Temadag Grong 30.11.11

Verdal 01.12.11

KomRev Trøndelag IKS

Internkontroll er en prosess: • igangsatt og gjennomført av virksomhetens styre, ledelse og ansatte • utformet for å gi rimelig grad av sikkerhet for måloppnåelse innen områdene − pålitelig intern og ekstern rapportering − målrettet, effektiv og hensiktsmessig drift − etterlevelse av lover og regler samt interne retningslinjer

”Alle” legger COSOs definisjon til grunn

Overordnet IK IK på sektor/tjeneste R 4 : risikoanalyse, rutiner, rapportering, revisjon (oppdatering).

  Innhold: ◦ Styringsdel – mål for IK, ansvar og organisering av IK-arbeidet ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ Sektorovergripende IK: HMS, Personal Sammenstilt rapportering – på viktige resultatområder Etiske retningslinjer Innkjøpsregelverk Ligge hos rådmannen/rådmannens stab Org.enheter: Internrevisjon, Controller, Innkjøpsteam (felles infrastruktur)

 Selve prosessen for å etablere internkontroll er viktig • Bevissthet og forankring • Rammeverkene gir stor frihetsgrad • Men noen hovedprinsipper må følges

• Integritet og etiske verdier • Myndighets- og ansvarsfordeling • Kompetanse og kapasitet • Ledelsens filosofi • Organisasjonsstruktur

• Etablere målsettinger • Risikoanalyser (konsekvens og sannsynlighet) • Grunnlag for tiltak

• Rutiner og retningslinjer • Basert på risiko og kost/nytte • Analyser • Fysiske kontroller • Arbeidsdeling etc.

• Forebyggende og avdekkende • Applikasjonskontroller

• Form og innhold (intranett, håndbøker etc.) • Rapportering om drift og økonomi • Informasjonssystemer • Riktig informasjon til rett person til rett tid

• Kontroll med etterlevelse • Evaluering av internkontroll • Tiltak for å forbedre svakheter • Internrevisjon

Kommunikasjon og informasjon er en kontinuerlig pågående toveis prosess

1. Risikovurderinger grunnlag for styrings- og kontrollaktiviteter 2. Tydelige roller og ansvar 3. Ledelsesforankring 4. Helhetlig og systematisk tilnærming 5. Se til andre kommuner og virksomheter 6. IK er en levende prosess, krever utvikling og vedlikehold 7. Kommunisér/synliggjør arbeidet 8. Kompetanse må prioriteres 9. Prosesskartlegging/-tilnærming er effektivt

 ◦ ◦ ◦ ◦

IK/Kvalitet – Økonomi og regnskap, Helse og omsorg, Skole osv.

Kvalitetssystemer Saksbehandlingssystemer – sjekklister/rutiner Kvalitetsgrupper/kvalitetssirkler Systemer for avviksrapportering

Kartlegge og analysere risikoområder Vurdere årsaker og sannsynligheter Vurdere konsekvenser Systematisere og prioritere risikoforhold Forebyggende og begrensende tiltak

  ◦ ◦ Få kommuner gjennomfører grundige analyser ◦ usystematisk og udokumentert ◦ fare for ”hull” Viktig grunnlag for betryggende kontroll Kjenne risiko Grunnlag for prioritering

Modellen viser nivåer av modenhet for en virksomhets internkontroll. Hvis virksomheten styrker sin internkontroll vil de bevege seg oppover i modellen.

     Beskrivelse av IK –systemet Beskrive tjenestekrav – hva er standarden Beskrivelse av konkrete arbeidsprosesser Krav og opplegg for rapportering Beskrivelser av hvordan IK skal gjennomføres

  ◦ ◦ Avviksrapportering ◦ Økonomi ◦ Kvalitet ◦ Balansert målstyring Viktig at avvik sammenstilles og analyseres i forhold til risikobildet Trender Systematiske avvik

   Mer systemtenkning i kommunene Binde sammen det som allerede eksisterer Kvalitetssystemer kan ivareta mye IK