Transcript Odbiranje arhivskega gradiva

Ohranimo arhivsko gradivo našim
zanamcem
Vesna Gotovina
Vodja sektorja za varstvo arhivskega gradivo uprave po letu
1945
Seminar, 13.5.2013 – 14.5.2013
Predpisi
• Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06,
32/07 in 63/07, 115/2007, 122/2001, 31/2008, 35/2009, 58/2010, 101/2010)
• Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS,
št. 75/2005, 86/2006)
• Pravilnik o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o izvrševanju
uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št.47/2008, 58/2010,)
• Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih
(Uradni list RS, št. 30/2006)
• Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list
RS, št. 86/2006)
• Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v
javni upravi (Uradni list RS, št. 52/2009)
2
Predpisi
• Enotne tehnološke zahteve – ETZ 2.0, 06.04.2011
• Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih
oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z
dokumentarnim gradivo (Uradni list RS, št. 132/2006, št.
38/2008)
• Zakon o upravnem postopku (Uradni list RS, št. 80/99, 70/00,
52/02, 73/04, 119/05, 24/2006, 105/2006, 126/2007, 65/2008,
47/2009, 48/2009, 8/2010)
• Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS,
št. 24/03, 61/05, 96/2005, 109/2005, 113/2005, 28/2006,
51/2006, 117/2006)
3
Predpisi
• Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu
(Uradni list RS, št. 57/2000, 30/2001, 25/2004, 73/2004,
98/2004, 61/2006)
• Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko
podpisovanje (Uradni list RS, št. 77/2000, 2/2001,99/2001,
42/2007)
• Uredba o celostni grafični podobi Vlade RS in drugih organov
državne uprave (Uradni list RS, št. 58/2010, 57/2011)
• Zakon o tajnih podatkih (Uradni list RS, št. 87/2001, št.48/2003,
101/2003, 135/2003, 28/2006, 50/2006, 9/2010, 60/2011)
• Uredba o varovanju tajnih podatkov
(Uradni list RS, št. 74/2005, 7/2011, 24/2011 popr.)
4
Mednarodni standardi in priporočila
• ISO 15489 – 1:2001 Information and dokumentation
– Records management – Part 1: General
• ISO 15489 –2:2001 Information and dokumentation
– Records management – Part 2:Tehnical report
• ISO 14721:2003 Reference model for an open
archival information system – Model odprtega
arhivskega informacijskega sistema (OAIS)
• MoReq – Model requirements for the
management of electronic records (Model
zahtev za upravljanje elektronskih
dokumentov – Specifikacija MoReq ), 2001,
2008, zadnja verzij 2010
Organizacija arhivov v Sloveniji
• Arhiv Republike
Slovenije
• 6 regionalnih arhivov
• arhivi samoupravnih
lokalnih skupnosti
7
Definicije pojmov - 1
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
dokument, priloga
dokument v elektronski obliki
dokument v fizični obliki
elektronska kopija dok. v fizični obliki
fizična kopija dok. v elektronski obliki
fizična kopija dokumenta v fizični obliki
vhodni, izhodni, lastni dokument
zadeva
dosje
klasifikacijski znak
številka zadeve, številka dokumenta
8
Definicije pojmov - 2
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
signirni (dodeljevalni) znak
evidenca dokumentarnega gradiva
uradna evidenca
dokumentarno gradivo
arhivsko gradivo, trajno gradivo, gradivo z
rokom hrambe
zbirka nerešenih zadev
tekoča zbirka dokumentarnega gradiva
stalna zbirka dokumentarnega gradiva
pisarniška odredba, zaznamek
rokovnik
varovani podatki, tajni podatek
I. SPLOŠNE DOLOČBE
9
Naloge in pooblastila
Pooblastila predstojnika:
• za sprejemanje pošte
• za odpiranje pošte,
• za sprejemanje vlog in vlog na zapisnik
• za dodeljevanje zadev in dokumentov
• za evidentiranje dokumentov
• za skeniranje dokumentov in notranjo kontrolo
pravilnosti skeniranja
• za odpiranje ovojnice v kateri je tajni podatek
• za imenovanje komisije za izločanje in odbiranje
dokumentarnega gradiva
• …….
