Kontroly, audity, aneb jak je zvládat a udržet si zdravý rozum

Ing. Jan Karásek, Mgr. Richard Hubl

2

STRUKTURA PREZENTACE

3

1. ČÁST

•

HOSPODÁRNOST, EFEKTIVNOST, ÚČELNOST – NÁKLADY NA PROJEKT

•

VÝKONNOSTNÍ AUDIT Ing. Jan Karásek 2. ČÁST

• •

Externí audity ROP, aneb proč to všecko chceme VĚDĚT Audit Evropského účetního dvora Mgr. Richard Hubl

HOSPODÁRNOST, EFEKTIVNOST, ÚČELNOST

4 Co chceme uskutečnit a čeho chceme dosáhnout?

3 E = 4 otázky = 1 odpověď

Co jsme uskutečnili a čeho jsme dosáhli?

S jakými zdroji?

S jakými náklady ?

NÁKLADY NA PROJEKT

•

Projekt = komplexní problém

• Náklady životního cyklu stavby: • celkové náklady pořízení stavby = cena pozemku + náklady pořízení stavby + náklady na užívání + provoz opravy a údržbu + náklady na likvidaci • Investiční projekt prochází různými fázemi: • Záměr • Příprava • Projektování • Realizace • Uvedení do užívání (nehovoříme o případně likvidaci)

A v každém stadiu je stanovení ceny odlišné !

5

METODICKÝ POSTUP

•

Ekonomická efektivnost pořizování dlouhodobého majetku je v největší míře ovlivněna správnou předprojektovou a projektovou přípravou.

•

Je nutné neprofesionálních zásadně potlačit rozhodnutí většinu učiněných na základě v intuice, nekvalifikovaných časové tísni.

neodborných doporučení odhadů nebo provedených

6

• • •

PŘÍPRAVNÁ FÁZE uskutečňují se zásadní rozhodnutí o budoucí veřejné investici na úrovni programů a projektů, zpracovávají se pro ně potřebné podklady, řízení atd.

definují se cíle, provádějí se potřebné průzkumy a šetření, probíhá územní a stavební Přípravná veřejné fáze stavebního díla.

končí zakázky zadáním zhotoviteli REALIZAČNÍ FÁZE představuje vlastní provedení díla zhotovitelem.

DVĚ ZÁKLADNÍ FÁZE PROCESU POŘÍZENÍ INVESTICE

7

Knut Samset Professor NTNU

VÝKONNOSTNÍ AUDIT

Výkonnostní audit, rovněž nazývaný audit hodnoty získané za vynaložené prostředky (Value-For-Money nebo VFM) má především za cíl:

•přezkoumání výstupů organizace z hlediska zajištění hospodárnosti, efektivity a účelnosti při zabezpečování těchto výstupů; •porovnání vybraných ukazatelů se standardy (performance measures, benchmarks); •zjistit, zda je účelné, hospodárné a efektivní užívání veřejných prostředků; •napomoci zlepšení výkonnosti.

Zprávy o provedení auditu věnují velkou pozornost jejich závěrům a zjištěním. Kromě doporučení ke zlepšení auditoři napomáhají zavedení těchto doporučení svou účastí při vypracování podrobných plánů činnosti.

8

VÝKONNOSTNÍ AUDIT

•

Ve smyslu

§

4 zákona č. 166/1993 Sb., o Nejvyšším kontrolním úřadu, v platném znění a zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole) a vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č.320/2001., o finanční kontrole se zkvalitňuje proces kontroly a jejího zaměření. Kontrola se již převážně nezaměřuje pouze na účetní evidenční a informační činnost s jednoznačnou preferencí dodržování zákonů a předpisů.

•

Ve většině případů již nejde pouze o finanční aspekty a jednotlivě pojatá kritéria výkonnosti, ale o komplexní posouzení a kontrolu, jak jsou plněny úkoly veřejné správy s vyhodnocením účelnosti a hospodárnosti použitých veřejných prostředků – kritérium efektivnosti se tak stává jedním z nejdůležitějších kritérií pro hodnocení dosažených cílů a jsou s ním úzce provázány pojmy účelnosti a hospodárnosti.

