Transcript Plan Stadsarchief - Gemeentearchief Rotterdam
Stadsarchief
Informatiebeheer centraal
Jan Verhoeven
22-5-2012
Terugblik
Business Case Informatiebeheer Centrum
verbeterslag op inhoud en digitalisering van processen waarna organisatie volgt
Plan Stadsarchief
Transitie van DIV/DIM functie en Gemeentearchief: eerst (centraal) organiseren conform concernontwikkelingen en vervolgens kwaliteitsverbetering realiseren
Als het niet kan zoals het moet, dan moet het zoals het kán!
2 22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer
Plan Stadsarchief
Informatiebeheer is onderdeel van de bedrijfsvoering
Bedrijfsvoering centraal (tenzij…)
post- en archiefzaken (DIV/DIM), informatiebeheer en archivering zijn nog niet meegenomen in centralisatie bedrijfsvoeringsfuncties
De opdracht aan het Gemeentearchief is om ook deze functies centraal te organiseren in samenhang met de huidige functies van het Gemeentearchief.
3 22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer
“DIV/DIM + Gemeentearchief = Stadsarchief”
Huidige situatie: Beoogde situatie:
Creatie van informatie, vastleggen en bewaren voor ondersteunen werkproces
(dynamische fase)
informatiebeheer archivering
Informatie vastleggen en bewaren voor reconstrueren werkproces
(semi-statische fase)
Informatie bewaren vanwege het kunnen afleggen van verantwoording en het cultuurhistorische belang
(statische fase)
17 afd. DIV/DIM Stadsarchief Gemeentearchief
4 22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer
Doelstelling
Het zodanig inrichten van het
Stadsarchief
en het
concernbrede informatiebeheer
zodat een
kwaliteitsverbetering
wordt bereikt en conform de centralisatie en standaardisatie van de bedrijfsvoeringsfuncties
kostenbesparingen
en formatiereductie worden gerealiseerd. Ook draagt dit bij aan de doelstelling van het concern om
digitaal
te gaan
werken
.
5 22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer
Transitie in 3 thema’s
De transitie van Gemeentearchief en decentrale DIV/DIM afdelingen naar één Stadsarchief krijgt vorm in drie thema’s:
vorming van het Stadsarchief digitalisering informatiebeheer versterking (cultureel) ondernemerschap 6 22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer
Vorming Stadsarchief
Stadsarchivaris benoemen tot proceseigenaar Informatiebeheer
Transitie DIV/DIM conform RSO aanpak, in principe uitvoering bij RSO
Vakinhoudelijke aansturing door Proceseigenaar Informatiebeheer
Tijdelijke projectorganisatie voor bewerken van decentrale archieven
7 22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer
Digitalisering Informatiebeheer
doorontwikkeling digitale dienstverlening, aangesloten op de landelijke digitale infrastructuur
uniformering en standaardisering van het concern document en records management
versnelde overname en beschikbaarstelling digitale archieven (e-depot) van het concern
onderzoek naar het ontwikkelen en aanbieden van e depotdiensten aan derden, als één van de e-depotcentra in Nederland
8 22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer
Versterking (cultureel) ondernemerschap
Het Stadsarchief als regisseur over de informatie verstrekking over de Rotterdamse cultuurhistorie
Het verhaal van de stad bevordert het Rotterdam bewustzijn en is één van de pijlers van de marketing van de stad
Het verhaal van de stad ‘levend’ en ‘levendig’ te houden met een grotere benutting en verrijking van de collecties van de betrokken instellingen.
cultureel ondernemerschap, onder meer door
ontwikkelen van nieuwe producten en diensten verhogen inkomsten uit subsidies en sponsoring 9 22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer
3 thema’s, veel uitdagingen…
Doorontwikkeling clustervorming
Specifieke knelpunten en ontwikkelingen op gebied van informatiebeheer per vakeenheid en per cluster
Concernhuisvesting
Verminderen “persoonlijke” dossiers Verhuizen van archieven
HNW010
(digitaal) werken any time, any place, anywhere
Programma Dienstverlening en vermindering regeldruk
Verbetering en digitalisering van processen 10 22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer
3 thema’s, nog meer uitdagingen…
Edocs/Docloods?
Alfresco?
Povo/Corsa/Decos/…?
Record Managers?
Vervanging (wie regelt dat)?
Advies – Uitvoering – Toezicht?
Centraal postadres?
(Centraal) scannen van (alle) post?
Scanning on demand?
Papier versus digitaal, hybride omgeving?
Open data?
11 22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer
3 thema’s, nog véél meer uitdagingen….
Deelgemeentes?
Samenwerking Metropoolregio?
…
12 22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer
Hoe verder, planning
Concerndirectie is akkoord, ter besluitvorming naar college (voorjaarsretraite) Bij positief besluit:
Start met transitie DIV/DIM: bijeenkomst 30 mei 2012
Voor transitie DIV/DIM aanhaken bij processen RSO
Overplaatsingen afgerond: december 2012
Stadsarchief neemt verantwoordelijkheid op zich voor totale keten van informatiebeheer per 1 januari 2013
13 22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer
Informatiebeheer centraal
Vragen?
14 22-5-2012 Voorlichtingsbijeenkomst Informatiebeheer