Transcript MS-Link - Providencia

TIME
MANAGEMENT
Časový manažment
…kedysi sme verili, že „Čas sú peniaze“.
Dnes vieme, že čas je oveľa cennejší.
Aj hospodárenie s časom je náročnejšie, lebo
na rozdiel od peňazí, nemožno ho odložiť
na neskoršie použitie. Ak čas nevyužijeme
okamžite – stratí sa, prepadne. Zmizne
navždy…
Kto si neplánuje svoj čas, plánujú mu ho iní.
Sústreďme sa na výsledky, nie na to ako byť
zaneprázdnení.
Čo je to vlastne čas?
ČAS = ŽIVOT
Pokúste sa odpovedať na
nasledovné otázky:
1.
2.
3.
4.
Dokážete odmietnuť prácu alebo
telefonické hovory, ktoré prichádzajú bez
kontroly kedykoľvek?
Dokážete odmietnuť ľudí, ktorí
prichádzajú do vašej kancelárie pre radu
alebo priateľsky si pohovoriť o práci
alebo o súkromných veciach?
Keď odídu ostatní zamestnanci z práce,
odpovedáte na odkazy, alebo robíte veci,
ktoré by vám v skutočnosti nemali patriť?
Pocitujete niekedy, že ste v časovej tiesni
alebo v strese?
Čas nemožno riadiť.
Riadiť možno
využívanie času.
Návyky, ktoré šetria čas












vypestujte si nový osobný zmysel pre čas
plánujte dopredu
maximálne využívajte svoj najproduktívnejší
čas
vyvarujte sa neporiadku
urobte všetko ihneď, neodkladajte, čo ste si
naplánovali
naučte sa povedať nie
používajte telefón ako nástroj, ktorý šetrí čas
naučte sa viac delegovať
úlohy plánujte do kalendára
uprataný pracovný priestor
dobre rozčlenené pracovné pomôcky
plánujte aj s časovou rezervou
Typické chyby pri časovom
manažmente












Nemáme jasné ciele
Neporiadok vo veciach
Chceme byť informovaní o všetkom
Dlhé a nudné schôdze
Akceptácia neohlásených návštev a rozhovorov
Rozptyľovanie v práci, nedostatočná koncentrácia
Slabá sebadisciplína
Presúvanie nepríjemných vecí na neskôr
Neschopnosť povedať NIE
Zhon, netrpezlivosť, náhlenie
Nedostatočné delegovanie
Nedôvera v ostatných ľudí v organizácii
Delegovanie
pracovných úloh
Možná situácia z praxe (1)






vedúci manažér Andrej
profesijné znalosti sú na veľmi vysokej
úrovni
prijatí nový pracovníci
Miesto toho, aby mal vedúci pracovník
Andrej menej práce, musí sa starať i o
zákazníkov nových kolegov.
Chce byť pri všetkom. Noví pracovníci
strácajú iniciatívu a ich aktivita sa
obmedzuje na starostlivé a kvalitné plnenie
zadaných úloh
vedúci pracovník je neustále zavalený
operatívnou činnosťou a na systematické
vedenie a strategické rozhodovanie nemá
čas
Možná situácia z praxe (2)




Rosemary W. je vedúcou pracovníčkou
nakladateľstva
Domnieva sa, že keď bude pracovať sama,
miesto toho, aby prácu rozdelila, zabezpečí
kvalitu. Zároveň sa úplne úprimne teší
z nových úloh, ktoré musí riešiť.
Rozumovo cíti, že nakoniec bude musieť
prácu rozdeliť. Avšak z čisto citového
hľadiska je pre ňu veľmi ťažké niečo také
spraviť.
„ Keď nejakú prácu robíte dlho, zvyknete si
na to robiť ju sám“, vraví Rosemary.
Možná situácia z praxe (3)

„Osobne verím, že informáciu sú
moc. Radšej preto udržujem dôležité
detaily pred zamestnancami
v tajnosti. Keby som ich niekomu
posunul, mohol by byť skoro
schopný ma nahradiť. Keď som bol
štyri týždne preč z práce kvôli
vredom, skoro sa to tam celé
rozpadlo, takže aspoň všetci vedeli,
ako som pre firmu nenahraditeľný.“
(Vysoký manažér strojárskej firmy)
Možná situácia z praxe (4)




