obavljanju posla
–
–
–
–
–
•
Podržati učinkovito i odgovorno obavljanje posla
Podržati dosljednost, kontinuitet i odgovornost u upravljanju i pružanju usluga
Zaštititi interese organizacije i drugih strana
Učinkovito gospodarenje i korištenje informacijskih resursa
Jačati poslovni, osobni i kulturni identitet
Što se normira:
– Učinak i funkcije, ne procesi
Zadaće spisovodstvenog sustava
• Odrediti koji spisi trebaju nastajati i sve ih zahvatiti u sustav
• Odrediti u kojem obliku i kojom tehnologijom trebaju nastajati
• Odrediti metapodatke o spisima, način i mjesto njihova zahvaćanja
u sustav
• Odlučiti kako spise treba biti moguće pretraživati i pronalaziti
• Odlučiti kako ih treba organizirati
• Definirati procese u dokumentacijskom ciklusu
• Procijeniti rizike od izostanka ili gubitka spisa
• Osigurati kontinuirano čuvanje i dostupnost
• Osigurati sukladnost s pravnim i normativnim okruženjem te
očekivanjima organizacije i okoline
• Čuvati spise i njihovu iskoristivost dok god je potrebno
• Postići racionalnost i visoku učinkovitost upravljanja spisima
Spisovodstvene funkcije
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Utvrđivanje politike i programa upravljanja spisima,
Oblikovanje, uvođenje i održavanje spisovodstvenog sustava,
Određivanje koji spisi i dokumentacija trebaju nastati u poslovanju,
Određivanje rokova čuvanja,
Utvrđivanje evidencijskog sustava, odnosno metapodataka o spisima i
spisovodstvenim funkcijama,
Zaprimanje spisa u sustav za upravljanje spisima,
Evidentiranje i opis,
Organizacija i klasifikacija spisa,
Upravljanje dokumentacijskim ciklusom,
Pohrana i čuvanje spisa,
Pristup i korištenje spisa,
Upravljanje rokovima čuvanja, izlučivanjem i predajom,
Dokumentiranje postupaka u upravljanju spisima,
Nadzor i praćenje sustava za upravljanje spisima.
Koncepti uredskog poslovanja u HR
• Minimalistički pristup (Uredba):
– Uredsko poslovanje kao case management
– Svrha: praćenje predmetnih postupaka
– Obuhvat: prepiska u obavljanju predmetnih postupaka
• Maksimalistički pristup (HRN ISO 15489):
– Uredsko poslovanje kao upravljanje informacijskim i dokumentacijskim
resursima i procesima
– Svrha: informacijska i dokumentacijska podrška poslovanju
– Obuhvat: informacijski i dokumentacijski sadržaji, procesi i potrebe
• ‘Poslovni’ pristup:
– Uredsko poslovanje kao sve što radi ured
– Svrha: ostvarivanje poslovnih ciljeva
– Obuhvat: komunikacija, organizacija, praćenje poslovanja, informacijska
podrška
Terminologija
• Uredsko poslovanje, upravljanje spisima, spisovodstvo, upravljanje
dokumentima…
• Osnovna jedinica dokumentacije:
– Zapis (record) i dokument (document) – posljedica prevođenja
– Zapis (document) i dokument (record) – bolje odgovara HR tradiciji
– Upis (record u bazi/evidenciji)
• Osnovna jedinica udruživanja:
– Spis
– Dosje
• Kriteriji udruživanja u više jedinice:
– Isti postupak: predmetni spis (case file)
– Ista stvar, osoba, mjesto i sl: dosje dokumenata (file ili subfile) ili dosje
spisa (file ili class)
– Ista vrsta dokumenta ili drugo formalno obilježje: serija dokumenata
DLM Forum
• 14.11.1991. - Council of the European Communities and the
Ministers of Culture adopted a resolution on arrangements
concerning archives1
– Highlighted the importance of archives to the decision-making process in
the public sector and the importance of archives to our cultural
– Invited the EC “to set up a group of experts appointed on the proposal of
the Member States, for the purpose of examining to what extent greater
coordination of archives policy and practice within the Community is
desirable”.