Naloge javnih uslužbencev
I. SPLOŠNE DOLOČBE
10
Splošne določbe
•
Način upravljanja z dokumentarnim gradivom
• Organiziranost:
–
–
–
–
–
samostojna notranja organizacijska enota
del druge notranje organizacijske enote
pooblaščeni javni uslužbenci
več glavnih pisarn enega organa na več lokacijah
ena glavna pisarna za več različnih organov na isti lokaciji
• Naloge:
− sprejem pošte
− odpiranje pošte (fizična, elektronska)
− evidentiranje zadev, dosjejev in dokumentov
− odprema
− skrb za varovanje dok.gradiva
− vodenje in skrb za enotno vodenje evidenc
− usklajevanje in nadzor nad upravljanjem z dok.gradivom
vodja glavne
pisarne
11
UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM
vhodni
dokument
SPREJEM
ODPREM
HRAMBA
HRAMBA
odpiranje in
pregledovanje
označevanje
EVIDENTIRANJE
priprava
odpreme
signiranje in
klasificiranje
reševanje
izhodni/lastni dokument
Pojem pošte
1. “Uradna” pošta:
- prepoznavna kot sporočilo
- jo je možno reproducirati za potrebe
poslovanja
- v elektronski obliki v predpisanem formatu;
- jo je potrebno evidentirati
3. Neevidenčno gradivo
4. Specifično dokumentarno gradivo
13
SPREJEMANJE POŠTE V FIZIČNI IN ELEKTRONSKI OBLIKI
oblika
fizična
elektronska
način
poštna,
kurirska,
dostavna
služba
el. pošta
telefaks
el.izmenjava
podatkov
sprejem
pooblaščeni
delavec
čas sprejema
poslovni čas
dežurna služba
kadarkoli
inf. sistem
kadarkoli
spletni obrazci
Odpiranje pošte
•
•
•
ravnanje z nevarno pošto
pošta, prejeta na elektronski naslov uslužbenca
prepoved odpiranja:
•
•
•
•
•
•
•
tajne pošiljke
ponudbe za razpise
osebne pošiljke
naslovljena na drug organ
postopek s pomanjkljivo in nepravilno pošto
ravnanje s prilogami
obrazci vlog
15
Prejemna štampiljka
• fizična pošta
•
•
•
•
praviloma zgornji desni del dokumenta
prva stran dokumenta
ne prekriva teksta
ne na priloge
• elektronski dokumenti
• zapisi z drugimi tehničnimi sredstvi
VI. UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM
2.Sprejemanje pošte in vlog
16
PREJEMNA ŠTAMPILJKA - PRIMER
Ministrstvo za kulturo RS
ARHIV REPUBLIKE SLOVENIJE
Prejeto: 13.05.20133
Signirni znak: 140-01
Vredn.: 0, 50 EUR
Priloge: 3
Številka dokumenta: 1112-05/2013/1
številka iz načrta
klasifikacijskih znakov
zaporedna številka
zadeve v okviru enega
leta
zaporedna številka
dokumenta v zadevi
leto (izpisane morajo biti
vse štiri številke, ni dovolj
npr. 12)
Razvrščanje - klasificiranje
• klasifikacija zadev in dokumentov
evidenca se vodi po vsebini zadev na podlagi načrta klasifikacijskih znakov
• načrt klasifikacijskih znakov
– določi predstojnik
– vsebuje seznam klasifikacijskih znakov, z besedami opisan pomen in rok
hrambe
– decimalna razdelitev vsebin z delovnega področja organa
– obvezen okvir načrta (Vlada); enoten načrt za posamezno področje
(ministri)
– številčni znaki; največ pet-mestni, brez vmesnih povezovalnih znakov
(PRAVILNO: 12344; Napačno: 123-44)
– za daljše časovno obdobje; ob spremembi (dodelitev znaka na 4. ali 5.
