Introduction

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Mise en œuvre de l’évaluation externe des logements-foyers ANESM/UNCCAS/FNAQPA Vendredi 6 juin 2014

53 boulevard Ornano – Pleyad 3 – 93200 Saint-Denis Tél. : 01 48 13 91 00 – Fax : 01 48 13 91 22 - www.anesm.sante.gouv.fr

SOMMAIRE

Introduction

I.

Évaluation et renouvellement d'autorisation:

 

Cadre législatif et réglementaire: ce que vous devez faire Contenu et formalisme du rapport: ce que vous devez vérifier I.

Outils et mise en œuvre de l’évaluation : comment vous y préparer?

 

Choix du prestataire et contractualisation Suivi du dispositif et financement

3

I. ÉVALUATION ET RENOUVELLEMENT D'AUTORISATION

•

Ce que vous devez faire

4

Evaluation et autorisation des ESSMS : bref rappel du cadre législatif et réglementaire



Loi n ° 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale, codifiée dans le CASF

• obligation d’évaluation périodique des pratiques et résultats des ESSMS autorisés(L.312-8) • liste des ESSMS concernés (L.312-1) • subordination exclusive du renouvellement de l’autorisation aux résultats de l’évaluation externe (L.313-1 CASF) 

Décrets d’application :

•

décret du 15 mai 2007

l’évaluation externe (

Annexe 3-10 du CASF

) : contenu du cahier des charges de • décret du 3 novembre 2010 : calendrier des évaluations et modalités de restitution des résultats (art. D.312-203 à D.312-205 du CASF) • décret du 30 janvier 2012 : conditions de prise en charge de la certification dans le cadre de l’évaluation externe des ESSMS (art. D.312-206 du CASF) 

Circulaires :

•

n °

DGCS/SD5C/2011/398 du 21 octobre 2011 : calendrier évaluatif •

n °

DGCS/SD5C/2013/427 du 31 décembre 2013 : précisions sur les modalités d’évaluation et règles de conflit d’intérêt •

n °

DGCS/SD2A/2014/58 du 20 février 2014 relative au renforcement de la lutte contre la maltraitance et au développement de la bientraitance

Evaluation et renouvellement d’autorisation : calendriers et régimes dérogatoires

 L’évaluation interne : communication des résultats à l’autorité d’autorisation tous les 5 ans, ou lors de la révision du contrat pluriannuel

3 rapports d'évaluation interne sur 15 ans d’autorisation



L’évaluation externe :

- 7 ans après la date d’autorisation initiale - 2 ans avant la date de son renouvellement

2 rapports d’évaluation externe sur 15 ans d’autorisation

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Les régimes dérogatoires

•

Les ESSMS autorisés et ouverts avant le 2 janvier 2002

- communication des résultats d'une évaluation interne au plus tard 3 ans avant la date de renouvellement d'autorisation: 3 janvier 2014 - communication des résultats d'une évaluation externe au plus tard 2 ans avant la date de renouvellement d'autorisation: 3 janvier 2015 •

Les ESSMS autorisés et ouverts entre le 2 janvier 2002 et le 21 juillet 2009

- communication des résultats d'une évaluation interne au plus tard 3 ans avant la date de renouvellement d'autorisation - communication des résultats d'une évaluation externe au plus tard 2 ans avant la date de renouvellement d'autorisation 7

Evaluation et renouvellement d’autorisation des logements foyers

•

Réglementés par le code de la construction et de l’habitation (L633-1 et s. et R633-1 et s.)

•

Soumis à évaluation en tant qu’ « ESSMS accueillant des personnes âgées ou leur apportant une assistance à domicile »

-> art. L312-1, 6 ° du CASF et circulaire du 31 décembre 2013 •

Transformation du logement-foyer en EHPAD

-> GMP > 300 -> prise en compte de la date d’autorisation initiale du logement-foyer pour le calendrier évaluatif (art.L312-8 CASF et circulaire DGCS du 21 octobre 2011) 8

Evaluation et renouvellement d’autorisation

« Le renouvellement, total ou partiel, [de l’autorisation] est exclusivement subordonné aux résultats de l’évaluation externe mentionnée au deuxième alinéa de l’article L.312-8 » (article L.313-1 du CASF)  les résultats de la seconde évaluation externe conditionnent le renouvellement de votre autorisation  le rapport d’évaluation externe doit être conforme aux prescriptions du cahier des charges et « doit apporter à l’autorité(…)une argumentation sur les données recueillies et l’analyse qui en résulte, permettant de l’éclairer utilement » (annexe 3-10,chap.5,1.1) 9

