Transcript 《党政机关公文格式》学习交流

党政机关公文格式
学习交流
办公室
展伟
2012年7月30日
一、《党政机关公文处理工作条例》的出台及背景
二、党政机关公文概念、种类及格式的变化
三、党政机关公文格式
一、《党政机关公文处理工作条例》的
出台及背景
公文写作的大变革
—《党政机关公文处理工作条例》出台
▲2012年4 月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了中
办发〔2012〕14号文件《党政机关公文处理工作条例》，自2012年7月1
日起施行。
▲1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理
条例》和2000 年8 月24 日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》
停止执行。
为什么说新《条例》的出台是公文写作的大变革？
新《条例》由中办和国办联合印发。
媒体评价：新《条例》的发布是党政公文合二为一的标志，是我国当
代公文法规建设进程中一次具有划时代意义的重大变革，对于进一步
推动各级党政机关公文处理工作的统一化、制度化和科学化，规范公
文运转程序，提高公文处理的质量和效率，具有极其重要的现实意义
和深远的历史意义。
《党政机关公文处理工作条例》出台的背景
▲为了适应党政机关工作需要，推进党政机关公文处理工作科学
化、制度化、规范化。
▲党政公文要求不统一，公文用纸、格式要素、标志位置、字号
大小、行文形式等有较大差异，导致公文格式混淆等问题十分突出 。
▲地方党政机关在公文处理、规范管理、文件传阅、立卷归档、
文秘工作的开展及文秘人员培训等方面存在诸多不便。
二、党政机关公文概念、种类及格式的变化
（一）公文的概念发生了变化
以前我们把公文分为法定公文和非法定公文；法定公文又分为国
家行政机关公文、中国共产党机关公文、人大机关公文、军队机关公
文等。《条例》把行政机关公文和党的机关公文合称为党政机关公文，
统一要求，统一格式，这就意味着原来的法定公文少了一种，使“法
定公文”概念的外延缩小了。
注：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的
具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公
布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通
报和交流情况等的重要工具。
（二）公文的种类有增减
▲ 《国家行政机关公文处理办法》中的公文种类包括：
命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报
告、请示、批复、意见、函、会议纪要13种；
▲ 《中国共产党机关公文处理条例 》中的文种包括：
决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请
示、批复、条例、规定、函、会议纪要14种；
▲ 新的《党政机关公文处理工作条例 》中有决
议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、
通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15种。
《条例》比《行政》增
加了决议、公报2种；
比《党务》增加了命令
（令）、公告、通告、
议案4种，减少了指示、
条例、规定3种。
（三）公文的格式变化较大
1、公文格式的概念
格式指的是一定的规格样式。
公文格式——即公文规格样式。指公文中各个组成部分的标注排列和
编排式样，包括对纸张的规格尺寸、页面区域划分、文字符号的形体
尺寸、公文中各组成部分的标识规则等的规定。
2、调整了公文格式要素
《条例》规定，“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程
度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、
附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机
关、印发机关和印发日期、页码等组成。”
从组成公文的要素来看，《国家行政机关公文处理办法》包
括17个， 《中国共产党机关公文处理条例》 包括16个，新《条例
》包括18个。
增加了“份号”、“发文机关署名”、“页码”，减少了“主
题词”。
3、三份文件的不同之处：
（1）发文机关标志： 由发文机关全称或者规范化简称加‘文件’二字组成，
也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以
并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（2）标题：以后党政公文的标题根据需要可以加标点符号。
（3）发文机关署名：《条例》：“署发文机关全称或者规范化简称”；
（4）印章：《条例》：“有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加
盖印章。”
（5）主题词：公文的主题词被取消，这是《条例》的最大亮点。
三、党政机关公文格式
（一）公文纸张及排版形式
1、公文用纸幅面尺寸
