Transcript Baseline Informatiehuishouding van Gemeenten

Aan de slag met de Baseline
Informatiehuishouding van
Gemeenten
Frans Smit, Rotterdam, 22 mei 2012
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
wat, waarom, wanneer, wie
• normen en instrumenten voor het op orde krijgen en
houden van de informatie van gemeenten
• aanleiding, doel en aanpak
• kabinetsnota Informatie op Orde uit 2007
• uitwerking voor rijk, daarna voor andere overheden
• opdracht VNG aan KING voor baseline gemeenten
• verbinden met GEMMA en zaakgericht werken
• multidisciplinaire projectgroep
• versie 1.0 in 2012 vastgesteld
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
de zeven normen
1.
2.
3.
4.
5.
bestuur en beleid
organisatie
standaarden
ordening en metadata
duurzaamheid, toegankelijkheid en
authenticiteit
6. kwaliteitszorg
7. digitale vervanging, verwijdering, overdracht
en vernietiging
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
de baseline als dashboard
• te gebruiken door …
• … bestuur en management
• … beleidsmedewerkers
• … toezichthouders
• als instrument voor …
• … beleid
• … verantwoording
• … samenwerking
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
versie 1.0
•
•
•
•
managementsamenvatting
deel 1: De Basis
deel 2a: Het Denkkader
deel 2b: Documentaire informatievoorziening
en (digitaal) zaakgericht werken
• deel 3: De Praktijk
• bijlagen
•
http://www.vng.nl/eCache/DEF/1/13/822.html
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Norm 1: Bestuur en Beleid
De verantwoordelijkheden die het management namens het
college van b&w draagt voor de duurzame toegankelijkheid
en betrouwbaarheid van informatie zijn belegd en
beschreven
•
•
•
•
•
Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer
Informatiebeleidsplan
Informatiebeveiligingsplan
Procedures WOB en WBP (privacy officer)
Uitgangspunten: 9-vlak en INK-model
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Norm 2: Organisatie
de inrichting van organisatie, processen, personeel en
hulpmiddelen is kwantitatief en kwalitatief toereikend voor
de borging van duurzame toegankelijkheid en
betrouwbaarheid van informatie
•
•
•
•
•
Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en mandaten
Taakverdeling tussen primaire processen en ondersteunende processen
Processen en Procedures
Kwaliteitsmanagement, interne audit en control, risicomanagement,
inspectie
(…)
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Norm 3: Standaarden
voor verschillende aspecten van het informatiebeheer zijn
binnen de gemeente of het bestuursorgaan standaarden
gedefinieerd en in gebruik.
•
•
•
•
•
Informatiearchitectuur: GEMMA
Basisgegevens en zaakgegevens: RSGB en RGBZ
Gegevensuitwisseling: STUF
Duurzame en open bestandsformaten
(…)
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Norm 4: Ordening en metadata
er is een - geprioriteerde - classificatie gemaakt van producten,
processen, informatie en verantwoordelijkheden, waarbij
rekening is gehouden met wet- en regelgeving.
•
•
•
•
Ordeningsstructuur: ZTC, BAC
Metadata: ISO23081, toepassingsprofiel
Classificatie: vertrouwelijkheid, veiligheid, beperkte openbaarheid
(…)
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Norm 5: Duurzaamheid,
toegankelijkheid, authenticiteit
een - al of niet geautomatiseerd - systeem waarmee
overheidsinformatie wordt beheerd, ondersteunt
aantoonbaar de eisen van duurzame toegankelijkheid en
betrouwbaarheid, op het niveau van het geldende
beheerregime.
•
•
•
Informatiesysteem: gecertificeerd NEN2082, Moreq2
Duurzaam toegankelijk houden: e-depot(-s), RODIN
(…)
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Norm 6: Kwaliteitszorg
Bij het creëren en gebruiken van overheidsinformatie worden
de kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid en
betrouwbaarheid in acht genomen .
•
•
•
•
•
Kwaliteitsmanagement, audit, control en inspectie
Zelfevaluatietools: GAR, RODIN
Methodieken: INK-model, BSC
Referentiekaders, toetsingscriteria
(…)
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Norm 7: Digitale vervanging, verwijdering,
vernietiging en overdracht
de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van
overheidsinformatie is tot het moment van verwijdering
gewaarborgd, en de verwijdering verloopt conform
vastgelegde procedures.
•
•
•
•
•
Handboek Vervanging
Machtiging tot vervanging
Procedure van selectie en vernietiging
Vernietiging van alle versies (incl. backups !)
(…)
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
deel 3: praktijkvoorbeelden
• Besluit Informatiebeheer Amsterdam
• Functioneel Ontwerp Records Management B5
• Draaiboek beleid digitale duurzaamheid Den
Bosch en Tilburg
• Zelfevaluatietool kwaliteitszorg Rotterdam
• Toetsingskader voor archiefinspectie Almere
• Model Zaakgericht werken Prover
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
informatiebeheerplan in Almere
• onderdeel Besluit Informatiebeheer 2011
• jaarlijks te actualiseren, bevat overzicht van:
– processen, procedures
– verantwoordelijkheden
– vindplaats van informatie en van metadata
– In gebruik zijnde informatiesystemen
– knelpunten en verbetertrajecten
– geplande overbrengingen
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Landelijke wet- en regelgeving
Archiefwetgeving, Archiefregeling,
Selectielijst etc etc..
baseline
Gemeenteraad
Archiefverordening
College van B&W
(“zorgdrager”)
Besluit Informatiebeheer
Stadsarchivaris
Kwaliteitseisen
ICT- en informatiebeleid
Dienst
(“beheerder”)
Beheerplan
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
programma Informatie op Orde
• ambtelijk meerjarenprogramma met als doel:
informatiehuishouding effectief op orde
• eerste stappen voor 3 bedrijfskritische
processen:
– beheerplannen maken
– kwaliteitsmanagement en toezicht inrichten
– opleiden van verschillende doelgroepen
• projectmatig uitbreiden tot gehele gemeente
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
hoe wordt de baseline in het
programma gebruikt?
• alle normen verwerkt in beheerplannen
• referentiekader kwaliteitszorg en toezicht
mede gebaseerd op baseline
• denkkader en praktijkvoorbeelden input voor
verdere invulling van het programma
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
tenslotte: verbeteren en vernieuwen
• gebruik normen van de baseline
– in cyclus van besluitvorming
– in cyclus van verantwoording
• grootste kracht van de Baseline ligt in
toepassing in cyclus van Plan-Do-Check-Act
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
Frans Smit, [email protected]