Contenu et formalisme du rapport d'évaluation externe

Ce que vous devez attendre et vérifier

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Le périmètre de l'évaluation externe

Chapitre I et II de l‘annexe 3-10 au CASF

Les 4 objectifs fondamentaux de l’évaluation externe :

- porter une appréciation globale sur les activités déployées et la qualité des prestations - examiner les suites réservées aux résultats issus de l’évaluation interne - examiner les thématiques et registres spécifiques du chapitre 2 - élaborer des propositions et/ou préconisations en fonction des constats opérés

Une démarche évaluative centrée sur la pertinence de la prise en charge

- au regard des attentes des personnes accueillies - dans le cadre des missions imparties à la structure et des besoins sur le territoire

Parmi les points obligatoires à évaluer :

- l'appréciation des priorités et des modalités de mise en œuvre de la démarche de l'évaluation interne - la réponse de l'établissement ou du service aux attentes exprimées par les usagers - le respect des critères énoncés par la réglementation en vigueur et par les RBPP validées par l'ANESM 11

Les étapes de l'évaluation externe : « L’évaluation interroge la mise en œuvre d’une action, sa pertinence, les effets prévus et imprévus, son efficience, en considération du contexte observé »

(1.3 chapitre 1 annexe 3-10 du CASF) L'évaluation se fait par étapes (chapitre IV annexe 3-10 du CASF)

1- observation et description :

- construction d’un projet évaluatif adapté à votre structure - un recueil de données quantitatives et qualitatives

2-étude et analyse

Réponse aux questionnements du chapitre II (périmètre) Confrontation de la situation observée au cadre de référence spécifique dont examen de la prise en compte des RBPP

3- synthèse

Mise en relation des intentions du PE et des constats issus de l’évaluation externe Mise en évidence, analyse et interprétation des écarts au regard du cadre de référence spécifique Formulation des propositions ou préconisations

PERIMETRE, METHODE ET FORMALISME LE CONTENU GENERAL DU RAPPORT D’EVALUATION EXTERNE Chapitre V – Section 3 de l’annexe 3-10 du CASF

      

Les éléments de cadrage Le descriptif de la procédure d’évaluation externe Les développements informatifs Les résultats de l’analyse détaillée Le modèle de synthèse Les observations concernant l’adaptation des modalités d’accueil et d’accompagnement Les annexes dont le modèle d’abrégé

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Le contenu du rapport d’évaluation externe Éléments de cadrage et procédure

Développements informatifs Résultats de l’analyse détaillée Propositions et/ou préconisations, le cas échéant les observations utiles d’aide à la décision Exercice de synthèse Synthèse (modèle fixé par l’Anesm) Annexes : contrat, composition de l’équipe d’évaluateurs, calendrier, abrégé (modèle fixé par l’Anesm) 14

Conséquences du non respect du cahier des charges

« Le renouvellement, total ou partiel, [de l’autorisation] est exclusivement subordonné aux résultats de l’évaluation externe mentionnée au deuxième alinéa de l’article L.312-8 » (article L.313-1 du CASF) Conséquences de l’absence d’évaluation externe ou de l’insuffisance du rapport sur le renouvellement de votre autorisation (circulaire du 21//10/2011): • absence de reconduction tacite de l’autorisation : demande de renouvellement expresse • demande de complément à l’EE en cas de rapport incomplet ou non-conforme • subordination du renouvellement à la communication des résultats d’une nouvelle EE réalisée par un autre OHP 15

Echanges avec la salle

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II/Préparation à l'évaluation externe et choix du prestataire

Comment vous préparer?

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Préalable à la contractualisation Guide d’aide à la contractualisation de l'évaluation externe (27 mars 2014)

•

Réunir les documents à remettre à l'évaluateur en vue de la construction du cadre de référence spécifique (chapitre III section 3 annexe 3-10 CASF)

•

Préparer les professionnels, les personnes accompagnées et les partenaires extérieurs

•

Organiser une mise en concurrence sur la base du document de mise en concurrence

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Organismes habilités et prestataires inscrits

•

Habilitation d’organismes installés sur le territoire français :

– durée illimitée – valable sur l’ensemble du territoire national •

Inscription de prestataires établis dans un autre Etat membre de l’UE ou partie à l’accord de l’espace économique européen

