Transcript Prezentacja dotycząca rozliczania zadań publicznych w trybie

Urząd Marszałkowski
Województwa Kujawsko-Pomorskiego
Departament Spraw Społecznych
Wydział Integracji Osób Niepełnosprawnych
Zlecanie zadań
publicznych organizacjom pozarządowym
w trybie otwartych konkursów ofert, zgodnie
z ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności
pożytku publicznego i o wolontariacie
(Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.)
w 2012 roku
Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego ogłosił
19 otwartych konkursów ofert w 2012 roku.
Konkursy te dotyczyły ośmiu obszarów
tematycznych:
1. Pomoc społeczna
2. Profilaktyka uzależnień
3. Ochrona i promocja zdrowia
4. Kultura fizyczna i sport
5. Działania na rzecz NGO
6. Kultura i dziedzictwo narodowe
7. Turystyka i krajoznawstwo
8. Działania na rzecz osób niepełnosprawnych
Zestawienie otwartych konkursów w trybie
pożytku publicznego w 2012 r.
Liczba
ogłoszonych
konkursów
Ilość
przyznanych
dotacji
Pula
przyznanych
środków w zł
19
512
4 971 010,00
Skala dofinansowania w konkursach w trybie pożytku
publicznego w 2012 r.
Wysokość środków przyznanych
z podziałem na dziedziny objęte wsparciem.
1 800 000
1 000 000
1 190 000
455 000
240 000
120 000
100 000
100 000
Środki przyznane na realizację zadań zleconych na rzecz
osób niepełnosprawnych w 2012 r. w ramach otwartego
konkursu ofert :
- nr 15/2012 wyniosły 169 860,00 zł,
- nr 18/2012 przewidziano kwotę 30 000,00 zł, której nie
przekazano z powodu nie spełnienia kryteriów oceny
formalnej przez złożone oferty,
- nr 19/2012 wyniosły 70 140,00 zł,
oraz w ramach trybu uproszczonego przekazano kwotę
60 000,00 zł
Rozliczanie dotacji
przyznanych w ramach otwartych konkursów ofert
przez Samorząd Województwa KujawskoPomorskiego ze środków budżetu Województwa
oraz ze środków PFRON.
Zakres obowiązków sprawozdawczych Zleceniobiorcy
reguluje § 11 umowy o wsparcie realizacji zadania
publicznego.
Dokumentacja sprawozdawcza powinna być kompletna,
rzetelna i zgodna pod względem merytorycznym
i finansowym z realizacją zadania wskazanego w ofercie oraz
korekcie stanowiącej załącznik do umowy.
Sprawozdanie powinno być dostarczone w terminie
nieprzekraczalnym tj. 30 dni od dnia zakończenia realizacji
zadania publicznego
Dokumentacja sprawozdawcza zawiera:
1. Sprawozdanie końcowe z zrealizowanego zadania
(sporządzone według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15
grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru
umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru
sprawozdania z wykonania tego zadania).
2. Tabelę zestawienie faktur (rachunków) zawierającą spis
wszystkich dokumentów uzasadniających poniesione wydatki:
- w ramach otrzymanych środków z dotacji,
- oraz w zakresie wkładu własnego w kwocie nie mniejszej niż
przedstawiona w ofercie lub korekcie zakresu rzeczowego
bądź finansowego zadania.
Załączniki
do sprawozdania końcowego:
1. Kserokopie potwierdzonych dwustronnie przez
Zleceniobiorcę „Za zgodność z oryginałem”
dokumentów finansowych (rachunków, faktur),
dotyczących wydatków finansowych z dotacji Województwa.
Dokumenty finansowe powinny być opatrzone przez
Zleceniobiorcę:
a) pieczęcią Zleceniobiorcy, opisem merytorycznym, uzasadniającym
poniesione wydatki wraz ze wskazaniem numeru umowy,
b) klauzulą „Płatne ze środków Województwa Kujawsko-Pomorskiego/ze
środków PFRON w wysokości (kwota)" oraz, w przypadku dzielenia
wydatku na kilka źródeł finansowania, wskazanie pozostałych źródeł
finansowania wraz z kwotami,
c) stwierdzeniem, że dokument sprawdzono pod względem merytorycznym
i formalnorachunkowym,
Powyższe stwierdzenia winny być potwierdzone podpisami osób
uprawnionych (wraz z pieczątką imienną, a w przypadku braku pieczątki
imiennej czytelnym podpisem z podaniem stanowiska albo pełnionej
funkcji).
