Transcript Program Jugovzhodna Evropa

FLC seminar - program South East Europe
Ljubljana
01 julij 2013
Jože Valič
Prvostopenjska
kontrola - MzIP
Programi prvostopenjske kontrole
v okviru MzIP:
Programi ETS: SEE, Alpine Space, MED, Central
Europe
Programi transnacionalnega sodelovanja: ESPON
in URBACT II
Področje programa SEE
Priprava na poročanje







Programski dokumenti:
Priročnik o izvajanju projektov (SEE Implementation Manual)
Pravila o upravičenosti stroškov (SEE Control Guidelines)
Priročnik za poročilo partnerja (Project Partner s Guidelines for SEE
Partner report)
obrazci za poročanje (spremembe, proračun, izstop PP,…)
http://www.southeast-europe.net/en/downloads_section/
Dokumenti prvostopenjske kontrole
Navodila in obrazci za poročanje:
http://www.cilj3.mzip.gov.si/index.php?id=9&lang=sl
Navodila in obrazci za poročanje
OBRAZCI IN IZJAVE:

Izjava projektnega partnerja (DDV, ki se lahko povrne ni upravičen
strošek). Potrebno je obkrožiti eno od možnosti in vpisati odbitni delež
DDV (v primeru odbitnega deleža). Možnost: Potrdilo DURS.

Izjava, da izvajanje in rezultati projekta ne predstavljajo državne
pomoči (De minimis).

Izjava u zagotavljanju ločenega računovodstva

Zbirno finančno poročilo o sofinanciranju transnacionalnega
projekta (viri sofinanciranja, pogodba o sofinanciranju).

Obrazci za poročanje SEE partner report – podpisan (predhodno
potrdi LP, poslati tudi v elektronski obliki – na priloženi zgoščenki).

Obrazec za izračun urne postavke in razdelitev po delovnih paketih
(WP) (vsi podatki na enem mestu, poenotenje izračuna, manj zamud,
priložiti na zgoščenko).

Vsi
obrazci so
objavljeni na spletni
strani
CILJ3:
http://www.cilj3.mop.gov.si/index.php?id=126&lang=sl
(pozor:
ločeno po programih!)
Navodila in obrazci za poročanje
ZBIRNO FINANČNO POROČILO:
Navodila in obrazci za poročanje
ZBIRNO FINANČNO POROČILO:
Navodila in obrazci za poročanje
IZJAVA PROJEKTNEGA PARTNERJA:
Navodila in obrazci za poročanje
Navodila:
1.
2.
3.
Urejanje poročil (Registrator: Dokumenti, izjave, str. po kategorijah)
Str. Zaposlenih: Za vsakega zaposlenega posebej Izračun urne
postavke in razdelitev po WP (obrazec CILJ3) časovnica, plačilna lista,
potrdilo o plačilu, REK-1, regres.
Kontrola na kraju samem: Navodila MzIP, priprava prostora in
dokumentacije. Skladnost s poročanim, revizijska sled, oprema,
investicije, označevanje.
Odgovornost upravičencev v zvezi z obveščanjem in informiranjem
javnosti: Navodila za označevanje publikacij (brošure, članki, letaki,
novice, prezentacije, dopisi, spletne publikacije,…). Presoja: Ali
gre za zunanjo komunikacijo?
Odgovornost upravičencev v zvezi
z obveščanjem in informiranjem
javnosti.
1.
2.
Poimenovanje programa: South East Europe Transnational
Cooperation Programme. Kratko: South East Europe Programme ali
SEE Programme.
Slogan:
Uporaba je priporočena skupaj z logotipom, na spodnjem delu
publikacije. Uporablja se ustrezni odtenek sive (CMYK 0.0.0.50).
3.
Logotip:
Odgovornost upravičencev v zvezi
z obveščanjem in informiranjem
javnosti.
1.
Barve logotipa: Za tiskane publikacije se uporablja CMYK barvna
lestvica. Za posebno tiskanje pa barvna lestvica PANTONE. Za spletne
publikacije pa RGB barvna lestvica.
Posebne verzije logotipa
Priporočeno je belo ozadje in
barvna verzija logotipa. V posebnih
primerih, oz. v primeru barvnega
ozadja ali fotografije, se uporablja
ena od spodnjih verzij logotipa.
• Na majhnih površinah ali
posebnih materialih je
priporočljiva uporaba
besedilnega logotipa.
Odgovornost upravičencev v zvezi
z obveščanjem in informiranjem
javnosti.
1.
Ustrezni razmik: Za doseganje maksimalnega učinka, mora biti
zagotovljen ustrezen razmik do ostalih vsebin okrog logotipa. Razmik
mora biti najmanj polovica grafičnega simbola.
2.
EU logotip: Vedno zgoraj desno. Različne verzije:
Uporaba označevanja
Po uredbi Evropske komisije
je predvidena uporaba:
a) Logotipa programa v kombinaciji s
sloganom programa.
b) Logotipa evropske unije
V primeru manjših promocijskih
izdelkov ali publikacij, oz. če gre za
delno ali celotno financiranje iz
predpristopne pomoči (IPA, ENPI), je
dovolj uporaba zgolj EU verzije
logotipa, sicer pa obvezna uporaba
ERDF verzije logotipa (vsi ERDF
partnerji).
c) Logotipa projekta
Dodatno je priporočena izdelava in
uporaba logotipa projekta, ki ga nato
uporabljajo vsi projektni partnerji.
Uporaba označevanja
Vizitke
Prezentacije
Dopisi
Uporaba označevanja
Promocijski material
Uporaba označevanja
Spletna komunikacija:
Jasna povezava s SEE
programom in financiranjem s
strani EU sklada.
Označevanje opreme:
Nalepka velikosti 1/16 vidne površine.
Upravičenost izdatkov
Izdatki so upravičeni, če:

se nanašajo na projekt in so predvideni v potrjeni prijavnici

so se dejansko zgodili projektnemu partnerju in jih je partner plačal
(primer: potni stroški za IPA, 20% ASP in 10% PP)

so raspoznavni, preverljivi in jih spremljajo originalna dokazila

so nastali in bili plačani znotraj periode (v primeru, da se aktivnost
izvaja ob koncu periode in plačilo zapade v naslednjo periodo, so ti
izdatki upravičeni v naslednji periodi). Stroški so upravičeni z
zamudo največ ene periode!

so se zgodili znotraj območja programa/EU

so evidentirani ločeno (voditi vse nastale stroške v zvezi s
projektom na ločenem stroškovnem mestu ali drugih evidencah)
Pripravljalni stroški (WP0)
Izdatki so upravičeni, če:

so nastali med 01.01.2007 in datumom potrditve prijavnice (AF)

so predvideni v AF (le do višine proračuna)

so bili plačani pred koncem prvega obdobja

so bili uveljavljeni kot del prvega poročila

Spadajo v eno izmed naslednjih stroškovnih kategorij:
- zaposleni (Staff)
- režijski stroški (Overheads). V primeru izbire metode 8% flat rate,
stroški niso upravičeni.
- stroški potovanj (Travel and accommodation)
- zunanji strokovnjaki (External expertise)
 Neizkoriščeni proračun WP0 ni prenosljiv v okviru flexibility rules na
ostale BL in WP!
Kategorije upravičenih stroškov







stroški zaposlenih (Staff costs)
režijski stroški (Overheads)
potni stroški (Travel and Accomodation)
stroški zunanjih izvajalcev (External expertise and services)
oprema (Equipment)
investicije malih vrednosti (Small scale Investments)
stroški garancij in ostali finančni stroški (Financial charges and
guarantee costs)
Stroški zaposlenih (Staff costs)
Dokazila:






sklep predstojnika o imenovanju v delovno skupino za delo na
projektu (razvidna funkcija - naloga na projektu, % dela ter čas
trajanja zaposlitve na projektu)
pogodba o zaposlitvi za vse, ki delajo na projektu
plačilna lista
dokazila o nakazilu plač in prispevkov (obrazec REK-1 ali potrdilo
DURS)
izračun urne postavke (podpisan)
obrazec za evidentiranje delovnih ur – časovnica (Monthly
timesheet), podpisan s strani delavca in delodajalca
Časovnica
Sprememba metode izračuna urne
postavke
1. Bruto I: 1,000.00 EUR
2. Prispevki in stroški plačani s strani delodajalca (+ 1/12 regresa): 270.00 EUR
3. Skupni stroški zaposlenih (1.+2.): 1,270.00 EUR
4. Ure na SEE projektu: 116 h
5. Ure na ostalih projektih: 44 h
6. Odsotnost z dela (praznik, bolniška, dopust,…): 16h
7. Skupne ure v mesecu (4.+5.+ 6.): 176 h
8. Urna postavka (3./(4.+5.)): 1,270.00 EUR/160= 7.9375 EUR
9. SKUPNI mesečni strošek zaposlenega na SEE projektu (4.x 8.):
116 x 7.9375 EUR =920.75 EUR
Opomba: Stroški odsotnosti so vključeni v izračun!
Urna postavka
Urna postavka
Stroški zaposlenih (Staff costs)
Izračun urne postavke:
mesečna bruto plača s prispevki, s stroški prevoza in prehrane
vse efektivne ure v določenem mesecu Brez odsotnosti (boleznine, dopusti, prazniki,…)
X dejansko število
ur na projektu
Podlaga za izračun je plačilna lista in podatki iz časovnice.
Nadure so upravičene, če so nastale zaradi projekta in so prikazane na
časovnici.
Boleznine v breme ZZZS niso upravičen strošek (Nega, krvodajalska akcija).
Delovna uspešnost iz naslova povečanega obsega dela za javne uslužbence je
upravičen strošek (če se povečan obseg nanaša na delo na projektu).
Redna delovna uspešnost je upravičen strošek, če je v skladu s pogodbo o
zaposlitvi.
Regres je upravičen v višini 1/12 bruto zneska za vsak mesec, ko je zaposleni
delal na projektu. Podobno se obračuna tudi poračun regresa za 2012.
Stroški režije (Overheads)
Gre za stroške poslovanja organizacije, ki so direktno ali indirektno
povezani z izvajanjem projekta.
 Stroški v trajanju projekta ne smejo preseči 20% stroškov dela (8% v
primeru izbire pavšalnega obračuna (le 4 razpis))
1. Direktni/neposredni stroški (Strošek računa je v celoti str. Projekta)
Primeri:
- najemnina (v kolikor je ločen prostor za namen projekta in se ločeno
prikazuje najemnina. Vsi v prostoru so 100% zaposleni na projektu.
poštni stroški, stroški kopiranja izključno za namen projekta,
telefonski klici – v kolikor se telefonska številka uporablja izključno za
namen projekta…
Stroški režije (Overheads)
2. Indirektni stroški

se posredno nanašajo na aktivnosti pri izvajanju projekta in jih je
potrebno izračunati proporcionalno po ustreznem ključu.
Primeri:

strošek električne energije, ogrevanja, vode, kumunale..

strošek skupnih računovodskih storitev

strošek skupnega pisarniškega materiala, čiščenja




Ključ (več možnosti):
število ljudi na projektu/skupno število ljudi v organizaciji
število ur dela na projektu/število vseh delovnih ur v organizaciji ali
v oddelku, ki izvaja projekt
površina delovnih prostorov za namen projekta/celotna površina
delovnih prostorov v organizaciji)
Stroški režije (Overheads)
V celotnem obdobju izvajanja projekta ves čas uporabljati
enako metodo izračuna ključa (z uporabljenimi podatki za
vsako obdobje)!
Pavšalni izračuni niso upravičeni!
Dokazila:
V primeru indirektnih stroškov: Razvidna metoda, oziroma ključ za
izračun; z razvidnimi uporabljenimi podatki za izračun in konkretnim
izračunom za aktualno obdobje. Podpisano in ožigosano.
Originalni računi in kopije (s priloženo naročilnico, dobavnico),
dokazilo o plačilu računov.
Stroški režije (Overheads)
3. Pavšalna metoda (le 4 razpis!)



Metodo je potrebno predhodno izbrati (obkljukati v prijavnici - AF),
Spremembe metode med projektom niso možne.
Upravičenih je 8% stroška dela (glede na višino v poročilu
prijavljenih str. zaposlenih, razdelitev po WP v enakih deležih kot
str. Zaposlenih.
Prednosti:
 Brez prilaganja dokazil in izračunov (zmanjšanje administrativnih
opravil – porabe časa)
Slabosti:
 Le 8%
Pravilno
izpolnjevanje - 8% pavšal
Potni stroški

Upravičeni so samo potni stroški za zaposlene v organizaciji, ki
delajo na projektu (staff) in so neposredno povezani z izvajanjem
projekta.

