Transcript 1. Stroški dela

Program za NVO v Sloveniji
Delavnica o
izvajanju projektov in poročanju
Tatjana Studen
Ljubljana, 27.2.2014
Finančno poročanje




Natančno preberite Navodila za izvajanje in poročanje.
Izhodišče je vsebina projekta.
Načrtovane dejavnosti in učinki (rezultati).
Vse nejasnosti uskladite z Upravljacem sklada.
 Točka pogodbe o donaciji 7(2) ….Upravljavec sklada ima
pravico do vpogleda v celotno projektno dokumentacijo
projektov, vključenih v celovito finančno konstrukcijo. Če se
naknadno ugotovi, da so bili upravičencu stroški, ki naj bi jih
krila sredstva Finančnega mehanizma EGP in Norveške,
povrnjeni iz drugega vira, lahko upravljavec sklada odstopi od
te pogodbe ter zahteva vrnitev izplačanih sredstev skupaj z
zamudnimi obrestmi od dneva nakazila do dneva vračila.
Poročanje in izplačila
Veliki in srednji projekti
0M
Podpis pogodbe
7M
1 vmesno poročilo
Kontrola
13 M
2 vmesno poročilo
Kontrola
3 vmesno poročilo
Kontrola
(trajanje projekta nad
20 mesecev)
19,5 M
25,5 M
Končno poročilo
Monitoring / Revizija
19 M
Predplačilo (30% donacije)
1 vmesno plačilo (30%
donacije ob porabi 75%
predplačila)
2 vmesno plačilo
(v višini pozitivne razlike potrjenih
izdatkov in doslej prejetih plačil donacije do 85% donacije)
Kontrola
Končno plačilo
Vaš terminski plan je določen v pogodbi v točki 5(1) donacijske pogodbe.
Poročilo
1. vmesno poročilo
Obdobje poročanja
1. – 6. meseca
2. vmesno poročilo
7. – 12. meseca
3. vmesno poročilo (pri
projektih nad 20 mesecev)
13. – 18. meseca
Končno poročilo
19. – 24. meseca*
13. – zadnji mesec*
7. – zadnji mesec*
Rok za predložitev poročila
V 30 dneh po zaključku
obdobja poročanja
V 30 dneh po zaključku
obdobja poročanja
V 30 dneh po zaključku
obdobja poročanja
V 45 dneh po zaključku
projekta
*Glede na trajanje projekta.
Poročanje na 6 mesecev oz. glede na določila v pogodbi.
Upravičeni stroški
 Nastati morajo v času izvajanja projekta in biti plačani
najkasneje v 30 dneh po zaključku projekta;
 Biti morajo povezani s predmetom pogodbe o donaciji torej
izvedbo projekta;
 Izkazovati morajo finančno učinkovitost;
 Biti morajo zabeleženi na bančnem računu ali v
računovodskih listinah.
FINANČNI PREGLED
V tabeli so kot pomoč že vstavljene posamezne formule,
vendar pa je upravičenec sam odgovoren za pravilnost prikaza finančnih podatkov.
Št.
Vrsta izdatka
1. Izdatki dela projektne skupine
1.1. Vezani na osnovne projektne dejavnosti
1.1.1. Plače zaposlenih
Strošek dela na podlagi pogodbe civilnega prava za
1.1.2 člane projektne skupine
1.2. Vezani na krepitev organizacije
Pogodbena sredstva (EUR)
10.000,00
55,00
10.000,00
10.000,00
55,00
55,00
0,00
0,00
0,00
1.2.1. Plače zaposlenih
Strošek dela na podlagi pogodbe civilnega prava za
1.2.2. člane projektne skupine
2. Izdatki za potovanja
0,00
0,00
0,00
2.1. Vezani na osnovne projektne dejavnosti
0,00
0,00
3.1. Vezani na osnovne projektne dejavnosti
3.2. Vezani na krepitev organizacije
4. Drugi manjši direktni izdatki
0,00
0,00
0,00
0,00
4.1. Vezani na osnovne projektne dejavnosti s
0,00
0,00
4.2. Vezani na krepitev organizacije
5. Izdatki brez zunanjih storitev (1+2+4)
0,00
0,00
2.2. Vezani na krepitev organizacije
3. Izdatki zunanjih storitev
Projektni izdatki (EUR) v
poročevalskem obdobju
0,00
10.000,00
55,00
0,00%
0,00%
6. Administrativni izdatki
1.000,00
7. Skupni upravičeni izdatki (3+6+7)
10.000,00
55,00
0,000%
0,000%
#DEL/0!
10.000,00
#DEL/0!
55,00
8. Zaprošena vrednost donacije
0,00
9. Lastno sofinanciranje
1. Stroški dela - zaposleni
 Izdatki za stroške dela so v celoti upravičeni, če je zaposleni na projektu zaposlen za
poln delovni čas. Če zaposleni projektu namenja samo del delovnega časa, se
upravičeni izdatki izračunajo na osnovi cene urne postavke in števila ur opravljenih
na projektu.
 Odsotnost z dela zaradi dopustov, praznikov ali zaradi bolezni (razen nege) je
upravičen strošek, ta se upošteva pri izračunu mesečnih produktivnih ur za izračun
mesečne urne postavke.
Izračun mesečnih prod. ur*= št. vseh del. ur – št. ur
praznikov, dopusta, boleznin
 Upravičeni so tudi stroški regresa v sorazmernem deležu glede na delo opravljeno
na projektu. Izdatek za regres se pri poročanju uveljavi posebej (ob koncu leta) in
ga ne vključimo v izračun urne postavke za posamezni mesec.
 Izplačan regres lahko uveljavite po zaključku leta, ko je znan letni fond produktivnih
ur in ur, ki se jih opravili v tem letu na projektu.
*V izjemnih primerih, kjer bo sorazmerno št. produktivnih ur na mesec izjemno nizko zaradi visoke odsotnosti iz dela, se bo tovrstne primere
obravnavalo posebej.
1. Stroški dela zaposleni
DOKAZILA: (OBR-1A/B)




