Program Alpine Space

POROČANJE PRVOSTOPENJSKI KONTROLI IN IZDAJA IZKAZA O UPRAVIČENIH IZDATKIH

Nada Hozjan

Ljubljana, dne 10.04.2013

1

Uvod

 Finančni sektor - Oddelek za evropska sredstva Ministrstva za infrastrukturo in prostor, v skladu z 16. členom Uredbe komisije (ES) št. 1080/2006 izvaja prvostopenjsko kontrolo upravičenih izdatkov za projekte evropskega teritorialnega sodelovanja, katerih nacionalni organ je MzIP.

 Kontaktna oseba za izvajanje prvostopenjske kontrole programa Alpine Space: Nada HOZJAN telefon: 01 478 71 12, E-pošta : [email protected]

 Za

konkretna vprašanja vezana na poročanje za specifičen projekt,

ki je v pregledu, se obrnite na dodeljenega kontrolorja. Kontakt je objavljen na spletni strani http://www.cilj3.mzip.gov.si/.

2

Pravne podlage

Programski dokumenti:

      pogodba sklenjena med projektnimi partnerji (Partnership Agreement), pogodba o sofinanciranju (Subsidy Contract), potrjena Prijava projekta s pripadajočimi prilogami (Application Form), navodila programa (Operational Programme, 20. september, 2007 ), programski priročnik (Programme Implementation Handbook) pravila o upravičenosti stroškov (Eligibility rules 2007-2013), Spletna stran programa: http://www.alpine-space.eu/ .

Spletna stran ministrstva, kjer so podane določene informacije in obrazci v zvezi s poročanjem prvostopenjski kontroli: http://www.cilj3.mzip.gov.si/ .

3

Pravne podlage

Uredbe, zakonski predpisi

         Uredba Sveta (ES) št.1080/2006 z dne 5. julij 2006, o Evropskem skladu za regionalni razvoj in razveljavitvi Uredbe (ES) št.1783/1999, Uredba Sveta (ES) št.1083/2006 z dne 11. julij 2006, o splošnih določbah o Evropskega sklada za regionalni razvoj, Evropskem socialnem skladu in Kohezijskem skladu in razveljavitvi Uredbe (ES) št.1260/1999, Uredba Sveta (ES) št. 1828/2006 z dne 8. december 2006, o Pravilih za izvajanje Uredbe (ES) št.1083/2006, Uredba o izvajanju postopkov pri porabi sredstev evropskega teritorialnega sodelovanja in instrumenta za predpristopno pomoč v RS v programskem obdobju 2007-2013 (Ur.l.RS št.45/10, 4/13), Zakon o javnem naročanju (ZJN-2, Ur.l.RS št.128/06, 16/08, 19/10,18/11, 90/12), Zakon o spremljanju državnih pomoči (Ur.l.RS št.37/04), Zakon o davku na 18/11,78/11,38/12,83/12) dodano vrednost (ZDDV-1-UPB3,Ur.l.RS

št. 13/11, Zakon o delovnih razmerjih (ZDR, Ur.l.RS št.42/02 s spremembami) ostala zakonodaja, ki ureja področje evropske kohezijske politike.

4

Krogotok dokumentacije

5

Osnovne informacije

   Poroča se v okviru 6-mesečnega poročevalskega obdobja, ki je določen v potrjeni Prijavnici in na obrazcih, ki jih je predpisal organ.

Za vsako poročevalsko obdobje se izda le en Izkaz o upravičenih izdatkih.

Projektni partner predloži urejeno vsebinsko in finančno poročilo prvostopenjski kontroli praviloma v roku 7 delovnih dneh po zaključku poročevalskega obdobja (

Navodili MzIP za urejanje poročil)

.

 Na podlagi 16. člena Uredbe ES št. 1080/2006 ima prvostopenjska kontrola 3 mesečni rok za pregled izdatkov in izdajo Izkaza o upravičenih izdatkih. Rok začne teči po prejemu pravilnega in popolnega poročila z ustreznimi prilogami, v nasprotnem primeru se rok temu primerno podaljša.

 

Prvo poročilo

poleg stroškov in aktivnosti prvega obdobja vključuje tudi stroške in aktivnosti pripravljalnega obdobja, potrjenih v Prijavnici.

Zadnje poročilo:

stroški, ki se nanašajo na zadnje obdobje morajo nastati in biti plačani pred zaključkom projekta, razen za stroške dela. Poročilo onapredku mora vodilni partner posredovati na JTS v roku treh mesecev po zaključku projekta.