– pour un an – valable sur l’ensemble du territoire national français •

Réception par l’Anesm d’un formulaire d’habilitation/inscription accompagné des pièces justificatives (procédure administrative)

•

L’organisme/prestataire s’engage à respecter une série d’engagements Liste publiée au Bulletin Officiel et mise à disposition sur le site de l’Agence

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Critères de sélection du prestataire Respect des dispositions législatives et réglementaires



Se prémunir des risques de conflit d’intérêt et recueillir une déclaration sur l’honneur de l’organisme



Veiller au respect des délais de carence



Vérifier les compétences des évaluateurs



Vérifier la validité de l'habilitation ou de l'inscription de l'organisme

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Contractualisation de l'évaluation externe

•

Fonder la relation contractuelle sur la base du document de mise en concurrence (section 2 chap.3annexe 3-10)

•

Prévoir des clauses spécifiques afin de sécuriser la situation en cas de manquements de l’organisme (circulaire DGCS du 21 octobre 2011 et guide)

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Déploiement du dispositif et financement de l’évaluation externe

22

Un bilan semestriel des évaluations externes

•

Au 31 décembre 2013: 6 956 missions d’évaluation externe sont engagées et 4946 sont achevées

28% des ESSMS devant réaliser leur évaluation externe au 3 janvier 2015 sont engagés dans la démarche • Les ESSMS les plus avancés sont les services à la personne (26% des ESSMS engagés) • Parmi les moins avancés dans la démarche, les logements-foyers (2.60% des ESSMS engagés) 2230 autorisés avant le 2 janvier 2002, 58 missions engagées • A ce jour, le coût moyen TTC d’une évaluation externe : EHPAD = 7 777 € A ce jour, le nombre moyen de jours/homme facturés : EHPAD: 7,8

Le bilan des évaluations externes par type de structure est disponible sur le site de l’Anesm

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L'amortissement du coût de l'évaluation externe Instructions comptables M22 (ESSMS public) et M22Bis (ESSMS privés) Immobilisation incorporelle Amortissable sur 5 ans Exemple: une évaluation à 6 500 euros 6 500/5= 1300 euros par an

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Echanges avec la salle

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Agence nationale de l’évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux 53 boulevard Ornano – Pleyad 3 – 93200 Saint-Denis Tél. : 01 48 13 91 00 – Fax : 01 48 13 91 22 - www.anesm.sante.gouv.fr

CENTRE COMMUNAL D’ACTION SOCIALE DE ROYAN L’ ÉVALUATION EXTERNE DES LOGEMENTS -F OYERS R ENCONTRE ANESM / UNCCAS V ENDREDI 6 JUIN 2014

CCAS DE ROYAN

17200 Charente- Maritime

La trame présentée ci-dessous

représente l’explication détaillée et la chronologie du processus évaluatif de nos

établissements.

(2 logements-foyers 140 studios)

L e C e n t r e C o m m u n a l d ’ A c t i o n S o c i a l e C ’ e s t a u s s i ,

LES ÉTABLISSEMENTS POUR LES SÉNIORS La Résidence de L’Étang, logement foyer ayant vocation d’une résidence sociale 66 studios pour personne seule ou couple (Habitation à loyer modéré conventionnée APL Tarifs appliqués: F1, 33 m² = 197,86 € F2, 45m² = 215,65 € Charges : 7,30 €/j/personne seule 10,40€/j/ pour un couple Taux d’occupation : 100 % 29

29

L e C e n t r e C o m m u n a l d ’ A c t i o n S o c i a l e C ’ e s t a u s s i ,

LES ÉTABLISSEMENTS POUR LES SÉNIORS Le Logis, Logement Foyer traditionnel situé à Vaux sur Mer 74 studios pour personne seule ou en couple Résidence conventionnée A.P.L.

Appartements duplex : Pour 1 pers : 2309,34€ Pour 2 pers : 2723,94 € F1 = 1281,87 € F1bis = 1442,07 € 1pers; 1856,67 € 2 pers 30

30

SCHEMA D’INTERVENTION: ETAPE 1 Lancement de l'évaluation.

• Rencontre informative et communication. • Analyse documentaire. • Echanges de mise au point opérationnelle.

SCHEMA D’INTERVENTION: ETAPE 2 Evaluation de l'établissement.

• Questionnement évaluatif. • Observations. • Temps d'échanges collectifs

SCHEMA D’INTERVENTION: ETAPE 3

Restitution des résultats de l'évaluation.

