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Caja Costarricense de Seguro Social
Gerencia Financiera
Dirección de Presupuesto
Capacitación de Presupuesto
Ejecución, Control y Evaluación del Presupuesto y
la rendición de cuentas en la Gestión Presupuestaria.
Abril 2013
Etapas del proceso presupuestario
• Bullet point
– Sub Bullet
Formulación
Evaluación
Control
Dirección de Presupuesto
Aprobación
Presupuestaria
Ejecución
Abril 2013
Principios Presupuestarios
(Ley Administración Financiera)
Universalidad e
integridad
Gestión
Financiera
• Debe contener
todos
los
ingresos
y
gastos.
• Atiende
los
principios de
economía,
eficiencia
y
eficacia.
Programación
• Presupuesto
vrs objetivos
Dirección de Presupuesto
Equilibrio
Presupuestario
Anualidad
• Equilibrio entre
los ingresos y
egresos y las
fuentes
de
financiamiento.
Cuantitativa y
Cualitativa
• El
limite
máximo de
gasto
• Del 1 de enero
al
31
de
diciembre.
Publicidad
• Asequible al
conocimient
o público
Abril 2013
Ejecución Presupuestaria
Comprende el
conjunto de
normas y
procedimientos
Parte del presupuesto
institucional aprobado
En cumplimiento de los
objetivos y metas establecidos
Permite la
percepción de
ingresos y uso
de los egresos.
1. Únicamente se asumirá la ejecución de aquellos gastos imputables al periodo de vigencia
(excepto obligaciones pendientes de otro periodo).
2. Las asignaciones presupuestarias aprobadas constituyen el límite de acción.
3. Esta asignación no puede considerarse por su existencia como una obligación, sino que
debe ejecutarse dentro de las posibilidad financieras de la Institución.
Producto Final
Dirección de Presupuesto
Termina con un presupuesto institucional ejecutado, que
consiste en los ingresos percibidos y los gastos
realizados, así como los logros en los objetivos
Abril 2013
Responsabilidad del jerarca, titulares
subordinados y demás funcionarios
1
Establecer y
ejecutar los
procedimientos
para la gestión de
los ingresos y de
los egresos
presupuestarios.
Dirección de Presupuesto
2
Nivel de
desconcentración
con que fue
formulado y
aprobado el
presupuesto.
3
Operar un sistema
de contabilidad
presupuestaria
para el registro
exacto y oportuno
de las
transacciones.
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Bloque de Legalidad
Control permanente de la
Unidad
es saldos
ejecución:
responsable
de
asegurados
y documento
conciliación
Remanentes:
Certificar
en
todo
que
Nolaejecutar
gastos
al
asignación
y
presupuestaria.
Financiar
origine
gasto la disponibilidad
amparo
ejecución de del la
subsidios
y
presupuestaria.
No
seaprobación
deben asumir
gastos
o
de
presupuesto
Evitar
actividades
que no corresponden, ni
traslados.
modificaciones
(límite
de
sobreejecuciones
iniciar
nuevos
programas
sin
Cederlos
presupuestarias.
acción)
financiamiento.
Dirección de Presupuesto
Abril 2013
Café
9:30 – 10:00 am
Dirección de Presupuesto
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Incidencia de la Ley de Contratación Administrativa y su
Reglamento, dentro de la dinámica de la ejecución
presupuestaria
Ley de Contratación Administrativa (artículo 7).
El procedimiento de contratación se inicia con la
decisión administrativa de promover el concurso,
emitida por el jerarca o titular subordinado
competente. La justificación del inicio del
procedimiento de contratación deberá estar acorde
con lo establecido (…) en el plan anual operativo, el
presupuesto y el programa de adquisiciones
institucionales, según corresponda.
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La Ley de Contratación Administrativa
Los límites económicos para definir el proceso en
que deba incurrir la administración al gestionar un
proceso de contratación, estará en función del
presupuesto que le ha sido autorizado para
respaldar sus necesidades de contratar bienes y
servicios no personales.
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Reservas de crédito
Separación de recursos financieros con el propósito
de cubrir un gasto futuro.
Administrativa
Consiste en la separación de recursos
por un monto estimado para adquirir un
bien o servicio. Puede ser revocado sin
causar perjuicio a terceros.”
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Legal
Obligación que asume la Administración
con terceros, en un determinado
período, de pagar una suma de dinero,
imputable, por su monto y concepto, al
presupuesto de ese mismo periodo.
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Reservas de crédito
LEGALIDAD.
Ley de
Contratación
Administrativa.
Articulo 8° Disponibilidad
presupuestaria.