pogodba o zaposlitvi (pri prvem poročilu),
časovnica o opravljenem delu zaposlenega za
posamezen mesec z izračunom upravičenih izdatkov za
delo – OBR-1b (excel),
plačilna lista zaposlenega,
potrdilo o plačilu (bančni izpisek, iz katerega je razvidno
izplačilo neto plače in povračil ter plačilo davkov in
prispevkov).
1. Stroški dela – na podlagi pogodb
 V to kategorijo spadajo stroški dela samo v primeru, da
organizacija upravičenca ali projektnega partnerja nima
zaposlenega ustreznega osebja.
 Članom projektne skupine, ki delo izvajajo po podjemni
ali avtorski pogodbi, se izdatki za potne stroške posebej
ne izplačujejo.
1. Stroški dela –na podlagi pogodb
DOKAZILA: (OBR -1A/B)
 pogodba, iz katere je razviden bruto znesek (v primeru večkratnih
izplačil se predloži samo prvič) ali napotnica v primeru
študentskega dela,
 časovnica (priloži se v primeru, da sta v pogodbi cena in količina
dela opredeljena na osnovi urne postavke), obvezno v primeru
študentskega dela
 obračun ali REK-2 (razvidni morajo biti zneski plačil za dotično
osebo) oz. račun
 dokazilo o plačilu (bančni izpisek, razvidni morajo biti tako neto
izplačilo kot davki in prispevki oz akontacija dohodnine)
 kadar je primerno, se k vsebinskemu delu poročilu priložijo tudi
izdelki oz. druga dokazila, ki izkazujejo, da je bilo delo opravljeno.
1. Stroški dela projektne skupine


