Crna Gora Obuka na području statistike

Sudovi Tema 7 Sistem elektronskog upravljanja sudskim spisima – Upotreba CMS-a za statistiku i druge podatke

With funding from the European Union

RAZVOJ INSTRUMENATA NADZORA ZA PRAVOSUDNE I POLICIJSKE INSTITUCIJE ZAPADNOG BALKANA 2009 2011 Treća faza – Obuka

Sistem upravljanja sudskim spisima (CMS)

Ne potcjenjujte implementaciju sistemaelektronskog upravljanja sudskim spisima. Pripazite da ne budete pretjerano ambiciozni.

Počnite s potpunim, iscrpnim i tačnim opisom radnih procesa (pritom ne zaboravite definisati termine koje upotrebljavate te tok optuženog i spisa kroz sistem) Vjerojatno ste već svjesni ove potrebe!

Sistem upravljanja sudskim spisima (CMS)

Već ste (djelomično?) uveli sistem upravljanja sudskim spisima za sudove.

• • Zašto vam je CSM trebao?

Kako će vam služiti?

• • • • • •

Sistem upravljanja sudskim spisima (CMS)

Moguće prednosti i upotreba CMS-a: Efikasnost rada Jedinstvenost postupaka Bolji kvalitet obrađenih podataka Planiranje sredstava unutar suda Bolja komunikacija s drugim sudovima, ministarstvom, odjeljenjem za statistiku, državnim pravobranilaštvom, itd.

…?

Sistem upravljanja sudskim spisima (CMS)

Mogući nedostaci CMS-a: • • • • • • Veliki troškovi!

Više posla za službenike Previše slobode u personalizaciji CMS-a Lijenost pri unošenju podataka (upotreba unaprijed zadanih mogućnosti) Nedostatak kontrole kvaliteta …?

• • • • • • •

Sistem upravljanja sudskim spisima (CMS)

U Holandiji smo počeli s razvojem sistema elektronskog upravljanja spisima za državno pravobranilaštvo i sudove ranih osamdesetih Trebale su nam 4 godine i više miliona Doživjeli smo neuspjeh Tek je 1990. sistem profunkcionisao 2002. uočili smo potrebu za promjenom sistema Ona je trajala 4 godine i koštala više miliona Doživjeli smo neuspjeh

Sistem upravljanja sudskim spisima (CMS)

Što smo naučili i što možemo preporučiti: Već ste počeli implementirati CMS. Stoga će vam nešto od ovoga biti poznato, a nešto ćete možda čuti sa zakašnjenjem… ;-) No ovo sam naučio i ovo su moje preporuke koje se temelje na iskustvu s holandskim CMS-om.

Sistem upravljanja sudskim spisima (CMS)

• • Ono što smo naučili: CSM predstavlja organizacijski izazov, a usto je i složen IT projekt Velik raskorak između IT stručnjaka i pravnika: – IT stručnjaci žele sve preinačiti – IT stručnjaci žele uljepšati sistem i uvrstiti mnogo funkcija – IT stručnjaci ne shvataju naše stvarne potrebe – Pravnici ne shvaćaju koje implikacije imaju njihove želje u tehnološkom smislu – Pravnici misle da će posao nestati kad dobiju računalo

Sistem upravljanja sudskim spisima (CMS)

• • • Ono što smo naučili: Implementacija CMS-a ima veoma strmu krivulju učenja: potrebno je mnogo truda i obuke da bi se CMS mogao rabiti Tužna je istina da softveri nikada ne rade glatko, barem ne na početku Tužna je istina da razvoj softvera uvijek traje duže od predviđenog

Sistem upravljanja sudskim spisima (CMS)

• Preporuke: Uložite mnogo vremena i truda u opis radnih procesa • • Prije pomišljanja na razvoj softvera Angažirajte skupinu IT stručnjaka i poučite ih svim pravnim procesima Ti bi ljudi poslije trebali upravljati projektom.

Projekt ne završava s dostavom softvera. Završava tek onda kad se softver uspješno implementira.

Sistem upravljanja sudskim spisima (CMS)

• • • • Preporuke: Počnite polako i postupno povećajte sistem.

Nemojte angažovati kompaniju za izradu softvera da vam izradi cijeli softver. Angažirajte programere koji će odraditi posao pod nadzorom vašeg projektnog menadžmenta.

