Transcript 醫院創新管理報告

內部稽核簡介
與本院實務分享
管理中心游景南
91 年 11月 6日
1
*導覽居安思危/興利防弊管理工具*
2
3
報告綱要
一、前言
二、內部稽核簡介
三、馬偕醫院內部稽核
四、本院內部稽核沿革
五、本院內部稽核規劃
六、本院內部稽核實務
七、感想/展望
4
一、前言(1)
1.企業界與內部稽核
◎因經營規模擴大及業務多角化後，為確保
經營活動的作業績效，能合理達成企業目標並
保障企業資源的安全，建立內部控制制度。
然內部控制制度是否有效持續實施，則由
內部稽核以超然與專業方式查核，故內部稽核
制度在當前之企業環境顯得日漸重要。
◎上市上櫃公司則是法令規定務必提報內部
控制制度，設置內部稽核。
5
一、前言(2)
2.臺灣醫療界
◎過去經營規模較小，在組織上無內部稽核部
門。隨著各類型醫院的新設或擴建，加上全民健
康保險實施，使醫院經營壓力日漸沉重。尤其近
年來許多醫院設立分院擴大經營規模，或參與連
鎖經營，故最高經營管理階層者採取適當授權，
並明確內部控制制度。內部控制制度執行狀況則
交由內部稽核予以客觀評核，提供管理階層參考
◎醫院評鑑。
6
二、內部稽核簡介(1)
稽核定義
稽核(Audit)一詞，源自拉丁文Audire，
意思是「聽」(to hear)，即稽核人員赴現
場停、看、聽，根據觀察的結果，提出報
告。

7
二、內部稽核簡介(2)

內部稽核定義
美國內部稽核協會
組織內部一種獨立的功能，檢查及評估組織的
活動，對組織提供服務。
美國會計學會稽核觀念委員會
一個有系統的過程，針對公司的經濟活動與經
濟事項做有關聲明，經過客觀獲取證據，並將
這些證據予以評估，以確定有關聲明符合既定
標準之程度，並將所得的結論傳達給有關利害
關係人。
8
二、 內部稽核簡介(3)
上述定義之含義：
a*「內部」指稽核工作之執行，係由一個
組織內部職員在組織內部進行。
b* 「獨立的功能」表明稽核人員之工作執
行及判斷不受到任何限制。
c* 「組織內部」係指授權成立內部稽核功
能之個體。

9
二、 內部稽核簡介(4)
上述定義之含義(續)：
d*「檢查及評估」描述內部稽核之性質在
於尋找事實，然後就稽核結果加以評估
之過程。
e* 「活動」暗示一個組織的所有各項活動，
均為稽核之範圍。
f* 「對組織提供服務」指明內部稽核之目
的在於使整個組織受益。 「服務」強調
內部稽核為組織組織的幕僚，而非直線
的功能。

10
二、 內部稽核簡介(5)

目的
在於檢查公司各項營運活動，以確
保管理資訊的及時可靠，資產免於
遭受浪費、舞弊，經營具有效率，
及公司政策嚴格遵行。
11
二、 內部稽核簡介(6)

工作範圍(1)
財務稽核與非財務稽核。
12
二、 內部稽核簡介(7)

工作範圍(2)
1.財務稽核資產負債表及損益表
2.營運稽核資源之使用、營運目標達成
3.遵循稽核政策、程序及法令之遵行
4.電腦稽核電腦資訊系統之正確及安全
13
二、 內部稽核簡介(8)

工作範圍(2)
5.績效稽核資源使用之經濟、效率及效果
6.管理稽核策略規劃及組織結構
7.專案計劃稽核專案計劃目標之達成
14
二、 內部稽核簡介(9)

工作範圍(3)—證管會
1.銷貨及收款循環
2.採購及付款循環
3.生產循環
4.薪工循環
5.融資循環
6.固定資產循環
7.投資循環
15
二、 內部稽核簡介(10)
內部控制


目的：在於促進企業組織的有效營運
範疇：涵蓋整個公司的一切作業，並非侷限
於「會計」和「財務」工作，舉凡公司
在計畫、組織、控制等「管理」方面
職能，以及有關「銷售」 「生產」
「採購」 「資材」 「工程」 「人事」
「研究發展」等業務所採行的程序和
標準 。
16
二、 內部稽核簡介(11)
內部控制定義


