Transcript 2014-K4 Perubahan

Perubahan Pengarsipan
Pembuatan Akta Kelahiran Pada
Dinas Kependudukan Dan
Catatan Sipil Kota Makassar
Kiki Indra Mentari (2011.232.00.0088)
Dini Resqiyah A. Loppu (2011.132.00.0062)
Khairunnisa (2011.232.00.0149)
Muhammad Salim Alimuddin
(2011.132.00.0039)
PENDAHULUAN
• DEFENISI DINAS CATATAN SIPIL DAN
PENGARSIPAN
• KONDISI SEKARANG
1. Arsip Yang Tidak Tersusun Dengan Baik
2. Penggunaan Buku Register Yang Kurang
Efektif
•
•
KONDISI IDEAL
RUMUSAN MASALAH
PEMBAHASAN
A. Solusi
1. Mengindekskan arsip dengan baik
2. Penggunaan kartu kendali
3. Penggunaan Blanko Khusus Pengganti
Catatan Register
4. Prosedur Pengarsipan
5. Komputerisasi Arsip
6. Pengawasan Pemakaian Arsip
7. Pemeliharaan Arsip
B. Para Stakeholder Serta Bentuk Pendekatan Yang Dilakukan
1. Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
2. Kepala Bidang data dan Informasi
3. Kepala bidang akta kelahiran, kematian, dan pengangkatan
anak
4.Kepala Seksi kelahiran Umum
5. Kepala Seksi Kelahiran Terlambat
6. Kepala Seksi Penyimpanan dan perubahan
7. Pegawai Pengarsipan dan Penyimpanan Dokumen
8.Pegawai Penulis Register Akta Kelahiran Umum Dan Akta
Kelahiran Terlambat.
9. Masyarakat Yang Memiliki Keperluan Akta Kelahiran
NO
KEGIATAN
A.
1
Tahap Persiapan
Penyebaran informasi
perubahan system
pengarsipan akta kelahiran
2.
Rapat sekaligus Pengarahan 26 Orang Seluruh Pihak yang
masing-masing tugas
ikut serta dalam Tim
terhadap seluruh pihak yang
Perubahan
ikut serta dalam Tim
Perubahan ini
10 Orang Amiruddin
Pengarahan khusus
3.
JUMLAH NAMA PEGAWAI
PEGAWAI
Rencana Aksi
mengenai system
penyusunan arsip yang
telah disepakati
6 Orang
1. Ahmad Rizal ( operator
bagian umum)
2. Evi Aprialty S.E, M.M
(Sekertaris)
3. 4 Orang Pegawai Magang
Indrayani
Ahmad yani.M
Aminuddin Majid,
S.Ag
Nurwahyuddin
A. Indhar Pratama
Muhammad taufiq
Manorfa,S.Sos
Miftahul Khair AR.
Syamsidar
Andi indra kusuma
WAKTU
05-09 Mei 2014
12 Mei 2014
13 Mei 2014
4. Menyediakan Segala
Perlengkapan
4 Orang Harnidah
Selvi La’lang
Haeriati,ST
(Pegawai bagian
perlengkapan
catatan sipil)
Haerati,S.Sos
(pegawai bagian
perlengkapan
catatan sipil)
Tahap Pelaksanaan
5. Penataulangan Arsip Akta 5 Orang Amiruddin
Kelahiran (Piket I)
Indrayani
Ahmad yani.M
Aminuddin Majid,
S.Ag
Nurwahyuddin
6. Penataulangan Arsip Akta 5 Orang A. Indhar Pratama
Kelahiran (Piket II)
Muhammad taufiq
Manorfa,S.Sos
Miftahul Khair AR.
Syamsidar
Andi indra kusuma
16-28 Mei
2014
A. 02-16 Juni
2014
B. 01-14 Juli
2014
C. 01-11
Agustus 2014
A. 17-30 Juni
2014
B. 15-31 Juli
2014
C. 12-29
Agustus 2014
7. Pengubahan system
4 Orang 1. Ahmad Yani.M
02 Juni-29
pengarsipan di computer
2. Aminuddin Majid, Agustus 2014
S.Ag
3. Miftahul Khair AR.
4. Syamsidar
C. Tahap Ujicoba Perubahan
8. Tahap Ujicoba Perubahan
22 Orang Seluruh pegawai seksi 01 September
penyimpanan dan
2014- 02
perubahan
Februari 2015
Kepala seksi
Kelahiran Umum dan
Kepala seksi
Kelahiran Terlambat
Seluruh pegawai
bagian Penulisan
Register kelahiran
Umum dan terlambat
Seluruh Pegawai
pendaftar/pencatat
akta kelahiran Umum
dan Terlambat
9. Penanggungjawab
3 Orang
dibagian penulis register
akta kelahiran Umum dan
Terlambat
Drs. Fendy Sapa
01 September
Dra.Hj. Gusni, M.M 2014- 02
(KASI kelahiran
Februari 2015
Umum)
Sitti Farida, S.Sos
(KASI Kelahiran
Tertunda)
10. Pendaftaran dengan
penggunaan blanko
register baru
5 Orang
Indrawaty
01 September
Semmaing, S.IP, 2014- 02
M.AP
Februari 2015
Darsih
Noor Taqwa
Nurhayati.S
Hj. Haryanti
Ramli
11. Sosialisasi kartu kendali
pada masyarakat
4 orang Andi Asmirah
Widya Anggraeni
Umar
Arfianty
Rizky Ayu Pratiwi
01 September
2014- 02
Februari 2015
D.Strategi Komunikasi
1. Pemberitahuan mengenai perubahan
melalui media rapat.
2. Pemberitahuan mengenai perubahan
melalui website.
3. Pemberitahuan mengenai perubahan
melalui dinding informasi di kantor Dinas
kependudukan dan catatan sipil kota
Makassar.
III. Kesimpulan dan Saran
• Kesimpulan :
Perubahan ini ditujukan untuk kemudahan akses bagi bagian yang
memiliki hubungan ataupun keperluan dengan pengarsipan akta
kelahiran. Selain itu juga memudahkan pekerjaan pegawai arsip akta
kelahiran ketika mereka harus mencari arsip akta kelahiran yang
salah penulisan identitasnya dan juga ditujukan demi kenyamanan
masyarakat dalam pelayanan akta kelahiran yang ingin diperbaiki.
Dengan adanya perencanaan yang tepat, penyusunan rencana aksi
yang juga tepat dan mampu dijalankan sebaik mungkin, serta
dukungan penuh pihak-pihak yang terkait maka sitsem yang baru ini
akan berhasil diterapkan dengan baik.
• Saran :
Agar perubahan ini dapat berjalan secara terus menerus dan tidak
hanya berjalan baik diawal saja namun hingga adanya perubahan
yang lebih baik lagi, maka harus ada komitmen dari seluruh pihak
yang terkait untuk mampu menjalankan perubahan ini secara
continue. Jangan sampai rasa ingin berubah itu hanya ketika diawal
perubahan saja namun menjelang pertengahan mulai menjadi kacau
dan kembali ketempat semula.
SEKIAN