6

Upravičenost stroškov

Splošna pravila:

     stroški morajo biti v skladu z načeli dobrega finančnega poslovanja, upoštevajoč

načelo gospodarnosti, učinkovitosti in namenskosti,

vsi stroški morajo biti povezani s projektom ter njegovo izvedbo in morajo imeti pravno podlago v nacionalni in evropski zakonodaji, stroški so upravičeni od datuma odobritve projekta do datuma zaključka projekta navedenega v potrjeni Prijavnici, upravičeni so stroški za aktivnosti, ki so navedene v prijavnici ter ki so se zgodile in bile plačane v obdobju poročanja, upravičeni so samo tisti stroški, ki so bili dejansko plačani in preverjeni s strani prvostopenjske kontrole, 7

Upravičenost stroškov

Splošna pravila

:

 upravičeni so tisti stroški, ki se glasijo na projektnega partnerja (v  nadaljevanju: PP) in jih je le-ta tudi plačal (npr. račun, pogodba se mora glasiti na PP), v nasprotnem primeru niso upravičeni, stroški oziroma izdatki morajo biti evidentirani v poslovnih knjigah in davčnih listinah PP ter morajo biti razpoznavni, preverljivi ločeno računovodstvo,  PP je dolžan k zahtevku za potrditev izdatkov priložiti potrdila o nastanku posamezne vrste stroška in dejanskem plačilu obveznosti,  blago oziroma storitev je bila naročena v skladu z določili Zakona o javnih naročilih (ZJN-2),  za upravičene stroške oziroma izdatke se štejejo vsi tisti stroški za katere PP ni prejel drugih javnih sredstev (preprečitev dvojnega financiranja)… 8

Upravičenost stroškov

 

Pripravljalni stroški:

 upravičeni so le, če so bili planirani v Prijavnici (WP1) in so povezani z izvajanjem projekta (upoštevati terminsko obdobje „starting/closure date of implementation“ iz potrjene prijavnice - 4. Work Plan ), stroški so vključeni v Izkaz za prvo poročevalsko obdobje, pripravljalni stroški so namenski in se jih ne prenaša v druga poročevalska obobja ali v druge delovne pakete (WP).

Prihodki (Fact Sheet no. 6.5.):

 V primeru, da se v času izvajanja aktivnosti ustvarijo določeni prihodki prihodki od vstopnin, prihodki od prodaje brošur…) prvostopenjski kontroli.

(npr.

je o njih potrebno poročati  Prihodke se odbije od upravičenih stroškov in se jih ločeno prikaže tudi v Izkazu o upravičenih izdatkih.

9

Upravičenost stroškov

Spremembe projekta (Fact Sheet no. 6.9., Subsidy Contract):

 V primeru, da se med izvajanjem projekta pokaže potreba po spremembah v odobrenem

proračunu med delovnimi paketi, stroškovnimi kategorijami in tudi projektnimi partnerji,

je o tem potrebno obveščati vodilnega partnerja, najkasneje v rokih določenih za oddajo poročil.

 Prvostopenjski kontroli je v primeru prekoračitve odobrenega proračuna potrebno predložiti odobritev s strani vodilnega partnerja (komunikacija preko e-pošte,…).

 Za manjše spremembe, ki ne presegajo 20% odobrenega proračuna oz 10.000 EUR na ravni celotnega projekta, ni potrebna odobritev organa upravljanja (MA/PC) – zadostuje odobritev vodilnega partnerja.

10

Neupravičeni stroški

Eligibility rules – 7. Indicative list of ineligible expenses            negativne obresti, kreditne obresti,… stroški povezani z nakupom zemljišča ali zgradb, stroški povezani z gradnjo cest, stroški povezani z enkratnimi kulturnimi prireditvami, stroški za nastope umetnikov, nagrade za tekmovanja in udeležence tekmovanj, davek na dodano vrednost, ki se povrne, režijski stroški (indirektni stroški), splošni stroški, ki se nanašajo na delovne pakete od 1 do 3 (WP1-WP3), globe, kazni in ostali stroški nastali iz pravnih sporov, stroški, nastali z nakupom izdelkov, blaga, ki niso jasno povezani s projektom (npr. srebrn jedilni pribor, nakup kombija,…), 11

Neupravičeni stroški

         izdatki, ki so fakturirani s strani tretje osebe in niso nastali s strani PP, odobreni popusti na računih, izdatki, ki niso naslovljeni in tudi ne plačani s strani PP, neplačano voluntersko delo, prispevki v naravi – in kind contribution (ker ni denarnega toka), reprezentančni stroški (npr. rože, darila..) stroški zaposlenih, ki nimajo evidentiranih aktivnosti v predloženih časovnicah, stroški zunanjih izvajalcev, če le-ti ne izhajajo iz sklenjenih pogodb (ustrezna dokumentacija), stroški investicij, ki niso navedeni v Prijavnici (Application Form), 12

Neupravičeni stroški

 stroški, ki se nanašajo na ukrepe komuniciranja in niso v skladu s pravili 9.