2. Kserokopie przelewów odnoszących się do wydatków
realizowanych w formie bezgotówkowej;
3. Materiały dokumentujące konieczne w trakcie realizacji
zadania czynności prawne: kopie umów, kopie dokumentów
dotyczących postępowania w ramach zamówień publicznych,
potwierdzone przez Zleceniobiorcę za zgodność z oryginałem;
4. Pisemną informację dotyczącą wypełnienia obowiązków
informacyjnych przez Zleceniobiorcę, określonych w § 8
niniejszej umowy;
5. 1 egzemplarz ulotki programowej, zaproszenia itp.;
6. Opinie, artykuły prasowe, publikacje, raporty związane z
realizowanym zadaniem;
7. Inne dokumenty mogące mieć znaczenie dla oceny
prawidłowości wykonania zadania.
Wzór prawidłowego opisu dokumentów finansowych
Opis merytoryczny uzasadniający poniesione wydatki (np. Realizacja
działania dla wskazanej liczby osób z podziałem na osoby niepełnosprawne
oraz opiekunów itp. w dniu ….... r. wynikającym z harmonogramu zadania).
Zadanie przeprowadzono w ramach umowy nr …................
(Wskazanie numeru umowy zawartej między Zleceniodawcą, a
Zleceniobiorcą).
“Płatne ze środków Województwa Kujawsko-Pomorskiego/ ze środków
PFRON w wysokości …............ zł oraz , w przypadku dzielenia wydatku
na kilka źródeł finansowania, wskazanie pozostałych źródeł finansowania
wraz z kwotami.
Sprawdzono pod względem merytorycznym
i formalno-rachunkowym
data……. podpis ……….
Powyższego podpisu dokonują osoby uprawnione
wraz z pieczęcią imienną oraz funkcją
Pieczęć Dotowanego oraz pieczęcie imienne i podpisy osób uprawnionych
/w przypadku braku pieczęci imiennych podpisy muszą być czytelne/
Kserokopia dokumentu finansowego powinna być potwierdzona na
pierwszej i drugiej stronie „za zgodność z oryginałem” przez osoby
uprawnione, tj. osoby, które podpisały umowę.
I. Rozliczenie wydatkowanych środków
1. Dany koszt finansowy z dotacji wykazany w sprawozdaniu
uznaje się za zgodny z kosztorysem, gdy zwiększenie kosztu
nie nastąpiło o kwotę większą niż 20%. Z uwzględnieniem, iż koszty
administracyjne nie mogą przekroczyć 10% wartości dotacji.
2. Procentowy udział dotacji w całkowitych kosztach zadania nie może być
zwiększony o więcej niż 5% w stosunku do udziału dotacji wskazanego w
umowie.
! Wprowadzone zmiany dokonane niezgodnie z limitami wskazanymi w pkt 1i 2
uważa się za pobranie dotacji w nadmiernej wysokości.
3. W uzasadnionych przypadkach wydatki uznaje się za zakwalifikowane
tj. podlegające refundacji, gdy:
a) w okresie 21 dni przed datą przed datą rozpoczęcia realizacji zadania
oraz w terminie do 14 dni od ostatniego dnia realizacji zadania;
b) zostały poniesione pomiędzy data rozpoczęcia realizacji zadania przez
Zleceniobiorcę, a dniem podpisania umowy, ale nie wcześniej niż po dniu
podjęcia przez Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego uchwały
rozstrzygającej dany konkurs.
II. Dodatkowe obowiązki sprawozdawcze
Zleceniobiorcy, wezwania Zleceniodawcy oraz kary umowne.
1. Obowiązek Zleceniobiorcy do składania informacji dodatkowych oraz
wyjaśnień do sprawozdania na żądanie Zleceniodawcy w wyznaczonym
przez niego terminie.
2.Zleceniobiorca ma obowiązek złożenia sprawozdania na pisemne
wezwanie Zleceniodawcy, jeśli nie dotrzymał terminu złożenia
sprawozdania wynikającego z umowy.
3. Zleceniobiorca ponosi karę umowną w wysokości 10% wartości dotacji
– nie więcej jednak niż 1 000, 00 zł, w sytuacji gdy nie zastosuje się do
wezwania o dostarczeniu sprawozdania.
5. Niezastosowanie się do wezwania może stanowić podstawę do
odstąpienia od umowy przez Zleceniodawcę.
6. Po otrzymaniu sprawozdania końcowego Zleceniodawca posiada prawo
do rozpowszechniania materiałów oraz treści zawartych w sprawozdaniu.