POZOR:
Izplačilo na podlagi računa samostojnega podjetnika ne
šteje med stroške dela, temveč stroške zunanjih storitev.
Osebe, ki so zaposlene na projektu, ne morejo hkrati
nastopati kot zunanji izvajalci storitev po
avtorski/podjemni pogodbi na istem projektu.
1. Izdatki dela za projektno skupino
1.1. Osnovne projektne dejavnosti
5,00
55,00
50,00
5,00
55,00
50,00
50,00
5,00
5,00
0,00
0,00
55,00
55,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
15.01.07
1.1.2. Izdatki po pogodbah civilnega prava
0,00
0,00
0,00
1.2.1. Plače zaposlenih
0,00
0,00
1.2.2. Izdatki po pogodbah civilnega prava
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Stroške zaposlenih, ki so že navedeni v 1b zavihku lahko združite skupaj v 1a, torej celotno upravičeno vrednost na osebo za poročevalsko obdobje.
Opombe/sklic
Skupaj
upravičeni
izdatki
(v EUR)
Upravl
50,00
1.1.1. Plače zaposlenih
1.2. Krepitev organizacije
Upravičeni DDV
(v EUR)
Upravičeni izdatki
/ neto znesek v
primeru računa (v
EUR)
Bruto znesek
izdatka v EUR
Način plačila
(gotovinsko /
negotovinsko)
Datum plačila
Št. dejavnost v
koliko to ni
razvidno iz OBR1b
Naziv partner-ja,
ki nosi strošek
Izdajatelj
dokumenta
Datum izdaje
dokumenta
oz. računa
Vrsta
spremljajočega
dokumenta
IZDATKI PROJEKTA
Ime in priimek
Št. kategorije
izdatkov
OBRAZEC 1A
Obrazec je obvezen v kolikor strošek dela temelji na št. opravljenih ur (pogodba o zaposlitvi, avtorske, podjemne, študenstko delo).
OBRAZEC 1B
Mesečni
fond
produktivni
h ur iz
plačilne liste
brez ur
praznikov,
Zap
. št.
Ime in priimerk
1. Janez Novak
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
Leto
Mesec
Datum
Vrsta
plačila
dokumenta
Neto plačilo
Prispevki in
davki
Prispevki in
davki
Povračilo
delojemalca
delodajalca
prevoza
dopusta,
boleznin
Povračilo malice
Drugo*
Celotni izdatek
-
razen nege.
Št.
opravljeni
h ur na
uro
Projektno
upravičen
izdatek
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
#DEL/0!
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Povprečni
izdatki na
projektu
OBRAZEC 1B
Časovnica
Upravljavec sklada
Št.
opravljeni
h ur na
projektu
D1
D2
D3
D4
D5
D6
D7
D8
D9
D10 D11
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Opombe/sklic
• izpolnjuje v urah ( ne
dnevih);
Ime in priimerk
Janez Novak
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
• ne zapisuje se ur odsotnosti
(praznikov, bolniške, dopustov);
• vpisuje se opravljene ure na
posamezni dejavnostih kot
so opredeljene v
vsebinskem poročilu;
• Izpolnijo jo tako zaposleni
kot vsi ostali, ki delajo na
podlagi časovne postavke
(urna/ dnevna);
• število ur opravljenih na
dejavnosti se bo primerjalo
z izvedenimi dejavnosti v
vsebinskem delu poročila;
2. Potni stroški





kilometrina, parkirnina, dnevnice, nastanitev…,
izplačujejo se članom projektne skupine (lokalno, v tujino),
upravičeni: zaposleni, prostovoljci,
potni stroški so neupravičeni v primerih, kjer zakon za
posamezno delovno razmerje tega ni predvidel (npr.
avtorska pogodba),
zgornje meje izplačil (Uredbe).
DOKAZILA: (OBR-2)



potni nalog z obračunom ali račun
dokazila o uveljavljanju potnih stroškov (vozovnice, vstopno-izstopni
letalski kuponi, potrdila o prevozih, računi za parkirnino, gorivo,
ipd.)
dokazilo o plačilu (bančni izpisek).
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
2. Potni stroški
2.1. Osnovne projektne dejavnosti
2.2. Krepitev organizacije
0
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
0
Opombe/sklic
Skupaj
upravičeni
izdatki (v EUR)
Upravičeni DDV
(v EUR)
Upravičeni izdatki
/ neto znesek (v
EUR)
Bruto znesek
izdatka v EUR
Št. dejavnosti
(D3,..)
Naziv partner-ja,
ki nosi strošek
Ime in priimek /
izdajatelj računa
Datum plačila
Št. PN / št.
računa
Št. kategorije
izdatkov
OBRAZEC 2
IZDATKI PROJEKTA
Upravljavec
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
3. Stroški zunanjih storitev
 Kategorija zajema stroške zunanjih storitev, tisk
publikacij, stroške usposabljanj, promocije, svetovanj,
izdelave študij, promocijskih dogodkov ipd., kot tudi
amortizacijsko vrednost nakupa opreme ali obnove
nepremičnin.
 Podizvajalci niso projektni partnerji!
 Naročila storitev se izvajajo skladno s ZJN-2d.

Za naročila manjša od 5.000 € zadošča že ena ponudba.