člena Uredbe Sveta (ES) št.1828/2006 (npr. manjkajoči logotipi programa in EU, manjkajoča navedba vira sofinanciranja,…),  stroški preskrbe prehrane v okviru sestankov med udeleženci projekta,  stroški aktivnosti, ki so nastale pred datumom implementacije WP1 (starting date of the project preparation),  nagrade, ugodnosti in druga dodatna izplačila (fringe benefits) pri stroških dela,  stroški, ki se nanašajo na aktivnosti, nastale po datumu zaključka projekta,  drugo.

13

Predložitev dokumentacije

 Naslov prvostopenjske kontrole MzIP: Ministrstvo za infrastrukturo in prostor Oddelek za evropska sredstva / Prvostopenjska kontrola – FLC Langusova ulica 4 1535 Ljubljana  Dokumentacija mora biti urejena v skladu z

Navodili MzIP za urejanje poročil predloženih v pregled prvostopenjski kontroli v okviru projektov operativnih programov ETS v programskem obdobju 2007-2013

objavljeni tudi na spletni strani: http://www.cilj3.mzip.gov.si/index.php?id=127&lang=sl .  V kolikor projektni partner dokumentacijo ne bo predložil skladno z Navodili, jo prvostopenjska kontrola MzIP lahko zavrne in pozove za ponovno ureditev. 14

Predložitev dokumentacije

Elektronsko posredovana dokumentacija- NOVO:

– Obrazec za izračun urne postavke in stroškov dela po delovnih paketih (v nadaljevanju: Obrazec za izračun urne postavke - obrazec objavljen tudi na spletni strani http://www.cilj3.mzip.gov.si

/), – Listing of invoices to regular activities (v nadaljevanju: LOI).

– Obsežnejša dokumentacijo, ki ni nujno posredovana v originalnem izvodu (študije, analize, obsežnejša predloženemu na začetku registratorja.

dokumentacija javnega naročila….), naj se posreduje elektronsko, in sicer na CD/DVDju 15

-

Dokumenti, ki jih je potrebno predložiti ob prvi in nadaljnji finančni kontroli Prvo poročanje:

kopijo podpisanega izvoda “

Subsidy Contract

”, kopijo podpisanega izvoda “

Partnership Agreement

”, kopijo podpisanega izvoda potrjene prijavnice (

Application form

), popisano in žigosano

izjavo o državni pomoči

strani http://www.cilj3.mzip.gov.si

/, – obrazec objavljen tudi na spletni popisano in žigosano

izjavo o vodenju ločenega računovodstva

za namen projekta, popisano in žigosano

izjavo projektnega partnerja

– obrazec objavljen tudi na spletni strani http://www.cilj3.mzip.gov.si/ , (v zvezi z opredelitvijo statusa odbitnega deleža DDV lahko PP predloži izjavo DURSa),

Interna navodila/pravilnike

, ki vplivajo na izvajanje posameznih postopkov in/ali na opredelitev upravičenosti stroškov ( Interno navodilo o izvajanju javnih naročil male vrednosti, Interno navodilo o poslovnem času, o napredovanju oz. nagrajevanju zaposlenih….) 16

Dokumenti, ki jih je potrebno predložiti ob prvi in nadaljnji finančni kontroli Prvo in nadaljnja poročanja

: vsakokratne spremembe dokumentov predloženih ob prvem poročanju, podpisano in žigosano

Izjavo projektnega partnerja

(v zvezi z opredelitvijo statusa odbitnega deleža DDV lahko PP predloži izjavo DURSa), , podpisano in žigosano

Zbirno finančno poročilo o sofinanciranju

objavljen tudi na spletni strani http://www.cilj3.mzip.gov.si/ , – obrazec

izpis stroškov

za obdobje poročanja (ločeno računovodstvo - konto kartica STM), podpisano in žigosano

Poročilo o aktivnostih

izvedenih v obdobju poročanja, podpisan in žigosan

seznam stroškov/računov

(Listing of invoices related to regular activities), (obrazec se posreduje tudi elektronsko oz. na CD/DVD),

zbirno tabelo

po stroškovnih kategorijah in delovnih paketih (obrazec objavljen tudi na spletni strani http://www.cilj3.mzip.gov.si/ , dokumente in obrazce, ki so potrebni za poročanje posamezne stroškovne kategorije (navedeno v nadaljevanju) ter morebitna pojasnila posameznega uveljavljenega stroška.

17

Kategorije upravičenih stroškov

1.

2.

3.

4.

5.