Dokumentacja pozafinansowego
i finansowego wkładu własnego
Wkład własny w zadaniu realizowanym w ramach
umowy nie może pochodzić:
- ze środków budżetu Województwa – przy dotacji udzielonej
ze środków budżetu Województwa,
- ze środków PFRON - przy dotacji udzielonej ze środków
PFRON.
Wkład własny pozafinansowy
1. Do wkładu osobowego zalicza się:
a) koszty osobowe pracy społecznej członków organizacji Zleceniobiorcy
b) świadczenia wolontariuszy, które wymaga:
- określenia zakresu, sposobu oraz liczby godzin pracy wolontariusza na
podstawie pisemnego porozumienia zawartego zgodnie z art. 44 ustawy
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
- prowadzenia karty pracy wolontariusza z opisem wykonywanej pracy
(dokumentacja ta musi być przechowywana jak dokumenty finansowe),
- potwierdzenia kwalifikacji wolontariusza odpowiednich do rodzaju i
zakresu podejmowanych prac,
- kalkulacji wkładu pracy wolontariusza przy czym wartość pracy jednego
wolontariusza nie może przekroczyć kwoty 15 zł za 1 godzinę pracy.
Zakres wkładu pozafinansowego w wyżej wskazanej postaci
Zleceniobiorca może wnieść na wartość nie większą niż do
10 % całkowitych kosztów zadania.
2. Wkład rzeczowy – obowiązujące procedury konkursowe nie
przewidują wnoszenia wkładu rzeczowego
Wkład własny finansowy
Są to środki pochodzące m.in. z:
- darowizny,
- 1% podatku,
- wpłat sponsorów,
- składek członkowskich,
- oraz przekazane w ramach umowy partnerstwa.
! Wkład finansowy należy udokumentować w sposób
analogiczny do dokumentacji środków pochodzących z
dotacji.
Koszty realizacji projektów przedstawione w
sprawozdaniu z wykonania zadania winny być:
1. Niezbędne do realizacji projektu i poniesione zgodnie z zawartą umową
tj. adekwatnie do kalkulacji kosztów oraz harmonogramu poszczególnych
działań przedstawionych w realizacji zadania.
2. Zgodne z wymogiem racjonalnego gospodarowania środkami
publicznymi z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z
danych nakładów.
3. Faktycznie poniesione w okresie objętym umową i odzwierciedlają
koszty rzeczywiste i skalkulowane proporcjonalnie do przedsięwzięcia.
4. Poparte stosownymi dokumentami i wskazane w odrębnej
dokumentacji finansowej i księgowej Dotowanego dla środków
finansowych otrzymanych na realizację przedsięwzięcia.
5. Racjonalnie wydatkowane na podstawie aktualnych cen rynkowych.
Główne nieprawidłowości występujące
w dokumentacji sprawozdawczej
1. Sporządzanie dokumentacji sprawozdawczej niezgodnie z treścią
umowy (dokonywanie zmian w zakresie finansowym i rzeczowym
zadania bez uprzedniego zgłoszenia zmian w terminie przewidzianym w
umowie).
2. Błędy pisarskie w dokumentach finansowych (np. w nazwie, adresie
oraz numerach NIP Dotowanego).
3. Niekompletne opisy na dokumentach finansowych (np. brak ilości
beneficjentów objętych kosztami wskazanej faktury).
4. Przedstawione wydatki nie są zgodne z zasadą racjonalnego
gospodarowania środkami publicznymi (np. ilości zakupionych
produktów jest niewspółmierna do liczby beneficjentów i ilości dni
realizowanego zadania).
5. Dokonywanie zmian między pozycjami kalkulacji kosztów powyżej
20% bez wniosku o aneks do umowy.
6. Zaliczanie nieprawidłowych kosztów do danej pozycji budżetu
(np. zaliczenie środków czystości w pozycji kalkulacji kosztów
pt. „wyżywienie uczestników”).
7. Dokonywanie znaczących dla realizacji zadania zmian terminów lub
działań w harmonogramie.
8. Brak dokumentacji wkładu własnego (np. faktur na zakupione ze
środków własnych materiały niezbędne do realizacji zadania).
9. Brak dokumentacji dotyczącej promocji zadania oraz oświadczenia o
wykonaniu obowiązków informacyjnych.
10. Brak opisu ewaluacji projektu (tj. zbadania efektywność i skuteczność
zadania zgodnie ze wskaźnikami ewaluacji wskazanymi w ogłoszeniu
konkursu).
Dziękuję za uwagę
kontakt: (0-56) 62 18 577,
(0-56) 62 18 345, (056) 62 18 268
[email protected]
www.kujawsko-pomorskie.pl