內部會計控制：為保護資產安全，提高會計
資訊之可靠性及完整性之控制。
內部管理控制：為增進經營效率，促使遵行
管理政策，達成預期目標之控制。
17
二、 內部稽核簡介(12)
內部控制與內部稽核關係圖
其他控制
管
理
控
制
內部稽核
會計控制
牽制
18
二、 內部稽核簡介(13)
控制過程
回饋
A建立衡量標準
B衡量實際績效
D
A
B
回
饋
回
饋
C
達成標準
改善行動
評估績效
E
F
不及標準
回饋
19
二、 內部稽核簡介(14)
內部稽核與外部稽核關係圖
項目
範圍
目的
內部稽核
所有企業活動
外部稽核
限於財務有關事項
評核內部控制制度
對財務報表表示意
見
企業職能與單位權責 報表科目內容劃分
依據
不斷稽核循環作業
方式
報告對象 企業最高管理階層
著重點 程序本身/舞弊/防止
再發生
期間性非連續不斷
董事會(股東)
最後結果/改正錯誤
20
三、馬偕醫院內部稽核(1)
1.檢查保證資產安全之措施是否適當




保管課物品抽盤及倉儲管理查核
藥劑室藥品電腦帳目查核
檢驗科血庫抽盤及倉儲管理查核
醫儀因意外事故請修狀況查核
21
三、馬偕醫院內部稽核(2)
2.檢查會計及業務資訊是否可靠




各單位零用金抽盤查核
社會服務室現金捐獻收入查核
出納課現金收入查核
庶務課收費停車場收入查核
22
三、馬偕醫院內部稽核(3)
3.檢查各項資源之運用是否有效率
 內視鏡使用率與維修狀況查核



放設線科X光機使用狀況與保養維修查核
xx年度採購之儀器使用率查核
消毒鍋證照期限與使用狀況查核
23
三、馬偕醫院內部稽核(4)
4.檢查各項營運活動是否按既定計劃執行，並達
成預定目標





第三期工程大樓施工品質查核
工程計價書作業流程與時效性查核
每日各科門診是否準時開查核
醫師停診作業流程查核
業務課對急診病患安排狀況查核
24
三、馬偕醫院內部稽核(5)
5.調查內部控制是否持續有效運作，並提出改善
建議





火災受訊總機故障處理時效查核
工務室重油驗收查核
庶務課救護車出車情況查核
外送檢體訂約價格追蹤查核
工務室維修工時問題追蹤查核
25
三、馬偕醫院內部稽核(6)
稽核室
主任
案
件
稽
查
財
務
稽
查
醫儀、醫材
特
殊
交
辦
案
件
工作
人員
1名
醫
儀
利
用
醫
儀
、
醫
材
採
購
1名
業
務
稽
查
藥品
藥
品
庫
存
物品
藥
品
採
購
1名
支
出
與
餘
額
現金
新
增
物
品
一
般
物
品
庫
存
1名
工務
重
大
工
程
底
標
與
驗
收
1名
工
程
合
約
審
查
1名
26
四、本院內部稽核沿革(1)
0.1986年
1.1994年底
2.1995年1月
3.1995年2月
4.1995年9月
醫事部
董事會要求成立稽核單位
企劃室規劃
成立稽核室
(行政副院長/管理師)
隸屬院長(彰行字915號)
(行政副院長/管理師)
27
四、本院內部稽核沿革(2)
5. 1996年1月
6. 1997年1月
7. 1998年1月
8. 2000年4月
組織扁平化
9. 2000年7月
稽核室(課長級專員)
稽核室(主任專員)
稽核室(主任/專員)
管理中心行政組
(主任專員/專員)
管理中心(高專/專員)
28
五、本院稽核規劃(1)
1.參考內部稽核論著2. 觀摩馬偕醫院
3. 考量本院的特色
 院長的理念
 推動TQM精神
 本院營運活動
 各管理階層的觀念
29
五、本院稽核規劃(2)