国际标准A4型用纸（210mm×297mm)。
排版时版面尺寸要标准。
版心：156mm×225mm（不含页码）
上白边(天头) 37mm
下白边35mm
左白边28mm
右白边26mm
2、公文书写形式
从左至右横排、横写。其标识第一层
为“一、”，第二层为（一），第三
层为“1.”，第四层为（1）。
3、字体字号
标题用2号小标宋；正文用3号仿宋
体，文中如有小标题可用3号小标
宋体字或黑体字；秘密等级、保密
期限、紧急程度用3号黑体字；发
文字号、签发人、主送机关、附注、
抄送机关、印发机关、印发时间用
3号仿宋字；一般每面排22行，每
行排28个字。
4、页码
用４号半角阿拉伯数码标识，置于
版心下边缘之下一行，数码左右各
放一条４号一字线，一字线距版心
下边缘７mm。单页码居右空１字，
双页码居左空１字。
（二）公文要素及排版形式
国标将组成公文的各要素划分为“眉首(红色反线以上)、主体、
版记”三部分。
眉首 ：置于公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首 。
由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、
发文字号、签发人等要素组成。
主体 ：置于公文首页红色反线（不含）以下至抄送机关（不含）
之间的各要素统称主体。
由公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、
成文时间、印章、附注、附件等要素组成。
版记：置于抄送机关以下的各要素统称为版记。
由抄送机关、印发机关、印发日期等要素组成。
公文要素—眉首部分
1.份号：公文印制份数的
顺序号，即将同一文稿印刷若干
份时每份公文的顺序编号。涉密
公文应当标注份号。
份号顶格编排在版心左上
角第一行，用阿拉伯数字。
2.密级和保密期限：密级
分为绝密、机密和秘密；保密期
限是对公文秘密等级时效规定的
说明。
密级顶格编排在版心左上
角第二行。
公文要素—眉首部分
3.紧急程度：公文送达和办理
的时限要求。根据紧急程度，分别
标注“特急”、“加急”，紧急电
报分为“特提”、“特急”、“加
急”、“平急”。
紧急程度编排在版心左上
角或密级的下一行。
注 意 ：公文同时标识密级
与紧急程度时，份号顶格编排在版
心左上角第一行，密级顶格编排在
版心左上角第二行，紧急程度顶格
编排在版心左上角第三行。
公文要素—眉首部分
4.发文机关标志：由发文机关全
称或者规范化简称加“文件”二字组
成，通常称“文头”。
联合行文时，发文机关标志可以
并用联合发文机关名称，也可以单独
用主办机关名称。
发文机关标志居中红色套印在文
件首页上端。联合行文时，发文机关
标志可以并用联合发文机关名称，
“文件”二字编排在发文机关名称右
侧，上下居中排布。
公文要素—眉首部分
5.发文字号：发文字号是发文机关按
照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代
字、年份、发文顺序号加“号”组成。年
份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全
称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编
虚位（即１不编为001），不加“第”字。
联合行文时，使用主办机关的发文字
号。
发文字号编排在发文机关标识下空二
行，居中排布。
发文字号之下４mm 处印一条与版心等
宽的红色分隔线。
公文要素—眉首部分
6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。
签发人是在上报的公文中批准签发的领导人
姓名。
签发人必须是本机关正职或主持工作的
领导。
签发人平行排列于发文字号右侧。发文
字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；
“签发人”用３号仿宋体字，签发人后标全
角冒号，冒号后用３号楷体字标识签发人姓
名。
如有多个签发人，签发人姓名按发文机
关的排列顺序依次均与顺排，一般每行两个
姓名，下移红色分隔线，应使发文字号与最
后一个签发人姓名处在同一行并使红色分隔
线与之的距离为４mm 。
公文要素—主体部分
1.标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。
由发文机关名称、事由和文种组成。
位于红色分隔线下空二行，用２号小标宋
体字，可分一行或多行居中排布；标题排列应
当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。
回行时，要做到词义完整。
注意：
（1）完整结构：发文机关＋事由（表明文
件主要内容）＋文种。
（2）公文标题要正确选用文种。
（3）“事由”的结构：“关于…..的”，
要求准确概括公文内容。（“关于”在发文机
关后）。
公文要素—主体部分
2.主送机关：公文的主要受理机关，应
当使用机关全称、规范化简称或者同类型机
关统称。
编排在标题下空一行，左侧顶格３号仿
宋体字编排，回行时仍顶格。最后一个主送
机关名称后标全角冒号。
注意：
（1）主送机关是指对公文负有处置、答
复或执行责任的机关；
（2）顶格编排，回行仍顶格；
（3）使用机关全称或规范化简称或同类
型机关的统称。
公文要素—主体部分
