「サイボウズ ガルーン 3 ワークフロー」 ご説明資料 サイボウズ株式会社

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▌ 本資料では、現在ワークフローシステムを検討されているお客様に、「サイボ ウズ ガルーン 3」に標準搭載されたワークフロー機能「サイボウズ ガルーン 3 ワークフロー」について製品の特徴をご紹介させていただきます。 ※こちらの資料でご紹介する製品のバージョンは「サイボウズ ガルーン 3 ワークフロー」となります。 なお、こちらの資料で紹介しているワークフローの機能は、一部分となりますので詳細につきまし ては、サイボウズ オフィシャルパートナーにお問い合せください。 Copyright © 2014 Cybozu

ワークフローの効果：業務プロセスを改善

▌ 申請・承認業務を電子化することによって業務プロセスを改善します。 申請処理の効率アップ 日々溜まっていく申請書類。紙であ るがゆえに、書類の行方不明や、承 認の滞りなどが発生し、業務効率の 悪化が悩みの種に・・・ 処理のミスを軽減 申請書の選び間違い、書き間違い、 計算間違い、書類の改ざん・・・企業 として後々リスクとなりえる様々な問 題に何か打つ手はないのか・・・ 検索性の向上 申請書類のファイリング、月日が増 えれば、書類も増える一方。以前の 申請書を確認したくても探すのが大 変。 紙を電子化することで申請にかかる 時間を大幅短縮。承認・決裁はWeb 上でどこでも可能。申請書類提出後 のステータスも見える化できます。 申請経路、数値計算、申請書類の 一部自動化により人的なミスの軽減 や不正防止に大きな効果を得られ ます。 申請書類は電子データで一元管理 するので、申請状況が把握しやすく 行方不明がなくなります。また、申 請ログを蓄積することにより、過去 の調査など書類管理が容易になり ます。 Copyright © 2014 Cybozu

紙での申請を試算

▌ 紙での申請はどれだけコストがかかっているのか？

活動基準原価計算法 (ABC: Activity Based Costing)

「ビジネスをアクティビティ単位に細かく分類し、アクティビティ単位のコストを算出する手法」 各行動の人件費を算出し、見える化することで、注力すべき活動を導き出す経営手法です。

日本の平均年収 409万円→ 分給 35円

• • • 平均給与：409万円 1日の平均労働時間：7時間45分（労働者１人平均） 1年間の平均休日日数：113日 1年間の労働時間（分） 117,180分＝ 1年間の労働日数252日×1日の労働時間（分）465分 分間給与 35円＝平均給与409万円÷1年間の労働時間（分） 117,180分 <参考 > ※厚生労働省 平成24年就労条件総合調査結果の概況 http://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/jikan/syurou/12/gaiyou01.html

※国税庁 民間給与の実態調査結果（平成23年） http://www.nta.go.jp/kohyo/tokei/kokuzeicho/minkan2011/pdf/001.pdf

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紙での申請を試算

■ 紙で申請する場合 ■ ・一人当たり申請回数 36回 / 年 ・次の承認者まで回送時間 10 分 稟議 1回 ： 1,400円 ＝回送時間10分×4回×分間給与35円 年間稟議代 ： 2,520万円 ＝1回1,400円× 1人36回×500人 申請者 承認者 承認者 承認者 決済者 紙＋印刷代金：90,000円 ＝1枚当たり5円×36回×500人 「稟議」活動にかかるコスト

2,520万円 / 年

＋ 紙＋印刷代 90,000円 上記例） ・500名の企業 ・決裁までの経路が、「課長」→「部長」→ 「本部長」→「社長」である場合 ・紙1枚＋印刷代 5円 Copyright © 2014 Cybozu

申請・決裁を電子化すると

■ 電子化した場合 ■ ・一人当たり申請回数 36回 / 年 ・次の承認者まで回送時間 1分 稟議 1回 ：140円 ＝回送時間1分×4回×分間給与35円 年間稟議代 ：252万円 ＝1回140円× 1人36回×500人 ワークフローを使うと・・・