9

10

TAKÉ ROP JV JE KONTROLOVÁN

• •

180 dnů z 225 byla na ROP JV externí kontrola (2010)

• Evropský účetní dvůr • Audit DG Regio Evropské komise • Nejvyšší kontrolní úřad, Územní odbor XIII. Brno • Ministerstvo pro místní rozvoj, odbor rozpočtu • Městská správa sociálního zabezpečení • Všeobecná zdravotní pojišťovna • Deloitte (outsourcing auditního orgánu) • Ministerstvo financí, odbor kontroly • Ministerstvo financí, Platební a certifikační orgán • Oba kraje NUTS 2 Jihovýchod, odbory Regionálního rozvoje

Zjištěná pochybení jsou minimální

MEZI AUDITY JSOU ROZDÍLY

11 • Rozdíl mezi audity „českými“ a „evropskými“ je nikoliv procesní, ale spíše „přístupový“.

• Různé přístupy NKÚ, MF, EK, EÚD – obtížné proniknutí do problému.

• • Evropský audit je spíše

PROJEKTU, VÝKONNOSTNÍ – HLEDÁ SE SMYSL POUŽÍVÁ SE „SELSKÝ ROZUM“ (3E) ROP JV MUSÍ BÝT PŘIPRAVEN NA VŠECHNY TYPY AUDITŮ!

X

12

Audit Evropského účetního dvora 1/7

• • • •

Evropský účetní dvůr (EÚD)

se sídlem v Lucemburku, jenž je obdobou Nejvyššího kontrolního úřadu v České republice, přezkoumává účetnictví všech příjmů a výdajů Unie, tedy přezkoumává legalitu a správnost příjmů a výdajů a přesvědčuje se o řádnosti finančního řízení.

Kontrola se provádí na základě účetních dokladů a na místě

prostorách jakékoli instituce, která spravuje příjmy a výdaje jménem Unie, včetně prostor fyzických a právnických osob, které přijímají platby z rozpočtu, a v členských státech.

v

Účetní dvůr má právo na přístup k informacím, které jsou nutné pro přezkoumání příjmů a výdajů Unie.

Účetní dvůr vypracuje po skončení každého rozpočtového roku výroční zprávu. Tato zpráva se předkládá ostatním orgánům Unie a zveřejňuje se v Úředním věstníku Evropské unie spolu s odpověďmi orgánů na připomínky Účetního dvora.

13

Audit Evropského účetního dvora 2/7

Vybraná nejčastější zjištění EÚD na úrovni příjemců (EU27):

•Nedostatečné zveřejnění informací – (ne)dostupnost informací - načasování VŘ •Nekvalitně připravená zadávací dokumentace (nedostatečný geologický průzkum, chyby v projektu nebo výkazu výměr) •Podmínky na míru vítěznému uchazeči •Nedůsledné uplatňování smluvních pokut a reklamací •Rozšíření předmětu zakázky - vícepráce nezahrnuté v původní dokumentaci •Změna použitých materiálů a technologií •Projekt neplní funkci pro kterou byl schválen •Vícenásobné uplatnění výdajů - uplatnění stejného nákladu v rámci dvou různých projektů stejným příjemcem •Konečný příjemce není vlastníkem - prodej aktiva do 5 let od jeho nabytí - také zpětný leasing

14

Audit Evropského účetního dvora 3/7

• Ve dnech 6. – 17. 12. 2010 byl v souladu článkem 287 Smlouvy o fungování EU vykonán zástupci

Evropského účetního dvora audit ROP Jihovýchod.

• Ukončení auditu bylo po vyjednáváních v Luxemburgu na začátku

července 2011

•

Za vynaložené výdaje je zodpovědný jak řídící orgán, tak příjemce.

15

Audit Evropského účetního dvora 4/7

•

Požadované dokumenty před zahájením auditu - příklady

2.

3.

1. Pokud projekt generuje příjmy: analýza nákladů a výnosů, které byla součástí projektové žádosti včetně všech podkladů, vstupních dat a výpočtů v elektronické formě.

a) Pokud to vyžadují příslušné právní předpisy, rozhodnutí o umístění stavby, stavební povolení, studii dopadu daného projektu na životní prostředí, povolení zkušebního provozu a kolaudační souhlas/rozhodnutí.

