Transcript 《党政机关公文格式》解读（GB/T9704

业务培训之
公文处理知识讲座
课 程 提 纲
一、公文处理内容
二、《党政机关公文处理工作条例》（简称新条例）与《国家行政机
关公文处理办法》（简称旧办法）的区别
三、公文种类
四、《党政机关公文格式》国家标准
五、公文行文规范
六、公文中的几个规定
七、公文处理中的常见问题
八、课程总结
一、公文处理包括三方面的任务

公文的拟制，包括公文的起草、审核、签发等程序。

公文的办理，包括收文办理、发文办理和整理归档。

公文的管理，包括建立机要保密室和阅文室，配备人员和设备；发
文立户申请；涉密文件管理及公文平时的归档、年终的立卷、查阅、
归档等。

公文处理的基本要求：应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、
安全保密的原则。要求做到及时、准确、安全。
拟制
办理
管理


为统一中国共产党机关和国家行政
机关公文处理工作，2012年4月16日，
中办、国办联合印发了《党政机关公文
处理工作条例》，同时废止了1996年5
月3日中共中央办公厅发布的《中国共
产党机关公文处理条例》和 2000年8月
24日国务院发布的《国家行政机关公文
处理办法》。
该条例自 2012年7月1日起施行。
二、新《条例》与旧《办法》的区别
 一是党政合一，首次统一了党政机关公文处理规范标准。
 二是调整了公文格式要素。如：纸张要求统一使用A4纸；上行、平行、下行
文统一使用高文头（发文机关标志上边缘至版心上边缘距离统一为35mm)；
页码统一使用内侧页码（单页居右空一字，双页码居左空一字）等。
 三是“文种”方面，在旧《办法》13个文种基础上，增加了“决议”和“公报”两
个文种，共15个文种。
 四是在“格式”方面取消了主题词，行政公文也要署发文机关名称，成文日期
由用汉字标识改为用阿拉伯数字。
 五是在公文拟制方面，要求“重要公文”由主要负责人签发。
 六是在行文规则方面，增加了“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”
 七是在公文管理方面，增加发文立户的规定。
 八是规定带有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章，并新增了不
加盖印章公文的发文机关署名和日期编排要求。
公文格式要素调整的具体内容
 《条例》规定，“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发
文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、
发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关
和印发日期、页码等组成。”
 从格式要素看，增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”，减少了
“主题词”。考虑到旧《办法》虽未对“份号”、“页码”作出规定，但实
际工作中一直在使用，属于增加的要素只有“发文机关署名”。
 格式要素的应用有以下变化：一是规定涉密公文应当标注份号（《办
法》只要求对绝密、机密公文标注份号）；二是规定紧急公文应当分
别标注“特急”“加急”（《办法》要求标注“特急”“急件”）；三是规定
联合行文时发文机关标志可以单独用主办机关名称；四是明确规定公
文标题应标发文机关（《办法》未作强制性要求）；五是规定有特定
发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。
行文规则方面增加了一些具体规定
 《条例》减少了“行文规则”一章的条目，但增加了一些具体规定，主
要有：上行文“原则上主送一个上级机关”（《办法》只对请示作此规
定）；“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应
当经本级党委、政府同意或者授权”；“下级机关的请示事项，如需以
本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文
转报上级机关”；“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”；
“属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文”。
公文拟制更加强调程序规范
 在“起草”环节强调，“一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政
策措施和办法切实可行”；“深入调查研究，充分进行论证，广泛听取
意见”；“机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作”。
 在“审核”环节强调，“需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由
发文机关办公厅（室）进行初审。”
 在“签发”环节强调，“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”
（《办法》只对上行文作此规定）；“党委、政府的办公厅（室）根
据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照
有关规定签发。”
简化了公文办理的环节
 在“收文办理”中，将“审核”改为“初审”，将“分办”、“批办”并入“承
办”，并增加了“传阅”、“答复”2个环节。
 “发文办理”的环节由8个减少为4个，其中，“起草”、“审核”、“签
发”3个环节列入“公文拟制”，“用印”并入“印制”。
 《条例》将发文办理的“分发”改为“核发”，规定：“公文印制完毕，
应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。”
公文管理更加注重安全保密
 《条例》在第七章“公文管理”中着重强调了有关保密规定，提出了设立保密室和阅文
室的要求，对公文定密和解密、密级文件的复制和汇编、公文的销毁和移交、新设立
单位的发文立户等作出具体规定。
 从公文处理工作实际看，近年来公文管理还存在一些问题，主要是：
 1、保密意识淡薄，随意携带涉密公文外出；
 2、对定密重要性认识不足，公文密级的确定、变更、解除不规范，定密标准把握
不准，没有保密期限及解密措施；
 3、使用非涉密计算机和非涉密移动存储介质处理和存储涉密公文；
 4、公文阅读传达过宽或过窄；
 5、下级机关越权公开上级机关公文；
 6、涉密公文复制汇编过多过滥；
 7、规范性文件清理不及时；
 8、公文长期留存在个人手中，机构合并撤销、人员岗位调整时没有清退或移交；
 9、公文发文立户没有统一规定；
 10、有的单位甚至丢失涉密公文、将待销公文资料当废品出卖等等。必须引起高
度重视。
三、公文种类
 公文种类，即根据公文功能属性进行的分类，简称文种。
 公文文种，既有党政机关通用的，也有属于各自专用的。《条例》中
所列的公文文种有15个，即决议、决定、命令（令）、公报、公告、
通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。其
中通用的文种有10个：决定、公报、意见、通知、通报、报告、请示、
批复、函、纪要；
 党的机关一般不使用命令（令）、公告、通告、议案这4个文种；行政机关
一般不使用决议这个文种。
近似文种的同异点
 （1）决定与决议。两个文种都是下行文，均属决策性公文，都是一
级组织对某些重大问题的处理或重要工作事项所作的决策性的意见或
措施、要求，决策又出自各级领导机关，并要求下级机关贯彻执行。

不同点主要表现在：决议的内容必须是经过会议讨论并表决通过
的，而决定则不一定，有的决定是经过会议讨论通过的，也有的是由
行文机关作出的。
近似文种的同异点
 （2）决定与命令。两个文种都是下行文，同属指令性公文。