2,277万円 / 年の コスト削減

申請者 承認者 承認者 承認者 決済者 Copyright © 2014 Cybozu 申請業務を電子化することで、社内 のコストを劇的に削減することがで きます。

「サイボウズ ガルーン 3 ワークフロー」の特徴

 「サイボウズ ガルーン 3」とセットで手軽に導入、ユーザー情報も一元化 「ガルーン 3」に登録されているユーザー情報を「ガルーン 3 ワークフロー」でそのまま利用できます。 組織変更などに伴う、複雑な権限などの変更作業も一度のメンテナンスで済みます。 最新の申請や承認案件は「ガルーン 3」 に通知されるので申請・承認業務の効率がさらにアップ。 また、「ガルーン 3」のハードウェアをそのまま利用できる ※ ので、トータルコストを劇的に抑えることが 可能です。 ※利用状況によって、ハードウェアの増強が必要になる場合もございます。  Webブラウザー上で申請フォームを簡単作成 Webブラウザー上から申請フォームを簡単に作成でき、専門の知識は一切不要。 さらに、すぐに使える無料テンプレートを60種類以上用意。 業務担当者レベルでも用途に応じて、様々なフォームの申請書類をすぐに作成できます。  モバイルからも承認 上司が出張中だから処理がストップ・・・。そんな心配はありません。外出先からでも、 携帯電話やスマートフォンから承認することが可能。承認者が不在の場合は、 適切な代行者に承認権を委譲することも可能。処理履歴もきちんと残るので、管理面でも安心です。 Copyright © 2014 Cybozu

ワークフローシステムの特性

▌ 大きな費用は掛けたくないけど、承認・申請を効率化したい、すぐに導入した いという方におすすめです。もちろんデータの出力は可能ですので、申請デー タの二次活用も可能です。 適 合 性 低 トータルコスト 高 基幹システム統合系 ◎ 承認データの活用レベルが一番高い ◎ 自社の運用に合わせて、柔軟なフローをつくることができる × 作りこむため、作成費用が高い × 自社の運用フローがかわると、メンテナンスコストがかかり、運用し づらい × UIが使いづらいことが多く、利用されない 独立したワークフローシステム ◎ 承認データの活用レベルが高い ◎ フォームを自由につくれる ◎ プログラム等で複雑な経路を作れる × 別途、ハードや構築費用がかかる × 別システムのため、ユーザー管理等の メンテナンスが大変 適 合 性 サイボウズ ガルーン 3 ワークフロー グループウェアとセットのワークフローシステム ◎ いつも利用するグループウェアの画面を使うので、活用レ ベルが一番高い ◎ グループウェアと一緒にメンテナンスできるので、管理コ ストが一番低い ◎ ハードや構築費用が別途発生しない △ データの二次利用 △ 複雑なフォームやルートを作りづらい 高 トータルコスト Copyright © 2014 Cybozu 低

主なユーザー機能

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「ガルーン 3」のポータル画面に表示

▌ 最新の申請/承認案件は、「ガルーン 3」のポータル画面上に通知されるので 、見逃すことがなく、スピーディな申請/承認業務が行えます。 ガルーン 3 トップページ 申請内容確認・ 承認画面 申請フォーム Copyright © 2014 Cybozu

申請から承認までの流れをスピード化

作成・申請 承認 通知 出先でも携帯電話やスマート フォンからスピーディに意思決 定することともできます。 Copyright © 2014 Cybozu

ワークフロー申請の流れ 1

▌ 申請内容の入力から申請経路の設定まで一連の操作を、Webブラウザー上 で手軽に操作できます。 申請フォームの選択 申請内容の入力 経路の設定 申請する フォームの選択 内容確認 申請内容の入力 Copyright © 2014 Cybozu