Helena -vedúca skupiny v jednej cestovnej
kancelárie
Zistila, že práca vedúcej je časovo veľmi
náročná
Helena sa stále snaží starať sa
o niektorých svojich starých klientov
a v skutočnosti robí prácu za svojich
zamestnancov, pretože sa jej zdá, že sú
veľmi pomalí a nepracujú dôkladne.
Helena hovorí: „ Bolo by jednoduchšie,
keby som si všetko robila sama, ale
nemám na to čas.“
Možná situácia z praxe (5)





Tomáš - vedúci oddelenia marketingu
Má k dispozícii personál, ktorý ho
o všetkom informuje.
Obáva sa, že jeho zamestnanci nebudú
schopní plniť zverené úlohy a má
tendenciu robiť všetko sám.
Jedine tak bude práca spravená
bezchybne.
„Na to, učiť personál všetko, čo by mal
vedieť, nie je čas.“ Domnieva sa, že prácu
bude môcť rozdeliť neskôr, až získa v novej
funkcii viac skúseností.
Možná situácia z praxe (6)





„Nemám nič proti delegovaniu, ale mali by
ste vidieť tých klaunov, čo pre mňa pracujú.
Manažéri- nemajú dokonca ani vhodnú
kvalifikáciu. Mnohí z nich sú akoby
duševne dávno v dôchodku, aj keď sa
tomu vekom ešte zďaleka neblížia.
Tak už viete, prečo nosím dva natrieskané
kufríky! Vôbec neviem, čo si počať.
Môj šéf neustále tvrdí, že je to moja chyba,
ale ja nemám vôbec potuchy o tom, čo
očakáva, že s tým urobím.
Vlastne mi nikdy nepovedal, čo odo mňa
očakáva.“
Prečo je zložité delegovať?







Je to riskantné
Robiť všetko nás baví
Neodvažujeme sa sedieť a myslieť
Je to príliš pomalé
Máme radi prehľad o všetkom
Nebudú podriadení lepší než my?
„Nikto to nespraví tak ako ja.“
Prečo je delegovanie
pracovných úloh dôležité:





ako vedúci budete mať viac času na
riadenie
budete mať čas rozvíjať svoje
manažérske schopnosti
budete môcť pomáhať ostatným rozvíjať
a prehlbovať ich schopnosti
možnosť rozpoznať talent a predpoklady
zamestnancov
dostane sa vám z ich strany uznanie
a ocenenie. Tým, že zveríte svojim
zamestnancom pracovné úlohy, dáte
najavo, že im dôverujete a že vám záleží
na tom, aby boli úspešní.
Rôzne podoby delegovania -1


„Pozrite sa na tento problém
a zhromaždite mi všetky fakty. Na ich
základe potom rozhodnem, ako
budeme ďalej postupovať.“
„Zhrňte mi všetky varianty ďalšieho
postupu, ktoré máme k dispozícii, ich
výhody a nevýhody. Po ich zvážení
sa rozhodnem, ktorý z nich si
vyberieme.“
Rôzne podoby delegovania -2



„Odporúčajte mi, čo máme
podniknúť, a predložte mi svoj
návrh na schválenie.“
„Oznámte mi, čo zamýšľate
podniknúť. S postupom počkajte
na moje schválenie.“
„Konajte podľa svojho uváženia.
Informujte ma iba vtedy, keď
narazíte na problémy.“
Získajte Postoj Milionára
Získajte Postoj Milionára
1 – Riskujte
2 – So štedrosťou opatrne
3 – Stýkajte sa s elitou
4 – Majte pod kontrolou svoje
investície
5 – Naučte sa predvídať
6 – Delegujte úlohy
7 – Buďte stále upriamený na
cieľ
8 – Nakupujte na úrovni
9 – Nájdite si určite špecifické
záujmy
A peniaze sa budú sypať