Transcript UREDSKO POSLOVANJE

SPISOVODSTVO
ISO 15489
SPISOVODSTVO I UREDSKO
POSLOVANJE - RAZLIKA
 CJELOVIT SUSTAV UPRAVLJANJA
INFORMACIJSKIM I DOKUMENTACIJSKIM
RESURSIMA U ORGANIZACIJI,
CJELOVITOST SE IZVODI IZ UKUPNOSTI
POSLOVNIH FUNKCIJA STVARATELJA
 UPRAVLJANJE JEDNIM DIJELOM
DOKUMENTACIJE, OBRADA PREDMETNIH
POSTUPAKA, NE UKLJUČUJE CIJELU
DOKUMENTACIJU KOJU SUSTAV MORA
OBUHVATITI
INFORMACIJE I DOKUMENTACIJAUPRAVLJANJE SPISIMA- ISO 15489
 CILJ UVOĐENJA
 KORISTI OD UPRAVLJANJA SPISIMA
CILJ UVOĐENJA
 NORMIZACIJOM POSTUPAKA U
UPRAVLJANJU SPISIMA POSVETITI
SPISIMA POZORNOST I ZAŠTITU DA SE
MOGU USPJEŠNO KORISTITI KAO IZVOR
INFORMACIJA I DOKAZNO SREDSTVO
KORISTI OD UPRAVLJANJA
SPISIMA
SPISI OMOGUĆUJU:
 UREDNO I UČINKOVITO OBAVLJANJE
POSLA
 DOKUMENTIRANJE DONOŠENJA ODLUKA
I OBLIKOVANJA POLITIKE
 UDOVOLJANJE ZAKONSKIM ZAHTJEVIMA
 ZAŠTITU INTERESA ZAINTERESIRANIH
STRANA
 USPOSTAVU IDENTITETA
 OČUVANJE PAMĆENJA
KAKO POSTIĆI TAJ CILJ
 SPISOVODSTVENIM SUSTAVOM
PRIJE UVOĐENJA SUSTAVA
TREBA UTVRDITI:
 NORMATIVNO OKRUŽENJE
 POLITIKU I ODGOVORNOSTI
 ZAHTJEVE ZA UPRAVLJANJEM SPISIMA-
OSOBINE KOJE SPIS MORA IMATI
 OSOBINE KOJE SPISOVODSTVENI
SUSTAV MORA IMATI
NORMATIVNO OKRUŽENJE
 STATUT I ZAKONI
 OBVEZUJUĆE NORME I POSTUPCI
 PRIHVAĆENE SMJERNICE
 USVOJENA PRAVILA PONAŠANJA
 OČEKIVANJA ZAJEDNICE
POLITIKA I ODGOVORNOSTI
 STVARATELJI TREBAJU UTVRDITI,
DOKUMENTIRATI, ODRŽAVATI I OBJAVITI
POLITIKU I ODGOVORNOSTI U
UPRAVLJANU SPISIMA
ZAHTJEVI ZA UPRAVLJANJEM
SPISIMA-OSOBINE KOJE SPIS
MORA IMATI
 AUTENTIČNOST
 POUZDANOST
 INTEGRITET
 ISKORISTIVOST
OSOBINE KOJE MORA IMATI
SPISOVODSTVENI SUSTAV
 POUZDANOST
 INTEGRITET
 SUKLADNOST
 CJELOVITOST
 SUSTAVNOST
OBLIKOVANJE SUSTAVA:
 METODOLOGIJA OBLIKOVANJA
 POSTUPCI OBUHVAĆENI SUSTAVOM
 NADZOR I PROVJERA
 OSPOSOBLJAVANJE
METODOLOGIJA
OBLIKOVANJA SUSTAVA
 PRETHODNO ISTRAŽIVANJE
 ANALIZA POSLOVNIH AKTIVNOSTI
 IDENTIFIKACIJA ZAHTJEVA ZA SPISIMA
 ANALIZA POSTOJEĆIH SUSTAVA
 IDENTIFIKACIJA STRATEGIJA ZA UDOVOLJENJE
ZAHTJEVIMA ZA SPISIMA
 OBLIKOVANJE SPISOVODSTVENOG SUSTAVA
 UVOĐENJE SPISOVODSTVENOG SUSTAVA
 PROVJERA NAKON UVOĐENJA
POSTUPCI OBUHVAĆENI
SPISOVODSTVENIM SUSTAVOM
 ODREĐIVANJE KOJE DOKUMENTE PRIHVATITI U







