Datenschutz

Arndt Halbach Bonn, 22. Januar 2014

Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.V. Bonn – Berlin – Brüssel © BVK – 2014

Tagung der BV-Vorsitzenden | 22. Januar 2014

Herzlich willkommen!

1.

Vorstellung 2.

Was Datenschutz ist 3.

Gesetzliche Verpflichtungen im Überblick 4.

Datenschutz kontrollieren 5.

Sanktionen 6.

Wie der BVK Sie unterstützt Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.V. Bonn – Berlin – Brüssel © BVK – 2014 - 2 -

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1: Vorstellung

Arndt Halbach Seit 1988 selbstständig in der IT-Branche Geschäftsführer der GINDAT GmbH Geschäftsführender Gesellschafter der RS Gesellschaft für Informationstechnik mbH & Co. KG (Rechenzentrum und Systemhaus) Seit 1998 als Externer Datenschutzbeauftragter tätig Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.V. Bonn – Berlin – Brüssel © BVK – 2014 - 3 -

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1: Vorstellung

 Aus- und Weiterbildung in IT und Datenschutz:  Technische Akademie Wuppertal comTeam zertifiziert  FSC zertifiziert, IT-Security Senior Consultant  Zertifikat der Fachhochschule Südwestfalen  Teilnahme an ERFA-Gruppen (comTeam, GDD, etc.)  Ausbilder zum Datenschutzbeauftragten  TÜV-zertifizierter Datenschutzauditor  Mitglied im Chaos Computer Club Chaos Computer Club Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.V. Bonn – Berlin – Brüssel © BVK – 2014 - 4 -

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1: Vorstellung

GINDAT GmbH

G

esellschaft für

I

T-

N

ormierung und

Dat

enschutz Geschäftsführer:  Arndt Halbach, TÜV-zertifizierter Datenschutz-Auditor, Mitglied im Chaos Computer Club  Dr. Hans Daldrop, zertifizierter Datenschutzbeauftragter Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.V. Bonn – Berlin – Brüssel © BVK – 2014 - 5 -

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1: Vorstellung Mitarbeiter:

Zurzeit fünf Festangestellte im Backoffice, daneben ein Rechtsanwalt sowie sechs zertifizierte Datenschutzbeauftragte.

Kunden:

Bundesweit, davon 120 im Datenschutz (Datenschutzbeauftragter, Beratung) Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.V. Bonn – Berlin – Brüssel © BVK – 2014 - 6 -

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1: Vorstellung

Stützpunkte in folgenden Bundesländern:  Berlin  Nordrhein Westfalen  Rheinland-Pfalz  Sachsen  Sachsen-Anhalt  Durch Partner in allen Bundesländern Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.V. Bonn – Berlin – Brüssel © BVK – 2014 - 7 -

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2. Was ist Datenschutz?

Datenschutz bezeichnet den Schutz personenbezogener Daten vor Missbrauch.

Der Zweck des Datenschutzes wird darin gesehen, den Einzelnen davor zu schützen, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Recht auf informationelle Selbstbestimmung beeinträchtigt wird. Datenschutz steht für die Idee, dass jeder Mensch grundsätzlich selbst entscheiden kann, wem wann welche seiner persönlichen Daten zugänglich sein sollen. Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.V. Bonn – Berlin – Brüssel © BVK – 2014 - 8 -

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3. Gesetzliche Verpflichtungen im Überblick

 Schutz von personenbezogenen Daten  Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses ( § 4e, BDSG)  Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses für Jedermann (§ 4g, Abs. 2, Satz 2, BDSG)  Bestellung eines Datenschutzbeauftragten (ab 10 Mitarbeiter)  Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung von Datenverarbeitungsprogrammen ( § 4g, Abs. 1, Nr. 1, BDSG)  Datenschutz-Schulung ( § 4g, Abs. 1, Nr. 2, BDSG)  Verpflichtung der Mitarbeiter auf den Datenschutz ( § 5 BDSG) Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.V. Bonn – Berlin – Brüssel © BVK – 2014 - 9 -

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4. Datenschutz kontrollieren ( § 4f BDSG) Der Datenschutz wird kontrolliert von

 dem Datenschutzbeauftragten (DSB),  den betroffenen Personen selbst,  der Aufsichtsbehörde.

Diese ist eine Landesbehörde - Sie kontrolliert die Anwendung der Datenschutzvorschriften Die Aufsichtsbehörde darf ohne Begründung Kontrollen vornehmen!

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5. Sanktionen

 Bußgelder bei Nichtbestellung eines DSB bis 50.000 Euro ( § 43, Abs. 3 BDSG)  Bußgeld bei Ordnungswidrigkeiten bis 300.000 Euro ( § 43, Abs. 3 BDSG) (z.B. personenbezogenen Daten werden unrechtmäßig erhoben bzw. verarbeitet)  Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren ( § 44, Abs. 1 BDSG)  Einhaltung des Code of Conduct der VU Kündigung des Agenturvertrags Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.V. Bonn – Berlin – Brüssel © BVK – 2014 - 11 -

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6. Wie der BVK Sie unterstützt

Sie können einen Datenschutzbeauftragten zu besonderen Konditionen für die Versicherungsbranche bestellen. Sie erhalten u. a. folgende Leistungen:  Erstberatung vor Ort  Datenschutzaufnahme  Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses  Schulung der Mitarbeiter  Externer Datenschutzbeauftragter als ständiger Berater  Webportal Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.V. Bonn – Berlin – Brüssel © BVK – 2014 - 12 -

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6. Wie der BVK Sie unterstützt – Erstberatung vor Ort

 Erläuterung der Rahmenbedingungen zur Erfüllung der Richtlinien und Forderungen des BDSG und Besprechung der sinnvollen Vorgehensweise. Inbegriffen sind u.a. • Erstellen einer Unternehmensrichtlinie • Verpflichtung der Mitarbeiter auf den Datenschutz • Gebäudebesichtigung • u.v.m.