Jedina je alternativa kupiti standardni softver. No onda biste morali prilagoditi vaš kaznenopravni sustav! A implementacija u svakom slučaju zahtijeva mnogo truda Ne treba potcijeniti ni održavanje sistema. Ono je također velika investicija.

Četiri područja upotrebe CMS-a

• • • 1.

Možemo identifikovati četiri područja upotrebe CMS-a: Operativni nivo 2.

3.

Podaci za lokalno rukovodstvo (LMI) Podaci za središnje rukovodstvo (CMI) 4.

Nacionalna upotreba u cilju istraživanja i kreiranja politike (NAT) CMS se obično uvodi imajući na umu tačku 1 i možda tačku 2. Točke 3 i posebice 4 lako se zaboravljaju.

Pitanje je: Na kom su nivou potrebni iscrpni podaci o spisu (predmet?, prekršaj?), a na kom su nivou dovoljni zbirni podaci?

Četiri područja upotrebe CMS-a

• • Operativni nivo Podržava upravljanje slučajevima, primarna svrha CMS-a Ovdje su očigledno potrebni iscrpni podaci (podaci o pojedinom spisu)

Četiri područja upotrebe CMS-a

• • • Podaci za lokalno rukovodstvo Podaci koji su potrebni rukovodstvu suda da bi moglo regulisati radne procese Podaci koji se obično traže: radno opterećenje sudija, vrste slučajeva, broj neriješenih slučajeva, itd.

Dovoljni su zbirni podaci

Četiri područja upotrebe CMS-a

• • • Podaci za središnje rukovodstvo Podaci koji su potrebni Ministarstvu ili Državnom sudbenom vijeću da utvrdi i/ili distribuira potrebna sredstva, uključujući podatke koje šalju sudovi kako bi dali uvid u posao koji obavljaju Podaci koji se obično traže: radno opterećenje sudova, vrsta slučajeva, neriješeni slučajevi, itd.

Dovoljni su zbirni podaci

Četiri područja upotrebe CMS-a

• • • Nacionalna upotreba u cilju istraživanja i kreiranja politike Podaci koje traže Ministarstvo, DZS i instituti kako bi ocijenili rad kaznenopravnog sustava i definisali politiku te upoznali javnost s radom kaznenopravnog sustava.

Podaci koji se obično traže: iscrpni podaci o pojedinim slučajevima: počinitelj, oštećeni, vrsta krivičnog djela, osuda, kazna, itd.

Zbirni podaci NISU dovoljni. Obično se traže iscrpni podaci

Izvlačenje podataka iz CMS-a

Pitanje je kako će drugi, treći i četvrti nivo izvući podatke iz CMS-a. Ključno je šest pitanja o dizajnu sistema: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Direktan pristup CMS-u ili preko sučelja?

Izvlačenje iscrpnih podataka ili zbirnih podataka?

Stalno ili periodično izvlačenje?

Različita izvlačenja za svaki pojedini nivo?

Koje podatke treba koji nivo? Kako rješavati pitanja tajnosti ličnih podataka?

Izvlačenje podataka iz CMS-a

Kako je to organizirano u Holandiji:

Tok podataka, Holandija

COMPAS: Administrativni sustav koji je rabilo 19 PS ureda Posebno sučelje za DZS Informacijski sustav za 19 PS ureda Podaci sa žalbenih sudova Sučelje za Kaznenu evidenciju Statistika DZS-a Informacijski sustav za Državno odvjetništvo Središnja kaznena evidencija

Samo kaznena djela

OMDATA (WODC)

Kaznena djela i prekršaji

OBJD (WODC)

Izvlačenje podataka iz CMS-a

Kako su riješena prva tri pitanja u Holandiji: 2. Nivo 3. Nivo 4. Nivo i i i Izravan pristup (i) ili sučelje (s) Iscrpni podaci (i) ili zbirni (z) z* i z* Stalno (s) ili periodi čki (p) p p s i p

Izvlačenje podataka iz CMS-a

Pitanja dizajna sistema: 1) Direktan pristup CMS-u ili preko sučelja?

Direktan pristup značio bi preveliko opterećenje za CMS. IT arhitektura takođe bi bila složenija. Ovo bi jedino dolazilo u obzir za drugi nivo (lokalno rukovodstvo).