nivoju) zapis datuma v izvod, namenjen trajni hrambi
18
Klasifikacijski načrt Vicedomskega urada za
Kranjsko 1492 - 1747
gradivo osrednjega državnega oziroma
cesarjevega urada na Kranjskem je
razdeljeno v štiri glavne skupine:
•
•
•
•
Splošno - upravne zadeve
Cerkvene zadeve
Kameralne in urbarialne zadeve
Mitninske zadeve
19
GLAVNE SKUPINE IZ OBVEZNEGA OKVIRA 2005
0
DRŽAVNA IN DRUŽBENA UREDITEV
1
DELO, DRUŽINA, ZDRAVJE IN SOCIALNE ZADEVE
2
NOTRANJE ZADEVE
3
GOSPODARSTVO, KMETIJSTVO, GOZDARSTVO,
PREHRANA, OKOLJE, PROSTOR, PROMET IN ZVEZE
4
FINANCE, JAVNE FINANCE IN DRŽAVNO PREMOŽENJE
5
ZUNANJE ZADEVE
6
ZNANOST, KULTURA, ŠOLSTVO IN ŠPORT
7
PRAVOSODJE
8
OBRAMBA TER ZAŠČITA, REŠEVANJE IN POMOČ
9
ZADEVE ZUNAJ RAZREDOV OD 0 DO 9
20
OBVEZNI OKVIR NAČRTA KLASIFIKACIJKSKIH ZNAKOV na
podlagi katerega javnopravne osebe izdelajo svoje KN
Obsega:
• klasifikacijski znak
• opis pomena klasifikacijskega znaka
• opis vsebine klasifikacijskega znaka
DECIMALNA
KLASIFIKACIJA
Dodeljevanje - signiranje
glavna
pisarna
• dodeljevanje zadev in dokumentov
• postopek predpiše predstojnik
• popolno, nepopolno
• presigniranje
strokovni
notranja
org.enot
a
• dopolnilno dodeljevanje
• v evidenci celoten signirni znak
• načrt signirnih znakov
• določi predstojnik – akt o notranji org. in sist.
• vezani na delovno mesto
• spremembe le najnujnejše - dokumentirane
23
Načrt signirnih znakov
ARHIV REPUBLIKE SLOVENIJE ( primer – del načrta)
1 DIREKTOR
101 Služba za splošne naloge
101 - 01 Vodja službe
101 - 02 Višji svetovalec - pravnik
101 - 03 Višji svetovalec za tehnične naloge in investicije
101 - 04 Kadrovnik VII/2
101 - 05 Strokovni sodelavec
101 - 06 Tajnica direktorja
...
...
102 Sektor za varstvo najstarejšega arhivskega gradiva
102 -01 Vodja sektorja
102- 01 Višji svetovalec - arhivist
102- 03 Višji svetovalec arhivist
....
24
Splošno o evidentiranju
• pomen evidence dokumentarnega gradiva
• način vodenja evidence
• evidentiranje v elektronski obliki
•specifično gradivo
• neevidenčno gradivo
25
Evidentiranje dokumentov
•evidentiranje prejetih (vhodnih) dokumentov
• evidentiranje izhodnih dokumentov
• evidentiranje lastnih dokumentov
vhodni
dokument
nova
zadeva
signiranje
stara
zadeva
dosigniranje
reševanje
26
Dokument:
•
•
•
Evidentiranje dokumentov
– subjekt
– datum dokumenta
– številka dokumenta
– kratka vsebina dokumenta
– oznaka dokumenta (V, I, L)
– signirni znak
– število in kratek opis prilog
– ključne besede
– (drugi podatki)
postopek vpisa dokumenta v evidenco
vlaganje dokumentov v zadeve
kopije dokumentov
27
Zadeva:
Evidentiranje zadev, dosjejev in
dokumentnih seznamov
– številka zadeve
(klasif.znak – zap.št. /
letnica)
– subjekt ali tema
– ključne besede (opcijsko)
– kratka vsebina
– stanje
– datum začetka
– signirni znak
– rok hrambe
– zveza (če obstaja)
– seznam dokumentov v
zadevi
•ovoj
•zadeve po skrajšanem postopku
•povezane zadeve
•dosje
•rešitev zadev v upravnih postopkih
•rešitev zadev v drugih postopkih
•rešitev zadev iz splošnega
poslovanja
28
številka
V primeru, da je na
ovoju možnih več
rokov hranjenja, mora
javni uslužbenec, ki
reši zadevo, ustrezno
označiti rok hrambe!