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6. Wie der BVK Sie unterstützt – Datenschutzaufnahme

 Erfassung und Dokumentierung des Datenschutz-Ist-Zustands im Unternehmen  Analyse der Datenstrukturen  Gemeinsames Erfassen sämtlicher Verfahren, in denen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden.  Erstellung eines Datenschutzberichtes Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.V. Bonn – Berlin – Brüssel © BVK – 2014 - 14 -

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6. Wie der BVK Sie unterstützt – Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses

Der erste Schritt nach der Erstaufnahme ist in der Regel die Erstellung des öffentlichen Verfahrens verzeichnisses nach ( § 4g, Abs. 2, Satz 2, BDSG). Darin wird unter anderem dokumentiert, wer welche Daten zu welchem Zweck erhebt, verarbeitet und nutzt.

Das öffentliche Verfahrensverzeichnis ist auf Antrag jedermann in geeigneter Weise verfügbar zu machen!

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6. Wie der BVK Sie unterstützt – Schulung der Mitarbeiter

 Über den BVK können Sie Datenschutz-Schulungen in Anspruch nehmen, die mehrmals im Jahr deutschlandweit stattfinden.  Sie können an Online-Schulungen zum Datenschutz teilnehmen – bequem von Ihrem Arbeitsplatz aus.

 Sie können Frontalschulungen buchen.

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6. Wie der BVK Sie unterstützt – Externer Datenschutzbeauftragter als ständiger Berater

 Es kommt immer wieder zu speziellen Fragen aus dem Datenschutz, z.B.

• Wann dürfen die Mitarbeiter privat Mailen und Surfen?

• Wann darf ich Newsletter per E-Mail verschicken?

• Was ist zu tun, wenn Daten durch technisches oder menschliches Versagen in die Öffentlichkeit kommen?

In diesen und anderen Fällen steht Ihnen ein Datenschutzbeauftragter als ständiger Berater zur Seite. Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.V. Bonn – Berlin – Brüssel © BVK – 2014 - 17 -

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6. Wie der BVK Sie unterstützt – Webportal

Sie können auf ein Webportal mit integriertem Handbuch zugreifen mit:  vorbereiteten

Musterverfahren

für die Versicherungsbranche unterteilt nach - Versicherungsmaklern - Gebundenen Versicherungsvertretern und - Mehrfachagenturen Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.V. Bonn – Berlin – Brüssel © BVK – 2014 - 18 -

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6. Wie der BVK Sie unterstützt – Webportal

Sie können auf ein Webportal mit integriertem Handbuch zugreifen mit: 

Vordrucken, Merkblättern

und

Checklisten

, z.B. - Merkblatt zum Clean Desk - Merkblatt zum Passwortgebrauch - Merkblatt zur Verpflichtung der Mitarbeiter auf den Datenschutz Verpflichtungserklärung für die Mitarbeiter auf den Datenschutz Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.V. Bonn – Berlin – Brüssel © BVK – 2014 - 19 -

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6. Wie der BVK Sie unterstützt – Webportal

Allgemeine Aufbewahrungsfristen Pflichtangaben in E-Mails Richtlinie zur Nutzung von Notebooks und mobilen Endgeräten und einiges mehr… Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.V. Bonn – Berlin – Brüssel © BVK – 2014 - 20 -

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6. Wie der BVK Sie unterstützt – Webportal

Außerdem finden Sie in dem

Webportal

: 

Verträge

, z.B. - Arbeiten im Homeoffice und Datenschutz - Vertraulichkeitsvereinbarungen - Vertrag zur so genannten Auftragsdaten verarbeitung (z.B. bei Inanspruchnahme eines Unternehmens für die Fernwartung)  Unterlagen zu technischen und organisatorischen Maßnahmen u.v.m.

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6. Wie der BVK Sie unterstützt – Webportal

 Anweisungen und Richtlinien  Einwilligungserklärungen  Datenschutz-News  Literaturvorschläge  Allgemeine FAQs  u.v.m. Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute e.V. Bonn – Berlin – Brüssel © BVK – 2014 - 22 -

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6. Wie der BVK Sie unterstützt

 Sie erhalten regelmäßig einen Infobrief zum Datenschutz.

 Und wenn Sie Fragen haben, steht Ihnen eine Hotline mit Datenschutzbeauftragten zur Verfügung!

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Danke für Ihre Aufmerksamkeit !

Noch Fragen?

GINDAT GmbH Alleestraße 75 42853 Remscheid Tel. (0 21 91) 909-430 E-Mail: [email protected] [email protected]

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