Transcript muhasebe ve personel

15/11/2014
GENEL SEKRETERLER
HİZMET İÇİ EĞİTİM SEMİNERİ
MUHASEBE VE PERSONEL
1. Sorumluluklar
2. Muhasebe Biriminin Görevleri
3. Giderlerin yapılmasında dikkat edilmesi gerekenler
4. Harcamalar
5. Muhasebede kullanılacak fiş ve makbuzlar
6. Kullanılacak defterler
7. Muhasebe defterlerine kayıt kuralları
8. Vekalet ve Tedvir
9. 6552 sayılı torba yasa
10. Katılım payı ve Eğitim Bütçesi
11. Banka İşlemleri
12. Personel Konuları
SORUMLULUKLAR
Raporlama amaçlarına uygun ve etkin bir muhasebe sisteminin
oluşturulmasını sağlamak üzere esnaf ve sanatkâr kuruluşu ve muhasebe
birimlerinin yöneticileri aşağıdaki maddeleri uygulamakla yükümlüdürler.
İşlemlerin sistemli olarak ve zamanında muhasebeleştirilmesi, yeterli
güvenlikte ve banka hesap raporlarının karşılaştırılmasını sağlayan etkin
bir defter sisteminin oluşturulması,
Bütün gider ve gelir işlemlerinin hesaplara aynı metot ile kaydedilmesi,
Net olarak tanımlanmış kavramlar
muhasebeleştirme sürecinin kurulması,
ve
belgelere
Malî raporlar ve tabloların düzenli olarak hazırlanması,
dayalı
bir
Bütçe ödeneklerinin her aşamada kaydını ve kullanımını izleyecek
bir sistemin oluşturulması,
Malî raporların dipnotlarında muhasebe politikalarının belirtilmesi
ve bilgilerin doğru yorumlanmasını sağlayacak yeterli detayda
açıklamaların yer alması,
Borçlar ve malî yükümlülükler ile ileride yükümlülük doğurabilecek
taahhüt ve garantilerin kaydı, izlenmesi ve genel kurullara
açıklanması konularında gerekli tedbirlerin alınması. (Muh. Yönet.
Mad.62)
MUHASEBE BİRİMİ GÖREVLERİ
Kanun, tüzük ve bu Yönetmelikte belirtilen defterleri tutup,
aylık
mizan cetvellerini, bütçe, bilanço ve kati hesap rapor ve cetvellerini
hazırlamak,
Lüzum hissedilen fasıl ve maddeler arasında aktarma
yönetim kuruluna sunmak,
tekliflerini
Bilimum giderlerin tahmini bütçe esasları çerçevesinde mevzuata uygun
olarak yapılmasını ve bütçenin uygulanmasını sağlamak,
Usulüne uygun olarak gelirlerin tahakkuk ve tahsili ile giderlerin hak
sahiplerine tediyesini yapmak, defterlere işlenmesini sağlamak,
Esnaf ve sanatkâr meslek kuruluşlarının alacak ve borçlarının
zamanında tahsil edilmesi ya da tediyesini sağlamak,
Vezne işlemlerinin usulüne uygun şekilde yürütülmesinin denetimini
sağlamak,
Tahsil ve tediye fişlerinin günlük kesilerek, bu fişlerin muntazam bir
şekilde kasa defterine işlenmesini sağlamak, Tanzim edilen ilgili evrak
kayıtlarının en geç on gün içinde ilgili deftere intikalini sağlamak,
 Aylık, üçer aylık dönemler hâlinde geçici mizan cetvelleri, yılsonunda da
31 Aralık itibarıyla kesin hesap cetvellerini hazırlamak,
Kasa hesabı ile ilgili günlük nakit akımı da dikkate alınarak, kasada
yönetim kurulu kararı gereği olması gereken tutardan fazla para
bulundurulmamasını ve paranın ilgili banka hesaplarına yatırılmasını
temin etmek,
Bankalar, vergi daireleri ve Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) ile ilgili
işlemlerin sürdürülmesi ve takibini sağlamak,
 Yönetim kurulu kararı gereği personele kullandırılacak geçici avansların,
muhasebe resmî kayıtlarda izlenilmesini sağlamak ve bunun kontrolünü
yapmak,
Çalışılmış olan banka şubeleriyle aylık ekstralar alınmak suretiyle hesap
mutabakatını her ay sonu düzenli olarak sağlamak,
 İhtiyaca göre alınan demirbaş malzemelerin demirbaş defterine
gününde ve düzenli bir şekilde işlenmesini ve mevcut
demirbaşların, demirbaş defterindeki sıra numarasına göre
numaralandırılarak, ekonomik ömrünü yitiren ve kullanılmayacak