不同点主要表现在：

在使用权限方面，命令在公布行政法规和规章，宣布施行重大强
制性措施时，要严格按照《宪法》规定的权限使用，决定则可较普遍
使用；

在适用方面，命令涉及的是特定的具体事务，决定则既涉及具体
事务，也涉及一些非特定的、具有普遍性的、反复发生的事务；

在表达方面，命令高度简洁，只表达作者的意志和要求，决定则
既表达意志、要求，又阐述一定的道理，交代执行方面的要求，指明
界定有关事物的标准。
近似文种的同异点
 （3）公报与公告。两个文种都是用来向国内外公开宣布、告知某一
重要事项的非常严肃、庄重的公文。一般都通过新闻媒体公开发布。

不同点主要表现在：公告多用于公布重大消息，内容一般十分简
要，而公报的内容一般是比较具体地公布某一重要会议或重要事项的
内容。
近似文种的同异点
 （4）公告与通告。两个文种均属告知性公文，它们均可以通过新闻媒体或
在社会上张贴等公开形式发布。

不同点主要表现在：

一是从使用者看，公告的制发者是国家行政机关以及被授权的机关；通
告则不然，各级机关、人民团体、企事业单位均可使用。

二是从发布内容看，公告内容的重要性大于通告，是郑重宣布重要事项
或法定事项；通告则主要是用于发布应当遵守或周知事项。

三是从公布范围看，公告是面向国内外的，范围广；通告则是针对社会
的某一方面，用于局部范围。
 “公告”的行文方向是面向国内外，必须通过媒体公开发布，其内容必须是重
要事项或者是法定事项。如:《国务院办公厅关于夏时制的公告》。地方国家
行政机关很少使用“公告”。“通告”的行文方向是面向社会公众，公开发布，
可以张贴，其内容是社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。如:《国务院
关于保障民航安全的通告》、《城市交通管制通告》、《房屋拆迁通告》等
近似文种的同异点
 （5）通知与通告。


两个文种都是告知性公文。
不同点主要表现在：
通告是普遍告知意思，是把某一机关、组织的意图、要求普遍告
诉人们知道并加以遵守；通知有可能告知所属全部下级、平级机关、
单位、人员，也可能告知部分下级、平级机关、单位，要求它们知晓
或办理。在具体使用上，凡是向社会上公开告知人们遵守某一事项时，
应使用通告；内部行文告知下级、平级机关办理某一事项，应使用通
知，而不能通告。
近似文种的同异点
 （6）通知与通报。

两个文种均属告知性公文。

不同点主要表现在：

通知的内容侧重于直接提要求、明确界限；通报的内容侧重于说
明、介绍某一事物或问题的情况。通报既可以提出下一步工作要求，
也可以不提任何要求，而通知有工作的意见与要求。通知可用来批转、
转发、印发公文，通报则无此功用。
近似文种的同异点
 （7）意见与报告。

不同点主要表现在：在行文方向上，报告仅用作上行文，意见则
可多方向行文，既可作上行文使用，也可作下行文和平行文使用；意
见用于对重要问题提出见解和处理办法，报告则主要是汇报工作，反
映情况，答复上级询问；意见作为上行文时，一般按办理件的程序和
要求办理，报告一般只作为阅知性公文处理。
近似文种的同异点
 （8）意见与请示。

不同点主要表现在：在行文方向上，请示仅用作上行文，而意见则可用
作上行文、下行文、平行文。意见若为上行文，只能用于对重要问题提出见
解和处理办法的建议，而请示则无此限制，对符合请示条件的所有请求指示
和批准的事项均可涉及；意见必须对重要问题表态并提出处理问题的办法，
请示则可以直接提出问题，请求上级机关指示、批准。
 “意见”本身是文种，不用“通知”进行转发。“意见”适用于对重要问题提
出见解和处理办法，侧重指导性；“通知”就其“传达要求下级机关办理和需要
有关单位周知或者执行的事项”的功能而言，侧重于指令性。“意见”这个文种
很特殊，适用于各种行文关系，上行文、下行文、平行文都可使用。用“通
知”印发“意见”的情况经常出现，如“关于印发××××意见的通知”，可改为“关
于××××的意见”直接印发；还有“关于报送××××意见的报告（函）”，可改为
“关于××××的意见”直接报送。
近似文种的同异点
 （9）请示与报告。两个文种都是上行文，行文的作用有共同之处，
都是向上级机关反映情况。

不同点主要表现在：

一是对上级要求不同。报告不要求上级答复，而请示则要求上级
答复。

二是行文时间不同。报告是事中或事后行文，而请示只能是事前
行文。

三是文种性质不同。报告属陈述性的上行公文，而请示属请求性
的上行公文。

四是行文的目的不同。
近似文种的同异点
 （10）请示与函。两个文种的共同点主要是它们的适用范围中都有请
求批准的功用。



不同点主要表现在：
一是在行文时间上，函是视内容可事前、事中、事后行文，而请
示只能事前行文；
二是在行文方向上，函主要用于平行文，而请示只能用于上行文；

三是在行文功能上，除了两者的共同点外，函还可以商洽工作、
询问和答复问题，请示只能请求指示、批准；

四是在行文结果上，因为发函机关与收文机关不相隶属，所以作
为收文机关收到函后，一般只能用函答复，而上级机关收到请示后，
无论对请示事项是否同意，都要给予答复。
近似文种的同异点
 （11）纪要与决定。

不同点主要表现在：纪要所记载的是会议的主要情况和议定事项，
不一定必须像决定那样只针对重要或重大事项；纪要不仅仅反映会议
议定的事项，还要记载会议提出的其他方面的事项、要求等；决定必
须是完全确定的决策而不必反映其他意见；纪要中的议定事项是有关
与会各方确立的意见，决定的内容则可根据有关规则由与会者中的多
数人确认并通过即为有效，产生法定效力；在表达方面，纪要需综合
反映会议的全面情况，对有关意见和观点进行阐述，决定则一般无这
些内容。
近似文种的同异点
 （12）决定、命令（令）、通报。