STROŠKI DELA

(Staff costs, travel and accommodation), !! POZOR : vključeni tudi potni stroški in stroški nastanitve

STROŠKI ZUNANJIH IZVAJALCEV

(External experts and services)

INVESTICIJE

(Investment – zgolj kot navedeno v prijavnici, v tabeli 6.4) a)

stroški opreme

, b) stroški drobnega inventarja,

SPLOŠNI STROŠKI

!! posebnost: (General expenses) a) direktni upravičeni pod določenimi pogoji (dokazljivost), b) nedirektni – niso upravičeni,

FINANČNI STROŠKI IN STROŠKI GARANCIJ

and guarantee costs).

( Financial charges 18

Kategorije upravičenih stroškov

1. STROŠKI DELA (STAFF COSTS)

  stroški dela so v okviru projekta upravičeni le za osebe, ki so direktno zaposlene pri PP in imajo z njim sklenjeno pogodbo o zaposlitvi v skladu z Zakonom o delovnih razmerjih, zaposleni lahko delajo na projektu v polnem delovnem času (100%) ali delno (v določenem odstotku),

Obračun stroškov dela:

 Za zaposlene, ki delajo na projektu v upravičen strošek dela izplačana II. bruto plača s prispevki delodajalca, prevozom in prehrano ter obveznim dodatnim pokojninskim zavarovanjem za javne uslužbence. Regres je upravičen v višini 1/12 bruto zneska za vsak poročani mesec.

polnem delovnem času predstavlja  Za zaposlene, ki delajo na projektu v upravičenih stroškov temelji na izračunu urne postavke – uporaba obrazca Calculation off staff cost.

določenem deležu izračun predpisana 19



Kategorije upravičenih stroškov

1.STROŠKI DELA (STAFF COSTS)

Obračun stroškov dela

– Urna postavka

  = (izplačana II. bruto plača zaposlenega / ure rednega dela ) * ure dela na projektu podlaga za obračun je dejanska plačilna lista in mesečna časovnica (dokumenta morata biti skladna), izračun upravičenih stroškov dela temelji na urni postavki, ki je izračunana za polletno koledarsko obdobje (JAN-JUN, JUL-DEC), plačani po zaključku projekta.

razen za zaključno poročevalsko obdobje, kjer je obdobje lahko daljše/krajše. Stroški dela za zadnji poročevalski mesec so lahko pri izračunu urne postavke je potrebno upoštevati VSE mesece, torej tudi mesece, ko oseba ne dela na projektu!

Velja tudi za prvo poročevalsko obdobje.

Primer:

- začetek projekta (starting date of the project implementation): 01.09.2012

- izračun urne postavke JUL – DEC 2012.

20

Kategorije upravičenih stroškov

1.STROŠKI DELA (STAFF COSTS)

  Refundirani stroški, ki niso v breme delodajalca (PP)

v breme ZZZS, krvodajalstvo )

niso upravičen strošek.

(nega, spremstvo in boleznine

nagrade, ugodnosti in druga dodatna izplačila (fringe benefits) niso upravičen strošek.

  Regres je upravičen v višini 1/12 bruto zneska regresa. V mesecih leta, v katerem regres še ni bil izplačan in PP še nima potrdila o izplačilu, uveljavljanje regresa ni možno. V naslednjem poročilu, ko bo regres plačan, lahko PP uveljavi sorazmerni delež regresa za mesece iz prejšnjega poročila – poračun regresa. V tem primeru mora biti uveljavljen znesek pravilno razdeljen na WP iz preteklega obdobja.

Stroški nadur oz. povečanega obsega dela so upravičeni, v kolikor je iz ustrezne dokumentacije razvidno, da se delo nanaša na projektne aktivnosti (dogovor/sklep o nadurnem delu, poročilo o nadurnem delu…) 21

Kategorije upravičenih stroškov

1. STROŠKI DELA (STAFF COSTS)

 

Obvezne priloge:

 popisana in žigosana

izjava o imenovanju

za delo na projektu, ki vsebuje navedbo odstotka in obdobja dela na projektu ter projektno funkcijo/dodeljene naloge, kopije

pogodb o zaposlitvi

ter morebitni aneksi, kopije

plačilnih list

delavca na projektu ter dokazilo o izplačilu za vse mesece izračuna urne postavke – znesek na potrdilu naj bo označen ,  !!!!

potrdilo DURS

o poravnanih obveznostih, ki mora kriti celotno poročevalsko obdobje ali obrazec REK_1 iz katerega so razvidne obveznosti delodajalca, ter dokazilo o plačilu navedenih obveznosti,  obrazec obračuna stroškov dela (

Calculation of Staff cost

) – obrazec, programsko predpisan  obrazec za

izračun urne postavke

in stroškov dela po delovnih paketih se posreduje tudi elektronsko oz. na CD/DVD, obrazec  popisan (delodajalec/zaposleni) in žigosan obrazec za evidentiranje delovnih ur mesečna časovnica (

Monthly time sheets for staff working hours

) – programsko predpisan obrazec.

