Transcript „Projektu vadības specifika dažāda veida projektos”6.diena

ESF projekts „Daugavpils pašvaldības kapacitātes stiprināšana
Eiropas Savienības politiku instrumentu un pārējās ārvalstu
finanšu palīdzības līdzfinansēto projektu
un pasākumu īstenošanai”
Nr. 1DP/1.5.2.2.3/11/APIA/SIF/110
Semināru cikls
„Projektu vadības specifika dažāda veida projektos”
6.diena
A.Sannikova
27.06.2012.
Ievads
Darba kārtība
Semināra saturs
2
6. DIENA
SEMINĀRA SATURS
ES FONDU UN CITU FINANŠU
PALĪDZĪBAS INSTRUMENTU
PUBLICITĀTE
• Publicitātes prasības ESF,
ERAF, KF u.c. projektos.
• Vizuālās identitātes prasību
nodrošināšanas kārtība
projektos
• Preses relīžu sagatavošana
• Projekta prezentēšana
• Prasme publiski runāt un
uzstāties
APMĀCĪBU
IZVĒRTĒŠANA
1
• Informācijas un
publicitātes pasākumi
• Informācijas un
publicitātes pasākumu
norises dokumentēšana
4
PĀRVALDES DOKUMENTI
1
Dokumentu grupas:
• organizatoriskie dokumenti;
• rīkojuma dokumenti;
• publisko tiesību līgumi;
• personāla dokumenti;
• sarakstes dokumenti (korespondence);
• faktus fiksējoši dokumenti t.sk. publicitātes
MK noteikumi Nr.916
5
Iepirkuma procedūru dokumentācija
Sarakste
Informācijas un publicitātes norisi
pierādošie dokumenti
Tehniskā dokumentācija
Vispārīgie dokumenti u.c.
6
1
Līgumi: DOKUMENTU VEIDI
 par finansējuma saņemšanu un projekta īstenošanu;
 projekta personālu (darba/uzņēmumu līgumi);
 par pakalpojumiem, piegādēm, būvdarbiem
ATBILDĪBA
1
Ir vēlams izveidot procedūru aprakstu un projekta
vadības sistēmu - kādu aktivitāšu norisē kādi
dokumenti tiks sagatavoti un uzkrāti
(dalībnieku reģistrācijas lapas, protokoli, darba kārtības,
maršrutu apraksti, tehniskie projekti u.c.)
Kurš par to būs atbildīgs?
Jāizveido standartizētas veidlapas, kuras izmantotas
visu projekta laiku
7
ATBILDĪBA
1
Finansējuma saņēmējs:
• nodrošina dokumentu noformēšanu atbilstošo MK
noteikumiem Nr. 916;
• organizē Lietu nomenklatūru;
• nodrošina dokumentu uzglabāšanu un to pieejamību
līgumā minētajām institūcijām līgumā noteiktā
termiņa ietvaros (5, 10, 15 gadi vai vairāk gadi!);
• nodrošina publicitātes un informācijas prasības
8
PUBLICITĀTES PRASĪBAS
Publicitātes prasības ir jāievēro visos ar projektu
saistītos dokumentos!
1
Spēkā:
04.10.2011. MK noteikumi Nr.749 "Kārtība, kādā
nodrošina Eiropas Savienības struktūrfondu un
Kohēzijas fonda publicitātes un vizuālās identitātes
prasības, kā arī publisko informāciju par šo fondu
projektiem" ("LV", 158 (4556), 06.10.2011.) [stājas
spēkā 07.10.2011.];
http://www.likumi.lv/doc.php?id=237259
9
PUBLICITĀTE
1
Publicitāte ir sabiedrisko attiecību instruments
Informē sabiedrību par Eiropas Savienības
struktūrfondu finansētajiem projektiem, to
mērķiem, uzdevumiem, finansējuma avotu un
apmēru
Finansējuma saņēmējam ir pienākums informēt
sabiedrību par projekta nosaukumu, projekta
realizācijas gaitu, mērķiem, uzdevumiem,
sagaidāmiem rezultātiem, īstenošanas vietu,
publiskā un privātā finansējuma apmēru
10
PUBLICITĀTES PRASĪBAS
MK NOTEIKUMI NR.749
•
1
Finansējuma saņēmējs nodrošina informāciju par projektu savā
tīmekļa vietnē, ja tāda ir izveidota
• Lai nodrošinātu ES fondu informāciju un publicitāti, finansējuma
saņēmējam ir obligāti regulas Nr. 1828/2006 8.panta 2. un
3.punktā un 9.pantā noteiktie informatīvie un publicitātes
pasākumi;
Regulas Nr. 1828/2006 pieejama:
http://eurlex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2007:045:
0003:0115:LV:PDF
• Darbības, kas tiek veiktas papildus MK noteikumos Nr.749
noteiktiem obligātajiem informatīvajiem un publicitātes
pasākumiem un kas nav iekļauti projekta attiecināmās izmaksās,
finansējuma saņēmējs īsteno no saviem līdzekļiem.
11
ES REGULA NR. 1828/2006
1
12
ES REGULA NR. 1828/2006
1
Visos informācijas un publicitātes pasākumos, kuru mērķauditorija ir
atbalsta saņēmēji, potenciālie atbalsta saņēmēji un sabiedrība,
iekļauj:
a) Eiropas Savienības emblēmu - saskaņā ar noteiktiem grafiskajiem
standartiem un atsauci un Eiropas Savienību;
b) atsauci uz attiecīgo fondu;
Pilnu tekstu!
c) vadošās iestādes izvēlētu paziņojumu (saukli) , kurā uzsvērta Kopienas
intervences pievienotā vērtība un, ieteicams, ir teksts: “Ieguldījums
jūsu nākotnē”.