29
Sejno gradivo
• evidenca - dosje
• vsebina evidence sejnega dosjeja:
–
–
–
–
izvirnik vabila z dnevnim redom in seznamom povabljenih
neoverjen zapisnik prejšnje seje
poročilo o izvrševanju sklepov
gradivo k posameznim točkam dnevnega reda
• sejno gradivo
• evidenca sklepov
30
sejno gradivo
31
31
Priprava dokumentov
• enotna podoba in prepoznavnost – celostna podoba
• pravilnost in enotnost vsebine
• oblikovne značilnosti dokumentov
- državni grb
- naziv ‘Republika Slovenija’
- naziv organa državne uprave
- kontaktni podatki
- številka dokumenta,
- datum
- drugi podatki, predpisani za poslovanje
- žig, navedba in podpis uradne/ih oseb
• žigi (fizična in elektronska oblika)
32
Primer
uradnega
dopisa
33
Grafični primer poslovne vizitke
Primer
poslovne
vizitke
34
ZBIRKA NEREŠENIH ZADEV
rešene
TEKOČA ZBIRKA
STALNA ZBIRKA
2 leti
Stalna zbirka
Posledice selitve gradiva
HRAMBA GRADIVA
•
Način hrambe (v okviru leta po klasifikacijskih znakih!).
•
Hramba gradiva v elektronski obliki.
•
Hramba gradiva s tajnimi podatki.
•
Hramba gradiva na mikrofilmu.
Arhivsko gradivo
• v zbirki dokumentarnega gradiva
je posebej označeno
• fizično gradivo hranimo ločeno
• za vsak organ javne uprave ga
določi pristojni arhiv
• področje arhivskega gradiva
urejajo predpisi
ARHIV RS
- predpisi, ki jih izdaja javnopravna oseba v okviru svoje pristojnosti,
- uradne, javne evidence, vključno z zbirkami osebnih podatkov,
- lastni zapisniki sej z gradivom za seje,
- celotne pomembnejše zadeve iz upravnega postopka
- dokumenti o ustanovitvi, organizaciji in likvidaciji javnopravne osebe,
- zapisniki o izidu volitev in referendumov,
- plani, poročila in analize vseh vrst (zlasti letni in pomembnejši
38
posamezni).
Naloge javne arhivske službe pri
javnopravnih osebah
• vrednotenje dokumentarnega gradiva
• dajanje pojasnil v zvezi z dolžnostmi
javnopravnih oseb glede dokumentarnega
gradiva
• strokovni nadzor
• usposabljanje uslužbencev, ki delajo z
dokumentarnim gradivom
39
- Javnopravne osebe so državni organi, organi samoupravnih
lokalnih skupnosti ter nosilci javnih pooblastil in izvajalci
javnih služb.
- Javno arhivsko gradivo je last Republike Slovenije, razen
arhivskega gradiva, za katero so pristojni arhivi
samoupravnih lokalnih skupnosti in je last samoupravne
lokalne skupnosti.
- Javno arhivsko gradivo se odbere iz dokumentarnega
gradiva na podlagi pisnih strokovnih navodil pristojnih
arhivov.
40
Sektor za varstvo arhivskega gradivo uprave po letu
1945
skrbi za varstvo arhivskega gradiva:
• Državnega zbora RS
• Vlade RS
• ministrstev in organov v sestavi
• uradov
• vladnih služb
• zavodov
• javnih agencij
• javnih skladov
• družb s prenesenimi pooblastili
41
Register ustvarjalcev javnega arhivskega
gradiva
• arhivi vodijo skupni register javnopravnih oseb, za
katere ugotovijo svojo pristojnost in od katerih
bodo prevzemali arhivsko gradivo
• podatki o javnopravnih osebah se pridobijo iz
Poslovnega registra Slovenije in v sodelovanju z
Agencijo za javnopravne evidence in storitve in
ministrom za javno upravo
42
Register je objavljen na spletni strani Arhiv RS
DOSJE JAVNO
PRAVNE OSEBE
https://apl.ars.gov.si/regust/index.htm
Dolžnosti javnopravnih oseb
Skrbeti morajo za:
• ohranjanje
• materialno varnost
• celovitost in
• urejenost dokumentarnega gradiva
DOKLER NI ODBRANO ARHIVSKO GRADIVO
44
Arhivsko gradivo
• Arhivsko gradivo je tisti del dokumentarnega
gradiva, ki ima trajen pomen za znanost in
kulturo ali trajen pomen za pravno varnost
oseb.