共同点是适用范围都有表彰先进的内容；决定与通报这两个文种还可用于批评错
误过失。
不同点主要表现在：

命令（令）适用于国家行政机关嘉奖有关单位和人员，被嘉奖的对象必须是在全
国或在一个大的区域内具有突出成就或作出重大贡献且有重大影响的先进典型，一般
授予荣誉称号，是最高级别的奖励，制发的机关层级规格高。

决定主要用于命名性表彰，表彰的事项、事迹比较突出，表彰在全国或某一地区、
某一系统内有较大贡献、较大影响，能在更大范围内起到教育和引导作用的先进集体
和个人。

通报用于表彰一般性典型，对于某一具体工作、人物或者业务工作性质的表
彰，制发机关层级较低，越是基层单位越应多用通报少用决定或命令文种表彰先
进。

用于批评、惩戒错误时。决定适用于惩戒错误或过失比较严重、造成严重影
响的有关单位和人员，具有一定的普遍教育作用；通报适用于批评错误，其错误
或过失有一定影响但有一定限度，主要目的是引起警惕，吸取教训。
文种选用上存在的问题
 （1）缺少文种。
 （2）自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式
公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况汇报”等。除《条例》
规定的15种外，都不能出现在政府机关的公文之中。
 （3）误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为
正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安
排”、“方案”等作为公文文种直接使用。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，
以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、 “实施细则”等作为正式文种
直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规
范用法。如““××政府办公室关于印发《××年××工作实施方案》的通知”。
 （4）混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种
相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：
“通知”与“通告”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。
 在公文处理中这类问题最常见的是“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。如
《××关于批准成立××机构的报告》，《××举行××活动的报告》。两个标题
内容十分明确，就是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。报告
是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的，这类报告，
只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握
工作进度，做到心中有数，不需要回复；而请示是“向上级机关请求指示、批
准”的，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在“请示”和“函”
混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，
请求批准和答复审批事项是用函。可是有些单位当有求于对方（不相隶属单
位）时却用了请示。如同级某局向同级财政局《关于解决××活动经费的报告》
或《关于解决××活动经费的请示》，所用的文种都是错误的，应为《关于解
决××活动经费的函》。
 （5）滥用文种。一些部门单位为了突出本部门单位工作在政府行文中的地位，
代拟文稿的时候总是喜欢用“决定”文种。“决定”这种文种，市级以下政府一
般用于加强自身建设、表彰先进、向英雄模范人物学习等方面，或者用于关
系经济社会大局的重要政策性文件，中央、省委文件也极少用“决定”文种。
公文标题
 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标
明发文机关。 “发文机关”、“主要内容”、“文种”称为公文标题的三要素，即
标题由发文机关名称 +事由 +文种组成，分一行或多行居中排布。如《陕西
省人民政府关于加强节能工作的意见》。也有例外，“令”只标明发文机关名
称和文种，如“陕西省人民政府令”；公告”只标明文种。 标题回行时要注意
做到词意完整，排列对称，间距恰当，数字、年份不能回行。
 公文标题区别于新闻标题，公文标题中一般不使用标点符号。公文标题中只
限于法规、规章名称(如条例、办法、规定、实施细则，但不包括意见)可标
书名号，但不要用引号代替书名号。引号只用于缩略语，如：“十二五”、“十
八大” 、“三个代表”等。
 下行文的标题，三要素缺一不可，上行文的标题，有时可省略发文机关。
 标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行
居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标
题排列应当使用梯形和菱形，为了美观不使用矩形和沙漏形。
 中共XX市委XX市人民政府
关于进一步整治和改善经济
发展环境的实施意见
 应改为
 中共XX市委XX市人民政府
 关于进一步整治和改善经济发展环境的实施意见
 原因就是“经济发展环境”是一个完整的词组，标题中分割显然不妥。
 当然格式是为公文的内容服务的，是为公文办理服务的。如标题所占行数太多会出现
把正文挤出首页的情况，此时可以变通，即将标题上移，不必在红色分隔线之下空二
行标注，可以空一行或不空行。标题只要做到再长但排列美观、回行不断词意就只可
以了。标题多时一般采用上梯形、下梯形或菱形排布。
 国家质检总局办公厅、国家标准委办公室
 关于发布实施《党政机关公文格式》
 国家标准有关事宜的函
标题中常见错误
 标题不规范主要表现：一是往往省略了“发文机关”。如《关于陕西省应急移动式泵站
建设试点的报告》、《关于请求省政府协调三轮汽车、低速货车、拖拉机及其驾驶证
档案相互移交工作的报告》等。二是发文事由交代不清。如《关于报送贯彻落实国发
〔2005〕23号文情况的通知》，将发文字号代替内容提要，让人看了不知道国发〔2005〕
23号文件是什么，经查该文是《国务院关于进一步做好城镇退役士兵安置工作的通
知》，后将标题改为《关于报送城镇退役士兵安置工作情况的通知》。又如《湖北省
人民政府关于巩固退耕还林成果专项资金有关情况的请示》，请示事项不明，后改为
《湖北省人民政府关于将宜昌市夷陵区等4县（市、区）纳入国家巩固退耕还林成果专
项资金享受范围的请示》。三是文种使用不准确。常见的是“请示”、“报告”不分，如
“×××局关于×××的请示报告”或“×××局关于×××报告的请示”；还有生造文种的问题，
如《咸宁市人民政府关于实施咸宁市规范公务员津贴补贴方案的承诺书》，没有“承诺
书”这个文种，标题应改为“承诺××××的报告”。四是标题写作不简洁。能省的则省，
不能省的应写准确。如省公安厅《关于请求省政府协调三轮汽车、低速货车、拖拉机
及其驾驶证档案相互移交工作的报告》，省略了发文机关、文种应是请示，因主送机
关是“省人民政府”，标题中可省略“省政府”，改为《省公安厅关于协调三轮汽车等机
动车辆其驾驶证档案相互移交工作的请示》。还有《关于请求批准××××的请示》、
《关于同意××××的批复》，“请求”与“请示”、“同意”与“批复”重复表述，且请示不一
定批准、批复不一定同意，应去掉“请求”、“同意”。转发多个部门联合上报的公文，
无需在标题中将所有部门一一列出，只列出主办部门后省略，在正文中再注明。标题
中一般应注意不要“关于”和“对”两个介词连用，如《省人民政府关于对××××的嘉奖
令》，应去掉“关于”。五是错用标点符号。公文标题除法律、法规、规章名称全称加
书名号外一般不用标点符号。如多个机关人名并列时不好区分时，应用顿号分开，不
使用空格。
印发、转发、批转类公文的区别
一、原文渠道上的区别
“印发”的原文制作和来文渠道是本机关。
“转发” 的原文制作和来文渠道是上级机关、
不相隶属机关和下级有自主行文权的机关。
“批转”的原文制作和来文渠道是下属职能
部门。
印发文件应避免出现“经研究同意字眼”
印发、转发、批转类公文的区别
 二、公文用途上的区别
 “印发”有两种用途。一个是用于解决公文文种缺编问题。另一个用途
是解决各级领导同志的重要讲话发文问题。
 “转发”类公文也有两个用途。一个是转发上级机关和不相隶属机关的
公文。第二个用途是用于以本机关的名义转发下级部门的公文，以提
高公文的规格和效力。
 “批转”类公文用于批转下级机关的公文。在这里“批转” 与“转发”有
相同点，均为转发下级机关、部门的公文，但也有其区别点。转发类
公文所适应的下级机关公文是：1、下级机关就此公文涉及的问题有
直接行文权；2、不需要上级机关批准。而批转类公文所适应的下级
机关公文是：下级机关（部门、单位）就公文涉及的问题没有独立的
行文权，或超出本部门职权范围，必须经领导部门（人民政府）批准
后方可实施。
四、《党政机关公文格式》国家标准