Časovnica mora biti izpolnjena čimprej po koncu vsakega meseca (datum podpisa). Ni ustrezno, da se vse časovnice izpolnjujejo 22 ob zaključku poročevalskega obdobja oz. ob oddaji poročila.

STROŠKI DELA (STAFF COSTS)

Calculation of staff cost – NEPRAVILNO IZPOLNJEN 23

STROŠKI DELA (STAFF COSTS)

Calculation of staff cost – PRAVILNO IZPOLNJEN http://www.alpine-pace.eu/fileadmin/media/Programme_Implementation_Handbook/Annex_PIH/Calculation_staff_costs_guidance Naveden izračun se odraža tudi na Obrazec za izračun urne postavke, s katerim se upravičen strošek porazdeli še na ustrezne WP.

24

http://www.alpine-pace.eu/fileadmin/media/Programme_Implementation_Handbook/Annex_PIH/timesheet_Guidance

Kategorije upravičenih stroškov

1. STROŠKI DELA - TRAVEL AND ACCOMMODATION (POTNI

STROŠKI)

      upravičeni so potni stroški posameznikom, ki so zaposleni pri PP in delajo na projektu, upravičeni so potni stroški navedeni v potrjeni Prijavnici,

uvrščajo se pod kategorijo stroški dela – staff cost, upravičeni so stroški, ki so nastali in bili plačani v obdobju, ki je enako obdobju poročanja za stroške dela (jan.-jun., jul.-dec.),

upoštevati je potrebno načelo ekonomičnosti in, če je to mogoče okolju prijazno izbiro transporta, upravičeni so tisti potni stroški, ki potekajo znotraj držav področja programa, izven tega ozemlja so neupravičeni, če niso posebej navedeni v Prijavnici, razen sestanki v Bruselj, ki se smatrajo za upravičene, 28

Kategorije upravičenih stroškov

1. STROŠKI DELA - TRAVEL AND ACCOMMODATION (POTNI STROŠKI)

  zneski dnevnic so upravičeni, če so v skladu z načeli, ki veljajo za javni sektor (jih ne presegajo), uporaba privatnega ali službenega avtomobila je dovoljena, če se smatra za najbolj ekonomično izbiro transporta in pomeni prihranek časa, •

Obračun kilometrine: v primeru uporabe lastnega avtomobila na službeni poti se prizna 18 % cene 95 oktanskega bencina, ki velja za čas potovanja,

•

v primeru uporabe službenega avtomobila se uveljavljajo stroški računa za točeno gorivo, ki mora biti časovno usklajen s službeno potjo in se glasi na PP.

Pri uveljavljanju stroškov je potrebno priložite žigosano in podpisano izjavo

v kateri je navedeno: - navedbo službene poti oz. PN, - povprečno porabo goriva (na 100km) za uporabljeno vozilo, - število kilometrov, ki se nanašajo na službeno pot, - upravičen strošek .

Primer:

- poraba : 7 l / 100 km - prevožena razdalja : 350 km - poraba za prevoženo razdaljo (350 km) : 7*350/100= 24,50l - upravičen strošek: cena na dan službene poti * poraba za prevoženo razdaljo 29

Kategorije upravičenih stroškov

1. STROŠKI DELA - TRAVEL AND ACCOMMODATION (POTNI STROŠKI)

Obvezne priloge:

    Pri poročanju je potrebno predložiti originalen izvod ter kopijo: 

potnega naloga

ter obračuna naloga za službeno pot z vsemi prilogami (računi hotelskih storitev, letalske/avtobusne karte, vozovnice za vlak, cestnine…),

dokazila o plačilu

potnih stroškov – znesek na potrdilu naj bo označen ,

vabilo na službeno pot, agenda, lista prisotnosti

,

podpisano poročilo o opravljeni poti

,

izjava

v primeru uporabe službenega vozila skupaj s

z računom za gorivo.

Priložena dokumentacija mora biti vsebinsko skladna z aktivnostmi navedenimi v prijavnici, navedba projekta na dokumentaciji .

30

Kategorije upravičenih stroškov

1. STROŠKI DELA - TRAVEL AND ACCOMMODATION (POTNI STROŠKI)

Najpogostejše napake oz. nepravilnosti : - Napačno obračunana dnevnica (npr. niso odšteti plačani obroki (pri nastanitvi – zajtrk, pogostitev organizatorja ).

