Organizačný a personálny audit

PhDr. Karol Kleinmann, Salvus s.r.o

Je spôsob, akým sa posudzuje:

 organizačná štruktúra organizácie  e fektívnosť firemných procesov a informačných tokov  činnosti vykonávané neefektívne alebo duplicitne  vyťaženosť jednotlivých pracovníkov  vhodnosť a plnenie kvalifikačných požiadaviek na jednotlivé funkcie  osobnostný profil pracovníkov s pomenovaním silných a slabých stránok pracovníkovej osobnosti

Organizačný a personálny audit je:

 p roces šitý na mieru konkrétnej organizácie a jej situácie  prebieha v úzkej súčinnosti a s aktívnou spoluprácou vrcholového manažmentu  preto dáva konkrétne odpovede na aktuálne otázky dôležité pre ďalšie smerovanie firmy.

 V yužívajú ho firmy stojace pred zmenou (akvizície a fúzie, rozbiehanie nových projektov a produktov, firma v kríze...)

Cieľom auditu je:

 nezávislé objektívne posúdenie situácie spoločnosti  identifikácia a analýza silných a slabých stránok  sformulovanie odporúčaní  následná implementácia opatrení smerujúcich k optimalizácií posudzovaných firemných procesov a javov.

A udity sú určené tromi smermi:

1. P rávna a "legislatívna" správnosť procesov a činností

.  vo vzťahu napr. k formálnym požiadavkám zákazníkov, ISO noriem ale aj vyšších vnútorných predpisov organizácie  A udit tu nekladie len otázku či

"spĺňame alebo nie?

“

, ale tiež či nerobíme veci, ktoré nie sú vôbec požadované  roky prežívajúca nepotrebná administratíva a pod.

2. Kvalita a efektivita procesov

 Analyzuje sa obsah, nastavenie, konzistentnosť, transparentnosť a ďalšie charakteristiky procesov a pracovných postupov.  Audit tu môže byť zostavený:  ako analýza existujúcich procesov a nájdenie možností pre ich zefektívnenie,  ako "zmapovanie podľa požiadaviek, zvyčajne interných zákazníkov.

terénu" pre dizajn procesov

3. V ýkonnosť zamestnancov - "personálny audit"

 analyzuje kvalitu a efektivitu práce jednotlivcov a pracovných tímov vo vzťahu k definovaným štandardom - požiadavkám realizovaných procesov, postupov a činností.  Z aoberá aj kvalitou manažérskej práce, motiváciou ľudí a komunikáciu. Dotýka sa tak aj otázok firemnej kultúry a prostredia.

 Model organizačného auditu

T ri základné otázky zlepšovania:

 Kde je potrebné v podniku urobiť zmeny ?

 Aké budú mať prínosy tieto zmeny ?  Ako treba tieto zmeny realizovať ?

Kedy treba spraviť audit?

Obvykl é fázy auditu:

1.

Plánovacia fáza (Vyjasnenie si cieľov auditu) 2.

Prípravná fáza (Čo treba urobiť ešte pred auditom?) 3.

Realizačná fáza (samotný audit) 4.

Vyhodnocovacia fáza (spracovanie výsledkov) 5.

Fáza následnej kontroly

Plánovacia fáza

 V podniku musí byť vytvorená jasná predstava o cieľoch auditu , rozsahu a načasovaní auditov  Len poznanie samého seba umožňuje definovať ambiciózne a reálne ciele. Audit slúži manažmentu ako podklad plánovania potrebných zmien vo firme.

 Audity by mali vždy predchádzať definovaniu dôležitých strategických cieľov podniku



Prípravná fáza

Vytv ára predpoklady pre hladký priebeh auditu.  Z ískavajú sa základné informácie o podniku a definujú časový plán auditu:     P reštudovanie organizačnej štruktúry firmy Výber metód a postupov,vypracovanie harmonogramu priebehu auditu, vstupného dotazníka a zaslanie top manažmentu firmy, Harmonogram je spracovaný väčšinou na 2 dni, a to tak, že jednotlivé oddelenia organizačnej štruktúry sú rozdelené medzi členov tímu a je presne stanovené kto, kedy, v akom časovom rozmedzí a aké oblasti (oddelenia podniku) bude prehodnocovať. P reštudovanie výrobného programu, smerníc a postupov  P reštudovanie vyplneného vstupného dotazníka



Realizačná fáza

Z ačína krátkym stretnutím s vedením podniku a ďalšími zainteresovanými osobami. Cieľom stretnutia je vzájomné zoznámenie, objasnenie cieľov, ujasnenie harmonogramu.  N asleduje zber informácií a záznam zistených skutočností.

 Konkrétny postup závisí na celom rade faktorov, vzťahujúcich sa k internému prostrediu podniku (opakovateľnosť výroby, rozsah procesov,...).  Každú získanú informáciu treba overiť prostredníctvom hľadania dôkazov potvrdzujúcich zistené informácie.

Vyhodnocovacia fáza

N asleduje spracovanie výsledkov. Výsledky získané počas auditu sa d ávajú do štruktúrovanej podoby:  Analýza výsledkov, trendov a benchmarking vybraných ukazovateľov  Hodnotenie plnenia jednotlivých subkritérií  Zoznam zistených negatívnych skutočností – nezdržiavame konštatovaním toho, čo funguje, to je len vizuálne zobrazené vyššími bodovými hodnotami.  Návrh akčných plánov zmien:    Návrhy okamžitých nápravných opatrení – nezhody v dokumentácii, postupoch Doporučenia na zlepšenie – pri identifikácii plytvania Doporučenia zmien – oblasti, ktoré sa dajú vykonávať iným spôsobom efektívnejšie  Prezentácia výsledkov

Fáza následnej kontroly

  Po tom, ako zadávateľ implementuje do firmy odporúčané opatrenia, pri čom môžu asistovať konzultanti z poskytovaťeľov auditu, nasleduje kontrola účinnosti Ak by sa nepreverovala účinnosť prijatých nápravných opatrení, výsledky auditu by strácali zmysel.

Postup pri vykonávaní auditov v schéme

Výsledky auditu

 Hlavným výstupom z auditu je zvyčajne písomná správa s nájdenými skutočnosťami a z nich vyplývajúcimi odporúčaniami na zmeny.  Dva ďalšie dôležité prínosy realizácie auditov sú:   zvýšenie záujmu a motivácie zamestnancov „rozhýbanie stuhnutých miest" v internej komunikácii, až dokonca v riadení zamestnancov.

 Audit tak zohráva podobnú úlohu ako napríklad prieskum spokojnosti zamestnancov a to tak, že zamestnanca zapája do procesu, vytvára očakávania.

Maxman consultants o organizačnom audite:



Kedy použiť:

 Keď ste zistili, že ste vytvorili niečo, čo nemá smerovanie  Keď ste narástli do nepredstaviteľných a neudržateľných rozmerov  Keď ste zistili, že procesy, ktoré využívate neovplyvňujú správne efektivitu vašej spoločnosti

Maxman consultants o organizačnom audite:



Obsah:

 Analýza ľudský zdrojov  Analýza organizačnej štruktúry  Analýza procesov

Maxman consultants o organizačnom audite:



Výstupy:

 Návrh rozvoja  Návrh organizačnej štruktúry  Návrh nastavenia procesov

Literatúra

 Lilly m. Berryová Psychológia v práci, Pegas 2009  John Arnold and kol. Psychologie práce pro manažery a personalisty, Computer Press, Brno, 2007

 Ďakujem za pozornosť