对照新发布的《党
政机关公文格式》国家
标准GB/T 9704—2012与
以往的GB/T 9704—1999
《国家行政机关公文格
式》,这次修订主要有以
下几个方面:
《党政机关公文格式》主要变化

1．标准名
称由《国家行政机关
公文格式》改为《党
政机关公文格式》，
适用范围扩展到各级
党政机关制定的公文；
《党政机关公文格式》主要变化

2．对标准结构、公
文装订要求进行了适当调整，
如纸张白度由85%-90%调整
为80%-90%，骑马订或平订
公文订位两外订眼距版面上
下边缘由1/4处调整为70mm
处；进一步细化了特定格式
公文（如信函、纪要）的编排
要求；
《党政机关公文格式》主要变化

3．增加了
发文机关署名格式要素，
新增不加盖印章和加盖
签发人签名章公文的相
关规定；单一机关行文
不署发文机关名称改为
在成文日期之上、以成
文日期为准居中编排发
文机关署名；同时，删
除了主题词格式要素；
《党政机关公文格式》主要变化

4．对公文格式各要
素的编排进行了较大调整，
如将密级和保密期限、紧
急程度的编排位置由右上
角改为左上角，与份号自
上而下排列；又如，删除
“主办单位签发人置于第1
行，其他签发人从第2行起”
的规定，要求签发人姓名
按照发文机关的排列顺序
依次均匀排列；
《党政机关公文格式》主要变化

5．公文成
文日期中的数字格式
由汉字标全改为阿拉
伯数字标全；增加了
关于公文中计量单位、
标点符号和数字的用
法应当符合相应国家
标准的规定；
《党政机关公文格式》主要变化

6．新增联合
行文公文首页版式、信
函格式首页、命令（令）
格式首页版式等式样。
《党政机关公文格式》主要变化口诀
 ☉公文格式新国标：《党政机关公文格式》GB/T 9704-2012

代替《国家行政机
关公文格式》
 ☉主题词儿不再标：删除主题词格式要素
 ☉密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角
 ☉印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素
 ☉成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注
 ☉公文页码不可少：增加页码格式要素
公文纸张及排版印制要求



1.采用国际标准A4型用纸（210mm×297mm)。
2.正文用3号仿宋体，标题用2号小标宋，文中如有小
标题可用3号小标宋体字或黑体字，从左至右横写横排，
一般每面排22行，每行排28个字。
3.排版时版面尺寸要标准:

幅面：210mm×297mm

版心：156mm×225mm

上白边(天头) 37mm

左白边28mm
下白边35mm
右白边26mm

A4
型公文用
纸页边及
版心尺寸
公 文 格 式 要 素


新国家标准将版心内的
公文格式各要素划分为版头、
主体、版记三部分。公文首
页红色分隔线以上的部分称
为版头；公文首页红色分隔
线（不含）以下、公文末页
首条分隔线（不含）以上的
部分称为主体；公文末页首
条分隔线以下、末条分隔线
以上的部分称为版记。
页码位于版心外。
公 文 格 式 要 素
 版头由 份号、密级和保密期限、紧急程度、

发文机关标志、发文字号、签发人、

版头中的分隔线等要素组成。
 主体由 标题、主送机关、正文、

附件说明、发文机关署名、成文日期、

印章、附注、附件等要素组成。
 版记由 版记中的分隔线、抄送机关、

印发机关、印发日期等要素组成。
公文格式要素——版头部分

1.份号：公文印制份数
的顺序号，即将同一文稿
印刷若干份时每份公文的
顺序编号。涉密公文应当
标注份号。

份号顶格编排在版心左
上角第一行，一般用6位3
号阿拉伯数字 。

公文格式要素——版头部分

2.密级和保密期限：公文
的秘密等级和保密的期限。涉
密公文应当根据涉密程度分别
标注“绝密”“机密”“秘密”
和保密期限。保密期限是对公
文秘密等级时效规定的说明。

标注密级和保密期限，一
般用3号黑体字，顶格编排在
版心左上角第二行；保密期限
中的数字用阿拉伯数字标注。
公文格式要素——版头部分

3.紧急程度： 公文
送达和办理的时限要求。
根据紧急程度，紧急公
文应当分别标注“特
急”“加急”，电报应
当 分 别 标 注 “ 特
提”“特急”“加
急”“平急”。