- Pomanjkljiva dokumentacija (nepodpisano potno poročilo, manjkajoča dokumentacija – računi, agenda, lista prisotnosti….).

- Službena pot ni zabeležena v časovnici (aktivnost ni prikazana).

31

Kategorije upravičenih stroškov

2. STROŠKI ZUNANJIH IZVAJALCEV (EXTERNAL EXPERTS AND SERVICES)

Storitve zunanjih izvajalcev so upravičene pod pogojem: da je delo zunanjega strokovnjaka bistvenega pomena za izvajanje projekta, da se pri izbiri zunanjega izvajalca upoštevajo določila Zakona o javnih naročilih, da se pri izvajanju aktivnosti spoštuje ukrepe za informiranje in obveščanje javnosti o viru sofinanciranja projektov (navedba ustreznih logotipov, diseminacija rezultatov…).

Obvezne priloge:

Priložena dokumentacija mora biti vsebinsko skladna z aktivnostmi navedenimi v prijavnici, navedba projekta na dokumentaciji .

   

Interno navodilo o postopkih javnih naročil

ob prvem poročanju).

male vrednosti (priporočilo: posredovati

dokumentacija o izvedenem postopku javnega naročila

(povpraševanje, ponudbe, ostala dokumentacija v postopku izbire, pogodba, naročilnica…) original in kopija

računov

potrdilu naj bo označen , in sklenjenih pogodb ter

dokazila o plačilu

le-teh znesek na

dokazilo o opravljeni storitvi

(izdelek, brošure, vabila, fotografije…), 32

Kategorije upravičenih stroškov:

2. STROŠKI ZUNANJIH IZVAJALCEV (EXTERNAL EXPERTS AND SERVICES)

Posebnosti:

 stroški med povezanimi inštitucijami - affiliated institutions , so upravičeni, če so dejansko dokazljivi in obračunani brez pribitkov,  PP ne more biti hkrati zunanji izvajalec drugega PP, podpartnerstva niso dovoljena,  v primeru skupnih stroškov - CTA, vsi projektni partnerji, ki si delijo strošek skupnih aktivnostih, sprejmejo nacionalna pravila o javnem naročanju v tisti državi iz katere je PP, ki izvaja postopek javnega naročila,   prehrana (catering) na sestankih med projektnimi partnerji ni upravičen strošek, stroški prehrane udeležencev javnih dogodkov, ki so navedeni v Prijavnici so upravičeni, 33

Kategorije upravičenih stroškov:

2. STROŠKI ZUNANJIH IZVAJALCEV (EXTERNAL EXPERTS AND SERVICES)

Najpogostejše napake oz. nepravilnosti:

       Neupoštevanje temeljnih načel javnega naročanja tudi pri naročilih male vrednosti (načelo gospodarnosti, učinkovitosti, transparentnosti, zagotavljanje konkurence in enake obravnave med ponudniki).

Sklepanje direktnih pogodb brez ustrezne raziskave tržišča.

Drobljenje naročil.

Neposredna oddaja javnega naročila brez objave.

Objava le na nacionalnih portalih namesto na EU portalu.

Nepopolna razpisna dokumentacija.

Pretirano prekratki roki za oddajo naročil.

34

Kategorije upravičenih stroškov:

3. INVESTICIJE (INVESTMENT)

Obstajata dve vrsti investicij

:  Oprema  Investicije manjših vrednosti

Splošno:

  pogoj za upravičenost investicij je, da so navedene v Prijavnici pod točko 6.4 ter, da so bile izrecno odobrene s strani Programskega odbora, upravičene so le investicije, ki so povezane s projektom in  se uporabljajo izključno za namene izvajanja projekta, pri izbiri zunanjega izvajalca potrebno upoštevati določila Zakona o javnih naročilih, 35

Kategorije upravičenih stroškov:

3. INVESTICIJE (INVESTMENT)

Splošno:

  polna cena investicije je upravičena samo v primeru, če je ekonomska doba investicije in obdobje stroška amortizacije enaka ali krajša od trajanja projekta, sicer se za upravičeno šteje le obračunana amortizacija za mesece poročevalskega obdobja,

Second hand equipment

: upravičeni so stroški amortizacije, če ima oprema tehnične karakteristike nujno potrebne za projekt, ustreza standardom, ne presega tržne cene oziroma je nižja od nakupa nove opreme, za opremo ni zahtevana subvencija, 36

Kategorije upravičenih stroškov:

3 . INVESTICIJE (INVESTMENT)

Obvezne priloge:

   

Interno navodilo

o postopkih javnih naročil male vrednosti (priporočilo: posredovati ob prvem poročanju).

original in kopija

dokumentacije o izvedenem postopku

javnega naročila (povpraševanje, ponudbe, ostala dokumentacija v postopku izbire, pogodba) original in kopija lista prisotnosti, in sklenjenih pogodb ter

dokazila o plačilu

le-teh znesek na potrdilu naj bo označen , priloga

obračuna amortizacije

in

konto kartice opreme

(začetni datum uporabe, am.st., začetek in konec amortizacije)

Priložena dokumentacija mora biti vsebinsko skladna z aktivnostmi navedenimi v prijavnici, navedba projekta na dokumentaciji .