• Production du pré-rapport d'évaluation. • Production du rapport final d'évaluation • Transmission des résultats de l'évaluation et des préconisations (rapport + supports)

ETAPE 1 - LANCEMENT DE L’EVALUATION Enjeux et objectifs.

Définir, formaliser et valider le champ de l’évaluation externe. Définir, formaliser et valider la maîtrise d’œuvre, le cadre évaluatif, le champ de l’évaluation, les outils à utiliser pour mener à bien le processus évaluatif, dans le respect des attentes, des besoins et des obligations des parties prenantes. Définir et organiser la communication à adopter dans le but d’informer et d’impliquer l’ensemble des acteurs de la structure dans la démarche. Engagement de l’établissement dans la démarche d’évaluation externe.

METHODOLOGIE DE L’INTERVENTION ETAPE 1

Mise en place du comité de pilotage Mise au point opérationnelle et choix du référentiel Visite de l'établissement Analyse documentaire

ETAPE 2 – EVALUATION DE L’ETABLISSEMENT .

Enjeux et objectifs

Appréhender par l’échange et le débat, les politiques, les valeurs et pratiques collectives de l’établissement. Procéder au questionnement évaluatif en suivant le référentiel préalablement validé par l’instance décisionnelle de l’établissement. Pouvoir analyser et exploiter une production visant à étudier les grandes tendances mises en valeur par le questionnement

METHODOLOGIE DE L’INTERVENTION ETAPE 2 Observations de pratiques Auditions individuelles et collectives Interviews résidents / familles

Optimisation de l'appréciation du fonctionnement de l'établissement

ETAPE 3 - RESTITUTION DES RESULTATS DE L’EVALUATION. Enjeux et objectifs

Produire et fournir à l’organisme gestionnaire et à la direction, un pré-rapport d’évaluation, conformément aux exigences du Décret n ° 2007-975 du 15 mai 2007. Produire un rapport d’évaluation externe à destination des autorités ayant délivré l’autorisation, conformément aux exigences indiquées à l’Article D.312-200 du CASF. Restituer à l’ensemble des acteurs du service les résultats du processus évaluatif, ainsi que présenter sa mise en perspective dans le cadre de l’amélioration continue des prestations et services livrés aux usagers.

METHODOLOGIE DE L’INTERVENTION ETAPE 3

Pré rapport •Elaboration •Echanges •Ajustements •Validation • Production •Note de synthèse Rapport final •Restitution des résultats •Remise des documents Restitution

MERCI DE VOTRE ATTENTION E CHANGES AVEC LES PARTICIPANTS

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Rencontre ANESM-UNCCAS

Retour d’expérience sur l’Evaluation Externe en logements-foyer Vendredi 6 juin 2014

42

Le CCAS :

MAIRE-PRESIDENT :   Mr BIANCHI VICE-PRESIDENTE : Mme JOSEPH DIRECTEUR : Mr CABRIT Nombre d’agents : 835

C

LERMONT

habitants

-F

ERRAND

Département du Puy-de-Dôme, Région Auvergne 140 000 habitants

:

Agglomération de 283 000

Département Politiques Gérontologiques Département Politiques de Solidarité : - Service social- Service logement - Interventions financières directes Département Handicap : - Entreprise adaptée- Etablissement et service d’aide par le travail (EE)- Secteur des majeurs protégés (EE) 43

Services supports : logistique, ressources humaines,

finances – comptabilité- informatique

DÉPARTEMENT POLITIQUES GÉRONTOLOGIQUES

 INFORMATION : L IEU I NFORMATION S ENIOR (CLIC DE NIVEAU I)  DOMICILE : AIDE À DOMICILE PRESTATAIRE À DOMICILE MANDATAIRE – PORTAGE DE REPAS (EE) SSIAD – ANIMATION (EE), AIDE 

HEBERGEMENT(512 PLACES ) : 6 EHPAD ( DONT 1 AVEC UN SECTEUR LOGEMENTS FOYER ) + 1 LOGEMENTS-FOYER

44 

2 ACCUEILS DE JOUR (16 PLACES )

CALENDRIER DES EVALUATIONS EXTERNES

Autorisation avant la loi du 2 janvier 2002 : LES MELEZES , LES SOURCES , LE MOULIN , LES JARDINS DE LA CHARME , A . VARENNE , M & M VIPLE , LES HORTENSIAS , SSIAD renouvellement de l’autorisation en 2017: 3 ans avant : 1 Evaluation Interne (au 31/12/2013) et 2 ans avant : 1 Evaluation Externe (au 31/12/2014) 45 Etablissements et SSIAD engagés dans un calendrier commun = 1 appel d’offre sur le secteur gérontologique