紧急程度编排在版心
左上角或密级的下一行，
一般用3号黑体字 。
公文格式要素——版头部分


紧急程度：
公文同时标识密级与
紧急程度时，份号顶格编
排在版心左上角第一行 ，
密级顶格编排在版心左上
角第二行 ，紧急程度顶格
编排在版心左上角第三行 。
公文格式要素——版头部分

4. 发 文 机 关 标 志：
由发文机关全称或者
规范化简称加“文件”
二字组成。
 （注：原称“标识”，
现称为“标志”）
公文格式要素——版头部分
 发文机关标志
 联合行文时，发文
机关标志可以并用
联合发文机关名称，
也可以单独用主办
机关名称。
公文格式要素——版头部分
 发文机关标志
 发文机关标志用小标
宋体字居中红色套印
在文件首页上端（上
边缘至版心上边缘为
35mm ）。
公文格式要素——版头部分
 注：
 原GB/T 9704—1999《国家行政机关公文格式》 ：

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于
上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为
80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标
识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最
大不能等于或大于22mm×15mm。
 现GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》：

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为
35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、
美观、庄重为原则。
公文格式要素——版头部分
 发文机关标志
 联合行文时，发文
机关标志可以并用
联合发文机关名称，
“文件”二字编排
在发文机关名称右
侧，上下居中排布。
公文格式要素——版头部分
 注：

党的机关可以使用发文
机关全称或者规范化简称作
为发文机关标志，不加“文
件”二字。这是因为《党政
机关公文处理工作条例》取
消了各级党的机关以往大量
使用的发文机关全称或者规
范化简称加括号标明文种的
版头形式，而改用这种形式。
公文格式要素——版头部分

5.发文字号：发文字号是
发文机关按照发文顺序编排的
顺序号。由发文机关代字、年
份、发文顺序号加“号”组成。
年份、序号用阿拉伯数字标识；
年份应标全称，用六角括号
“〔 〕”括入；序号不编虚位
（即１不编为001），不加
“第”字。

发文字号编排在发文机关
标志下空二行，居中排布。
公文格式要素——版头部分
 发文字号

联合行文时，使用
主办机关的发文字号。

上行文的发文字号
居左空一字编排，与
最后一个签发人姓名
处在同一行。

公文格式要素——版头部分

6. 签 发 人 ： 上 行 文
应当标注签发人姓名。
签发人是在上报的公
文中批准签发的领导
人姓名。
 签发人必须是本机
关正职或主持工作的
领导。
公文格式要素——版头部分
 签发人

签发人平行排列
于发文字号右侧。发
文字号居左空一字，
签发人姓名居右空一
字；“签发人”用３
号仿宋体字，签发人
后标全角冒号，冒号
后用３号楷体字标识
签发人姓名。
公文格式要素——版头部分
 签发人

如有多个签发人，签
发人姓名按照发文机关的
排列顺序从左到右、自上
而下依次均匀编排，一般
每行排两个姓名，回行时
与上一行第一个签发人姓
名对齐。下移红色分隔线，
应使发文字号与最后一个
签发人姓名处在同一行并
使红色分隔线与之的距离
为４mm 。
公文格式要素——版头部分
 7.版头中的分隔线
 发文字号之下４mm 处
印一条与版心等宽的红
色分隔线。
公文格式要素——主体部分

8. 标 题 ： 即 对 公 文 主
要内容准确、简要的概括。

由发文机关名称、事由
和文种组成。

位于红色分隔线下空二
行，用２号小标宋体字 ，
可分一行或多行居中排布；
标题排列应当使用 梯形或
菱形，不 应使用长方形或
沙漏形。回行时，要做到
词义完整。
公文格式要素——主体部分
 标题

（1）完整结构：发文机
关＋事由（表明文件主要内
容）＋文种（发文机关和事由
有时可省略，唯一不能省略的是
文种）。

（2）公文标题要正确选
用文种。

（3）“事由”的结构：
“关于……的”，要求准确
概括公文内容。（“关于”在
发文机关后）
公文格式要素——主体部分
 注：

关于公文标题

原《国家行政机关公文处理办法 》规定：“公文标题中除法
规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”而《党政机关公
文处理工作条例 》、原《中国共产党机关公文处理条例 》均无此
要求。

言下之意：现党政机关公文的标题根据需要可以加标点符号。

标题一般不用标点符号，如用需注意（1）法律、法规、规章
名称全称应加书名号。（2）如事由部分出现多个机关、人名等并
列时，机关名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。
公文格式要素——主体部分

9. 主 送 机 关 ： 公 文 的
主要受理机关 ， 应当使用
机关全称 、规范化简称或
者同类型机关统称。

编排在标题下空一行，
左侧顶格３号仿宋体字编
排，回行时仍顶格 。最后
一个主送机关名称后标全
角冒号。
公文格式要素——主体部分
 注：

（1）主送机关是指对
公文负有处置、答复或执
行责任的机关；
 （2）顶格，回行仍顶格；
 （3）全称或规范化简称
或同类型机关的统称。
公文格式要素——主体部分

10.正文：公文的主体，
用来表述公文的内容。

公文首页必须显示正文 。
在主送机关下一行，每自然
段左空二字，回行顶格，数
字、年份不回行。正文以3
号仿宋体字，一般每面排22
行，每行排28字。文中如有
小标题可用3号小标宋体字
或黑体字。
公文格式要素——主体部分
 注：
 （1）正文一般由三部分组
成： 原由＋事项＋结尾。
 （2）引文：先引标题，后
引发文字号。
 （3）日期：要求用阿拉伯
数字写明具体的年月日，
不能把2012年写成“12年”。
公文格式要素——主体部分
 （4）结构层次序数：
 第一层：汉字“一、”，第
二层：汉字加括号
“（一）”， 第三层：阿
拉伯数字“1.”，第四层：阿
拉伯数字加括号
“ （1） ”。第一层用黑
体字、第二层用楷体字、第
三层和第四层用仿宋体字 。
 如层次较少，实际工作中，
经常也将第三层做第二层使
用。
公文格式要素——主体部分
 （5）公文中标点符号、计
量单位和数字的用法