• The Group of Experts compiled a report on the coordination of
archives entitled ‘Archives in the European Union’
– Published in 1994 by the Office for Official Publications of the European
Communities
– Became known as the ‘Black Book’
• Council Conclusions of 17.6.1994. concerning greater cooperation
in the field of archives2
– Highlighted a number of actions that had been outlined in the Report and
which the Council found to be of particular interest
– One such action was the organisation of “a multi-disciplinary forum to be
held in the framework of the Community on the problems of the
management, storage, conservation and retrieval of machine-readable
data”.
(1)
(2)
Council Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 (OJ No L 43, 15. 2. 1983, p. 1); Commission Decision No 359/83/ECSC (OJ No L 43, 15. 2. 1983, p. 14)
OJ C235 23.8.94 p.3
MoReq
•
•
1996: DLM Forum: Da istražuje, promovira, i provodi nove načine za širu
ko-operativnost na području elektroničkih arhiva
1996: Poziv; Ideja za izradu opsežne specifikacije zahtjeva za upravljanje
elektroničkim zapisima
– EC prihvaća poziv, inicira i vodi razvoj specifikacije
• MoReq – model requirements for the management of electronic records
• IDA programme (Interchange of Data between Administrations)
• Opsežna specifikacija funkcionalnih i ne-funkcionalnih zahtjeva za
upravljanje elektroničkim zapisima
• Ne opisuje način implementacije upravljanja zapisima već poželjne
karakteristike sustava kao preduvjet implementacije
– Npr. ne opisuje formalni postupak zaprimanja, otvaranja i zavođenja dokumenta
» ali zahtjeva da se s dokumentom zavedu i meta podaci
– Npr. ne opisuje formalni postupak dohvaćanja dokumenta iz sustava
» Ali zahtjeva evidentiranje svakog pristupa dokumentu u odgovarajućim
evidencijama
• Uvjetno rečeno, tehnička specifikacija
– U formi tablice kvalifikacijskog kriterija natječajne dokumentacije
MoReq i MoReq2
• MoReq (2001)
– Funkcionalni zahtjevi (pregled ERMS zahtjeva, klasifikacijska shema, kontrola i
sigurnost, čuvanje i izlučivanje, prihvat zapisa, pretraživanje, dohvaćanje i prikaz,
administrativne funkcije i ostale funkcionalnost)i
– Nefunkcionalni zahtjevi (samo ugrubo opisani)
– “ERM should be introduced to all offices and operational staff involved in creation,
receiving and retrieving records” (records continuum)
– Korištena širom svijeta
– Problemi
•
•
•
•
•
Preporuka, ne i standard
Nepostojanje dokaza o sukladnosti
Nije bilo nastavka rada nakon 2001
Pojava novih tehnologija
Neprovjereni prijevodi
• MoReq2 (2008)
– Kolekcija obaveznih i opcionalnih funkcionalnih i ne-funkcionalnih zahtjeva
– Započeti prijevodi: Norwegian, Polish, Portuguese, Romanian, Russian (EOS),
Russian (RMG), Slovenian, Spanish, Ukraine, Catalan, Chinese, Czech, Dutch
(Belgium), Estonian, French, German (Austria), German (Germany), Hungarian,
Italian, Korean
MoReq2
Struktura specifikacije MoReq2
•
Osnovni modul
–
–
Opis terminologije i ključnih koncepata
ER model
Pristup
Bilježenje aktivnosti
Backup i oporavak od kvara
Čuvanje i izlučivanje
•
… transfer, izvoz i uništavanje
–
Prihvat i deklaracija zapisa
–
Referenciranje
•
•
•
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Klasifikacijska shema
Kontrola i sigurnost
•
•
•
Skeniranje, email, tipovi zapisa
Klasifikacijski kodovi
Sistemski identifikatori
Pretraživanje, dohvaćanje i prikaz
Administrativne funkcije
•
•
•
Opća administracija
Izvješćivanje
Izmjena, brisanje i redakcija zapisa
Opcionalni moduli
–
Pregled ERMS zahtjeva
•
•
–
–
•
•
Nefunkcionalni zahtjevi
–
•
•
•
Upravljanje fizičkim, ne-elektroničkim
zapisima
Izlučivanje fizičkih zapisa
Upravljanje dokumentom i kolaboracijski rad
Workflow
Casework
Integracija s CMS sustavima
Elektronički potpisi
Enkripcija
Digital Rights Management
Distribuirani sustavi
Offline i remote način rada
Integracija s telefaks uređajima
Sigurnosne kategorije
Performanse, skalabilnost, jednostavnost
korištenja, …
Nulto (nacionalno) poglavlje
Model metapodataka
Testne procedure
Pregled ERMS zahtjeva
Pregled ERMS zahtjeva
•Class (ili klasa) – osnovni građevni element
razredbenog nacrta. Povezuju se u stablastu
strukturu u kojoj svaka klasa ima jednu nadređenu
klasu.