ワークフロー申請の流れ 2

▌ 申請経路は組織図や属性別の「ロール」などから自動選択されるため、申請 者はミスや手間なく申請することができます。 申請フォームの選択 申請内容の入力 経路の設定 内容確認 経路の設定 内容確認 Copyright © 2014 Cybozu

交通費申請で便利な「路線ナビ連携」

▌ 交通費申請を行う際に、外出時に使った指定区間の電車運賃を調べて申請 フォーム内にそのまま取り込むことができます 。これにより、毎回転記する手 間を省くことができます。 Copyright © 2014 Cybozu

承認進捗確認

▌ 承認の進捗を申請者や経路に入っている人が一目で確認することができます 。コメントでの追加や補足も可能です。 Copyright © 2014 Cybozu 誰がいつ承認し、どのようなコメ ントをしたか一目で確認できま す。

再利用申請

▌ 以前申請した申請フォームと同様の内容で申請する場合、前回の申請を再利 用することができます。毎回の入力の手間が省け、申請を効率的に行うこと ができます。 以前利用したデータがそのまま 反映され、入力の手間が省けま す。 Copyright © 2014 Cybozu

経路途中での経路再設定

▌ 処理者が不在の場合でも、申請経路を途中で変更することで、申請を滞りなく 処理できます。 経路変更を許可された経路ステップのユーザー は、承認者を追加・変更できます。 申請内容に応じて共有すべき承認者を追加す ることが可能です。 Copyright © 2014 Cybozu 経路ステップの 変更画面

代理申請

▌ 本来の申請者に代わって代理として申請することができます。申請内容には 、代理申請者が記録されるので、内部統制に対応した「監査証跡」として有効 な記録になります。 代理人申請者の 申請画面 代理人の設定 画面 申請や承認を他の人に委任し たい場合は、あらかじめ代理人 を設定しておくことができます。 申請内容には、代理申 請者がしっかり記録され ます。 Copyright © 2014 Cybozu 代理人申請 確認画面

承認予定/代理承認

▌ 自分が処理者に設定されている申請の処理が、現在どの経路まで進行してい るか確認できます。また、処理者が出張や長期休暇などで承認ができない場合 、申請が滞らないように代理人が処理を行うことができます。 代理承認/承認予定 一覧画面 申請内容には、代理承 認者の記録が残るよう になっています。 代理承認画面 自分が承認経路の経路ステップに設 定されている申請の処理が、どの経路 ステップまで進行しているかを承認予 定の一覧で確認できます。 Copyright © 2014 Cybozu

決裁処理：申請の差し戻し

▌ 未処理申請に対して、承認者は、「承認する」 「却下する」のほかに「差し戻し 」処理を行うことができます。 差し戻し後 申請者画面 差し戻し 処理画面 承認者は経路のステップ単位で 差し戻すことができます。 却下はしないけど、再度確認をする 場合や、修正事項を指摘する場合 などは、“差し戻し”を行えます。 Copyright © 2014 Cybozu

申請データの連続処理

▌ 未処理一覧に複数の申請データが表示されていた場合、処理を開始する番 号を選択し、以降の申請を連続して処理できます。承認や確認処理の多い方 には、便利な機能です。 １つの申請を処理した後、未処理一覧へ戻 らずに続けて次の申請処理の画面に遷移 するので、一度に大量の申請を処理する 場合に利用すると便利です。 Copyright © 2014 Cybozu

承認依頼のメール通知

▌ 自分が承認・確認すべきタイミングで、指定したメールアドレスへの通知を行う ことができます。携帯電話やメールクライアントからも承認依頼を受け取ること ができます。 メール通知 設定画面 メール通知 [email protected]

http://onlinedemo.cybozu.co.jp/scripts/garoon3/grn.exe/workflow/handle?fid=12&pid=31 http://onlinedemo.cybozu.co.jp/scripts/garoon3/grn.exe/workflow/personal/mail_forward?