K uskutečněným veřejným zakázkám (podlimitním i nadlimitním), které se týkají auditovaných výdajů, by měla být na místě k dispozici následující dokumentace, zejména: počáteční studie k zadávacím podmínkám, telefonický a emailový kontakt na jejich autora; b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) zadávací dokumentace včetně výkazu výměr v elektronické formě; zveřejnění v Úředním věstníku a/nebo v národním či regionálním tisku (předběžné informace, oznámení o zakázce, oznámení o zadání zakázky); údaje o zrušených zadávacích řízeních, změnách, opravách a doplnění zadávacích řízení týkajících se projektu s písemným zdůvodněním; seznam potenciálních uchazečů (subjektů, které obdržely zadávací dokumentaci) seznam a originály nabídek obdržených v rámci veřejné soutěže a doklad o datu jejich doručení a otevření; seznam neotevřených a odmítnutých/nepřijatých nabídek; informace o odvolání a stížnostech podaných účastníky tendru; provedená hodnocení nabídek včetně hodnotících tabulek, použitá kritéria a zdůvodnění konečné volby; podepsaná smlouva s vítězným uchazečem včetně výkazu výměr v elektronické podobě, včetně všech dodatků, k dodatkům, které měnily smluvní cenu nebo použité materiály a technologie písemné zdůvodnění; výkazy výdajů, doklady o technické způsobilosti (jak osvědčení vystavená během realizace, tak osvědčení uvedená na potvrzení o dokončení projektu), stavební plány a osvědčení a osvědčení nezávislých stavebních inspektorů; ostatní dokumenty související s průběhem veřejné zakázky.

Fakturované částky: 4.

a) seznam společností, které fakturovaly náklady na projekt a seznam společností s nimi propojených (personálně i vlastnicky); b) c) d) e) 5.

6.

7.

objednávky; faktury včetně případných výkazů výměr a zjišťovacích protokolů (nejlépe v elektronické podobě); dodací listy a předávací protokoly; doklad o provedení platby (externí doklad, ve většině případů výpis z bankovního účtu).

Bankovní výpis potvrzující přijatí dotací souvisejících s auditovanými žádostmi o platbu.

Seznam spolufinancovaného dlouhodobého majetku, včetně inventárních čísel.

U spolufinancovaných nemovitostí výpis z katastru nemovitostí.

8.

Nejaktuálnější účetní závěrka příjemce a veškeré zprávy interních a externích auditorů.

9. Seznam osob (právnických a fyzických) propojených vlastnicky i personálně s příjemcem.

a) b) c) d) 10.

Podklady z účetní evidence: výpis z účetního deníku za auditovaný projekt (projektové účetnictví) od počátku realizace projektu, pokud možno v elektronické podobě; účetní závěrka příjemce za období, ve kterém bylo účtováno o auditovaných výdajích; registr dlouhodobého majetku k rozvahovému dni, pokud k tomuto datu byl spolufinancovaný majetek zařazen do užívání; rozpis zůstatku účtu pořízení dlouhodobého majetku k rozvahovému dni, pokud obsahuje náklady na spolufinancovaný majetek; kompletní výpis transakcí na účtu přijatých dotací za období, ve kterém bylo účtováno o auditovaných výdajích.

e) 11.

Přehled všech ostatních projektů implementovaných příjemcem a spolufinancovaných z fondů EU s k uvedením jména operačního programu, čísla projektu a seznamu způsobilých nákladů uplatněných proplacení za daný projekt.

16

Audit Evropského účetního dvora 5/7

• V průběhu auditu návštěva všech projektů •

Kontrola na publicitu, místě – zda projekt stojí, zda má sběr dokumentů

17

Audit Evropského účetního dvora 6/7

•

Požadované dokumenty po ukončení auditu na místě Datum požadavku 21. 1. 2011 23. 2. 2011 24. 2. 2011 24. 2. 2011 28. 2. 2011 28. 2. 2011 1. 3. 2011 2. 3. 2011 3. 3. 2011 7. 3. 2011 9. 3. 2011 31. 3. 2011 Požadované dokumenty a vysvětlení

Seznam neúspěšných projektů a dokumenty k projektům nedodané na místě v průběhu kontroly v prosinci 2010 (např.

inženýrsko-geologický průzkum z roku 1980 k jednomu z projektů, protokol o provedené statické zatěžovací zkoušce pro pozemní komunikace k parkové cestě, atd.).

Metodika pro hodnotitele a externí experty.

Pro všechny auditované projekty: protokoly o posouzení přijatelnosti, formálních náležitostí, souhrnné hodnotící zprávy včetně zdůvodnění bodové hranice pro schvalování projektů, posouzení nezbytnosti veřejné podpory dle Nařízení EK 1628/2006 a aktuální monitorovací zprávy.