Dirección de Presupuesto
Para iniciar el
procedimiento
de contratación
administrativa,
es necesario
contar con
recursos
presupuestarios
suficientes para
enfrentar la
erogación
respectiva.
En las
contrataciones
cuyo desarrollo
se prolongue
por más de un
período
presupuestario,
deberán
adoptarse las
previsiones
necesarias para
garantizar el
pago de las
obligaciones.
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Reservas de crédito
Mediante oficio DABS-2393-2010 del 19 de
octubre del 2010, suscrito por la Dirección
Aprovisionamiento de Bienes y Servicios,
emite su criterio:
“…el momento idóneo para solicitar la
reserva legal sería previo al dictado del acto de
adjudicación, tal y como lo señala el manual de
Procedimientos para uso de las unidades
facultadas y autorizadas para la adquirir
bienes y servicios de la CCSS…”
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Reservas de crédito
REGISTRO EN EL PRESUPUESTO LOCAL (SCPL)
Reserva Administrativa:
Se genera la
Solicitud de
Mercadería
(en el Servicio)
Certificar el
Contenido
Presupuestario
(encargado de
presupuesto)
Registro en el
Sistema Control
Presupuesto
Local (SCPL)
Inicio de la
Contratación
Administrativa.
Nota: se aplica el acuerdo de la Junta Directiva del Artículo 8° de la
Sesión N° 7557, del 14 de junio del 2001.
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Reservas de crédito
REGISTRO EN EL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL (SIIP)
Reserva Legal:







Siguiendo el proceso de la Reserva Administrativa
Registro en el Sistema Integrado Institucional de Presupuesto (SIIP) afecta el
presupuesto oficial de la Caja.
Proceso de adjudicación
Elaboración Orden de Compra o Contrato y entrega (proveedor)
Completar la información de Nº de orden de compra o Contrato en el SIIP
Se crea un compromiso de pago con tercero (Persona física o Jurídica)
El proceso termina con la entrega del bien o servicio y las facturas correspondientes,
indicando el número que corresponde de la Reserva Legal para cancelar la
transacción en el Sistema Control Presupuesto Local y pago de la misma por SIPASFRO O TESORERIA, afectando en el Presupuesto Institucional (SIIP).
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Reservas de crédito
CONTROL Y EJECUCIÓN.
CARACTERISTICAS PRINCIPALES DEL REPORTE:
Número de Reserva Legal de Crédito, mayor a 10000,
consecutivo concedido por el Sistema (SIIP).
El proveedor, producto, bien o servicio, se refleja en el
concepto.
Tipo de Moneda (colones o dólares).
Aparece el Número de Orden de Compra o Contrato.
Fecha de creación y número de días (antigüedad de la reserva).
En la parte económica se refleja la Asignación, Gasto y Saldo.
Ver las Características en el Reporte
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Reservas de crédito
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EN LA UNIDAD EJECUTORA:
1.
Mantener un Ampo
o Archivo físico
para llevar en
forma ordenada los
documentos
Dirección de Presupuesto
2.
3.
En el Documento
que genera la
La Documentación
Reserva Legal,
debe estar
debe anotarse el
Número de reserva disponible cuando
se requiera para
que concede el
consulta por
SIIP.
autoridades
superiores o la
Auditoría
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Reservas de crédito
Variación
Presupuestaria
Compromiso
Compromiso
Gasto
Administrativo
Legal
Real
Inicial
Dirección de Presupuesto
Adjudicado
Cheque
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Ejecución Presupuestaria en atención de:
Bloque de Legalidad
Objetivos, metas y prioridad del
PAO
Asignación Presupuestaria
Aprobada
Armonización con el flujo de
efectivo
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Control Presupuestario
Procura
durante la
ejecución
1.
2.
3.
4.
Medir,
Prevenir
Identificar desviaciones
Realizar las correcciones
Ejecución dentro
límites-Planes y
presupuesto
Establecer:
1. Controles que permitan la ejecución del presupuesto con apego estricto al bloque
de legalidad y de manera transparente, eficaz, eficiente, económica y de calidad.
Controles
que consideren:
Dirección de Presupuesto
1.
2.
3.
4.
Logro de objetivos
Valor y beneficio  mayor a su costo
Cumplir fines institucionales
Características actividades y procesos de la ejecución.
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TIPOS DE CONTROL
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1. CONTROL PREVIO (PREVENTIVO)
Realimentación
Proceso
Entrada
Salida
Punto de Control
• Previo a la ejecución.
• Previene desviaciones antes de iniciar el proceso.