46

EVALUATION EXTERNE :

LE MARCHÉ

Appel d’offre entre mars et septembre 2013 pour un démarrage au 1 er janvier 2014 Choix d’une procédure adaptée restreinte pour sélectionner les candidats autorisés à présenter une offre.



sélection sur 4 critères visant à apprécier l’expérience et les moyens des candidats dans la réalisation de prestations similaires

(% CA, moyens en personnel, moyens techniques, références dans la réalisation de prestations similaires)

14 candidats ont répondu 6 sont retenus pour présenter une offre

LE MARCHÉ ( SUITE )

Analyse des offres des 6 candidats sur la base de 3 critères : ▪ expérience et formation des évaluateurs (20%); cahier des charges (40%); ▪ méthodologie, pilotage, calendrier proposés en rapport avec notre ▪ prix (40%) Vigilance sur :



l’organisation d’échanges réguliers entre les évaluateurs et le CCAS sur le référentiel, sur l’organisation de l’évaluation



la prise en compte de l’organisation spécifique du CCAS : rencontres avec la Vice-Présidente, la direction, les responsables des services centralisés

 

exigence d’un retour des observations sur site auprès des responsables d’établissement et des équipes élaboration d’un rapport par site

47

48

L OGEMENTS FOYER M & M VIPLE

   Ouvert en 1977 79 places Forfait soins courant (ARS)  Habilité à l’aide sociale à l’hébergement (CG)  GMP : 135 (90% résidents en GIR 5 et 6)   Âge moyen : 85 ans Taux d’occupation : 79%  9,5 ETP hors restauration et 1ETP pool

     49

D ÉROULEMENT DE L ’E VALUATION E XTERNE À VIPLE

Le DPG envoie la documentation (en janvier) : arrêté d’autorisation, rapport E.I, rapport d’activité, PV des conseils de la vie sociale, contrat de séjour, règlement de fonctionnement, livret d’accueil, résultats de l’enquête de satisfaction annuelle, plan de formation, compte administratif et budget, projet d’établissement, tableau de bord des axes d’amélioration Le référent du cabinet présente sa démarche aux représentants du DPG et aux responsables d’établissement le 15 janvier L’équipe de VIPLE est préparée à la visite sur site : rappels sur la démarche d’évaluation interne et externe, de ses outils, des objectifs écrits dans le projet d’établissement; « dédramatiser » Visite sur site des évaluateurs le11 avril (journée) Restitution orale des conclusions par le référent et remise du pré rapport d’évaluation externe par les évaluateurs le 20 mai

50 

L

A JOURNÉE D

’

ÉVALUATION À

VIPLE

Accueil sur site des évaluateurs par la responsable d’établissement et les représentants du DPG  Rencontres des évaluateurs avec les représentants de chaque métier : infirmière, aide-soignante, aide-ménagère, animatrice, équipe de restauration, agent technique, agent d’astreinte de nuit  Rencontres des évaluateurs avec des résidents volontaires ayant participé aux groupes de réflexion pour l’évaluation interne et ou membres du conseil de la vie sociale  Retour « à chaud » des évaluateurs auprès de la responsable d’établissement et des représentants du DPG

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C E QUI A ÉTÉ OBSERVÉ LORS DE L ’ ÉVALUATION EXTERNE :

     Information des résidents : vérification de l’affichage, des documents contractuels et du livret d’accueil, des modalités d’accès au dossier du résident… Connaissance des agents sur la démarche qualité, les RBPP, le projet d’établissement… Appréciation sur le management de la démarche qualité, fiches de poste… Pratiques de bientraitance : respect de la confidentialité des informations, analyse des pratiques professionnelles, partage sur les formations suivies… Prévention des risques : adaptation du cadre architectural aux besoins des personnes accueillies, pratiques en matière d’hygiène, de formation à la sécurité incendie…

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Les suites de la journée d’observation :

  Echanges avec l’équipe sur le déroulement de la journée d’observation et sur les retours à chaud faits par les évaluateurs Le déroulement de l’évaluation externe sera à l’ordre du jour de la prochaine réunion du Conseil de la Vie Sociale  Actuellement nous sommes dans la phase d’échanges avec les évaluateurs : réponses au pré-apport écrit qui nous a été donné le 20 mai.