Potni stroški zunanjih izvajalcev, deležnikov ter 20% ASP in 10% PP
se uveljavljajo v kategoriji “External expertise and services”.

Upravičena so samo potovanja znotraj območja programa oz. EU.

Izbrati je potrebno najbolj ekonomično nočitev (srednji razred) in
transport; (npr. uporaba poslovnega ali prvega razreda pri nakupu
letalske karte ni upravičena). Vsako odstopanje mora biti posebej
obrazloženo (taxi).
Potni stroški
Dokazila:

original in kopija obračuna naloga za službeno potovanje s vsemi
prilogami (račun za nastanitev, letalske karte, vozovnice, cestnine,
…..)

poročilo o službeni poti

vabilo na službeno pot (lahko tudi e-poštno vabilo)

program (agenda) konference, sestankov, ..

lista udeležencev s podpisi

dokazila o plačilu potnih stroškov
Potni stroški
Dokazila:

V primeru uporabe lastnega vozila je priznanih 18% cene 95
oktanskega bencina za km, ki velja v času potovanja.

v primeru uporabe službenega vozila, pa se strošek izračuna po
metodi:
strošek uporabe službenega vozila = dejansko število prevoženih
kilometrov × veljavni davčno upravičen znesek povračila za prevoženi
kilometer.
Na dan izdaje tega obvestila znaša davčno upravičen znesek povračila za
prevoženi kilometer 0,37 EUR.
Priložiti je potrebno podatke o opravljenih kilometrih na službeni poti
(potni nalog – evidenca kilometrine vozila).
Stroški zunanjih strokovnjakov



Sem sodijo poleg stroškov zunanjih strokovnjakov tudi stroški
promocije, organizacije srečanj in dogodkov, storitve (brez DHL),…
Projektni partner ne sme biti najet za zunanjega strokovnjaka
Zaposleni na projektu ne sme biti tudi zunanji strokovnjak
Upoštevanje določil zakona o javnem naročanju (ZJN-2), , IPA-I
partnerji (PRAG)
ZUNANJI STROKOVNJAKI
• Le v primeru, da PP nima lastnih tovrstnih strokovnjakov
• Strokovnjaki morajo biti nujni za uspešno izvedbo projekta
• Izbira zunanjih strokovnjakov mora biti transparentna
ORGANIZACIJA SREČANJ IN DOGODKOV
• Srečanja in dogodki, ki so predvideni v AF
• Lista prisotnih (catering, pogostitve,…)
• Vrste stroškov: najem dvoran in opreme, govorniki, tolmačenje,
promocijski material za dogodek, …

Stroški zunanjih strokovnjakov
OSTALE STORITVE
• Prevajalske storitve, tisk publikacij,…
• Storitve, ki niso v povezavi z ostalimi BL (poštni stroški so lahko
uveljavljeni le v okviru BL Overheads)
PROMOCIJSKI STROŠKI
• Brošure, letaki, članki, objave, novice, spletna stran (2 leti),…
• Publikacije, ki niso vezane izključno na izvedbo dogodkov.
• Stroški so upravičeni, če so izdelki označeni v skladu s programskimi
pravili o informiranju javnosti (Annex 3 Visual Identity Guideline of the
SEE Implementation manual - www.southeast-europe.net)
Stroški zunanjih strokovnjakov
Dokazila:

Dokazila o izpeljanem ustreznem postopku izbire zunanjih
strokovnjakov (ponudbe, zapisniki, sklepi,…)

Pogodba ali naročilnica

Originalni račun in kopija računa

Dokazila o plačilu

Dokazila o izvedbi storitev: poročilo o opravljenih storitvah,
študije(obsežnejše študije v el. obliki),analize, fotografije….
Oprema



Oprema, ki je nujna za izvedbo projekta (in predvidena v AF)
Uporabljena je izključno za potrebe projekta
Prekoračitev predvidenega proračuna ali nakup nepredvidene
opreme le s predhodno odobritvijo JTS

Upoštevanje določil zakona o javnem naročanju (ZJN-2)

V primeru, da je amortizacijska doba daljša od preostalega trajanja
projekta, je dovoljen le strošek amortizacije ali proporcionalni delež
vrednosti opreme po formuli:
št. mesecev do konca projekta X vrednost opreme
št. mesecev amortizacijske dobe
Oprema
Dokazila:

Dokazila o izpeljanem ustreznem postopku izbire ponudnika
(ponudbe, zapisniki, sklepi,…)

Pogodba ali naročilnica

Originalni račun in kopija računa

Dokazila o plačilu

Dokazila o obstoju opreme in ustrezni označenosti opreme:
inventarni list, fotografije….
Manjše investicije






Investicija z mednarodnim (čezmejnim) vplivom in predvidena v AF
Vključena še najmanj dva druga partnerja iz ostalih držav
Primeri: nove tehnologije, pilotne rešitve problemov, rešitve s
področja energetske učinkovitosti, zmanjšanja onesnaževanja,…
Projektni partner ne sme biti izvajalec
Investicije ne smejo biti namenjene PP, pač pa širšim javnim
potrebam.
Upoštevanje določil zakona o javnem naročanju (ZJN-2), IPA-I
partnerji (PRAG)
Stroški garancij in ostali finančni
stroški

Stroški mednarodnih transakcij (nakazila LP

Bančni stroški odpiranja in vodenja ločenega računa za izvajanje
projekta

Garancije bank ali drugih finančnih institucij do meje določene z
zakonodajo

Pravni in notarski stroški v povezavi s projektom in nujni za izvedbo
projekta

Stroški morajo biti predvideni v proračunu ali kasneje potrjeni s
strani JTS.
PP,…)
Pogoste težave

Pozno poročanje:
Zaželeno je, da oddate poročilo v prvem tednu po preteku obdobja
oz. ne kasneje kot v 15 dneh. Obravnavanje po vrstnem redu.

Nepravilni podatki v PPR:
nepravilno obdobje poročanja(SC), nepravilno ime PP v angl. (AF),
opisi stroškov, vnosi podatkov (datumi računa, plačila,valuta,…),
napačni podatki o proračunu, o predhodno potrjenih stroških.

Težave z excelom (PPR):
previdna uporaba Copy-paste funkcije
poškodbe makrov v PPR.
Poškodovana
datoteka
Opis stroškov
Pravilno
izpolnjevanje tabel
Pogoste težave



Common Costs:
proračun je lahko presežen, vendar mora PP pokriti presežek iz
lastnega proračuna.
Spremembe na ravni projekta (podaljšanje projekta, sprememba
partnerjev, večje spremembe proračuna):
posredovanje popravljenih programskih dokumentov (AF, SC in PA)
ali aneksov k dokumentom.
Realokacije sredstev v okviru 10% ali 20% flexibility rules:
v prvih treh obdobjih realokacije niso zaželjene. V primeru manjše
prekoračitve na skupnem WP ali BL je dovolj e-poštna potrditev s
strani LP. V primeru večjih sprememb je potrebno predhodno
soglasje JTS ali MA.
Pogoste težave

Zaključek projekta:
računi izdani pred koncem projekta, plačilo do 60 dni po koncu
projekta = 2 meseca!

•
•
•
De-committment rule (N+3 cilj):
Cilj 2013: 139,4 M EUR na ravni programa,
Ocena rizičnosti za znižanje proračuna: do 16 M EUR
Morebitna odvzeta sredstva bodo na voljo za rezervno listo 4
razpisa.
Obdobja poročanja v nevarnosti
2nd call
Period
3rd call
Deadline
Period
4th call
Deadline
Period
Deadline
4
01/06/201230/11/2012
01/03/2013
2
01/09/201228/02/2013
01/06/2013
1
28/09/201231/03/2013
01/07/2013
5
01/12/201231/05/2013
01/09/2013
3
01/03/201331/05/2013
01/09/2013
2
01/04/201330/06/2013
01/10/2013
Ukrepi za zmanjšanje
nevarnosti
• Krajša (3 – mesečna) obdobja
• Ostrejši nadzor nad tekočo porabo sredstev in opozorila v
primeru težav.
• Krajša obdobja ali celo brez obdobij za popravke in pojasnila.
• Možna uvedba dodatnih 3- mesečnih obdobij za 2 in 3 razpis
(6.1 in 4.1 obdobje) za izdatke po 31.05.2013.
• O vseh dejanskih spremembah boste pravočasno obveščeni s
strani LP
Kontakt
V primeru težav ali potrebe po dodatnih informacijah:
E-pošta:
[email protected]
Internet: www.cilj3.mzip.gov.si
ali www.southeast-europe.net
Hvala za pozornost!