45
Javnopravne osebe morajo
pristojnemu arhivu zagotoviti:
• ogled stanja in
• posredovati podatke, ki jih potrebuje za
vodenje evidenc o arhivskem gradivu
46
Javnopravne osebe morajo tudi po odbiranju
arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva
zagotoviti hrambo trajnega gradiva in drugega
dokumentarnega gradiva do poteka rokov
hrambe.
47
Dolžnosti javnopravnih oseb pri prehodu javnega
arhivskega gradiva v arhiv so:
• sodelovanje z arhivom pri izdelavi navodil za
odbiranje javnega arhivskega gradiva iz
dokumentarnega
• odbiranje javnega arhivskega gradiva iz
dokumentarnega po navodilih arhiva
• izdelava seznama odbranega gradiva in
• izročanje javnega arhivskega gradiva arhivu
48
Javnopravne osebe morajo zagotavljati ustrezne:
 materialne pogoje
 kadrovske pogoje
 finančne pogoje
DOLOČITI MORAJO OSEBO, ODGOVORNO ZA
IZVAJANJE TEH OBVEZNOSTI.
49
Usposabljanje uslužbencev, ki delajo z
dokumentarnim gradivom
• uslužbenci, ki delajo z dokumentarnim gradivom
morajo imeti najmanj srednjo izobrazbo in opravljen
preizkus strokovne usposobljenosti pri pristojnem
arhivu
• arhivi vodijo evidenco preizkusov strokovne
usposobljenosti
50
Zbiranje kreditnih točk
V roku treh let mora vsak, ki opravi
preizkus strokovne usposobljenosti zbrati
2 kreditni točki!
51
Načela in merila za vrednotenje
dokumentarnega gradiva
•
•
•
•
•
•
•
•
potrebe zgodovinopisja,drugih znanosti in kulture
potrebe oseb za trajno pravno varnost
pomembnost vsebine gradiva
pomembnost dogodkov in pojavov v določenem
času
posebnosti kraja ali območja
pomen javnopravne osebe
pomen avtorja
izvirnost dokumentov in njihovo podvajanje (določi
se gradivo, ki najpopolneje izraža vsebino)
52
•
•
•
•
izvirnost podatkov in informacij
reprezentativni izbor – vzorci
ohranjenost in obseg nastalega gradiva
notranje in zunanje značilnosti gradiva (jezik,
umetniška vrednost, način zapisa)
53
Seznam dokumentarnega gradiva, za katero
se šteje, da je praviloma vedno arhivsko
gradivo je objavljen v
Uredbi o varstvu dokumentarnega in
arhivskega gradiva (priloga št. 1)
54
Vrednotenje
Za vrednotenje dokumentarnega gradiva mora javnopravna
oseba seznaniti pristojnega arhivista z:
• organizacijsko strukturo
• pristojnostmi
• nalogami
• predmetom poslovanja
• funkcijami in dejavnostjo
• načinom upravnega poslovanja
• evidencami o dokumentarnem gradivu
• drugimi podatki
55
Potrditev pisnega strokovnega navodila
• pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega
gradiva iz dokumentarnega sprejme komisija
pristojnega arhiva, ki jo imenuje predstojnik arhiva
• komisija je najmanj tričlanska
• sestavljena iz predstavnikov pristojnega arhiva in
predstavnika javnopravne osebe, za katero se
sprejema pisno strokovno navodilo
56
Del strokovnega navodila
1002
1003
1004
1005
101
102
103
Individualna
delovna
razmerja
Personalne
mape
Pritožbe in
spori
Druge zadeve
iz skupine 100
Kolektivna
delovna
razmerja in
socialno
partnerstvo
Varnost in
zdravje pri delu
Pokojninsko in
invalidsko
zavarovanje
A
T
10
A
10
5
5
5
A
T
Centralna kadrovska evidenca, druge kadrovske evidence,
poročila in analize,…
Personalne mape,.. T oziroma najmanj 100 let od rojstva
delavca
Prenehanje delovnega razmerja (A)
Disciplinski postopki, delovni spori, pritožbe (10),…
Vse ostalo kar ni možno nikamor uvrstiti
Splošne sistemske ureditve, kolektivne pogodbe in aneksi,
pogajanja, sodelovanje delavcev pri upravljanju,
reprezentativnost sindikatov, hramba statutov sindikatov,
delovanje sindikatov, stavke ...
