Transcript powerpoint COZ St-Jozef - Competentiemanagement in de social profit

Competent van kop tot teen!
Studiedag 8 juni 2010
Welke competenties in welk profiel?
Tips en tricks vanuit de sector
Els Bamelis: directeur OLV Middelares te Rekkem
Katleen Maes: sociale dienst/kwaliteitscoördinator
COZ Sint-Jozef te Woumen
ompetent van kop tot teen !
Overzicht
• Voorstelling
• Aanleiding
• Vanuit welke bril
• Instap-, cluster- en groeidiversiteitsplan
• Proces – aanpak
• Toekomst
• Enkele reflecties
• Verdere toepassing
• Leerproces
ompetent van kop tot teen !
Voorstelling
• Centrum voor ouderenzorg Sint-Jozef
– 72 RVT – 21 RH – 3 KV
– 96 woongelegenheden voor dementerende,
palliatieve en zwaar zorgbehoevende ouderen
– wijkondersteunende sociale dienst
– dagopvang
• 86 medewerkers – 55 FT
ompetent van kop tot teen !
Centra voor ouderenzorg en
dienstverlening
• Hoofdzetel: H-Vincentius te Gits
• 3 ouderenvoorziengen
– Hof ten Yzer te Lo-Reninge
– OVL Middelares te Rekkem
– COZ Sint-Jozef te Woumen –Diksmuide
• Vzw ‘ t Havenhuis te Reninge : huis voor personen met
niet aangeboren hersenletsels (NAH)
ompetent van kop tot teen !
Clusterproject
• Pilootproject: ’Sint-Jozef te Woumen’
• Andere ouderenvoorzieningen van de vzw
en ‘t Havenhuis sluiten zich hierbij aan
• Aantal medewerkers: 295
ompetent van kop tot teen !
Aanleiding
•
Huidige functie-omschrijvingen zijn verouderd, te complex,
voldoen niet meer aan de dagelijkse verantwoordelijkheden
• Verwachtingen medewerkers en leidinggevenden zijn niet duidelijk
leidraad om functioneren van medewerkers te bespreken
•
Nood aan
•
Belang van omschrijving kerncompetenties met aandacht voor
attitude
• Loopbaanplanning
• Begeleiding nieuwe medewerkers
ompetent van kop tot teen !
Vanuit welke bril ?
• Opdrachtsverklaring
“In alle facetten van zorg speelt het personeel en het personeelsbeleid een
cruciale rol. Als instelling kiezen we ervoor om elke talent en mogelijkheden te
laten benutten op zijn eigen specifiek terrein. Wij wensen het personeel te
motiveren door appreciatie, participatie en continue bijscholing.”
• Organisatiedoelstellingen 2008 – 2013
- Expliciteren van de waarden in normen en gedrag als toets van
de dagdagelijkse attitude van alle medewerkers
- Voeren van een vooruitstrevend human resources management:
 aantrekken en behouden van gekwalificeerde en gemotiveerde medewerkers
 gepaste kansen tot professionele ontplooiing aanbieden
 gezonde arbeidsvoorwaarden creëren
ompetent van kop tot teen !
Vanuit welke bril ?
• Opdracht 2008-2010
– Werken aan functie- en competentiemanagement
– Vertaling naar:
•
•
•
•
selectie medewerkers
opmaak functie – omschrijvingen
functioneringsgesprekken
vorming en opleiding (intern – extern)
ompetent van kop tot teen !
Aanpak - proces
• Opmaak planningsfiche van project
–
–
–
–
–
–
–
–
definitie
doelgroep
verantwoording
stappen
middelen
communicatie
opvolging
borging
ompetent van kop tot teen !
Definitie
• Competentie = verzameling van kennis,
kunde en attitude die je nodig hebt om je
functie goed uit te voeren
• Ze uiten zich in observeerbare gedragingen
= gedragsindicatoren, die we kunnen meten.
• Wat we meten, kan gestuurd worden
ompetent van kop tot teen !
Doelgroep
• Herwerking van alle functie-omschrijvingen van alle
disciplines
• Volgende functies zijn reeds herwerkt:
zorgkundige, verpleegkundige, paramedici, onderhoud,
keukenmedewerker, logistieke hulp, afdelingsverantwoordelijke,
leefgroepwerker, hoofdverpleegkundige
• Andere - samen met vzw:
– Reeds uitgewerkt: sociale dienst, onthaal/administratie
– Nog te doen: kwaliteitscoördinator,technische dienst, preventieadviseur en directeur
ompetent van kop tot teen !