3.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。
正文一般由三部分组成，分为导语、主体和结束语。在主送机关下一
行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行。正文用3号仿宋
体字，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小标题可用3号小标宋体
字或黑体字。
注意：
（1）引文：先引标题，后引发文字号。
（2）日期：要求用阿拉伯数字写明具体的年月日，不能把2012年写
“12年”。
公文要素—主体部分
（3）结构层次序数：
第一层：汉字“一”，第二层：汉字加括号“（一）”
第三层：阿拉伯数字“1.”，第四层：阿拉伯数字加括号“ （1） ”
（4）公文中标点符号、计量单位和数字的用法
标点符号的用法应符合GB/T 15834
计量单位的用法应符合GB 3100、GB3101和GB 3102.1~13
数字用法应符合GB/T 15835
公文要素—主体部分
4.附件说明：公文附件的顺序
号和名称。
公文如有附件，在正文下空一
行左空二字用３号仿宋体字标识
“附件”，后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数字（如
“附件：1.××××× ”）；附件
名称后不加标点符号。
注意：
附件说明处的标题应与附件本
身的标题相一致。
公文要素—主体部分
5.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简
称。
6.成文时间：署会议通过或者发文机关负责人签
发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签
发的日期。成文日期编排在正文之下，空两行右空
四字，用阿拉伯数字标全。
注意：
（1）成文时间以会议通过或领导人签发的日期
为准。
（2）联合行文以最后签发机关领导人签发的日
期为准。
（3）电报则以发出的日期为准。
公文要素—主体部分
7.印章：公文中有发文机关署名的，应当加
盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发
文机关标志和电报可以不加盖印章。联合上报的
公文，可以由主办机关加盖印章，联合下发的公
文，发文机关都应加盖印章。
加盖印章应上距正文（或附件说明）一行内，
端正、居中、下压成文时间，印章用红色。
注意：
（1） 单一机关制发的公文在落款处不署发
文机关名称，只标识成文时间。加盖印章应上距
正文２mm～４mm，端正、居中、下压成文时间，
印章用红色。
（2） 党的机关有特定发文机关标志的普发
性公文可以不加盖印章。
公文要素—主体部分
8.附注：是需要说明的其他事项，
如公文的发放范围、政府信息公开方
式、联系人和联系电话等。
公文如有附注，用３号仿宋体字，
居左空二字加圆括号编排在成文时间
下一行。
注意：
“请示”件应在附注处注明联系
人和电话。
公文要素—主体部分
9.附件：公文正文的说明、补充或者
参考资料。
附件应与公文正文一起装订，并在
附件左上角第一行顶格标识“附件” ，
有序号时标识序号。
注意：
（1）附件的序号和名称前后标识应
一致。
（2）如附件与公文正文不能一起装
订，应在附件左上角第一行顶格编排公文
的发文字号并在其后标识附件（或带序
号）。
公文要素—版记部分
1.抄送机关：除主送机关外需
要执行或者知晓公文内容的其他机
关，应当使用机关全称、规范化简
称或者同类型机关统称。
公文如有抄送，一般用4号仿
宋体字，左空一字标识“抄送”，
后标全角冒号；抄送机关间用逗号
隔开，回行时与冒号后的抄送机关
对齐；在最后一个抄送机关后标句
号。
公文要素—版记部分
2.印发机关和印发时间：公文的送印
机关和送印日期。
设在公文末页最后一行。一般用4号仿
宋体字，印发机关左空一字，印发时间右空
一字。印发时间以公文付印的日期为准，用
阿拉伯数字标识。
3.页码:页码就是公文页数顺序号。
一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在
版心下边缘之下，数字左右各放一条4号一
字线，一字线距版心下边缘７mm。单页码居
右空一字，双页码左空一字。
（三）《党政机关公文格式》主要变化口诀
☉公文格式新国标：《党政机关公文格式》GB/9704-2012
代替《国家行政机关公文格式》
☉主题词儿不再标：删除主题词格式要素
☉密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角
☉印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素
☉成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注
☉公文页码不可少：增加页码格式要素
（四）公文格式常见错误和不规范情况
1.没有发文机关标志（非红头文件）
2.发文字号不规范
3.上行文（请示、报告、意见）没有签发人
4.公文标题缺要素、用词不当
5.正文错别字、层次不当、字体字号不规范
6.附件格式不规范
7.日期格式不规范
8.抄送不规范（乱抄报、抄送领导个人、内部抄送）
9.版记要素不全、多余
讲解结束
祝大家:
身体健康
工作顺利
阖家幸福
谢谢大家！