•File (ili spis) – predstavlja ekvivalent dosjeu ili spisu
iz Uredbe. Međutim, može služiti i kao dosje
nepredmetne dokumentacije.
•Sub-file (pod-spis) – logička podjela File-a. Ukoliko
File predstavlja dosje, onda će Sub-file predstavljati
spis. No ukoliko je File spis, onda se Sub-file može
iskoristiti za logičku podjelu spisa (npr. u Sub-file je
moguće spremati odgovarajuću korespondenciju i sl.)
•Volume (ili svezak) – sekvencijalna dioba file-a (npr.
izdana rješenja složena po mjesecima).
•Record (ili zapis) – ekvivalent aktu i prilogu iz
Uredbe
•Component (ili komponenta) – niz bitova koji sam
za sebe, ili u kombinaciji sa određenim drugim
nizovima bitova čini Record (JPEG slika HTML
dokumenta)
•Document (ili dokument) – zapis koji je nastao u
poslovanju ali ne mora imati status Record (poput nepredmetne dokumentacije)
BM1 - Klasifikacija i organizacija spisa
• Klasifikacijska shema – osnovica svakog ERM sustava
– Omogućava definiranje načina organizacije zapisa u repozitoriju
• Zahtjevi vezani uz uspostavljanje klasifikacijske sheme
– The ERMS must support and be compatible with the organisation’s
business classification scheme.
• This requirement is not testable in the general case; it is included as a
reminder to users of MoReq2 of the need to align the classification scheme
used by an ERMS with the business needs of the organisation. These needs
should be reflected by the arrangement of records external to the ERMS.
– The ERMS must be able to support a classification scheme which can
represent files and records as being organised in a hierarchy of classes.
– The ERMS should support the definition and simultaneous use of
multiple classification schemes.
BM1 - Klasifikacija i organizacija spisa
•
Zahtjevi vezani uz class, file i volume; Zahtjevi vezani uz održavanje
klasifikacijske sheme
– The ERMS should allow configuration of the classification code to include:
• the format of the identifier associated with each level of the hierarchy, e.g. numeric,
alphabetic;
• the first value of this identifier at each class, e.g. 1, 1000;
• the interval to be used between successive classes, e.g. 1, 10;
• the presence or absence of leading zeroes;
• any global prefix, e.g. “corporate/”;
• any global extension, e.g. country suffix;
• the separator between each identifier, e.g. “/”, “-”.
– The ERMS must not impose any practical limit on the number of classes or files
which can be defined.
– Whenever a new class or file is opened, the ERMS must automatically include in
its metadata those attributes which are inherited due to its position in the
classification scheme.
BM2 – Nadzor i sigurnost
•
Zahtjevi koji pružaju funkcionalnosti potrebne za osiguravanje karakteristika
zapisa definiranih u ISO 15489 normi (autentičnost, pouzdanost, cjelovitost,
iskoristivost)
– The ERMS must not allow any person to carry out any action in the ERMS
unless the person is an authorised user who is successfully identified and
authenticated.
•
Zahtjevi na bilježenje svih aktivnosti izvršenih nad zapisima i drugim
objektima
– The ERMS must keep an unalterable audit trail capable of automatically
capturing and storing information about:
•
•
•
•
•
any action taken on any record;
any aggregate or the classification scheme;
the user undertaking the action;
the date and time of the action.
Zahtjevi koji osiguravaju zaštitu zapisa i drugih objekata od sistemskih
pogrešaka i kvarova
– The ERMS must provide or allow automated backup and recovery procedures
that allow for regular backup of all or selected classes, files, records, metadata,
administrative parameters, and the audit trail of the ERMS; and their recovery
when needed.