标点符号的用法应
符合GB/T 15834

计量单位的用法应
符合GB 3100、GB3101和
 GB 3102.1~13

数字用法应符合
GB/T 15835
公文格式要素——主体部分

11.附件说明：公文
附件的顺序号和名称。

公文如有附件，在
正文下空一行左空二字
用３号仿宋体字标识
“附件”，后标全角冒
号和名称。
公文格式要素——主体部分
 附件说明

如有多个附件，
使用阿拉伯数字标注
附件顺序号（如“附
件：1. XXXXX”）；附
件名称后不加标点符
号。附件名称较长需
回行时，应当与上一
行附件名称的首字对
齐。
公文格式要素——主体部分

12.发文机关署名：署
发文机关全称或者规范化
简称。
成文日期一般右空四
字编排，印章用红色。单
一机关行文时，一般在成
文日期之上、以成文日期
为准居中编排发文机关署
名 。若发文机关全称较长
则使用规范化简称。
公文格式要素——主体部分
 发文机关署名

联合行文时，一般
将各发文机关署名按照
发文机关顺序整齐排列
在相应位置（主办机关
在前，每排最多排３
个）。最后一个印章端
正、居中下压发文机关
署名和成文日期，印章
之间排列整齐，互不相
交或相切，印章两端不
得超出版心，首排印章
顶端应当上距正文（或
附件说明）一行之内。
公文格式要素——主体部分

13.成文日期：
署会议通过或者发文
机关负责人签发的日
期。联合行文时，署
最后签发机关负责人
签发的日期。成文日
期编排在正文之下，
空四行右空四字，用
阿拉伯数字标全。
公文格式要素——主体部分
 注：
 成文日期以领导人签发的
日期为准。
 联合行文以最后签发机关
领导人签发的日期为准。
 电报则以发出的日期为准。
公文格式要素——主体部分

14.印章：公文中有发
文机关署名的，应当加盖
发文机关印章，并与署名
机关相符。联合上报的公
文，可以由主办机关加盖
印章，联合下发的公文，
发文机关都应加盖印章。
公文格式要素——主体部分
 印章

加盖印章应上距正文
（或附件说明）一行内，
端正、居中下压发文机关
署名和成文日期。印章用
红色，不得出现空白印章 。
公文格式要素——主体部分
 印章

联合行文时，应将各
发文机关署名（可用简称）
排在成文日期和正文（或
附件说明）之间。主办机
关印章在前，每排最多排
３ 个印章，两端不得超出
版心，印章之间互不相交
或相切；最后一个印章居
中下压发文机关署名和成
文日期。
公文格式要素——主体部分
 注：
 电报可以不加
盖印章。
 有特定发文机
关标志的普发
性公文可以不
加盖印章。
公文格式要素——主体部分

15、不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文
（或附件说明）下空一行右空二
字编排发文机关署名，在发文机
关署名下一行编排成文日期，首
字比发文机关署名首字右移二字，
如成文日期长于发文机关署名，
应当使成文日期右空二字编排，
并相应增加发文机关署名右空字
数。

联合行文时，应当先编排主
办机关署名，其余发文机关署名
依次向下编排。
公文格式要素——主体部分
16、加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发
人签名章时，在正文（或附件说明）
下空二行右空四字加盖签发人签名
章，签名章左空二字标注签发人职
务，以签名章为准上下居中排布。
在签发人签名章下空一行右空四字
编排成文日期。
公文格式要素——主体部分
 加盖签发人签名章的公文
 联合行文时，应当先编排主办
机关签发人职务、签名章，其
余机关签发人职务、签名章依
次向下编排，与主办机关签发
人职务、签名章上下对齐；每
行只编排一个机关的签发人职
务、签名章；签发人职务应当
标注全称。签名章一般用红色。
公文格式要素——主体部分
 17.特殊情况说明
 当公文排版后所剩空白处
不能容下印章或签发人签
名章、成文日期时，可以
采取调整行距、字距的措
施解决。
公文格式要素——主体部分

18.附注：是需要说明的
其他事项，如公文的发放范
围、政府信息公开方式、联
系人和联系电话等。

公文如有附注，用３号仿
宋体字，居左空二字加圆括
号编排在成文时间下一行。

“请示”件应在附注处注
明联系人和电话。
公文格式要素——主体部分

19.附件：公文正文的说明、补充或
者参考资料。

如有附件，在正文下空一行左空二字
编排“附件”二字，后标全角冒号和
附件名称。如有多个附件，使用阿拉
伯数字标注附件顺序号（如“附
件”1.XXXX）；附件名称后不加标
点符号。附件名称较长需回行时，应
当与上一行附件名称的首字对齐。
公文格式要素——主体部分
 附件
 附件应当另页编排，并在版
记之前，与公文正文一起装
订。“附件”二字及附件顺
序号用3号黑体字顶格编排在
版心左上角第一行。附件标
题居中编排在版心第三行。
附件顺序号和附件标题应当
与附件说明的表述一致。附
件格式要求同正文。
公文格式要素——主体部分
 附件
 如附件与正文不能一
起装订，应当在附件
左上角第一行顶格编
排公文的发文字号并
在其后标注“附件”
二字及附件顺序号。
公文格式要素——版记部分
20.版记中的分隔线
 版记中的分隔线与版心等
宽，首条分隔线和末条分
隔线用粗线（推荐高度为0.
35 mm），中间的分隔线用
细线（推荐高度为0. 25
mm）。首条分隔线位于版
记中第一个要素之上，末
条分隔线与公文最后一面
的版心下边缘重合。
公文格式要素——版记部分


21.抄送机关：
除主送机关外需要执
行或者知晓公文内容的
其他机关，应当使用机
关全称、规范化简称或
者同类型机关统称。
公文格式要素——版记部分
 抄送机关

如有抄送机关，一般用4
号仿宋体字，在印发机关和
印发日期之上一行、左右各
空一字编排。“抄送”二字
后加全角冒号和抄送机关名
称，回行时与冒号后的首字
对齐，同一层次抄送机关之
间用逗号分隔（不用顿号），
最后一个抄送机关名称后标
句号。
公文格式要素——版记部分