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スマートフォン活用

▌ 時間や場所にとらわれず、ワークフローの決裁処理をすることができます。添 付ファイルもスマートフォン上で閲覧することができるので、 「会社に戻らなけ れば決裁できない」案件が発生しません。 「サイボウズ KUNAI 」でストレスなし iPhone、Androidに対応した無料の専用アプリケーションです。 スマートフォンでの利用シーンに最適化した設計により、快適な操作感を 提供します。外出時の隙間時間にも素早く状況を把握し対応することがで きます。 Copyright © 2014 Cybozu

外出先からワークフロー決裁

▌ 急ぎで承認が必要な稟議案件も、社外から決裁することができます。添付ファ イルの中身も合わせてチェックすることができるので、見積書や企画書までし っかり確認し、スピーディに判断することができます。 Copyright © 2014 Cybozu

主な管理者機能

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ユーザー管理

▌ 「ガルーン 3」 のユーザー・組織・ロール情報をそのまま利用できます。複雑 な権限などの変更作業も一度のメンテナンスで済ませることができます。 ロールを使って経路を設定すれば、上 長設定が利用できます。 組織変更があっても、「ガルーン 3」側で メンテナンスを行えばワークフローにも 反映！ Copyright © 2014 Cybozu

申請フォームの項目作成

▌ 業務に合わせた入力フィールドの作成が簡単に行え、業務プロセスに沿った 柔軟なフォーム設計が行えます。また、60種類以上の無料テンプレートを申 請フォーム作成の参考にすることもできます。 項目タイプを選択して必要な 項目を設定。 初期値の設定や入力文字の 制限が行えます。 Copyright © 2014 Cybozu

アクセス権（申請フォーム）

▌ 申請書が格納されているカテゴリごとにアクセス権を設定することができます 。 例えば、資産関連の申請書が格納され ているカテゴリには、派遣社員ロールと アルバイトロールを所持しているユー ザーは閲覧権限を与えない。 Copyright © 2014 Cybozu

経路の自動分岐

▌ 設定した条件によって経路を自動的に変更できるため、ユーザーが内容によ って経路を変更しなくて済み、経路設定に迷うことがありません。 Copyright © 2014 Cybozu

申請データの自動書き出し

▌ 申請フォーム毎に自動で承認後のデータをCSVファイルに書き出すことがで きます。 最終承認された申請データは、指定のディレクト リに自動で書き出されます。 このファイルを利用して、会計システム等に自動 的にデータを反映させることが可能となります。 ※CSVファイルの基幹システムへの取り込みは 含まれません。 ※手動書き出しも可能です。 ※また、API を利用して申請データを自動的に書き出すことも可能です。 Copyright © 2014 Cybozu CSV ファイル 基幹システム

CSVに書き出す項目の選択

▌ 申請フォームの項設定で、項目ごとにCSVファイルに書き出すかどうかを選択 をすることができます。この設定は、申請データを自動で書き出す場合に適用 されます。書き出す項目を選択すると、必要な情報だけを他システムへ受け 渡しすることができます。 Copyright © 2014 Cybozu

申請フォームの無料テンプレート

▌ 専門知識は一切いりません。すぐに使える豊富な無料テンプレートを60種類 以上ご用意しています。 <経理関連> 旅費/交通費精算（近郊） 通勤交通費申請 国内出張申請 海外出張申請 交際費申請 仮払申請 事前費用申請 支払申請 備品/消耗品購入申請 慶弔給付金申請 国内出張精算 海外出張精算 交際費精算 仮払精算 小口/旅費精算 <給与関連> 有給休暇およびその他休暇申請・欠勤届 休日出勤申請 遅刻・早退届 残業申請 給与振込口座変更届 扶養家族変更届 給与証明書取得申請 休職（復職）申請 <人事関連> 住所変更届 寮/社宅入居申請 寮/社宅退去届 新入社員登録申請 結婚届 退職届 死亡届 出産届 セミナー/研修参加申請 資格試験受験申請 資格取得申請 在職証明書取得申請 <情報システム関連> ユーザー登録申請 IPアドレス取得申請 E-Mailアドレス登録/変更申請 外部からの接続申請 機材持ち込み/持ち出し申請 新規ソフトウェア購入申請 新規ハードウェア購入申請 <資産関連> 図書購入申請 物品購入申請 廃棄申請 資産紛失報告届 <稟議/その他> 押印申請 汎用稟議書 購入稟議書 採用稟議書 個人情報新規取得申請 個人情報提供承認申請 休日入退館申請書 名刺発注申請 新聞/雑誌購読（停止）申請 保険対象外治療費補助申請 人間ドック申し込み 保養所利用申請 企画書 週報 出張報告書 事故報告届 苦情/相談処理報告書 Copyright © 2014 Cybozu

