Transcript 二、接收的期限 - 昆山市档案局

档案
进馆工作
培训
主要内容
一、接收的范围
二、接收的期限
三、接收的要求
四、档案移交的程序
一、接收的范围
1、文书档案(永久、长期)；
2、会计档案(年度预决算报表)；
3、专业档案；
4、其它各种门类和声像、电子、实物等各
种载体形态的档案。
4/13/2015
二、接收的期限
1、已进馆单位自上次接收结束时间起至
2010年度前形成、具有永久、长期保存的
档案；
2、撤销单位形成的具有永久、长期保存的
全部档案；
3、未进过馆的，接收从单位成立起到2010
年度形成、具有永久、长期保存的档案。
4/13/2015
三、接收的要求
（一）必须齐全、完整，经过规范系统整
理，质量符合要求，同一批次移交的档案，
其卷皮、卷盒、标签应规范、统一，并应
统一装盒、贴标签；
4/13/2015
1、文书档案的质量要求（卷）
1.1编写页号。
1.2编制卷内文件目录、案卷目录。
1.3填写备考表。
1.4填写案卷封面。案卷封面上的项目要填写齐全。
1.5案卷装订整齐美观，破损的页面要裱托加固，装订时应去
掉金属物，不漏订、倒订或订在文字上。
1.6档号填写准确无误（全宗号、目录号、年度、案卷号）；
不空号、重号，原已经进过馆的要按照要求续写目录号、案
卷号；标签字迹清楚、不得有涂改迹象，粘贴整齐（贴在底
沿向上3公分处），已泛黄、褪色、破损的标签要重新贴；案
卷背脊上一律不得填写案卷标题。
1.7案卷目录及全引目录背脊贴统一标签。
4/13/2015
卷内文件目录
4/13/2015
4/13/2015
4/13/2015
案卷封面
4/13/2015
案卷目录背脊标签
永久
4/13/2015
长期
2、文书档案的质量（件）
2.1应按照《归档文件整理规则》的要求整理编目。
质量要求:以件为单位进行装订、分类、排列、编号、
编目、装盒；归档章内各栏目填写准确、清晰；盒内
有备考表，填写完备；盒背脊字体均用黑色油墨印制。
2.2归档文件目录的编制。进馆的归档文件目录按保
管期限进行装订（永久、30年），要编制内封面、内
目录。多个年度的归档文件目录可按照永久、30年分
装二本，目录正面、侧脊标签统一。
4/13/2015
4/13/2015
4/13/2015
归档文件目录正面标签
4/13/2015
归档文件目录侧面标签
永久
4/13/2015
长期
3、其它门类档案
3.1 特殊载体档案
照片档案按照《照片档案管理规范》的要求整理编目。用专
用照片档案夹，每张照片编号，写说明，按张录入电脑，编
制卷内目录，并扫描建立全文数据库。
4/13/2015
4/13/2015
4/13/2015
4/13/2015
计算机光盘等档案应放入光盘档案册，按
盘编号，注明内容，编制目录。
4/13/2015
光盘档案案卷级标签格式要求
 整理时，将光盘档案装入小袋子，再在
每张光盘的正面（有字的地方）用油性
笔著录下相关内容，在光盘一侧的小袋
中装入标签
 全宗号目录号分类号卷号盘号光盘名称
刻录人刻 录日 期标签格式如下:

 注：1、分类号空着，不要填写；
 2、每本光盘册中盘号均为1-10著录；
 3、卷号按照同一目录号内大流水号进行
排列，一本光盘册用完，另一本内的卷
号从上一本最后一个卷号开始延用；
 4、1张光盘内容涉及多的话，在光盘里
要做相应的文件夹，并给文件夹起标题，
在电脑录入时，将卷号作为案卷级条目
录入，盘中的相关内容作为文件级目录
详细录入。
4/13/2015
光盘档案盒背脊标签
4/13/2015
实物档案：
荣誉档案要求省级以上综合性荣誉（代表昆
山市），贴四格标签，形成案卷目录；
礼品档案及字画、题词，贴四格标签，形成
案卷目录；
4/13/2015
3.2专业档案
按照专业档案管理的有关规定进行
整理编目。
4/13/2015
会计档案
全
宗
号
核算单位代号
目
录
号
案
卷
号
年
凭
4/13/2015
度
证
号
（二）需要移交的检索工具和其它资料
1、案卷目录、全引目录或归档文件目录一份；
首次移交的单位，其案卷目录或归档文件目录要
全部装订好，并贴好标签(案卷目录侧面标签一律
从底部向上2公分开始贴，归档文件目录沿着目录
夹印制的黄边开始贴)；
已进过馆的单位，如是延用原来已进馆的目录号
的，案卷目录不需要装订，如是开始新的目录号，
则要重新装订案卷目录。
2、《全宗指南》、 《组织沿革》、 《大事记》、
《档案分类方案》、《文件材料归档范围和文书
档案保管期限表》各一份。
3、移交年度的立卷说明或归档文件整理小结。
4、移交档案分年度编制档案数量统计表。
4/13/2015
（三）全部档案应建立文件级目录数据
库和全文数据库
1、扫描数字化加工要求为TIF或PDF格式，分辨
率不低于200dpi。
2、要建立各种门类档案的案卷级、文件级目录数
据库。数据录入要准确、详细，不遗漏、不错位。
会议记录输到会议的内容，干部任免、职称、调
资、表彰先进、劳模等的都要录到每个人名。
3、要建立全文数据库，扫描质量要符合规范要求。
引入的扫描文件与文件内容相符，不遗漏、不错
位。扫描不清楚、字迹淡；页面过小；歪的都需
要整改。
4/13/2015
扫描件命名方式
原则上均用档号命名
按卷整理：全宗号-目录号-案卷号-卷内条目起
始页号
如:311-01-0046-007
按件整理：全宗号-年度-保管期限-类别-件号
如:121-2006-02-001-0001
4/13/2015
四、档案移交的程序
1、各单位接收各项准备工作完成后，填写《档案
馆进馆档案移交进馆申请表》，报保管利用科；
2、档案馆组织验收组，根据档案接收标准对移交
档案的质量进行全面评审，符合标准后，移交单位
将档案运送档案馆。
3、档案移交时，档案馆会同移交单位档案人员，
对照《档案移交目录》逐卷、逐件清点。绝密或贵
重案卷逐页点收，并填写档案接收交接文据，一式
二份，双方经手人签字后盖单位公章，各存一份。
对不符合标准的，必须进行限期整改。
4、有的单位完成的较早的，也可提前向我们移交。
4/13/2015
4/13/2015
4/13/2015