注：
如需把主送机关移至
版记，除将“抄送”二字
改为“主送”外，编排方
法同抄送机关。既有主送
机关又有抄送机关时，应
当将主送机关置于抄送机
关之上一行，之间不加分
隔线。
公文格式要素——版记部分

22.印发机关和印发时间：
公文的送印机关和送印日期。

印发机关和印发日期一般
用4号仿宋体字，编排在末条
分隔线之上，印发机关左空一
字，印发日期右空一字，用阿
拉伯数字将年、月、日标全，
年份应标全称，月、日不编虚
位（即1不编为01），后加
“印发”二字。
公文格式要素——版记部分
 版记

版记中如有其他要
素，应当将其与印发机
关和印发日期用一条细
分隔线隔开。
公文格式要素——版记部分

23.页码:页码就是公文页
数顺序号。

一般用4号半角宋体阿拉伯
数字编排在版心下边缘之下，
数字左右各放一条一字线，
一字线距版心下边缘７mm。
单页码居右空一字，双页码
左空一字。版记页前有空白
页的，空白页和版记页均不
编排页码。公文的附件与正
文一起装订时，页码应当连
续编排。
公文格式要素——版记部分
 注：

原《中国共产党机关公文处理条
例》有印刷份数，原《国家行政机关
公文处理办法》没有，《党政机关公
文处理工作条例》的公文要素中也没
有印刷份数，而把原《中国共产党机
关公文处理条例》、原《国家行政机
关公文处理办法》都没有提出的“页
码”，作为公文的要素之一。
公文的特定格式
 信函格式

发文机关标志使用
发文机关全称或者规范
化简称，用红色小标宋
体字居中排布，上边缘
至上页边为30mm。联合
行文时，使用主办机关
标志。
公文的特定格式
 信函格式

发文机关标志下
4 mm处印一条红色双
线（上粗下细），距
下页边20 mm处印一
条红色双线（上细下
粗），线长均为170
mm，居中排布。
公文的特定格式
 信函格式
如需标注份号、密级
和保密期限、紧急程度，
应当顶格居版心左边缘编
排在第一条红色双线下，
按照份号、密级和保密期
限、紧急程度的顺序自上
而下分行排列，第一个要
素与该线的距离为3号汉
字高度的7/8。
公文的特定格式
 信函格式

发文字号顶格居版心右
边缘编排在第一条红色双
线下，与该线的距离为3号
汉字高度的7/8。

标题居中编排，与其上
最后一个要素相距二行。
公文的特定格式
 信函格式

第二条红色双线上一行
如有文字，与该线的距离
为3号汉字高度的7/8。

首页不显示页码。
公文的特定格式
 信函格式

版记不加印发机关和印发
日期、分隔线，位于公文
最后一面版心内最下方。
公文的特定格式
 命令（令）格式
 发文机关标志由发文机关全称加
“命令”或“令”字组成，居中
排布，上边缘至版心上边缘为20
mm，推荐使用红色小标宋体字。
 发文机关标志下空二行居中编排
令号，令号下空二行编排正文。
 令号连续编排，不受年份影响。
公文的特定格式
 纪要格式
 纪要标志由
“XXXXX纪要”
组成，居中排
布，上边缘至
版心上边缘为
35 mm，推荐使
用红色小标宋
体字。
公文的特定格式
 纪要格式
标注出席人员名单，一般用
3号黑体字，在正文或附件说明下
空一行左空二字编排“出席”二
字，后标全角冒号，冒号后用3号
仿宋体字标注出席人单位、姓名，
回行时与冒号后的首字对齐（图
例出错）。

标注请假和列席人员名单，
除依次另起一行并将“出席”二
字改为“请假”或“列席”外，
编排方法同出席人员名单。
公文的特定格式
 纪要格式

纪要格式可以根
据实际制定。
公文的特定格式
 注：
 “纪要”未列入不需
加盖印章的情形和文
种，也就是说 “纪要”
也需要加盖印章。
公文格式常见错情
1.没有发文机关标志（非红头文件）
 2.发文字号不规范
 3.上行文（请示、报告）没有签发人
 4.公文标题缺要素、用词不当
 5.正文错别字、层次不当、字体字号不规范
 6.附件格式不规范
 7.日期格式不规范
 8.抄送不规范（乱抄报、抄送领导个人、内部抄送）
 9.版记要素不全或多余
敬请参照《党政
机关公文格式》
国家标准GB/T
9704-2012
六、公文行文规范
“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越
级行文的，应当同时抄送被越过的机关”。
1．按照隶属关系和职权范围行文。隶属关系，是指一个机关隶属于另一个机关。
职权范围，是法律法规确定的职责任务、管辖范围和行使权力的界限。
 领导关系。领导关系，是指有隶属关系的上下级机关之间的公文往
来关系。上级机关可直接向下级机关发布指示性、指挥性、指令性
公文，下级机关也应该向上级机关报告情况、请示工作等。
 指导关系。指导关系，是指同一组织系统内上级机关的部门与下级
机关相应部门之间的公文往来关系。
 管理关系。管理关系，指党政机关的业务主管部门管理职权范围内
的事项与其他部门、单位的公文往来关系。
 协作关系。协作关系，是指没有隶属关系的机关、单位、部门之间
因工作上的相互联系、支持而形成的公文往来关系。这种行文关系
一般适用商洽性公文文种如“函”等，而不适用指令性公文文种。
公文行文规范
一、一般不得越级行文
可以越级行文的特殊情况主要有：

遇有重大突发事件，包括重大自然灾害、重大事故灾
难、重大公共卫生事件和社会治安事件等。

直接的上级机关乱作为，或者违法违纪的，可以越级
行文举报上级机关。
二、向上级机关行文的规则
（一）“原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送
下级机关。”