37

Kategorije upravičenih stroškov:

4. SPLOŠNI STROŠKI (GENERAL EXPENSES)

Dve vrsti splošnih stroškov:

 Direktni ali indirektni - so neposredno povezani s projektom, - so dejansko nastali in bili plačani, - podlaga: pogodba, račun, dokazilo o plačilu - so v skladu z vsebino delovnih paketov (WP4-8),  Indirektni ali posredni (overheads): niso neposredno povezani z izvajanjem projekta ter so zato neupravičeni 38

Kategorije upravičenih stroškov:

5. FINANČNI STROŠKI IN STROŠKI GARANCIJ (FINANCIALCHARGES AND GUARANTEE COSTS)

 Upravičeni so stroški, ki so nastali izključno zaradi izvajanja projekta in niso bili predloženi v ostalih stroškovnih kategorijah.

 -

Primeri:

stroški za mednarodne finančne transakcije med partnerji, - stroški za odprtje in vodenje bančnega računa projekta, - stroški garancij – samo pod pogojem, da jo zahteva nacionalna ali EU zakonodaja, - ostale finančni stroški kot so globe, kazni, negativne obresti, so neupravičeni stroški.

39

Obveščanje in informiranje javnosti

 Na podlagi 69. člena Uredbe sveta (ES) št. 1083/2006 ter 8. in 9. člena Uredbe sveta (ES) št. 1828/2006 je ena izmed osnovnih odgovornosti pri izvedbi aktivnosti na projektu, ki je sofinanciran s strani Evropskega sklada za regionalni razvoj tudi spoštovanje ukrepov za informiranje in obveščanje javnosti o viru sofinanciranja projektov.

 PP mora v vseh uradnih sporočilih o projektu ter ob objavi končnih rezultatov projekta, ne glede na to ali so v tiskani, avdio-video, digitalni ali elektronski obliki (npr. vsako obvestilo, članek, publikacija, spletna stran, projektni dogodek, konference, seminarji, projektne brošure, študije, promocijski materiali…), jasno navajati: • da je PP za predmetni projekt prejel sredstva iz ESRR, • logotip EU, logotip konkretnega projekta.

40

Obveščanje in informiranje javnosti

 Informacije o uporabi vizualnih identitet in ostalih komunikacijskih elementov, so na voljo: http://www.alpine-space.eu/project-life-cycle/information-and-publicity Communication Handbook - Fact Sheet no. 6.9. - Information & Publicity , - Subsidy Contract - Partnership Agreement 41

Listing of invoices related to regular activities

42

Listing of invoices related to regular activities Najpogostejše napake oz. nepravilnosti:

 Napačno izpolnjen obrazec      Invoicing Party – izdajatelj računa

(pri obračunu stroškov dela je to PP),

Subject/content – pravilni opis stroška

(pri obračunu stroškov dela je to ime in priimek ter mesec na katerega se obračunani strošek nanaša),

amount of invoice – znesek računa z DDV

(pri obračunu stroškov dela je to znesek bruto II za posamezni mesec za zaposlenega ) ,

Date of payment – datum plačila skladno z dokazilom

stroškov dela datum nakazila plače na TRR zaposlenega), (pri obračunu

Amount of payment – delež upravičenega stroška (v primeru odbitnega DDV se le ta izloči

), ( pri obračunu stroškov dela je to delež upravičenega stroška na osnovi urne postavke po delovnih paketih ).

 Posredovanje ločenih obrazcev za vsako stroškovno kategorijo.

 PP posreduje le en obrazec LOI z navedbo računov oz. uveljavljenih stroškov za vse stroškovne kategorije skupaj.

CD/DVD) (obrazec se posreduje tudi elektronsko oz. na 43

Zbirno finančno poročilo o sofinanciranju

 Obrazec se posreduje za vsako poročevalsko obdobje Programi evropskega teritorialnega sodelovanja (ETS): Alpe, Mediteran, Srednja Evropa, Jugovzhodna Evropa PROJEKTNI PARTNER (SPP) Naslov Skrbnik PP (ime, e-naslov, tel.) Nac. sofinancer (ime, e-naslov, tel.) PROJEKT naziv Naslov projekta: Program ETS (navedi) napišite naziv programa: npr. Alpine Space Projekt št. (iz AF) Začetek Potrjena vrednost SPP v € PP št.