Ondersteuning
• Beginfase: consulting Adoria (Jos Billen)
• Financiële ondersteuning: SERR (Bram Bruggeman)
• Ondersteuning door VIVO – selectie proefproject
• Eindfase: Metis Management Consulting (Kris Perquy)
ompetent van kop tot teen !
Acties
• Actie 1: draagvlak creëren d.m.v. infosessies
• Actie 2: competentieprofielen ontwikkelen en leren
toepassen
• Actie 3: opvolging van het competentieproject d.m.v.
een clusterwerkgroep en een projectgroep per organisatie
• Actie 4: terugkoppeling resultaat project aan alle
medewerkers (najaar 2010)
ompetent van kop tot teen !
Beoogde effecten van de acties
• Werving en selectie
• Opleidingsbeleid
• Coaching van medewerkers
Implementatie in 2010
ompetent van kop tot teen !
Communicatie
•
•
•
•
Raad van beheer
Directie
Ondernemingsraad
Alle medewerkers
– Maandelijks krantje medewerkers
– Werkvergaderingen
– Kernteam
ompetent van kop tot teen !
Methodiek
• Methodiek: geïntegreerde aanpak (functieen competentieanalyse)
• Twee-eenheid: functies en competenties
– Sluit aan bij de praktijk op de werkvloer
– Gewenste situatie wordt aangegeven
ompetent van kop tot teen !
Aanpak - proces
• Vorming medewerkers
• Workshops per functieprofiel
– 360 graden
•
•
•
•
Functiehouder
Leidinggevende
Peers
Klant
– Keuze: grote betrokkenheid – ruime kijk
ompetent van kop tot teen !
Aanpak - proces
Verloop eerste workshop
• Doelstelling: wat is de doelstelling van je functie ?
• Inventariseren takenpakket: wat doe je dagelijks ? Wat zijn
je taken ?
• Tactische voorwaarden: wat is er nodig om je job goed te
doen ?
• Evaluatiecriteria: hoe kan je zien dat iemand zijn job goed
doet ?
• Inventariseren van competenties: wat moet deze persoon
kunnen, kennen en hoe dient deze te zijn ?
• Kritische competenties bepalen: welke is de top 10 ?
• Uitschrijven gedragsindicatoren van de competenties: hoe
zie je dat ?
ompetent van kop tot teen !
Aanpak - proces
Verloop tweede workshop
• Feedback ontwerp competentieprofiel vanuit info eerste
workshop (doelstelling, taken, competenties)
• Bepaling bijkomende competenties aan de hand van
samenvatting competentiewoordenboek Van Osch.
ompetent van kop tot teen !
Aanpak - proces
• Competenties
– Aantal kerncompetenties per functie = 4
– Aanvullende competenties per functie maximum 5
– Per competentie 4 tot 6 gedragsindicatoren
– Onderverdeling van competenties
- Omgaan met taken
- Omgaan met mensen
- Omgaan met zichzelf
ompetent van kop tot teen !
Aanpak - proces
• Kerncompetenties
– In alle functieomschrijvingen aanwezig
– Voor elke medewerker van toepassing
– Bepaald vanuit:
- de meest voorkomende info uit de workshops (competentiematrix)
- adviezen van VIVO (woordenboek Van Osch – clusters)
- bespreking in kernteam
- feedback Kris Perquy
– Link met opdrachtsverklaring
ompetent van kop tot teen !
Voorbeeld kerncompetenties
kerncompetenties
omgaan met taken
- problemen oplossen
omgaan met anderen
- samenwerken
omgaan met zichzelf
- klantgericht handelen
- zichzelf ontwikkelen
ompetent van kop tot teen !
Voorbeeld competenties
verpleegkundige
kerncompetenties
bijkomende competenties
omgaan met taken - problemen oplossen
- organiseren
omgaan met
anderen
- samenwerken
- communiceren
omgaan met
zichzelf
- klantgericht handelen
- zichzelf ontwikkelen
- kwaliteitsgericht handelen
- stress beheren
ompetent van kop tot teen !
Voorbeeld competenties zorgkundige
kerncompetenties
bijkomende competenties
omgaan met taken - problemen oplossen
- organiseren
omgaan met
anderen
- samenwerken
- mondeling communiceren
- aanpassingsvermogen
omgaan met
zichzelf
- klantgericht handelen
- zichzelf ontwikkelen
- kwaliteitsgericht handelen
- stress beheren
ompetent van kop tot teen !