“原则上主送一个上级机关”，主要是为了明确主办机关的责任，防止推诿、扯皮。
 “不抄送下级机关”，是指向上级机关的“请示、报告、意见”等均不抄送下级机关。
公文行文规范
（二）“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党
委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管
部门。”
 一方面，如事项重大，应当经本级党委、政府同意或授权，其目的是为了加
强党委、政府的集中统一领导， 强化本级党委、政府的责任。
 另一方面，为避免行文升级、升格， 属于部门职权范围内的事项应当直接报
送上级主管部门，不再经过本级党委、政府行文，这里体现了党委、政府与
其部门的职权划分和责任范围。
（三）“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾
向性意见后上报，不得原文转报上级机关。”
（四）“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。”
目前，一些地方、单位仍然存在“请示”、“报告”不分的现象，在非请示
性公文中夹带请示事项，影响了请示事项的办理。
公文行文规范
 （五）“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上
级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公
文。”
上级机关负责人明确交办的个别事项要求报送他本人和确需直接报送
审批的敏感绝密事项、重大突发事件以及部分涉外事项
 （六）“受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个
上级机关。”
公文行文规范
 三、向下级机关行文的规则
 （一）“主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发
文机关的直接上级机关。”
 （二）“ 党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级
党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或
者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需要政府审批的具体事项，
经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。”
 （三）“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关
部门行文。”
 （四）“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向
下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。”
 （五）“上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的
另一个上级机关。”
公文行文规范
四、其他行文规则
其他行文规则，是指联合行文、部门之间行文、内设机构行文规则。
（一）“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党
委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。”
1．联合行文的目的：推动共同贯彻执行党的路线方针政策和国家法律法规，推
动共同管理的工作或与联署机关有关的工作。
2．联合行文的机关，即党政机关、党政机关与其他同级机关。
3．各联署机关行政层级相当。
4．有共同管理的事项或者有关联的事项。
5．联合行文应当确有必要，联署单位不宜过多。
6．联合行文应当明确主办机关。
7．联合行文，主办机关一般排列在前。
公文行文规范
（二）“党委、政府的部门依据职权可以相互行文。”
部门之间相互行文的条件是：
1．同级党委、政府的部门。
2．依据各自职权，有行文必要性，不得超越职权范围。
3．部门之间在各自职权范围内相互发布、传达要求周知或者执行的事项，一般
用“函”行文，也可以用“通知”行文
（三）“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”
一、与有关机构单位行文的问题
（一）群众团体机关行文
（二）事业单位行文
（三）企业行文
（四）议事协调机构行文
（五）没有对口下级机构的部门和单位行文
公文行文规范
二、越权行文的问题
越权行文，是指超越行文机关职权范围、法律责任的行文。
（一）越权行文的表现
1．越权向上级机关行文。
2．越权向下级机关行文。
3．越权向同级机关行文。
（二）越权行文的处理
七、公文处理中的几个规定
发文签字问题：凡以办公室名义发出公文办
公室主任必须签字；凡以市政府名义发出
公文秘书长必须签字；向上级的请示、报
告必须市长签字。
人名、 地名、 数字、 引文准确。引用公文，
应当先 引标题，后引发文字号。引用外 文，
应当注明中文含义。日期应 当写明具体年、
月、日。
主送、抄送标点符号。主送可用“逗号”、“顿
号”、“冒号”；抄送只能是“逗号”、“句号”。
结构层次序数
第一层为
“一”
第二层为 （一）
第三层为
“ 1.”
第四层为 （ 1 ）
公文中的数字
公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、
具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉
伯数字。
 词,语言里最小的、可以自由运用的单位。在词中作词素的如“三九”、
“三伏”(冬练三九,夏练三伏)“三角”、“四至”这类词中的数字必须使
用汉字。
 词组,两个或更多的词的组合。在词组中作词素的如“三心二意”、“四
平八稳”、“九牛一毛”这些词组中的数字必须使用汉字。
 惯用语,也叫习惯语,惯于使用、经常使用的词语。在惯用语中作词素
的如“十八般武艺”、“三八式”、“三朝元老”、“三寸不烂之舌”这些惯
用语中的数字必须用汉字。
 缩略语,简缩、省略的词语。在缩略语中作词素的如“五讲四美三热
爱”、“三讲”、“三个代表”、“十二五”这些缩略语中的数字必须用汉
字。
 在具有修辞色彩的语句中作为词素的如“十几个人,七八条枪”、“人们
三三两两地在河边散步”、“他迈着四方步”这些具有修辞色彩的语句
中的数字必须用汉字。
 除上述情况外,公文中的数字应当使用阿拉伯数字。
公文密级
 密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”，与“保密期限”一起标
注在公文首页版心右上角第一行。“密级”和“保密期限”之
间用五星隔开。
 凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期
限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事
项十年认定 。
紧急程序、签发人
 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其
中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
 上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当
在附注处注明联系人的姓名和电话。
 关于“主要负责人”的含义。“主要负责人”指各级行政机关
的正职或主持工作的负责人。
 需要注意：市政府文件秘书长必签；市政府办公室文件办
公室主任必签；对省政府的请示件市长必签。
联合行文
 关于联合行文时发文机关的排列顺序和发文字号。行政机
关联合行文，主办机关排列在前。行政机关与同级或相应
的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、
军、群的顺序排列。
行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号；与其
他机关联合行文原则上应使用排列在前机关的发文字号，
也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。
 关于联合行文的会签。联合行文一般由主办机关首先签署
意见，协办单位依次会鉴。一般不使用复印件会签。
 关于联合行文的用印。行政机关联合向上行文，为简化手
续和提高效率，由主办单位加盖印章即可。向下行文必须
加盖所有会签单位印章。
部门及其内设机构行文问题
 关于部门及其内设机构行文问题。政府各部门
（包括议事协调机构）除以函的形式商洽工作、
询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一
级政府正式行文；如需行文，应报请本级政府批
转或由本级政府办公厅（室）转发。因特殊情况
确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政
府批准，并在文中注明经政府同意。
部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式
行文的含义是：部门内设机构不得向本部门机关
以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规
范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审
批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系
确需行文时，只能以函的形式行文。
八、公文处理中的常见问题
















行文中的常见问题
文种使用中的常见错误
版头使用中的常见问题
发文字号中的常见问题
签发人标注中的常见问题
公文标题中的常见问题
主送机关中的常见问题
正文中的常见问题
附件标识中的问题
发文机关标识中的问题
成文日期标识中的常见问题
机关印章使用中的常见问题
主题词标识中的常见问题
办文流程常见问题
请示件办理时常见问题
文件管理中常见问题