V primeru naročil v skupni višini 5.000 € do 20.000 €, mora upravičenec
pridobiti najmanj tri različne ponudbe.
Storitve, v vrednosti od 20.001 € do 40.000 €, je treba objaviti na portalu
javnih naročil.

3. Stroški zunanjih storitev


Pri nabavi opreme ali obnovi veljajo enaka pravila kot pri
zunanjih izvajalcih.
K vsebinskemu delu poročila priložite fotografijo
dobavljene opreme oz opravljenih del. Opremo / rezultat
opravljenih obnovitvenih del je potrebo ustrezno označiti,
da je razvidno, da se sofinancira iz sredstev programa.
Pregled dobavljene opreme / opravljenih del bo izveden na
kraju samem.
3. Stroški zunanjih storitev
DOKAZILA: (OBR-3)





ustrezna pravna podlaga (predračun, pogodba, študentska
napotnica, ipd.),
račun (če relevantno pripišite na račun še amortizacijsko
stopnjo in datum začetka amortizacije)
zabeležka opravljenih ur in kratkim poročilom o opravljenem
delu (v primeru, da sta v pogodbi cena in količina dela
opredeljena na osnovi urne postavke; obvezno v primeru
študentskega dela),
dokazilo o plačilu (bančni izpisek)
ustrezne priloge k vsebinskemu delu (slike, opis del)
3.2. Krepitev organizacije
3. Zunanje storitve
3.1. Osnovne projektne dejavnosti
0,00
Skupaj
upravičeni
izdatki
(v EUR)
Upravičeni DDV
(v EUR)
Upravičeni
izdatki / neto
znesek
(v EUR)
Bruto znesek (v
EUR)
Način plačila
(gotovinsko /
negotovinsko)
Datum plačila
Naziv partner-ja,
ki nosi strošek
Datum izdaje
dokumenta
oz. računa
Vrsta
spremljajočega
dokumenta
Št. dejavnosti
(D3, ...)
Izdajatelj
dokumenta
Št. kategorije
stroškov
OBRAZEC 3
IZDATKI PROJEKTA
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
4. Drugi manjši direktni stroški
 Pod to kategorijo sodijo vsi preostali direktni stroški,
povezani z izvajanjem projektnih aktivnosti, ki ne
presegajo vrednosti 500€ in imajo življenjsko dobo krajšo
od enega leta ter ne sodijo med administrativne stroške.
DOKAZILA: (OBR-4)