• Evita un riesgo, error u omisión.
• Impide que la amenaza se materialice.
Ejemplos:
• Programación (compras)
• Contenido presupuestario
• Reserva administrativa-Legal
Dirección de Presupuesto
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2. CONTROL PREVENTIVO
Realimentación
Entrada
Proceso
Salida
Punto de Control
• Se efectúa durante la ejecución o desarrollo de actividades para
que la ejecución discurra conforme a lo programado o previsto.
• Identifica desviaciones antes de concluir el proceso o que tenga
eficacia el acto administrativo. Tiene carácter preventivo.
• Detecta la aparición de un riesgo, error u omisión.
• La amenaza ya se materializó, pero no se corrige por si misma.
Ejemplos:
• Trámite de un pago.
• Tendencias.
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3. CONTROL POSTERIOR
Realimentación
Entrada
Proceso
Salida
• Final de la ejecución.
• Identifica desviaciones ya concluido el proceso.
• Corrige un riesgo, error u omisión.
• La amenaza ya se materializó, pero se corrige.
Ej.: Conciliación
Dirección de Presupuesto
 Registro erróneos
 Inconsistencias
 Sobreejecuciones
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Rol de los funcionarios responsables de
control presupuestario
Designar funcionarios responsables
del control presupuestario
Administración
Deben:
1.
Monitoreo
constante
(ambiente interno y
externo)
Dirección de Presupuesto
2.
Verificar el cumplimiento de la normativa
emitida por instancias de control interno y
externo.
Informar a los niveles jerárquicos los
resultados y proponer medidas correctivas del
caso.
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Reporte de deficiencias
1.
Identificadas
oportunamente
sobreejecuciones, afectaciones
otras)
•
•
Conciliación mensual
Consulta al Sistema Institucional Presupuesto (Citrix,
FRO), Informes
Seguimiento del plan de compras, entre otros.
Deficiencias y
desviaciones
•
(subejecuciones,
erróneas, entre
2.
Administración
Comunicadas (tiempo y forma) al funcionario con
autoridad para emprender la acción preventiva y
correctiva más acertada.
Ejs: Modificaciones, asientos de diario, notas
 Establecer formalmente los mecanismos y canales
comunicación para ser informados desviaciones y deficiencias
 Tomar las medidas correctivas oportunamente.
Dirección de Presupuesto
de
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Actividades de control
1.
Separación de funciones incompatibles
(Combinación de competencias una
persona).
2.
Autorización y aprobación
transacciones y operaciones
de
•Autorización
•Ejecución
•Aprobación
•Registro de transacciones
•Custodia de recursos
•Evaluar los resultados
•Aplicar medidas para corregir.
3. Documentar procesos y transacciones
4. Registro oportuno: hechos importantes para toma decisiones y acciones sobre
procesos, operaciones y transacciones
5. Conciliación periódica de registros:
omisiones.
Dirección de Presupuesto
Determinar y enmendar errores u
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Evaluación periódica de los controles
“…Deberán evaluarse periódicamente y ajustarse
en lo que corresponda en procura de que sean
efectivos y ayuden a mejorar el presupuesto como
instrumento de gestión”.
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CASO PRACTICO
Dirección de Presupuesto
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Almuerzo
12:00 - 01:00pm
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Sistemas de información
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Sistema Integrado Institucional de
Presupuesto
Sistema donde se registra la información presupuestaria
relacionada con la formulación, modificaciones, reservas y
gastos. Se caracteriza por:
EN LINEA
Sistemas:
 RCPI, SICO, SIPA (Tesorería,
Fro’s, Asientos de Diario)
 Otros sistemas (cintas):
 SPL (Planilla)
 Inversiones
 Bienes Muebles (almacén,
depreciaciones)
 Las reservas legales se
incluyen desde la unidad
Dirección de Presupuesto
INFORMES
 Informe Mayor Auxiliar
Asignac.
Presupuestarias
 Informe Diario
 Reservas
 Modificaciones
 Los informes se
pueden consultar en
línea.
SISTEMA LOCAL
 Registros
actualizados
 Base para
conciliar.
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Dirección de Presupuesto
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CASO PRACTICO
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Evaluación Presupuestaria
Permite valorar cuantitativa y cualitativamente los resultados y efectos
alcanzados en el ejercicio presupuestario.
En concordancia con el cumplimiento de los objetivos y metas
planteadas en la unidad (PAO).
Importancia: Genera información
para la toma de decisiones.
Dirección de Presupuesto
Es constatar lo Logrado con lo
Planeado, o bien el Resultado con
lo Esperado.