継続サービスライセンスのご案内

▌ 「サイボウズ ガルーン 3 ワークフロー」は「サイボウズ ガルーン 3」の標準機能です。「ガルーン 3 」の継続サービスライセンスの期間中は「ガルーン 3」と同数のライセンス数でご利用いただけま す。 Aランク Bランク Cランク Dランク Eランク Fランク Gランク 購入ユーザー ライセンス数 50 51～249 250～499 500～999 1,000～2,499 2,500～4,999 5,000～ 継続サービス ライセンス \120,000 (50ユーザー） \2,200 \2,000 \1,800 \1,600 \1,500 別途相談 継続サービス ライセンス （2年パック） \216,000 (50ユーザー） \3,960 \3,600 \3,240 \2,880 \2,700 別途相談 継続サービス ライセンス （3年） \270,000 (50ユーザー） \4,950 \4,500 \4,050 \3,600 \3,375 別途相談 継続サービス ライセンス （4年） \360,000 (50ユーザー） \6,600 \6,000 \5,400 \4,800 \4,500 別途相談 アカデミック/ ガバメント 継続サービス ライセンス \72,000 (50ユーザー） \1,320 \1,200 \1,080 \960 \900 別途相談 サービス ライセンス \420,000 (50ユーザー） \7,700 \7,000 \6,300 \5,600 \5,250 別途相談 ※表示価格に消費税は含まれておりません。 Copyright © 2014 Cybozu

パワーアップキットシリーズ

※パワーアップキットシリーズは「ガルーン」の標準機能を 強化する機能拡張モジュールです。 Copyright © 2014 Cybozu

ワークフロー ペーパーレイアウト for ガルーン

▌ 従来の紙の書類のレイアウトをそのままに、申請フォームで実現することがで きます。申請フォームはノンプログラミングでドラッグ＆ドロップで簡単に作成 できるので、教育コストをかけずに社内展開することができます。既存のWord やExcelファイルでの申請書式を利用して申請フォームを作成できます。 Copyright © 2014 Cybozu

ワークフロー 外部DB連携 for ガルーン

▌ 社内のOracle DatabaseやSQLServerといった基幹システムデータを参照して 、申請画面に入力する外部データベースと連携することができます。例えば、 商品コード番号や顧客情報など基幹マスタ上にある情報も簡単に参照でき、 入力の手間と入力ミスを削減することができます。 Copyright © 2014 Cybozu

パワーアップキットシリーズ 注意事項1

▌ 試用期間  パワーアップキットシリーズに試用期間はありません。オンラインデモ環境で動作の確認をお願いいたします。 ▌ サポート  ガルーンのサポートに準じます。 ▌ ライセンスについて  ガルーンで行なっているライセンスキー（45桁の文字列）の提供ではなく、ライセンスファイル＋ライセンス証明書を提供いたし ます。ライセンスファイルを指定されたディレクトリに設置いただくとこで、利用可能となります。 ▌ 動作環境  パワーアップキットシリーズの最新の動作環境はホームページよりご確認ください。 ▌ バージョンについて  パワーアップキットシリーズは、それぞれ対応しているガルーンのバージョンが異なります。事前に、ご利用いただくガルーン のバージョンを確認ください。 ▌ プログラムの提供方法  パートナーにご相談ください。 Copyright © 2014 Cybozu