račun
dokazilo o plačilu (bančni izpisek)
ustrezna pravna podlaga (predračun, pogodba,
študentska napotnica)
4.2. Krepitev organizacije
0,00
0,00
IZDATKI PROJEKTA
4. Drugi manjši direktni stroški
0,00
0,00
0,00
4.1. Osnovne projektne dejavnosti
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Opombe/sklic
Skupaj
upravičeni
izdatki (v EUR)
Upravičeni DDV
(v EUR)
Upravičeni
izdatki / neto
znesek (v EUR)
Bruto znesek (v
EUR)
Način plačila
(gotovinsko /
negotovinsko)
Datum plačila
Naziv partner-ja,
ki nosi strošek
Datum izdaje
dokumenta
oz. računa
Vrsta
spremljajočega
dokumenta
Št. dejavnosti
(D3, ...)
Izdajatelj
dokumenta
Št. kategorije
stroškov
OBRAZEC 4
Upravljavec sklad
5. Administrativni stroški
 Stroški za delovanje pisarne (npr. najem prostora,
ogrevanje, čiščenje, telefon….)
 Pri poročanju se ne prilaga dokazil, bodo predmet
preverjanja na kraju samem;
 Morajo biti dokumentirani v računovodski evidenci
projekta;
 Z interno temeljnico v deležu skladnim s pogodbo o
donaciji preknjižite posredne stroške s splošnega
stroškovnega mesta na stroškovno mesto projekta.
Interno temeljnico priložiti k finančnemu poročilu, ki sledi
zaključku poslovnega leta oz. h končnemu poročilu.
Lastno sofinanciranje
 V skladu s točko 4(3) pogodbene o donaciji mora upravičenec skupaj
s partnerji zagotoviti sofinanciranja upravičenih stroškov projekta.
 Lastni prispevek se lahko v celoti zagotovi v denarju, ali (najmanj
50% v denarju) in delno v naravi v obliki prostovoljskega dela
(največ 50%).
 Za vrednotenje prostovoljskega dela se uporabljajo določbe
Pravilnika o področjih prostovoljnega dela in vpisniku (Ur. l. št.
48/2011, 60/2011). Spodnje vrednosti so zgolj informativne,
spreminjajo se v skladu s Pravilnikom.
a) 13 EUR naloge vodenja (npr. vodenje projekta);
b) 10 EUR vsebinske aktivnosti (npr. izvajanje projekta);
c) 6 EUR ostale aktivnosti (npr. podpora).
Lastno sofinanciranje
DOKAZILA:
 Sofinanciranje v denarju: priložite dokazila glede na vrsto
sofinanciranega izdatka
 Če gre za neplačano prostovoljno delo, se priloži obračun
dela (ure in urna postavka) in kratek vsebinski opis
opravljenega dela.
DDV
 Upravičen je strošek DDV, ki ga upravičenec
ne dobi povrnjenega od države;
 Dostava izjave o ne-povrnitvi DDV;
Evidentiranje stroškov
 Dvojno evidentiranje je za učinkovito vodenje projekta
neizbežno. Računovodski oddelek v vaši organizaciji bo uredil
stroške po svojih normativih, vi pa boste stroške evidentirali na
način, ki bo ustrezal obliki vmesnega in končnega poročila.
 Vključitev partnerjev: Tako kot vi, mora tudi partner ustrezno
voditi poslovne knjige in sodelovati pri pripravi poročil za
potrebe projekta. Od partnerja morate zahtevati, da svoje
dokumente spravi v predpisano obliko in naj vam dostavi vsa
potrebna dokazila, ki naj bodo že skladno označena in
razvrščena. Zaradi lažjega združevanja je smiselno, da prilog ne
označujejo z zaporednimi številkami, s tem vam olajšajo
nalogo pri združevanju in označevanju poročil.
Realokacija finančnih sredstev
 Vsakršne spremembe finančnega načrta je treba izvesti s
predhodno odobritvijo Upravljavca sklada.
 Prenos sredstev znotraj ene kategorije stroška finančnega
načrta ali prenos med kategorijami stroškov v finančnem
načrtu, pri čemer vrednost te spremembe ni večja od
20% prvotnega zneska zadevne kategorije stroška – brez
dodatka k pogodbi, a mora o tem vnaprej obvestiti
Upravljavca sklada in izpolniti obrazec Realokacija
finančnih sredstev.
 Prenos sredstev večja od 20% - dodatek k pogodbi!
Upravičenec v pisni obliki vnaprej zaprositi Upravljavca
sklada za dodatek k pogodbi.
Prihodki projekta
 V primerih, ko bi projekti ustvarili prihodke (npr. prodaja
projektnih izdelkov kot so knjige, prihodki od kotizacij za
usposabljanja, dohodki od prodaje vstopnic za dogodke
organizirane v okviru projekta, itn.), je potrebno te odšteti
od vrednosti projekta. Delež so-financiranja se nato
izračuna glede na zmanjšani znesek.
 S prihodki projekta ne morete zagotavljati lastnega
sofinanciranja. Le-to mora biti v vsakem primeru
zagotovljeno z lastnimi finančnimi sredstvi oz.
prostovoljskim delom.
Spremljanje izvedbe projekta – obisk na kraju
samem
Namen spremljanja projektov je preveriti in
zagotoviti izvajanje projekta v skladu s pogodbenimi
določili. Spremljanje projektov in obisk na terenu
preverja vse ravni projektnega izvajanja tako z
vsebinskega kot finančnega vidika.
Pogodbena določila
 Izvajanje poteka skladno s pogodbo
 Revizijska sled: Upravičenec mora redno voditi
natančno evidenco o vsebinski in finančni izvedbi
projekta, kot tudi ločeno in razvidno knjižiti vse
projektne stroške.
 Prav tako mora upravičenec hraniti zadevno
dokumentacijo še 5 let po izplačilu končnega salda
donacije.
 Pooblaščene organizacije donatorja in naročnika lahko
opravijo revizijo projekta na podlagi projektne
dokumentacije, kot tudi preglede in nadzor na kraju
samem.
HVALA ZA POZORNOST!
[email protected]
Tel.:01 425 68 60