本院經濟活動：(83年資料：規劃時依據)
1.收入比率
醫療收入96% 其他收入4%
2.支出比率
薪工支出
38.2%
醫材、藥品、貴重儀器 38%
工程費用
11.6%
其他
12.2%
30
五、本院稽核規劃(3)

本院稽核要項結構：
1.收入 業務收入循環稽核
2.支出 薪工循環稽核
醫材、藥品採購循環稽核
貴重儀器採購循環稽核
工程作業稽核
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五、本院稽核規劃(4)

本院稽核要項結構：
3.其他 *規章及相關作業遵循稽核
* 出納現金收支作業稽核
*安全衛生作業稽核
* 指派稽核
4.專案管理稽核
32
五、本院稽核規劃(5)

現行本院稽核要項結構：
1.部門營運/管理稽核
2.規章及相關作業遵循稽核
3.指派稽核(含自行接案)
4..政府專案稽核
33
六、本院內部稽核實務(1)

稽核流程(以規章稽核流程為例)
1.【擬訂稽核計劃】
2.【擬訂通知稽核電子信件】
3.【說明稽核目的、檢核表作業方法
及約定完成檢核表時效】
4.【受評估單位檢視檢核表的每一條文】
5.【完成的書面檢核表自存】
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六、本院內部稽核實務(2)
6.【檢核表電腦檔傳送管理中心】
7.【管理中心擬訂評估方向】
8.【召開稽核小組研商】
9.【單位訪查通知】
10【執行稽核，完成稽核報告】
11【研討稽核報告】
35
六、本院內部稽核實務(3)