olan demirbaşların yönetim kurulu kararı gereği kayıtlardan
çıkarılmasını ve ayrıca demirbaş ve ambar kayıtlarının defterlere
uygunluğunu sağlamak,
 Tahmini bütçe yapmak, başkanlık, denetim kurulu ücretleri ile
yönetim kurulu oturumları, başkanlık, denetim, yönetim kurulu
harcırahları ve benzeri seçimle gelen yöneticilerin ödeneklerinin
tahmini bütçede net olarak tespitini yapmak, yapılan tahmini
bütçede, dönem içinde fasıllar arasında aşma olursa, yönetim
kurulu kararı gereği gerekli aktarmaları yapmak, genel kurulda
onaylanan tahmini bütçe rakamları ile kesinleşen rakamlar arasında
büyük farklılıklar doğarsa, yönetim kurulunca izahı yapılmak üzere
genel kurula bilgi sunulmasını sağlamak,
 Hizmet karşılığında ödenen fazla çalışma, ücret, ikramiye, huzur hakkı
adı altında yapılan tüm ödemelerin SGK, gelir vergisi ve benzeri
kesintilerinin tahakkukları yapılarak kuruluşlara gününde ödenmesini
sağlamak
 Ücret adı altında yapılan hiçbir ödemenin tahakkuku yapılmadan gider
makbuzu ile ödememek, ücret ödemelerinde, ödenecek ücret
durumunu gösteren hesap pusulası verilmesini sağlamak,
 Kıymetli evrak defteri ihdas edip, tüm kıymetli evrakların bu deftere
işlenmesi ve kontrolünü sağlamak,
 Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Teftiş Kurulu Tüzüğü ve ilgili yönetmelik
hükümleri gereği teftiş defteri tutup, yapılan teftişlere ait müfettişlerce
verilen raporların ve tebliğlerin teftiş dosyasında muhafaza edilmesini
ve teftiş defterine kaydedilmesini sağlamak,
Hesap işlerinin en az üç aylık dönemler itibarıyla denetim kurulu
tarafından incelenmesini müteakip buna ilişkin raporların dosyada
muhafaza edilmesini sağlamak,
 Bankalar tarafından yılsonu vadesiz hesaplara tahakkuk eden faizlerin
dekontlarının alınmasını sağlayıp, bu gelirlere bankalarca vergi
tahakkuk ettirmemek,
Eğitim bütçesini oluşturup, ayrı hesaplarda izlenilmesini sağlamak,
4857 sayılı İş Kanununa tabi olarak işe alınan personelin işe
başlamadan önce, işçi ise işe giriş bildirgesi, emekli ise sosyal güvenlik
destek bildirgelerinin tanzim edilerek bağlı oldukları kuruluşlara
bildirilmesini sağlamak
 Aylık prim ve hizmet belgelerinin bağlı olunan Sosyal Sigortalar
Kurumu, bölge çalışma müdürlüğüne zamanında verilmesini sağlamak
ve işyerinde bulundurmak,
 Giderlerin kanun, ana sözleşme, kararname, yönetmelik, genelge
ile yönetim ve yürütme kurullarının kararlarına uygun ve tahakkuk
için gerekli belgelerin tam olmasını sağlamak,
 Muhasebe işlemleri hakkında başkanlık ve genel sekreterlikçe
istenen her türlü bilginin verilmesini sağlamak,
 Gelirlere, giderlere ve muhasebeye ilişkin her türlü belge, defter ve
makbuzların yasal süre sonuna kadar saklanmasını sağlamak,
 Muhasebe ile ilgili diğer iş ve işlemlerin yerine getirilmesini
sağlamak.
(Muh.Yön. Mad.65)
GİDERLERİN YAPILMASINDA
DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER
a) Bütçede yeteri kadar ödenek bulunması,
b) Giderin bütçedeki faslına uygun olması,
c) Giderin kanun, ana sözleşme, kararname, yönetmelik, tebliğ,
genelge ve kararlara (mevzuata) uygun olması,
d) Belgelerde ve işlemlerde maddi hata bulunmaması,
e) Tahakkuk için gerekli belgelerin tamam olması,
f) Hak sahibinin kimliği,
HARCAMALAR
Esnaf ve sanatkâr meslek kuruluşlarının harcama yetkilisi başkan
veya başkan vekillerinden birisi ile genel sekreterdir. Yönetim kurulu bu
yetkinin bir bölümünü, niteliğini ve sınırlarını belirterek genel sekretere
devredebilir.