パワーアップキットシリーズ 注意事項2

▌ ガルーン Service Pack について  ガルーンの Service Pack および新バージョンリリース後、パワーアップキットシリーズの対応・検証を実施いたします。  ガルーンの Service Pack に、パワーアップキットが対応していない場合がございます。Service Pack 適用前に、パワーアッ プキットの対応バージョンを必ずご確認ください。 ▌ 複数のパワーアップキットの利用について  パワーアップキットシリーズは、同一のガルーンに対して組み合わせてご利用いただくことが可能です。ただし、マルチカン パニー for ガルーンは、他のパワーアップキットシリーズと同一環境で利用することはできません。 ▌ バックアップ・リストア手順について  data/filesをバックアップいただきます。リストア時には、ガルーンを構築後、パワーアップキットシリーズを適用いただき、バッ クアップしたデータを差し替えます。 ▌ ガルーンのバージョンアップ・Service Pack 適用手順  ガルーンをバージョンアップもしくはService Pack 適用後、対応したバージョンのパワーアップキットシリーズを適用ください。 Copyright © 2014 Cybozu

パワーアップキット 価格

▌ パワーアップキットシリーズの製品は、継続サービスライセンスのご契約期間 中のみ動作する仕組みになります。「ガルーン」のサービスライセンスご契約 期間中のみご購入いただける製品です。 ■ペーパーレイアウト for ガルーン ペーパーレイアウト for ガルーン 基本ライセンス 新規基本ライセンス ペーパーレイアウト for ガルーン サービスライセンス 継続サービスライセンス 継続サービスライセンス2年パック 継続サービスライセンス3年パック 継続サービスライセンス4年パック 継続サービスライセンス5年パック サービスライセンス 価格 ¥1,200,000 価格 ¥240,000 ¥432,000 ¥540,000 ¥720,000 ¥900,000 ¥840,000 ■外部DB連携 for ガルーン 外部DB連携 for ガルーン 基本ライセンス 新規基本ライセンス 外部DB連携 for ガルーン サービスライセンス 継続サービスライセンス 継続サービスライセンス2年パック 継続サービスライセンス3年パック 継続サービスライセンス4年パック 継続サービスライセンス5年パック サービスライセンス コネクタ for SQL Server ライセンス Oracle Database ライセンス 価格 ¥1,200,000 価格 ¥240,000 ¥432,000 ¥540,000 ¥720,000 ¥900,000 ¥840,000 ¥300,000 ¥300,000 ※ 「ペーパーレイアウト for ガルーン」のサービス終了日は、「ガルーン」に設定されている サービス終了日となります。 ※ 「ガルーン」のサービスライセンスを継続していただく必要があります。 ※ 継続サービスライセンスのご購入は、サービス期間終了後30日目までに限ります。 ※ 価格に消費税は含まれておりません。 ※ 「外部DB連携 for ガルーン」のサービス終了日は、「ガルーン」に設定されているサービ ス終了日となります。 ※ 「ガルーン」のサービスライセンスを継続していただく必要があります。 ※ 継続サービスライセンスのご購入は、サービス期間終了後30日目までに限ります。 ※ 「コネクタ for SQL Server ライセンス」「Oracle Database ライセンス」は買い切りとなりま す。 ※ 価格に消費税は含まれておりません。 Copyright © 2014 Cybozu

サイボウズ ガルーン 3 ワークフローに関するお問い合わせ

▌ 価格・購入・見積に関するお問い合わせ  お問い合わせ例  サービスライセンスを購入する際は、どうすればいいですか  販売店から購入することは可能ですか [email protected]

▌ 機能/操作に関するお問い合わせ、製品仕様や技術的な導入相談  お問い合わせ例  アクセス権の設定方法を教えてください  スケジュール画面に天気予報が表示されません  ActiveDrectoryとの連携方法はありますか  シングルサインオン機能の設定方法を教えてください [email protected]

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