12.【稽核報告送院長室】
13.【經批示的稽核報告送受評估單位】
14.【提出改善計劃及完成時效】
15.【管理中心登錄並繼續列管追蹤】
16.【覆核改善執行成效】
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六、本院內部稽核實務(4)
編碼(部門營運/管理稽核作業為例)
A-------XXXX--------XX---------XXXX
↑
代碼
↑
公元年
↑
月
↑
部門或流程代
號(如有編訂)
〈4位數〉 〈2位數〉 〈4位數〉
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六、本院內部稽核實務(5)
編碼(規章稽核)
B-------XXXX--------XX---------XXXX
↑
代碼
↑
公元年
↑
月
↑
部門或流程代
號(如有編訂)
〈4位數〉 〈2位數〉 〈4位數〉
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六、本院內部稽核實務(6)
編碼(指派稽核)
C-------XXXX--------XX---------XXXX
↑
代碼
↑
公元年
↑
月
↑
部門或流程代
號(如有編訂)
〈4位數〉 〈2位數〉 〈4位數〉
39
六、本院內部稽核實務(7)
編碼(政府專案稽核)
P-------XXXX--------XX---------XXXX
↑
代碼
↑
公元年
↑
月
↑
部門或流程代
號(如有編訂)
〈4位數〉 〈2位數〉 〈4位數〉
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六、本院內部稽核實務(8)
稽核報告
編號：B-2000-10-E16
出院後補帳辦法
評估報告
(實體資料)
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六、本院內部稽核實務(8)
稽核報告
編號： B-2002-10- N42
N42員工業務交接辦法
評估報告
評估期間：
評估小組：
42
壹、 查核目的
規章N42員工業務交接辦法於民國81年10月公佈，民國91年4月第三次修訂，
為瞭解每年度人事異動相關主管、委員會業務交接及業務主辦單位對執行狀況
監督進行評估。
貳、 查核範圍
規章N42員工業務交接辦法及有關實務。
參、查核方法
一、 規章N42員工業務交接辦法檢核表。(附件一)
二、 檢視員工業務交接檔案、固定資產交接檔案、列管財產交接檔案。
三、訪談人事部、財務部、資材部業務主辦。
肆、發現與建議
事實摘要
建議
一、業務主辦單位在檢核表〈附件一〉表示規章
所有條文都合乎時宜與遵循，經逐年稽核 1. 再次鼓勵人事部業務主辦朝向管
「員工 業務交接辦法」，該業務確實都有
理層次、主動發現問題的目標努
進步。
力，不只負責收存交接檔案的作業
但檢視規章內容與實務，發現若干要提醒業
層面；如人事部認為業務主辦的角
務主辦單位注意加以修訂或注意的：
色不及於此，則請人事部安排適當
1. 3a1中No.2醫師交接辦法尚未另行訂定。 主管負責。
2. 3a1 No.3備註欄因組織調整單位名稱已
不同〈會計部→財務部〉。
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肆、發現與建議
事實摘要
建議
2.參考左欄事實摘要 一至
3.a1No.3經管財產單位已增加資訊部 (資訊
類 )，列印經管財產交接清冊的方法也有大幅
五，定期抽檢、檢討並提供
變動：各單位可依管理權限自行列印而不須
報告給主任處理。
向財務部、資材部申請。
4.a1No.3 圖書(列目錄)，3a1 No.4 公文、檔
案、文件(列表)，3a1 No.5 工作計劃(列表)一
直是本院業務交接較弱的一環，也是可期待
進步較大的空間。
二、1.辦理業務交接的手續單夾雜新舊不同的版 1. 請人事部設法在手續單註
本〈附件二〉
明
修訂日以提醒員工使用最新
2.因手續單上無業務接收人姓名、員工代號
版本。
欄位，資產管
2. 恢復業務接收人姓名，增
理單位需要處理「資產管理交接人基本資料
列員工代號的欄位，使資
異動」時，不能一目了然加以掌握。〈附件
料趨於完整。
二 -1〉
D:\游景南\稽核報告\B9110 O42 員工業務交接.doc
44
三、檢視本院主管員工應業務交接 38 筆，實際交接 37 筆
請參考改善，應檢查
(97%)，未辦 1 筆為美容科，交接情況歸納如下：
繳回交接手續單，提
1.交接日期明確 30 筆(79%)。
醒確實辦理交接。
2.有上級主管簽核 37 筆(97%)。
3.有上級主管對業務交接完成程度評定 0 筆。
4.業務交接項目有 12 筆(32%)全無記錄，即只留有簽名。
5.固定資產清冊交回財務部 11(9%)。
6.有列管財產交接記錄 8 筆(21%)。
7.資訊財產未規劃故無交接記錄。
四、辦理固定資產與列管財產管理交接偏低的原因：
請人事部依規章 3.
業務交接的手續單上有一「財產盤點承辦人」欄位，其用 交接事項執行。
意在管理獲授權負責盤點承辦人在職務異動或離職時，由人
事部提醒須辦理交接。
今人事部業務主辦衍生解釋主管交接，雖然是財產負責人
異動，而不是財產盤點承辦人異動，故未要求財產經管交
接。〈附件二 -1〉
五、檢視委員會、小組員工業務交接檔案13筆交接情況歸納
如下：
左列情況顯示本院
交接時未準備組織章
程的委員會、小組的
45
五、檢視委員會、小組員工業
務交接檔案13筆交接情況歸納
如下：
1.有組織章程7筆(54%)。
2.有會議記錄13筆(100%)。
3.有預算、計劃2筆(15%)。
4.有活動記錄6筆(46%)。
左列情況顯示本院交接
時未準備組織章程的委員
會、小組的情況仍偏高；
有計劃性運作的不到二
成。
建議少數小組要補全組
織章程，讓小組運作有所
依循，因為相對的來說，
無章程就無明確任務功
能，這是陳年現象。
伍、其他
下次將偕同人事部至交接單位抽查交接落實程度。
D:\游景南\稽核報告\B9110 O42 員工業務交接.doc
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七、 感想與展望(1)
感想
 創業維艱，待墾園地多
 挫折溝通成長
 品質諮詢、改善為目的：事半功倍
 保持敏感、創新思維(稽核主題/核心業
務/時效管理)
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七、 感想與展望(2)
展望
 鼓勵單位規劃建立「內部控制制度」。
 「內部控制、內部稽核」規章公告。
 管理中心內部合作，擴大興利層面。
48
規劃時參考論著




內部稽核理論與實務(內部稽核理論與實
務林炳滄著共532頁)
內部稽核實務研習資料(中華企管)
內部稽核高階研習資料(中華企管)
內部稽核進階研習資料(中華企管)
49
50
Ayu
AYU
AYU
AYU
AYU
AYU
AYU
51
敬
請
指
教
！
謝
謝
聆
聽
，
52