Competentie
‘problemen oplossen’
Definitie
Je meldt problemen, herkent belangrijke informatie, je doet voorstellen en/of onderneemt
acties uit eigen beweging om problemen op te lossen en om bestaande situaties te verbeteren
en te optimaliseren.
Gedragsindicatoren
•
•
•
•
•
•
Ziet wanneer er problemen zijn of zullen aankomen.
Onderzoekt het probleem, verzamelt informatie over achtergrond en oorzaken
(wie, wat, wanneer, hoe, waarom en waar).
Benoemt de oorzaken.
Maakt onderscheid tussen informatie over feiten, meningen of interpretaties, hoofd- of
bijzaken.
Neemt acties om problemen op te lossen of te voorkomen.
Evalueert de genomen acties en volgt verder op.
ompetent van kop tot teen !
Definitie
Competentie
‘samenwerken’
Je levert een actieve bijdrage aan het gezamenlijk resultaat en aan het creëren van een
goede werksfeer.
Gedragsindicatoren
•
•
•
•
•
•
Helpt collega’s, geeft taken door of neemt ze over waar nodig in eigen discipline of
andere discipline
Gaat voor een gemeenschappelijk doel
Weet wanneer anderen in te schakelen.
Wisselt informatie uit (mondeling en schriftelijk) en overlegt met collega’s
eigen discipline, andere zorgverleners, bewoners, familie, …
Stemt werk op elkaar af.
ompetent van kop tot teen !
Competentie
‘klantgericht
handelen’
Definitie
Je onderzoekt wensen en behoeften van de klant en handelt hiernaar.
Je werkt mee aan een goede dienstverlening en klanttevredenheid.
De klanten zijn zowel de bewoners, familie, medewerkers, externen,…
We zijn afhankelijk van anderen om ons werk tot een goed einde te brengen.
Gedragsindicatoren
•
•
•
•
•
Toont duidelijk begrip voor de wensen en het belangen van de klant.
Maakt duidelijke afspraken en zorgt voor opvolging.
Levert maatwerk voor de klant, met deze als uitgangspunt.
Vraagt of aan de verwachtingen, wensen of behoeften zijn voldaan, opent mogelijkheid
tot verbetering of bijsturing.
Reageert op een klacht met opvolging, zonder aanvallend /verdedigend gedrag.
ompetent van kop tot teen !
Competentie
‘zichzelf ontwikkelen’
Definitie
Je neemt nieuwe informatie in je op en past deze effectief toe. Je kunt
opbouwend omgaan met kritiek en onderneemt acties om je eigen en
professionele persoonlijke ontwikkeling te bevorderen.
Gedragsindicatoren
•
•
•
•
•
Heeft een plan voor eigen verdere ontwikkeling (sterktes en
aandachtspunten) en houdt zich eraan.
Zoekt informatie die op het werk toepasbaar is op en past het geleerde (vorming) toe.
Zoekt zelf naar leer- en groeimogelijkheden om kennis en vaardigheden aan te vullen.
Vraagt feedback, wil een oordeel van anderen over het eigen functioneren en stelt het
eigen functioneren bij.
Is bereid om vorming te volgen en deze verder te integreren.
ompetent van kop tot teen !
Toekomst
• Competentiewoordenboek
– Inventaris van competenties en indicatoren
– Werkinstrument en communicatie - instrument
– Gerealiseerde materiaal structureel beschikbaar stellen
• om nieuwe profielen in de toekomst op te maken
• voor de opmaak van competenties doorheen de organisatie
ompetent van kop tot teen !
Toekomst
• Competentiematrix
– Overzicht van functies en competenties
Onderhoud
Paramedicus
Verpleegkundige
Organiseren
1
2
2
Mondeling communicatie
2
3
1
3
1
4
4
Schriftelijke communicatie
Kwaliteitsgericht handelen
5
Flexibiliteit
3
ompetent van kop tot teen !
Zorgkundige
4
2
Enkele reflecties
• Draagvlak




Vorming - vertrouwen
Verandering: angst – weerstand
Belang van dialoog, interactie, betrokkenheid
Projectgroep
• Zoek structuur
 Inhoud competentieprofiel: doelstelling, taken, competenties
 Proces: eenvoudig, concreet, gericht, praktisch, doelgericht
ompetent van kop tot teen !