BM3 – Čuvanje i izlučivanje
• Pravila čuvanja i rasporedi izlučivanja definiraju koliko će se dugo
zapisi čuvati u ERM sustavu te na koji način će biti izlučeni
– When the retention period applicable to some record(s) because of a
retention and disposition schedule reaches its end, the ERMS must
automatically initiate the processing of the disposition decision.
– The ERMS must allow at least the following disposition actions for each
retention and disposition schedule:
•
•
•
•
•
retain permanently;
present for review;
destroy automatically;
destroy after authorisation from an administrative role;
transfer to an archive or another repository.
BM4 – Prihvat i deklariranje
• Deklariranje zapisa – postupak stvaranja zapisa na temelju
dokumenta ili nekog drugog objekta pri kojem se stvaraju i svi meta
podaci koji se moraju stvoriti u trenutku deklariranja
• Prihvat zapisa (iz drugih sustava ili uređaja) – obuhvaća i prihvat
meta podataka koji su nastali u trenutku stvaranja zapisa
– Npr. prihvat iz sustava za upravljanje elektroničkim porukama
– The ERMS must be able to capture metadata about records consistent
with the MoReq2 metadata model.
– The ERMS must ensure that all mandatory metadata is present for
every captured record.
– The ERMS must be capable of integration with at least one scanning
solution.
BM5 - Referenciranje
•
Zahtjevi vezani uz klasifikacijske kodove i sistemske identifikatore
– The ERMS must ensure that all Fully-Qualified Classification Codes are unique
within a classification scheme hierarchy.
– The ERMS should allow the formats of Classification Codes and Fully-Qualified
Classification Codes to be specified by an administrative role at configuration
time. It should allow the following features of Classification Codes to be defined,
for each level of the hierarchy:
•
•
•
•
•
numeric, alphabetic or alphanumeric;
presence or absence of leading zeroes;
minimum length (in the case of leading zeroes);
starting value;
increment.
– The ERMS should allow the separator characters in Fully-Qualified Classification
Codes to be selected from, at a minimum:
•
•
•
•
“ “ (space);
“-” (dash);
“/” (forward slash);
“.” (dot).
– The ERMS should use the UUID algorithm (as specified in ISO/IEC 9834-8 and
ITU-T Rec. X.667) to generate globally unique System Identifiers.
BM6 – Pretraživanje, dohvaćanje i prikaz
• Zahtjevi na pretraživanje, prikaz, ispis i prezentaciju zapisa koji ne
mogu biti ispisani
– No ERMS search or retrieval function must ever reveal to a user any
information (metadata or record content) where the access and security
controls prevent access by that user.
– The ERMS should be able to present records that the search request
has retrieved without loading a software application associated with the
record.
– The ERMS must be able to print the content of records and specified
elements of their metadata.
BM7 – Administrativne funkcije
•
Zahtjevi na generalnu administraciju, izvješćivanje te izmjenu brisanje i
redakciju zapisa
– The ERMS must monitor available storage space, and notify administrative roles
when action is needed because available storage is below a level set at
configuration time, or because of another error condition.
– The ERMS must be able to provide reports on the total number and location of:
• files, sub-files and volumes;
• records, sorted by file format and version;
• …
– The ERMS must allow a configuration option which prevents any record, once
captured, from being deleted or moved by any administrative or user role
– The ERMS must allow administrative roles to create one or more redaction(s) of
a record while retaining the original record.