Izvlačenje podataka iz CMS-a

Pitanja dizajna sistema: 2) Izvlačenje iscrpnih podataka ili zbirnih podataka?

Iscrpni podaci potrebni su samo na 4. nivou (nacionalni nivo). Međutim, iscrpni podaci i na drugim nivoima omogućuju više fleksibilnosti.

Izvlačenje podataka iz CMS-a

Pitanja dizajna sistema: 3) Stalno ili periodično izvlačenje podataka?

– Stalno: Svaki put kada se nešto važno dogodi sa spisom (prijava, odluka državnog odvjetništva, presuda, itd.), to se zabilježi na međumemoriji. – Periodično: Jedanput mjesečno / nedeljno /itd. napravi se pregled na temelju primarnog sistema.

U teoriji je bolje stalno izvlačiti podatke, no to je teže implemetirati.

Izvlačenje podataka iz CMS-a

Pitanja dizajna sistema: 4) Različita izvlačenja za svaku pojedinu razinu?

S obzirom na različite potrebe, mogli biste imati jedno sučelje za 2. i 3. nivo, a drugo za 4. nivo (nacionalni)

Izvlačenje podataka iz CMS-a

Pitanja dizajna sistema: 5) Koje podatke treba koji nivo?

Na primjer, u Holandiji se izlože neki podaci (za treći i četvrti nivo), a zatim slijedi rasprava o tome što bi još bilo potrebno i korisno

Izvlačenje podataka iz CMS-a

Pitanja dizajna sistema: • • • 5) Koje podatke treba koji nivo?

Podaci su podijeljeni u tri “kategorije”: Predmeti Krivična djela Saslušanja

Izvlačenje podataka iz CMS-a

Pitanja dizajna sistema: 5) Koje podatke treba koji nivo?

• • • • • Predmeti: 169 (!) varijabli, primjerice: Podaci kojima se identifikuje predmet Oko 50 varijabli vezanih za datume (za sve vrste odluka) Zahtjev tužiteljstva i kazna Podaci o počinitelju (adresa, država rođenja, dob, itd.) Nekoliko identifikatora da bi se predmet povezao s drugim sistemima

Izvlačenje podataka iz CMS-a

Pitanja dizajna sistema: • • • 5) Koje podatke treba koji nivo?

Krivična djela: 53 varijable, primjerice: Varijable vezane za identifikaciju Podaci o krivičnom djelu (datum, mjesto, vrsta, kvalifikacija djela koja nije pravne prirode, itd.) Odluka (odluka tužilaštva, presuda: kriv/nije kriv)

Izvlačenje podataka iz CMS-a

Pitanja dizajna sistema: • • • 5) Koje podatke treba koji nivo?

Saslušanja: 47 varijabli, na primjer: Varijable vezane za identifikaciju Varijable vezane za datume (datum saslušanja, itd.) Sudske presude

Izvlačenje podataka iz CMS-a

Pitanja dizajna sistema: 5) Koje podatke treba koji nivo?

Ostali podaci: 1. Podaci o osoblju (samo za drugi nivo) 2. Podaci koji nisu pravne prirode / kvalifikacije 3. Podaci o oštećeniku!

4. … ?

Izvlačenje podataka iz CMS-a

Pitanja dizajna sistema: 6. Kako rješavati pitanja tajnosti ličnih podataka?

Vjerojatno vrijedi samo za treći i četvrti (nacionalni) nivo i samo kad je riječ o izvlačenju podataka na nivou predmeta

Izvlačenje podataka iz CMS-a

Pitanja dizajna sistema: 6. Kako rješavati pitanja tajnosti ličnih podataka?

• • Mjere koje valja preduzeti: Kodiranje varijabli vezanih za identifikaciju.

Problem: nije moguće povezivanje s drugim bazama podataka, barem ne stopostotno.

Poseban zakon o statistici

Crna Gora Obuka na području statistike

Sudovi Tema 7 Sistem elektronskog upravljanja sudskim spisima – Napredna upotreba

With funding from the European Union

RAZVOJ INSTRUMENATA NADZORA ZA PRAVOSUDNE I POLICIJSKE INSTITUCIJE ZAPDANOG BALKANA 2009-2011 Treća faza – Obuka