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Responsabilidad del jerarca, titulares
subordinados y demás funcionarios
1
Asegurarse la
participación de
todos los
funcionarios.
Dirección de Presupuesto
2
Facilitar la
trasparencia de los
resultados de la
gestión
presupuestaria y
divulgarla
oportunamente.
3
Conocer y utilizar
los resultados de la
evaluación
presupuestaria
para la rendición de
cuentas y la toma
de decisiones.
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Evaluación Presupuestaria
Dirección de Presupuesto
Abril 2013
Evaluación Presupuestaria
Análisis del
cumplimiento de
lo programado
y la utilización de
los recursos
asignados.
Dirección de Presupuesto
Identificación de
las variaciones.
Definición de
medidas
correctivas.
Comunicación e
Implementación
de las
medidas
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Características de la Evaluación
Recolecta y suministra información.
Análisis Periódicos.
Retroalimenta el ciclo presupuestario.
Permite establecer mecanismos para medir
el impacto de la gestión presupuestaria.
Dirección de Presupuesto
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Base Normativa Rendición de Cuentas
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Rendición de Cuentas
Jerarcas y
funcionarios(as)
1. Preparados para rendir cuentas en cualquier
momento.
2. Frecuencia: Al menos una vez al año.
1. Uso de los recursos (materiales, tecnológicos,
humanos, financieros)
¿DE QUE?
2. Cumplimiento de planes y objetivos.
3. Desviaciones
Ejs: Informes de ejecución del primer semestre y fin de periodo presupuestario.
Dirección de Presupuesto
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Informes Presupuestarios
Registros inconsistentes en
la unidad: actividad,
Cumplimiento de Política
subpartidas no vigentes,
Presupuestaria
registros en unidades
no vigentes.
Justificaciones de la
Sobre-ejecuciones
ejecución: Junio y Diciembre
(Presenta la unidad)
Dirección de Presupuesto
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Informes de Ejecución y/o Liquidación
Presupuestaria
Reflejan los aspectos financieros de la gestión y el
grado de cumplimiento de las estimaciones a fin
de posibilitar los ajustes para que los resultados
finales sean lo más próximos a los previstos.
Se presentan 15 días hábiles posteriores al
vencimiento de cada trimestre.
I Semestre (junio)
a) Explicación de las variaciones importantes,
especialmente, cuando no se ha logrado los porcentajes
previstos.
b) Acciones emprendidas o por realizar para mejorar la
gestión financiera.
Dirección de Presupuesto
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Informes de Ejecución y/o Liquidación
Presupuestaria
Muestra el resultado financiero (déficit o superávit) de
un periodo determinado, al relacionar lo presupuestado
con lo ejecutado. Implica determinar el resultado final de
un período en términos financieros y físicos.
INFORME DE
LIQUIDACION
PRESUPUESTARIA
Se presenta a la Contraloría General de la República a
más tardar el 16 de febrero de cada año.
Incluye:
• Explicación
de
las
variaciones
importantes,
especialmente, cuando no se ha logrado los porcentajes
previstos.
•Detalle de recursos específicos (Leyes Paternidad
Responsable, Fase Terminal, donaciones, financiamiento
externo, otros.
Dirección de Presupuesto
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Desviaciones
Presupuestarias
Subejecuciones
Se
produce
cuando
los
recursos asignados
son
utilizados
parcialmente en el
cumplimiento de
las
metas
establecidas
Dirección de Presupuesto
Sobreejecuciones
Se
produce
cuando el monto
del gasto es mayor
que los recursos
asignados
y
aprobados.
GENERA
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
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HECHOS GENERADORES DE
RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA
Autorización de erogaciones sin que exista contenido
presupuestario suficiente debidamente presupuestado.
Autorización o realización de egresos innecesarios,
exagerados o superfluos.
El incumplimiento total o parcial, gravemente
Injustificado de metas, proyectos, programas y
presupuestos.
La aprobación o realización de asientos contables
sin fundamento
Apartarse de las normas técnicas y los lineamientos en
materia presupuestaria y contable emitidos por los
órganos competentes.
Dirección de Presupuesto
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Gracias por su
atención!
Preguntas?
Dirección de Presupuesto
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Contactos
Sra. Sonia Leiva Hernández
Tel: 2539-0430
[email protected]
Lic. Marlon Barrientos Cunningham
Tel: 2539-0426
[email protected]
Bach. Nelson Sanabria Loaiza
Tel: 2539-0424
[email protected]
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11
12
1
10
2
9
3
8
4
7
Dirección de Presupuesto
30 min.
Prueba
6
5
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