Izbris sindikata iz evidence
Prijava nesreče pri delu, ocena varnosti in zdravja pri
delu (A)
Naloge v zvezi z zagotavljanjem varnega delovnega okolja,
redni servisi gasilske in druge tehnike, opreme in sredstev
za varstvo pred požarom, požarni redi (5),...
Izvajanje pokojninskega in invalidskega zavarovanja,
dejavnost ZPIZ-a (5),
Dodatno pokojninsko zavarovanje (T), …
57
A za MPJU pomeni, da je dokumentarno gradivo arhivsko le
v primeru, ko je nastalo pri delu Ministrstva za pravosodje
in javno upravo RS. V nasprotnem primeru se upošteva rok
hrambe, ki je zapisan v stolpcu “rok hrambe”.
Klasifikacijs
ki znak
Pomen
klasifikacijskeg
a znaka
Rok
hrambe
411 Investic 5
ije
Trajno
gradivo
Arhivsko
gradivo
A za
MPJU
Opis vsebine klasifikacijskega znaka
Program ukrepov in
investicij, izdaja soglasja
lokalni skupnosti za
investicijo,
ki
se
sofinancira iz sredstev
proračuna RS; kontrola
investicijskih programov,
kontrola
finančne
konstrukcije
58
investicije,...
ARHIVSKO GRADIVO, KI MORDA NI V CELOTI ZAJETO V NAČRTU
KLASIFIKACIJSKIH ZNAKOV
in obsega delo javnopravne osebe:
• letaki, plakati, brošure in drugi drobni tiski o dejavnosti
javnopravne osebe,
• izvod spletnih objav
• magnetofonski trakovi, kasete, fotografije, filmi, videokasete...
z zvočnimi in slikovnimi posnetki dela poslovanja in dejavnosti
javnopravne osebe, objektov, naprav, dogodkov, procesov,
pojavov, oseb, prireditev, proslav, jubilejev, spominov,
govorov,
• interni časopisi in glasila,
• publikacije o dejavnosti, zborniki...
• vzorci tiskanih obrazcev, bonov, nakaznic...
59
Vrste dokumentarnega gradiva
XX let
Trajno
10 let
Trajno s statusom
arhivskega gradiva
Arhiv lahko
proglasi za
arhivsko
gradivo tudi
trajno gradivo
Arhivsko
5 let
60
Dodatna strokovna navodila
• arhivi lahko cel čas do prevzema arhivskega
gradiva v arhiv izdajajo dodatna strokovna
navodila za odbiranje arhivskega gradiva iz
dokumentarnega gradiva
• Arhiv RS je ob reorganizaciji državne uprave,
izdal aprila 2012, posebno strokovno navodilo
o ravnanju z dokumentarnim in arhivskim
gradivom
• Ob spremembi pristojnosti, poslovanja ali
organizacije mora javnopravna oseba
obvestiti pristojni arhiv najpozneje v 30 dneh
zaradi dopolnitve ali izdelave novega pisnega
navodila.
