Transcript Björn Trägårdh, Temporära organisationer för permanenta problem

Framgångsfaktorer och hinder
för en lyckad implementering
Björn Trägårdh, docent
Handelshögskolan vid Göteborgs universitet
”Temporära organisationer
för permanenta problem”
Skrifter från Temagruppen Unga i arbetslivet, 2012:1
I studien granskas sju ESF-projekt (2008-2011) vilka riktades mot ”unga vuxna långt
från arbetsmarknaden”.
Utvärderingar visade att projekten lyckades rätt bra.
Men de implementerades inte – metoder och arbetssätt togs inte över i ordinarie
verksamheter.
Huvudsyftet är att beskriva och analysera varför det blev så och diskutera alternativ.
Projekt som ingått i studien:
KomPaRe, Piteå
och Skellefteå
Jobbcoach,
Ale
Mellan Rum,
Ale
NavigatorCenter,
Göteborg
Nuevo, Uppsala
Tusen nya ungdomsjobb, Luleå
Nuevo, Västerås
Detta tänkte jag prata om
1. Projekt och implementering – några utgångspunkter
2. Varför blev det (nästan) ingen implementering?
Eller varför blev det (lite) implementering?
3. Hur organisera så att implementering inte blir ett
problem?
Projektens 4 T
Transition
Team
Time
Task
(Lundin& Söderholm, 1995)
Team: projektgrupper samverkar över organisationsgränser.
Time: 2-3 år.
Task: samverka och utveckla metoder och som bryter deltagarnas
utanförskap.
Transition: vid goda resultat – ordinarie verksamheter implementerar.
Två grundläggande utmaningar
vid utvecklingsprojekt:
1. Utveckla det vi behöver i projektform
2. Implementera det vi har utvecklat
2. Avslutnings- och
överlämningsfas
1c) Genomförandefas
1 a) Idéfas
1b) Planeringsfas
En avgörande fråga för
permanenta organisationer
$
Projekt som lösning;
Särkoppling
Problem
Alternativa metoder/arbetssätt prövas
Löser eller skapar projektutvecklade
metoder och arbetssätt problem
i ordinarie verksamhet?
Ordinarie verksamhet/kontinuitet
ESF-rådet
A. Policyorganisationer
Tar initiativ till projekt
Sätter regler och ramar
B. Permanenta
organisationer
Agerar projektägare
Tillsätter styrgrupp
Implementerar
Projekt är
beroende part
i ett större system
Temagruppen unga i arbetslivet
AF nationellt
Kommunstyrelsen
Lokal arbetsförmedling
Kommunens
socialtjänst
C. Temporära
organisationer
Genomför projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Implementering är särskilt problematiskt
i samverkansprojekt
Huvudman 1
?
Samverkansprojekt
Huvudman 2
?
Mål och ansvar
Projekt
mål
ESF-direktiv
Effektmål
1. Coacha projektdeltagare
Ge projektdirektiv
2. Utveckla metoder
Implementera lyckade
och arbetssätt
projektmetoder/-arbetssätt
Sprida erfarenheter
3. Samverka i
projektet
Projektledaransvar
Projektägaransvar
Resultat – fjäderlätt implementering
• I projekten samverkade man, prövade metoder och arbetssätt för att få
deltagare i jobb/studier. Projekten rapporterade goda resultat. Alltså borde
permanenta organisationer implementera metoderna och arbetssätten.
• Styrgrupper/ordinarie verksamheter måste bestämma sig – vad gör vi nu?
• Implementeringsfrågan hanterades genom a och/eller b:
a) införa en liten (billig) del av projektets metod/arbetssätt/samverkan
b) söka medel för nya projekt.
• Att starta nya projekt är betydligt enklare än att fullt ut implementera
projektutvecklade metoder, arbetssätt och samverkan i ordinarie strukturer.
Varför?
Varför bara svag implementering?
1. Ingen tar ansvar för
att nå effektmål
ESF-projektet
Projekt
mål
Implementera lyckade
projektmetoder/-arbetssätt
Varför bara svag implementering?