Konec Prioriteta: Sprem. vrednost v € Podaljšan do Celotni projekt v € Nacionalni sofinancer (naziv): % NAC. sofinancir.

NAC. pogodba št.

% sofinancir. ESRR NRP (iz pogodbe o sofinanciranju) Zadnji datum podpisa Skupaj € Pogodba Aneks 1 Aneks 2 2009 2010 napišite % sofinanciranja s strani nac. sofinancerja. 2011 % drugi viri 2012 2013 npr. 76% ESRR sredstev (kateri) vse v € 2014 (opombe) vpišete "lastni", če sami sofinancirate 44

Zbirno finančno poročilo o sofinanciranju

Podatki o nacionalnem sofinancerju: • • Obvezne priloge: Pogodba sklenjena z nacionalnim sofinancerjem Dokumentacija, ki se nanaša na prejem plačil Nacionalni sofinancer (naziv): % NAC. sofinancir.

NAC. pogodba št.

Zadnji datum podpisa Skupaj € Pogodba Aneks 1 Aneks 2 Aneks 3 % sofinancir. ESRR 2009 Znesek* € Novi znesek, datum Plačilo € % drugi viri NRP (iz pogodbe o sofinanciranju) 2010 2011 2012 Datum Leto ZAHTEVKI Datum 2009-1 2010-1 2010-2 2011-1 2011-2 2012-1 2012-2 2013-1 2013-2 2013 2009 2010 2011 2012 2013 (kateri) vse v € 2014 (opombe) Vračilo € REALIZ.** Skupni končni znesek prejetih plačil ne sme presegati 24% potrjenih – certificiranih stroškov .

45

Zbirno finančno poročilo o sofinanciranju

 Razdelek „Potrdila o izdatkih“ se za preteklo obdobje ustrezno ažurira (datum izdaje izkaza , upravičen znesek).

POTRDILA O IZDATKIH Po potrebi dodajte potrjene stroške CTA (common transnational activities).

Datum izdaje kontroli.

Obdobje poročanja od Datum oddaja progress reporta prvostopenjski do Znesek Od tega znesek ES+NAC ESRR Obdobje poročevalskega obdobja.

NAC 76% delež povrnjen s strani ESRR.

Prejem plačila ESRR Nac. zahtevek (sofin.) Znesek Datum iz leta št.

Lastni vir ali sofinancerski vi Uveljavljen znesek za trenutno poročevalsko obdobje. Pri vsakem naslednjem poročanju znesek in datum uskladite z dejansko izdanim izkazom.

r.

Prikaz prejetih plačil s strani ESRR.

Skupaj Potrjeni izdatki / vrednost SPP (iz AF) v % Vpiši naknadno!

xxxxxxxx xxxxxxxx Realizacija NAC/ potrjena vrednost SPP v % SKRBNIK PP (ime): podpis: žig Datum: SKRBNIK sofinancerja (ime): podpis: žig Datum: Podpis sofinancerja v primeru sklenjene pogdobe o sofinanciranju.

46

Zbirna tabela po stroškovnih kategorijah in delovnih paketih

47

Izkaz o upravičenih izdatkih

48

        

Priporočila

Dokumentacijo posredujte čim prej po zaključku poročevalskega obdobja (7 dni).

Posredovana dokumentacija naj bo urejena, ustrezno označena in popolna -

Navodili MzIP za urejanje poročil.

Priložena dokumentacija mora biti vsebinsko skladna z aktivnostmi navedenimi v prijavnici, navedba projekta na dokumentaciji (račun, pogodba, razpisna dokumentacija).

V spremnem dopisu točno navedite na kateri projekt in za katero poročevalsko obdobje se poročilo nanaša – velja tudi za poslane dopolnitve!

Vso dokumentacijo posredujte v celoti.

Elektronsko posredovanje obrazcev, izračunov….

Že ob prvem poročanju posredujete interna navodila. ki vplivajo na izvajanje posameznih postopkov in/ali na opredelitev upravičenosti stroškov (Interno navodilo o izvajanju javnih naročil male vrednosti, o poslovnem času, o napredovanju oz. nagrajevanju zaposlenih….) V primeru posebnosti, odstopanj predložite ustrezna pojasnila .

Morebitne dopolnitve posredujte najkasneje v roku 5-ih delovnih dni po prejemu poziva za dopolnitev.

49

Hvala za pozornost!

• Nada HOZJAN • telefon: 01 478 71 12, • E-pošta

:

nada.hozjan@gov .si

• http://www.cilj3.mzip.gov.si/ • http://www.alpine-space.eu/ 50