Odbiranje arhivskega gradiva
• arhivsko gradivo se odbere iz dokumentarnega
gradiva javnopravnih oseb v skladu z določbami
zakona, uredbe in ETZ in po strokovnih navodilih
pristojnega arhiva. To so pisna strokovna navodila in
dodatna pisna strokovna navodila predstavnikov
pristojnega arhiva pred ali ob samem odbiranju
• arhivsko gradivo se odbere iz zaokroženih in
kompletnih celot praviloma vsakih pet let, najpozneje
pa pred izročitvijo gradiva v arhiv
63
• pred začetkom odbiranja je potrebno obvestiti
arhiv
• pri odbiranju je potrebno upoštevati pisna
strokovna navodila
• gradivo se mora hraniti v urejenem stanju in
tehnično opremljeno do izročitve v arhiv
64
Izročanje arhivskega gradiva
• javne osebe morajo izročiti javno arhivsko gradivo
najkasneje 30 let po nastanku gradiva
• 30 letni rok izročitve se lahko izjemoma podaljša
na podlagi sporazuma med pristojnim arhivom in
javnopravno osebo
• v primeru spora me arhivom in javnopravno
osebo odloči minister pristojen za arhive
• če se gradivo ali del gradiva nahaja pri drugih
osebah, lahko pristojni arhivi zahtevajo izročitev.
• rok za izročitev določi pristojni arhiv
65
Izročanje arhivskega gradiva
Arhivsko gradivo se izroča:
• v izvirniku
(izvirnik je vsak primaren oz. izviren zapis ne
glede na pisno osnovo, način zapisa in pravno
veljavnost) V ETZ sta predpisana oblika in
način izročitve digitalnega gradiva
• brez tehnoloških omejitev dostopa
66
• urejeno
(če so dokumenti, zadeve, dosjeji v sklopu
arhivskega gradiva na mestu, ki je določeno z
načinom upravnega ali pisarniškega poslovanja)
• popisano (popis mora vsebovati elemente)
- naziv javnopravne osebe
- obdobje
- skupni obseg
- zaporedno število tehničnih enot
- opis vsebine arhivskega gradiva
- ime in priimek delavca, ki je izdelal popis
- datum izdelave popisa
67
Pred začetkom popisovanja arhivskega
gradiva za izročitev v arhiv, pristojni arhivist
določi podatke, ki jih je potrebno popisati.
Elementi popisa so odvisni od vrste gradiva,
ki je predmet izročitve.
68
Popis gradiva Geodetske uprave
RS
69
70
71
72
73
V okviru kazala pravnih oseb : Mladina Slovenije – vojaška parada v
Beogradu sta vpisani dve popisni enoti
74
• v zaokroženih celotah
(za najmanj 5 let)
• kompletnih celotah
- arhivsko gradivo je kompletna celota, če
vsebuje celotno arhivsko gradivo v
časovnem obdobju za katero se izroča
- vsebuje pisarniške evidence, tajno gradivo,
podatke o zasebnosti in gradivo, ki ni
zajeto v klasifikacijskem načrtu.
75
• tehnično opremljeno
gradivo v fizični obliki
- vloženo v papirne ovoje, mape, tehnične
enote (škatle, kolute…)
- ne sme biti speto s kovinskimi sponkami
in vloženo v plastične mape
- tehnične enote morajo biti opremljene z
napisi
gradivo v digitalni obliki
- določeno v ETZ
76
Izročanje, prevzemanje, hramba in dostop do arhivskega gradiva v e- obliki
(Standard 14721, OAIS- Open archival information system).
Sprejemni
informacijski
paket
Arhivski
informacijski paket
Dostopni
informacijski paket
SPREJEMNI ARHIVSKI PAKET (SIP)
bodo morali pripraviti ustvarjalci arhivskega
gradiva na podlagi dodatnih strokovnih
navodil pristojnega arhiva.
metapodatki o
vsebini
dokumenta
Zapisnik o prevzemu in izročitvi arhivskega
gradiva
• Zapisnik se sestavi v 4 izvodih. Dva prejme
izročitelj in dva prevzemnik.
• Priloge k zapisniku:
- seznam gradiva
- seznam gradiva, ki je izjemoma ostalo pri
izročitelju
- seznam zaupnega gradiva z roki nedostopnosti
80
ZAPISNIK O IZROČITVI IN PREVZEMU JAVNEGA ARHIVSKEGA GRADIVA
sestavljen dne ___________________v________________________
Izročitelj: ________________, ki ga zastopa____________________.