Model meta podataka
• MoReq2 metapodaci sadrže
– Informacije nužne za efektivno upravljanje zapisima
• Minimum zahtjeva kao početna točka za prilagodbu i
proširenje
– http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&view=
categories&cid=10_f56391a0c9ea9456bf24e80b514f5dda&Itemi
d=36&lang=en
• Baziran na Dublin Core setu meta podataka
– Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1,
http://dublincore.org/documents/dces/
– Title, Creator, Subject, Description, Publisher, Contributor, Date,
Type, Format, Identifier, Source, Language, Relation, Coverage,
Rights
Zahtjevi nad meta podacima
• Upravljani sustavom i upravljani korisnikom
– Datum stvaranja zapisa ili opis zapisa
• Obavezni i neobavezni
– Identifikator klase, opis klase
• Alfabetski, alfanumerički, numerički, datumski i logički
• Naslijedivi meta podaci
• Format meta podataka
– DD.MM.GGGG
• Uporaba kontroliranih rječnika
– Povezivanje na druge sustave
• Uporaba šifrarnika
– Selekcija vrijednosti
• Preuzimanje meta podataka
• Validacija meta podataka
Objekti Uredbe
•
•
•
•
•
•
•
•
•
dokument je svaki podatak, odnosno svaki napisani, umnoženi, nacrtani, slikovni,
tiskani, snimljeni, magnetni, optički, elektronički ili bilo koji drugi zapis podatka, fizički
predmet, priopćenje ili informacija, koji sadržajem i strukturom čini raspoznatljivu i
jednoznačno određenu cjelinu povezanih podataka;
elektronički dokument je bilo koja vrsta elektroničkog zapisa koji nema svojstva
elektroničke isprave;
elektronička isprava je isprava uređena sukladno posebnim propisima;
pismeno je podnesak ili akt;
podnesak je pismeno kojim stranka pokreće postupak, dopunjuje, mijenja svoj
zahtjev odnosno drugo traženje ili od tog odustaje;
akt je pismeno kojim tijelo odlučuje o predmetu postupka, odgovara na podnesak
stranke, određuje, prekida ili završava neku službenu radnju te obavlja službeno
dopisivanje s drugim tijelima odnosno pravnim osobama koje imaju javne ovlasti;
prilog je svaki pisani sastavak ili slikovni prikaz (tablica, slika, crtež ili slično) kao i
fizički predmet koji se prilaže uz podnesak ili akt radi nadopune, pojašnjenja ili
dokazivanja njegovog sadržaja;
spis (predmet) je skup pismena, priloga i drugih dokumenata koji se odnose na isto
pitanje ili zadaću ili koji na drugi način čine posebnu cjelinu;
dosje je skup predmeta koji se odnose na istu cjelinu, istu osobu, tijelo ili zadaću;
MoReq2 - Uredba
• Moguća preslikavanja – ovisi o načinu klasifikacije
Uredba
Klasa
Dosje
Spis (predmet)
Pismeno
Podnesak
Akt
Prilog
Dokument
Elektronički dokument
Elektronička isprava
MoReq2
Class
File
Sub-File
Volume
Record
Component
Document
– Prijedlog – vidjeti kako je to učinjeno u Sloveniji
• Oprez!
OAIS referentni model - kontekst
OAIS - funkcije
OAIS - Preuzimanje
OAIS - Pohrana
OAIS – Upravljanje podacima
OAIS – Administracija
OAIS – Upravljanje zaštitom
OAIS – Pristup
BSI,ISO
• British Standards Institution, UK
– BSI odbor i ISO TC46 SC11 odbor
• Arhivi i Records Management.
• ISO 15489 i ISO 30300 grupa standarda
– U tijeku su izmjene na records management
standardima.
• ISO 15489 standard se razmatra i biti će zamijenjen s novom
grupom standarda, 30300 grupom.
• Zamjena dva dijela 15489 standarda:
– Principi RM-a, terminologija, čuvanje, opći zahtjevi,
konverzija/migracija i drugo.
– Vremenski plan
• Mogućnost: objava važnijih dijelova u drugom dijelu 2011
godine.
ICA, ISO
• ICA specifikacija
– ICA (International Council of Archives)
• 2008. - specifikacija za sustave za upravljanje elektroničkim zapisima
• Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office
Environments
• Djelomično konkurira specifikaciji MoReq2
– prepoznaje MoReq2 zahtjeve no objašnjava ih na nižem nivou detalja
» 275 zahtjeva nasuprot MoReqovih 792
» MoReq entiteti <-> ICA entiteti
– “Fast track” postupak za sva tri dijela
• ISO standard pod nazivom ISO DIS 16175
• vrlo vjerojatno s namjerom da postane standard iz ISO 30300 grupe
• Trenutni radni ISO DIS 16175 dokumenti su identični objavljenoj ICA
specifikaciji
• Postupak je u fazi javnog komentiranja. Svatko čije nacionalno tijelo za
standardizaciju participira u TC46 SC11 može komentirati specifikaciju. "Fast
track" postupak omogućuje glasanje uz odabir "accept" ili "reject".
• Predani komentari se uzimaju tek informativno.
• Ukoliko se izglasa ICA specifikacija, postati će ISO standard unutar nekoliko
mjeseca iza lipnja.
– ICA pros and cons.