Transcript How INTERREG IVC will work for you?

ZAGOTAVLJANJE REVIZIJSKE SLEDI
Priporočila za arhiviranje
projektne dokumentacije
Urška Trojar
Ljubljana, 29. 5. 2012
1
Kaj je revizijska sled?
Revizijska sled je podroben dokumentiran popis kateregakoli procesa
od sprožitve pobude začetka procesa do njegovega zaključka.
V primeru operacij omogoča sledljivost in vidni pregled nad celotnim
procesom izvedbe ter omogoči projektnim partnerjem, da zadostijo
potrebam nadzora in revidiranja, ko s shranjenimi dokumenti
dokazujejo potek izvajanja operacije ter pravilnost in celovitost
evidenc.
Arhiviranje dokumentov:
bistvena naloga arhiva, tako klasičnega kot elektronskega, je v
ohranjanju vsebine dokumentov (podatkov in informacij), ki morajo biti
dostopni, razumljivi ter na voljo ciljnim skupinam uporabnikov. Hkrati
mora arhiv zagotavljati tudi dolgoročno nespremenljivost in
verodostojnost vseh zapisov za celoten čas hrambe.
2
Kateri dokumenti?
-
Pravne podlage (prijavnica z dopolnitvami, pogodba o sofinanciranju ESRR
z dodatki, sporazum o partnerstvu, pogodba o nacionalnem sofinanciranju
ipd.)
-
Poročila o operaciji skupaj z zahtevki za izplačilo, dokazila o prejetih
sredstvih in dokazila o plačilih partnerjem
-
Finančne listine in podporni dokumenti (računi in druge listine enake
dokazne vrednosti), dokazila o plačilih, vključno z računovodskimi
evidencami
-
Nastali izdelki operacije oz. dokazila o nastalih izdelkih/storitvah operacije
-
Dokazila o izvedbi postopkov javnega naročanja
-
Dokazila o spoštovanju zahtev glede informiranja in obveščanja
-
Druga ustrezna korespondenca v zvezi z operacijo
Podroben seznam je na voljo v poglavju 4.3.4. Programskega priročnika, vzorec
projektne mape pa na spletni strani MGRT.
3
Oblika hrambe
Dokumenti v izvirniku ali v obliki overjenih kopij, ki ustrezajo
izvirniku (za račune in pogodbe) ter kopije ostalih dokumentov,
shranjeni v splošno uporabljenem sredstvu za hranjenje podatkov.
 V papirni/tiskani različici in/ali na splošno sprejetih elektronskih
nosilcih podatkov (CD-ROM, USB ključ ipd.)
4
Roki hrambe
Projektni partnerji morajo predstavnikom vseh pristojnih institucij in od njih
pooblaščenih subjektov iz Slovenije omogočiti dostop do vseh spisov,
dokumentov in podatkov v zvezi z operacijo najmanj do 31. 12. 2020 oz.
najmanj 3 leta po zadnjem izplačilu programu INTERREG IVC s strani
Evropske komisije.
Najmanj do 31. 12. 2020 tudi:
MGRT ter drugim pristojnim in pooblaščenim organom omogočiti dostop
do:
-
vseh evidenc, dokumentov in rezultatov v sklopu posameznih dejavnosti
operacije, vključno za pregled na kraju samem, z zagotavljanjem prostora in
s sodelovanjem vseh odgovornih oseb operacije,
-
zgradb in prostorov ter jim dovoliti izvajanje meritev in pregledov,
povezanih z operacijo. Spletno stran operacije mora vodilni partner
vzdrževati še najmanj 5 let po zaključku operacije na svoje stroške.
Morebitni daljši roki hranjenja, kot lahko določa nacionalna zakonodaja,
ostanejo nespremenjeni.
5
Obveznosti upravičenca
6
1.
Vzpostaviti sistem zbiranja, hranjenja in vzdrževanja celotne projektne
dokumentacije ter ustreznega vodenja ločene računovodske evidence
za operacijo
2.
Izdelati sistem hranjenja – projektno mapo, ki bo omogočala hitro najti
prave informacije in dokazila
3.
Zagotoviti, da bo v vsakem trenutku arhiv pripravljen za potrebe
morebitne revizije (kontrole in revizije države članice, revizorji EU)
4.
Ob zaključku operacije preveriti, da projektna mapa vsebuje vso
potrebno dokumentacijo ter jo ustrezno hraniti do roka hrambe
Projektna mapa
7
1.
Imenujte odgovorno osebo za vzdrževanje projektne mape
2.
Izdelajte seznam dokumentov (krovni list), ki jih vsebuje projektna mapa
in ga sprotno ažurirajte
3.
Na krovnem seznamu navedite tudi natančno lokacijo, kjer se hranijo
originali oz. kopije posameznih dokumentov (ne pozabite na partnerje)
4.
Označite posamezne registratorje in njihovo vsebino skladno z
izdelanim seznamom dokumentov
5.
Hranite tudi e-različice dokumentov namenjene vaši operaciji
(računalnik, drugi mediji za e-zapis)
6.
Tudi e-pošta, v kolikor lahko pojasni posamezne dogodke v okviru
operacije, se obravnava kot vsak drug dokument
7.
V kolikor za posamezen poslovni dogodek ne boste uspeli predložiti
ustreznih dokazil, bodo revizorji lahko sprožili zahtevo za vračilo
neupravičeno izplačanih zneskov