Enkele reflecties
• Workshop
 Hoge betrokkenheid medewerkers, motiverend, …
 Synergie van het geheel: uitwisseling ervaringen, brengt duidelijkheid
 360 ° methodiek
• Klanten: andere kijk (luisteren, klantgericht werken,…)
• Functiehouders
– Kennis van zaken, spreken over hun functie
– Vertrekken vanuit huidige situatie
• Leidinggevende
– Zicht op evolutie van de functie, toekomstgericht
– Kennen dagelijkse praktijk van functie niet in detail
• Peers: zicht op de functie, neutrale inbreng
ompetent van kop tot teen !
Enkele reflecties
• Getuigenissen leden workshops
–
–
–
–
–
–
‘… aangepaste functieomschrijving brengt duidelijkheid,…’
‘… leidraad voor functioneringsgesprekken…’
‘… individuele begeleiding is mogelijk…’
‘… als familielid kijk ik anders naar de dingen…’
‘… kunnen deelnemen geeft voldoening en werkt motiverend…’
‘… individuele keuzes van competenties zijn gelijklopend met de
keuzes van de groep…- rode draad…’
- ‘… kiezen en prioriteiten leggen is niet zo evident…’
ompetent van kop tot teen !
Enkele reflecties
• Bepalen van competenties
 Kies methodiek die aansluit bij organisatiecultuur.
 Gebruik voorbeelden /clustering/ evenwichtige samenstelling
bv -leidinggeven: delegeren, coachen, plannen en organiseren
-communiceren: mondeling, schriftelijk, luisteren, sociabiliteit,…







Omschrijf de definitie duidelijk (afhankelijk van de functie, kan deze verschillend zijn)
Taken en competenties zijn verschillend, wel causaliteit.
Inhoudelijke discussie voor keuze competentie is belangrijk.
Indien veel verschillende competenties - raakvlakken zoeken
Interactie, overleg en betrokkenheid
Toekomstgericht
Geven gewenst resultaat weer
ompetent van kop tot teen !
Enkele reflecties
• Bepalen van gedragsindicatoren
 Bepaling van gedragsindicatoren door
projectverantwoordelijke en leidinggevenden
 Gebruik bestaande competentiewoordenboeken en vertaal ze
naar de voorziening (Van Osch- competentiespel)
 SMART: Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar/Actiegericht,
Realistisch/Realiseerbaar en Tijdsgebonden
 Formuleer ze positief
 Terugkoppeling en feedback
ompetent van kop tot teen !
Enkele reflecties
• Voor- en nadelen
– Voordelen
•
•
•
•
•
•
Op maat: competenties vanuit de medewerkers
Veel inbreng van de medewerkers, creëert draagvlak
Verbeterkennis ligt bij medewerkers
Methodiek is overdraagbaar
Praktijkgericht, werkbaar en gebruiksvriendelijk
Competenties vanuit de medewerkers vallen samen met de
verwachte competenties vanuit het beleid
ompetent van kop tot teen !
Enkele reflecties
– Nadelen
• Tijdsinvestering (veel info, chaos, filteren)
• Investering in externe consulent
• Doorgedreven kennis is nodig om sessies te
begeleiden en nakijken van de profielen
ompetent van kop tot teen !
Meerwaarde: verdere toepassing
• Opstellen vacatures
• Selectiegesprekken: STARR-methodiek
• Coaching van (nieuwe) medewerkers
• Trajectbegeleiding
• Functioneringsgesprekken
– Coaching op basis van competenties
– Persoonlijk ontwikkelingsplan
• Opleidingsbeleid: individuele noden, noden van het team,
binnen de organisatie
ompetent van kop tot teen !
noden
Leerproces
• Betrek medewerkers van de basis = draagvlak
• Belang van interactie, overleg en feedback
• Medewerkers werken hier graag aan mee, het gaat over hun job !
• Hou het simpel en praktijkgericht
• Competentieprofielen zijn een instrument en geen document
• Kies de juiste aanpak en consulent rekening houdend met de
organisatiecultuur van het huis
• Integreer de competentieprofielen doorheen het volledig
(personeels)beleid
ompetent van kop tot teen !
Bijkomende info
• Cfr. site van VIVO
– Voorbeelden competentieprofielen
– Gegevens externe begeleiders
– Proces van het project
ompetent van kop tot teen !
Dank voor jullie aandacht !
Vragen of bedenkingen ?
ompetent van kop tot teen !