SUSTAV
ODREĐIVANJE KAKO DUGO DRŽATI SPISE U
SUSTAVU
PRIHVAĆANJE SPISA U SUSTAV
POHRANA I RUKOVANJE
PRISTUP
PRAĆENJE
STAVLJANJE SPISA NA RASPOLAGANJE
DOKUMENTIRANJE POSTUPAKA U
UPRAVLJANJU SPISIMA
NADZOR I PROVJERA
 REDOVITO TREBA PROVODITI NADZOR RADI
PROVJERE JESU LI SPISOVODSTVENI
POSTUPCI I POSTUPCI U UPRAVLJANJU SPISIMA
U SKLADU S POLITIKOM I ZAHTJEVIMA
ORGANIZACIJE I OSTVARUJU LI
PRETPOSTAVLJENE CILJEVE
OSPOSOBLJAVANJE
 ORGANIZACIJA TREBA ORGANIZIRATI STALNI
PROGRAM OSPOSOBLJAVANJA ZA
SPISOVODSTVO NAMIJENJEN SVIM
POJEDINCIMA KOJI SU ODGOVORNI ZA DIO ILI
ČITAVU POSLOVNU AKTIVNOST ORGANIZACIJE,
STVARAJUĆI U SVOM RADU SPISE I
UKLJUČUJUĆI TE SPISE U SPISOVODSTVENI
SUSTAV
ODRŽAVANJE SUSTAVA
 PRIRUČNIK SPISOVODSTVA
 OBRAZOVNI TEČAJEVI I USAVRŠAVANJE
ORGANIZACIJA I
KLASIFIKACIJA SPISA
 SVRHA KLASIFIKACIJE JE DEFINIRANJE
STRUKTURE DOKUMENTACIJE,
 PRIKAZ HIJERARHIJSKIH ODNOSA MEĐU
JEDINICAMA I VIŠIM CJELINAMA
DOKUMENTACIJE
 OLAKŠATI ODLAGANJE, PRETRAŽIVANJE,
VREDNOVANJE I IZLUČIVANJE TE
DOSTUPNOST GRADIVA
KLASIFIKACIJSKI PLAN
 CJELOVIT KLASIFIKACIJSKI PLAN MORA:
 OBUHVATITI SVU DOKUMENTACIJU I
 TEMELJITI SE NA FUNKCIJAMA
STVARATELJA
KLASIF. PLAN JE I TEMELJ ZA IZRADU
ZBIRNOG POPISA DOKUMENTACIJE
ZBIRNI STRUKTURIRANI
POPIS DOKUMENTACIJE
 1. ORGANIZACIJA I UPRAVLJANJE





1.1. OSNIVANJE
1.2. INTERNI AKTI
1.3. PLANOVI I PROGRAMI
1.4. IZVJEŠĆA
1.5. TIJELA UPRAVLJANJA

1.5.1. NADZORNI ODBOR
 1.5.1.1. SJEDNICE
 1.5.1.2. ODLUKE

1.5.2. UPRAVNO VIJEĆE
 1.5.2.1. SJEDNICE
NASTAVAK POPISA
 1.5.2.2. DRUGO-AKO POSTOJI

1.6. STRUČNA TIJELA


1.6.1. STRUČNO VIJEĆE
1.6.2. POVJERENSTVO ZA ....
 2. IMOVINA

2.1. NEKRETNINE


2.2.1. IMOVINSKO PRAVNA DOKUM.
2.2.2. DOKUMENTI O GRADNJI
 3.......
 *DODATI JOŠ RASPON GODINA I
KOLIČINU, NPR.: 1983-2010, 30 SVEŽNJ.
OBLIKOVANJE JEDINICA
DOKUMENTACIJE
DOKUMENTI KAO OSNOVNI ZAPISI
UDRUŽUJU SE U VIŠE JEDINICE:
 PREDMETNI SPIS
 DOSJEI I SERIJE DOSJEA
 SERIJE POJEDINAČNIH DOKUMENATA
 SPECIFIČNE DOKUMENTACIJSKE ZBIRKE
 SLUŽBENE I POSLOVNE EVIDENCIJE