Acil ve normal zamanlarda en çok ne miktara kadar harcama
yapılabileceği ve kasada ne kadar para bulundurabileceğini yönetim
kurulu tespit eder. Ancak, her hâlükârda ilgili esnaf ve sanatkâr meslek
kuruluşunun kasasında bulundurulacak para miktarı, içinde bulunulan
dönem tahmini bütçesinin %5’ini geçemez.
(Muh. Yön. Mad.77)
MUHASEBEDE KULLANILACAK FİŞ
VE MAKBUZLAR
A) TAHSİL FİŞİ:
Kasaya giren bilumum paraların niçin alındığını ve hangi hesaba
kayıt edileceğini göstermek maksadıyla tanzimi mecburi olan fiştir.
Tahsil fişinin altına fatura, gelir makbuzu ve belge eklenmesi yasa
gereğidir.
B) TEDİYE FİŞİ:
Kasadan çıkan bilumum paraların ne için verildiğini, hangi hesaba
kayıt edileceğini göstermek maksadıyla tanzimi mecburi olan fiştir.
Bu fişler harcamanın yapılmasını gerektiren evrakın alınmasından
sonra düzenlenir. Tediye fişinin altına da ödemenin nedenini
gösteren fatura, makbuz ve belge eklenmesi gerekir.
C) MAHSUP FİŞİ:
Kasa ile ilgisi olmayan işlemlerin muhasebeleştirilmesi için sol tarafı
borç, sağ tarafı alacak kaydına mahsus fiştir. Günlük işlemlere ait
kasa, tediye ve mahsup fişleri muhasebe birimince toplanarak ayrı
ayrı sıra numarası verilir.
D) GİDER MAKBUZU:
Fatura ve belge ibraz edemeyen 3 üncü şahıslara verilen para
karşılığında imzalattırılan bir belgedir. Yetkili imzaları taşıması
mecburidir. Gider Makbuzunda vergi tahakkuku yapılır. (Örnek;
Temizlik gideri, Hammaliye)
(Muh. Yön. Mad.87)
KULLANILACAK DEFTERLER
Esnaf ve sanatkarlar meslek kuruluşlarında kullanılan ve başta
bilanço ve işletme hesaplarının esaslarını oluşturan defterler
olmak üzere tasdiki zorunlu defterler ;
a-Gelir Gider defteri
b-Yevmiye Defteri (Gelir Gider defteri tutmayanlar)
c-Büyük Defter (Gelir Gider defteri tutmayanlar)
d-Kasa Defteri
e-Demirbaş Eşya Defteri
f-Kıymetli Evrak Defteri
MUHASEBE DEFTERLERINE
KAYIT KURALLARI
Defterler ve kayıtlar Türkçe tutulurlar.
Defterler mürekkeple yazılır. İstampa ve sair damga aletleri kullanılması,
Maliye Bakanlığı’nın müsaadesi alınarak hareketli yapraklı Kanunu Defter
kullanılıyorsa bunların makinede yazılması, kopya kağıdı kullanılması
mümkündür. Toplamlar geçici olarak kurşun kalemle alınabilir.
Defterlerde usulen yazılmaya ayrılmış satırlar çizilmeksizin boş bırakılamaz
ve atlanamaz. Satır aralarına yazılamaz.
Defterlerin sayfaları ciltten koparılamaz, yırtılamaz. Hareketli yapraklı
defter kullanılıyorsa bunların sırası bozulamaz, yırtılamaz.
Defterlere geçirilen bir kaydı çizmek, silmek veya kazımak suretiyle
okunamaz hale getirmek yasaktır.
Yevmiye defterlerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kurallarına göre
düzeltilebilir. Yevmiye defteri dışında kalan defterlerdeki yanlışlar, yanlış
yazılan rakam veya yazının okunacak şekilde çizilmesi üst ve yan tarafından
yada ilgili bulunduğu hesaba doğrusunun yazılması yoluyla düzeltilebilir.
Günlük Kasa defterlerine işlemler günü gününe kaydedilir.