2. Två världar - särkoppling mellan
permanent och temporär organisering
Metod/arbetssätt i projektet enligt plan
Olika
identiteter
Parallella men olika processer
Olika slags lärande
Metod/arbetssätt i ordinarie verksamhet efter politiska villkor
Varför bara svag implementering?
3. Externa medel möjliggör stabila projekt,
men ökar förändringskrav i ordinarie strukturer
$
Ja tack!
Entusiastiska eldsjälar
i stabila projekt
Implementering kanske
lönar sig på sikt,
men blir dyrt direkt!
Ordinarie verksamhet i ständig förändring
”Den grå vardagen”
Nej tack!
Varför svag implementering
- en sammanfattning
$
Ja tack!
1. Ingen tar
effektmålsansvar
Projekt
2. Särkoppling – olika villkor,
processer och lärande
Ordinarie verksamhet/kontinuitet
3. Fördyrande på kort sikt
Nej tack!
Tre åtgärder för att
underlätta implementering
$
Ja tack!
Styrningen - fokus på
effektmål
Utveckla implementeringsvänliga
metoder och arbetssätt (”lean projects”)
Minska särkopplingen:
- kontinuerlig dialog
Permanenta organisationer
Ja tack!
Fyra sätt att organisera samverkan
Organisatorisk lösning
Temporär (projekt)
1. Tvåstegsstrategin
Implementering
Organisatoriskt
problem
Hållbar
utveckling
(från samverkansprojekt
till löpande verksamhet)
2. Pärlbandsstrategin
(från projekt till projekt)
Permanent organisation
3. Huvudmannastrategin
(en huvudman/organisation
har ansvaret)
4. Strategi för permanent
samverkan
(Samordningsförbund )
1. Tvåstegsstrategin
(Först utveckla i projekt och sedan implementera i permanent(a) organisation(er))
Poänger
Problem
• Ger möjlighet att pröva nya • Implementeringsfientliga
saker
lösningar
• Anpassad till finansiärers
• Projekt utgår inte från realia i
utvecklingslogik
permanenta organisationer
• Projektmål nås ofta
• Effektmål nås sällan
Motsättningar bildas mellan projekt och ordinarie struktur
Det som utvecklats blir ofta svårt att implementera
2. Pärlbandsstrategin
Poänger
Problem
• Lätt att få projektpengar
och samverka i projektform
• Fokus på projektmål – stort
stöd till projektdeltagare
• Stör inte löpande
verksamhet
• Stick i stäv med
finansiärens intentioner
• Bara för projektdeltagare
- effektmål utesluts
• Ingen utveckling av
löpande verksamhet
Det som utvecklats implementeras inte
Ryckigt för målgruppen
3. Huvudmannastrategin
Poäng
Problem
• En permanent
organisation får ansvar
och mandat att hantera
ett permanent problem
• Ansvarig huvudman har
inte mandat att styra andra
huvudmän = fortsatta
implementeringsproblem
Motsättningen mellan projekt och ordinarie struktur
förskjuts till motsättning mellan ordinarie strukturer
4. Strategi för permanent samverkan
Poänger
Problem
• Permanent organisation • Samordningsförbunden har
svag ställning
hanterar permanenta
(samordnings)problem • ”Stuprör” och ”hängrännor ”
separeras = former stelnar
• En huvudman för
och lärande begränsas
målgruppen
• Implementering undviks
Huvudmännen outsourcar samverkansuppgifter,
men avsätts makt och medel för hållbar utveckling?
Några råd om Tvåstegsstrategin fortsätter
att vara officiell huvudstrategi:
Permanent organisation: Temporär organisation:
• Specificera villkoren för
implementering under
projektplaneringen.
• Designa projekten
”implementeringsvänligt” –
anpassa till rådande villkor i
ordinarie verksamheter.
• Avsätt resurser för
implementering (pengar,
tid, kompetens,
uppmärksamhet …).
• Fastställ, mät och värdera
vad som varit
framgångsrikt.
• Löpande dialog med
temporär organisation
om implementering.
• Löpande dialog med
permanenta organisationer
om implementering.