U jednoho z projektů výroční zprávy majoritního akcionáře příjemce za roky 2007 a 2008, smlouvu, resp. přislib mezi žadatelem a bankou, seznam zaměstnanců v letech 2005–2006, vyjádření k EIA a NATURA 2000, průzkum trhu a podklady k prokázání předfinancování projektu.

Zevrubné popsání rozdílů mezi "opravou" a "rekonstrukcí" silnic včetně zaslání kopie veškeré komunikace mezi Komisi a ŘO na téma rekonstrukce silnic, napojení na TEN-T, atd.

Operační manuál ROP JV, kontrola statutu MSP dle reálných dat žadatele ještě před podpisem smlouvy. Detailní popis fungování systému eCBA (index rentability, ENPV/I, FNPV/I, verifikace reálnosti vstupu do eCBA).

U projektů v cestovním ruchu - verifikace prokázání činnosti v cestovním ruchu jako ukazatele přijatelnosti, zdůvodnění hodnot ENPV a FNPV u projektů, zdůvodnění finančních korekcí.

Projekty silnic dokumentace, technická projektová dokumentace k VŘ, seznam uchazečů včetně těch, kteří nahlíželi do projektové dodatečné informace k VŘ a seznam obeslaných účastníků, dokumentace veřejné zakázky na projektovou dokumentaci, kopie bankovních výpisů k fakturám, vícepráce - dodatek ke smlouvě a nezpůsobilost těchto výdajů.

Seznam členů VRR (v dělení Kraj Vysočina a Jihomoravský kraj), kteří se účastnili zasedání VRR, na kterých se schvalovaly auditované projekty. Ke každému členovi bylo požadováno funkční začlenění v rámci kraje (v orgánech kraje, jiné…).

U jednoho z projektů kopii pojistné smlouvy zhotovitele, ze které je patrné, že tato pojistná smlouva skutečně pokrývala celé období realizace projektu.

U jednoho z projektů velmi podrobné vysvětlení metodiky výpočtu finančního zdraví (rozbor Altmanova Z-skóre a IN99 manželů Neumeierových), porovnání dvou verzí projektu, vyjasnění poslední známé daňové povinnosti žadatele, dodání relevantních daňových přiznání.

Projektové žádosti, veškerá hodnocení a eCBA k 10 náhodně vybraným zamítnutým projektům z dříve zaslaného seznamu.

18

Audit Evropského účetního dvora 7/7

• Celkové zaměření auditu EÚD zejména na VŘ •

Veškerá dokumentace, procesní prověření VŘ, ekonomické vazby účastníků

•

Práce ŘO s příjemci – newsletter, školení

SMLUVNÍ POKUTY – NEWSLETTER 11 –12/2010

19 VŘ na rekonstrukci investice, hlavní kritérium pro zadání zakázky byla hospodářsky nejvýhodnější nabídka. Dílčí kritéria pro zadání zakázky: •(1) 55% cena •(2) 15% smluvní pokuta (A) za zpoždění při dokončení díla •(3) 10% smluvní pokuta (B) za zpoždění při vyklizení staveniště •(4) 10% smluvní pokuta (C) za zpoždění při opravě vad dokončeného díla •(5) 10% smluvní pokuta (D) za zpoždění při opravě vad vzniklých v záruční době

.

VÍCEPRÁCE – METODIKA FIDIC

Podmínka objektivně nepředvída(tel)né skutečnosti:

Definice FIDIC všeobecných podmínek pro stavební smlouvy: 1.1.6.8

"Nepředvídatelný" znamená takový, jenž nemůže být rozumně předpokládán

zkušeným zhotovitelem

k datu podání nabídky.

4.10

Údaje o staveništi: Objednatel … zpřístupní zhotoviteli své informace a údajů.

všechny významné údaje … o hydrologických a podpovrchových podmínkách na staveništi, včetně ekologických aspektů. ... Zhotovitel bude odpovídat za interpretaci všech těchto 20

ROP JV NADÁLE BUDE KONTROLOVÁN

21 •

VYBRANÉ PROBÍHAJÍCÍ A PLÁNOVÁNÉ AUDITY V ROCE 2011

• Evropský účetní dvůr – AUDIT AO • Nejvyšší kontrolní úřad • Ministerstvo pro místní rozvoj, odbor rozpočtu • Ministerstvo financí, odbor kontroly • Ministerstvo financí, Platební a certifikační orgán • Oba kraje NUTS 2 Jihovýchod

DĚKUJEME VÁM ZA POZORNOST!

22