VEKALET VE TEDVİR
VEKALET
Oda, birlik veya federasyonu imzası ile taahhüt altına sokan veya bir idari
tasarrufun yetki ve sorumluluğunu taşıyan, mali, nakdi ve ayni sorumluluğu olan
görevlerde bulunan personelin; kanuni izin, geçici görev, disiplin cezası
uygulaması veya görevden uzaklaştırma nedenleriyle, görevlerinden geçici
olarak ayrılmaları halinde ya da boş olan bir kadroya kurum içinden bir
personel, asli görevi ile ilişiği kesilmeksizin iki ayı aşmayan süreyle sınırlı olmak
üzere genel sekreterin önerisi ve yönetim kurulu kararı ile vekalet görevi
verilebilir.
1) Vekalet görevi verileceklerin asilde aranan niteliklere sahip olmaları
gerekir. Dışardan geçici dahi olsa personel çalıştırıldığı takdirde SGK
girişleri yapılmalıdır.
2) Personel birden fazla göreve vekalet edemez. Vekalet süresi genel
sekreter ve/veya yönetim kurulu tarafından belirlenir.
TEDVİR
Oda, birlik veya federasyonu imzası ile taahhüt altına sokan veya bir
idari tasarrufun yetki ve sorumluluğunu taşıyan, mali, nakdi ve ayni
sorumluluğu bulunan görevlere personel, asli görevi ile ilişiği
kesilmeksizin tedviren görevlendirilebilir. Tedvir ile görevlendirilen
personel tedvir ettiği görevi nedeniyle imza atabilir.
Genel sekreter, genel sekreter yardımcısı, hukuk müşaviri ile birim
müdürlerinin izin, istirahat ve geçici görevli olmaları halinde;
birimlerinde kendilerinden sonra gelen görev unvanlarında çalışan
personelden biri otuz güne kadar tedviren görevlendirilebilir. Biriminde
bu nitelikleri haiz personel yoksa tedviren görevlendirme, nitelikleri
asilde aranan şartlara uygun olan personel arasından yapılır. Tedviren
görevlendirmelerde asli görev ücreti dışında ek ücret ödenmez.
(Personel . Yön. Mad.38)
6552 SAYILI BORÇLARIN
YAPILANDIRILMASINA
DAİR KANUNU
Odalara Nisan / 2014 tarihine kadar borcu olan üyelerin borçlarını esbis
üzerinden üye detay sayfasından aidat tahsilata girildiğinde torba kanun
taksitlendir butonuna tıklayarak borcu taksitlendirebilirsiniz.
Çıkan tabloda borcu yapılandır dediğinizde taksitlendirme işlemi sona
ermiş olacaktır. Torba kanun peşin ödeme butonundan yapıldığında borç
anapara nın altında kalmaktadır. Buna tedbir olarak sadece asıl parayı
tahsil ediniz.
SGK ve Vergi Dairelerine borcu bulunan odalarımız ‘ında 01/12/2014
tarihine kadar bu kanundan yaralanmalıdırlar.
6552 KANUN TAKSITLENDIRME
KATILIM PAYI VE EĞİTİM BÜTÇESİ
5362 sayıılı kanunun 11. maddesi R bendine göre ;
Her yılın Bilanço ve gelir ve gider hesap cetvelini takip eden yılın
(01.01.2014-31.12.2014) arası hesap raporu, 28.02.2015 tarihine kadar,
bağlı bulunduğu birliğe ve federasyona göndermek zorundadır.
5362 Sayılı yasanın 61.md. D bendine göre ;
Odaların Üst kuruluşlara ödeyecekleri Katılma payı hesaplamasında; bu
Kanuna göre üst kuruluşlardan satın alınan evrak gideri, toplam
gelirden mahsup edilir. Çıkan sonuç matrah olarak değerlendirilir,
bunun %3 ü katılım payı olarak Birliğe nisan ve ekim aylarında iki eşit
taksitte ödenir. yine matrahın %5 i eğitim bütçesi olarak ayrılır. Odalar
ayırdıkları bu payın beşte birini birliğe, beşte birini varsa federasyona,
beşte birini Konfederasyon bünyesindeki Meslek Eğitimi Fonuna, hesap
yılını takip eden mart ayı sonuna kadar öderler. Geri kalan miktarı da
kendileri meslekî eğitim için kullanırlar.
HESAP RAPORU HAZIRLANMASINDA
ÖNEMLİ NOT
2014 Yıllı haziran ayından itibaren Sicil işlemlerindeki
tahsilatların Banka kanalıyla yapıldığından dolayı 03.06.2014
tarihinden sonra kayıtlardan Birliğe, federasyona ve
Konfederasyon ödenmesi gereken katılım payı tutarları direk
olarak aktarılmaktadır.