Prevzemnik: Arhiv Republike Slovenije, Zvezdarska 1, 1127 Ljubljana, ki ga zastopa
1. Izročitev in prevzem arhivskega gradiva sta bila opravljena na podlagi 39. in 40. člena
Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št.
30/2006).
Prevzem za Arhiv RS je opravil(a) ________________________ Gradivo je izročil(a)
_______________
2. Predmet izročitve in prevzema je arhivski fond (del arhivskega fonda, posamezni
dokumenti itd.)
/ime fonda, začetno in končno leto gradiva, količina v tm in tehničnih enotah ali kosih/
3. Izročitelj je začasno obdržal naslednje dele gradiva
81
4. Izročitelj je izdelal prevzemni popis arhivskega gradiva, ki je predmet izročitve in prevzema. Popis je
priloga tega zapisnika.
5. Izročitelj je bil opozorjen na obvezo 6. točke 40. člena zakona o varstvu dokumentarnega in
arhivskega gradiva ter arhivih glede označitve vrste in rokov nedostopnosti arhivskega gradiva in
a) ni določil vrst in rokov nedostopnosti javnega arhivskega gradiva,
b) je določil naslednje vrste in roke nedostopnosti arhivskega gradiva
6.
/pripombe in pojasnila izročitelja ter prevzemnika glede ohranjenosti arhivskega gradiva/
7. Zapisnik je sestavljen v 4 izvodih od katerih prejmeta izročitelj in prevzemnik vsak po 2 izvoda.
Številka:
Datum:
Za izročitelja:
/podpis in žig/
Priloga:
- prevzemni popis
- seznam gradiva, ki je izjemoma ostal pri izročitelju
- seznam zaupnega gradiva z roki nedostopnosti
Za prevzemnika:
/podpis in žig/
82
Stroške odbiranja, izročanja, tehnične
opreme, prevoza in dostave
• krije javnopravna oseba
• pokrajinski in zgodovinski arhivi lahko za
pomoč pri odbiranju in izročanju arhivskega
gradiva zahtevajo ustrezna finančna sredstva
83
Statusne spremembe, prenehanje in
preoblikovanje javnopravnih oseb
Javnopravna oseba mora obvestiti pristojni
arhiv o:
- prenehanju delovanja
- statusnih spremembah…
V vseh primerih je potrebno poskrbeti za
odbiranje in izročanje arhivskega gradiva.
84
Evidenca o ustvarjalcih
• Arhivi evidentirajo podatke o ustvarjalcih.
• Vodijo tudi dokumentacijo o javnopravnih
osebah, ki same hranijo arhivsko gradivo
(npr. Univerza v Ljubljani, RTV Slovenija)
85
Odtujitev arhivskega gradiva
• Javnega arhivskega gradiva ni dovoljeno
odtujiti !
• Lahko se izvozi v tretje države ali iznosi v
države članice Evropske unije pod
posebnimi pogoji.
86
Odločanje v primeru nejasnosti
V primeru nejasnosti ali gre za:
• arhivsko gradivo
• muzealijo
• knjižnično gradivo
odloči minister pristojen za arhive.
87
Hramba arhivskega gradiva
• javno arhivsko gradivo hranijo izključno
pristojni arhivi (ne glede na obliko zapisa)
• v fizični obliki se hrani v skladu s predpisi o
materialnem varstvu
• v digitalni obliki je dovoljena samo dolgoročna
hramba zajetega gradiva v skladu s
strokovnimi navodili pristojnega arhiva
88
Varstvo tajnih podatkov,
poslovnih skrivnosti
in varstvo osebnih podatkov
Varovanje tajnih podatkov (stopnje tajnosti: strogo tajno, tajno,
zaupno, interno), največ 40 let
Varstvo osebnih podatkov, ki se nanašajo na zasebnost
posameznika oziroma na njegovo ideološko, versko in politično
prepričanje, zdravstvene zadeve, vpis v kazensko evidenco... (75
let od nastanka ali 10 let od smrti)
Varstvo poslovnih skrivnosti in davčnih skrivnosti
89
[email protected]
tel. 01-24-14-293 in 031-361-311
90