 Buna istinaden 2014 yılı kayıt gelirlerinizi hesap raporlarınızda
01.01.2014-03.06.2014 e kadar olan kayıt geliri ve 03.06.201431.12.2014 tarih arası kayıt gelirini iki ayrı grup olarak yazmanız
gerekmektedir.
BANKA İŞLEMLERİ
Bankaya yatan kayıt ücretlerinin her birine yatan tutar kadar gelir makbuzu
kesilmelidir.
Gelir-Gider Defter kaydı tutan odalarımız kestiği gelir makbuzunu gelir
gider defteri GELİR kısmına kayıt ücreti olarak girecek ve aynı zamanda
GİDER kısmına da aynı işlemi yaparak banka bölümüne işleyecektir.
TESK muhasebe programını kullananlar ise mahsup fişini işleyerek 102
(bankalar) hesabı tutar kadar borçlandıracak, karşılığında ise 600 01 (Kayıt
gelir) hesabını tutar kadar alacaklandıracaktır.
BANKAYA YATTIĞINDA GELIR
TARAFINDA YAPILMASI GEREKEN
BANKAYA YATTIĞINDA GIDER
TARAFINDA YAPILMASI GEREKEN
TESK MUHASEBEDE BANKAYA
YATAN KAYIT IÇIN
ARŞİVLİK MALZEMENİN SAKLAMA
SÜRELERİ NE KADARDIR?
 Arşivlenen malzemeden yazışma evrakı 5 yıl,
muhasebe evrakı 10 yıl süreyle saklanır.
 Bazı dokümanlar sürekli saklanır.( karar
defteri, sicil kayıtları, üye kayıt defterleri,
personel dosyaları, muhasebeye ait saklanması
gereken defterler gibi).
ÖZLÜK DOSYALARI
Personel için bir özlük dosyası açılır. Bu dosyada(Per.Ynt. 7. maddede
belirtilen belgeler)
1.İş başvuru dilekçesi,
2.Nüfus cüzdanının onaylı örneği,
3.Cumhuriyet Savcılığından alınacak adli sicil kaydı,
4.Öğrenim belgesinin aslı ya da onaylı örneği
5.Tam teşekküllü hastaneden alınacak sağlık kurulu raporu
6.Askerlik durumunu gösterir belge,
7.Altı adet vesikalık fotoğraf
Belirtilen belgelerle, atama, yükselme, yer değiştirme, izin ve
benzeri özlük işlemlerine ilişkin her türlü onay ve yazışmalarda bu
dosyada bulunur.
(Personel Yön. Mad.73)
SORUMLULUKLAR
5362 Sayılı kanun
MADDE 59
Esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarının yetkili organlarının üyeleri
ve genel sekreterleri ile personeli, görevlerini yerine getirirken
görevleriyle ilgili suç teşkil eden fiil ve hareketlerinden ve özellikle bu
kuruluşların paraları ile para hükmündeki evrak, senet ve diğer
malları aleyhine, bilanço, kesin hesap, rapor, diğer her çeşit evrak ve
defterleri üzerinde suç işledikleri takdirde, bu suçlardan dolayı, adli
olarak kamu görevlileri gibi ceza görürler.
Türk Ceza Kanunu MADDE 257
(1) Kanunda ayrıca suç olarak tanımlanan hâller dışında,
görevinin gereklerine aykırı hareket etmek suretiyle, kişilerin
mağduriyetine veya kamunun zararına neden olan ya da kişilere
haksız bir kazanç sağlayan kamu görevlisi, bir yıldan üç yıla kadar
hapis cezası ile cezalandırılır.
(2) Kanunda ayrıca suç olarak tanımlanan hâller dışında,
görevinin gereklerini yapmakta ihmal veya gecikme göstererek,
kişilerin mağduriyetine veya kamunun zararına neden olan ya da
kişilere haksız bir kazanç sağlayan kamu görevlisi, altı aydan iki yıla
kadar hapis cezası ile cezalandırılır.
(3) İrtikâp suçunu oluşturmadığı takdirde, görevinin gereklerine
uygun davranması için veya bu nedenle kişilerden kendisine veya
bir başkasına çıkar sağlayan kamu görevlisi, birinci fıkra hükmüne
göre cezalandırılır.
TEŞEKKÜR EDERIZ.