Nelieliem reklāmas objektiem b) un c) punktu nepiemēro!
13
1
Latvijā pieņemts sauklis:
„Ieguldījums tavā nākotnē”
14
LOGO
1
• Palielinot vai samazinot ESF logo,
saglabā tā proporcijas
(augstums : platums = 1 : 2,6)
• Nav pieļaujama ESF logo
horizontāla vai vertikāla
paplašināšana vai sašaurināšana
• Jāievēro krāsu numuri logo
izveidē!
15
LOGO
1
• Palielinot vai samazinot ERAF logo,
saglabā tā proporcijas (augstums :
platums = 1 : 3,6)
• Nav pieļaujama ERAF logo
horizontāla vai vertikāla
paplašināšana vai sašaurināšana
• Jāievēro krāsu numuri logo
izveidē!
16
ESF; ERAF
KRĀSU SISTĒMA
1
17
PUBLICITĀTES PRASĪBAS
1
• Eiropas Savienības fondu logo lietošanā ievēro
noteiktos logo uzbūves nosacījumus un izmērus;
• Ja uz attiecīgās virsmas kopā ar Eiropas Savienības
fonda logo lieto citu logo, Eiropas Savienības fonda
logo atrodas pirmais no kreisās puses
18
PIEMĒRI
1
19
1
Var lietot kā krāsaino vai melnbalto logo
variantus!
Ja publicitātes materiāli tiks drukāti
melnbaltajā izdrukā, tad jālieto
melnbalto logo formas!
20
PUBLICITĀTES LĪDZEKĻI
 Informatīvais stends
 Informatīvā plāksne
 Plakāti
 Drukāti materiāli
 Mājas lapas
 Preses relīzes
 Reklāma un reprezentatīvie materiāli
 Audiovizuālie materiāli u.c.
PRESES RELĪZES
1
Aprakstā jāietver:
• projekta mērķis;
• projekta īstenošanas vieta;
• galvenās aktivitātes, kas tiks veiktas projekta
realizācijas gaitā;
• finansējuma apmērs un tā sadalījums (atbilstoši
noslēgtajam līgumam ar Finansējuma devēju);
• sagaidāmie rezultāti;
• atbildīgā kontaktpersona
u.c. informācija
22
1
• Ieviešot ES struktūrfondu projektus, finansējuma
saņēmējam ir pienākums nodrošināt publicitāti
atbilstoši projekta iesnieguma veidlapā plānotajam
23
ES REGULA NR. 1828/2006
1
• Darbības īstenošanas laikā atbalsta saņēmējs
uzstāda informatīvu stendu katrā darbības veikšanas
vietā, kas atbilst šādiem nosacījumiem:
a) kopējais valsts ieguldījums darbībā pārsniedz
EUR 500 000;
b) darbību veido infrastruktūras finansēšanas vai
būvniecības darbības.
• Pēc darbības beigām stendu nomaina ar stacionāro
informatīvo plāksni.
• Uz plāksnes un stenda tiek minēts arī darbības veids
un nosaukums. Šī informācija aizņem vismaz 25 %.
24
INFORMATĪVĀ PLĀKSNE
(HORIZONTĀLĀ FORMA)
ES REGULA NR. 1828/2006
1
Atbalsta saņēmējs ir atbildīgs par sabiedrības
informēšanu par atbalstu, ko tas guvis no
fondiem!
Ne vēlāk kā sešus mēnešus pēc darbības pabeigšanas
atbalsta saņēmējs uzstāda stacionāru informatīvo
plāksni, kas ir labi redzama un ir pietiekami liela
Darbībai jāatbilst šādiem nosacījumiem:
 kopējais valsts ieguldījums darbībā
pārsniedz EUR 500 000;
 darbību veido fiziska objekta iegādes,
infrastruktūras finansēšanas vai būvniecības
darbība;
26
INFORMATĪVAIS STENDS
(VERTIKĀLĀ FORMA)
PUBLICITĀTES PRASĪBAS
1
Regulā Nr. 1828/2006 8.panta 4.punktā noteiktiem
informācijas un publicitātes pasākumiem jābūt
tādiem, lai tie atbilst:
 efektivitātes,
 lietderības,
 saimnieciskuma principiem.
Informācijas un publicitātes pasākumu izmaksas
iekļauj budžeta kopsavilkumā attiecināmajās
izmaksās
28
INFORMĀCIJAS UN PUBLICITĀTES
PRASĪBU IEVĒROŠANA
1
Kontrolējošās institūcijas veic pārbaudes savā
birojā pēc iesniegtās dokumentācijas un citu
veidu pieejamās informācijas
Pārbaudes tiek veiktas pie finansējuma saņēmēja.
Pārbaudes uz vietas parasti veic, lai
pārliecinātos, vai iesniegtajos dokumentos
atspoguļotās ziņas atbilst reālajai situācijai un vai
ir nodrošinātas visas prasības t.sk. informācijas un
publicitātes
29
VEIDLAPA (PARAUGS)
1
30
PUBLICITĀTES PLĀNS
(MK NOTEIKUMI NR. 749)
1
31
PAMATPRINCIPI
1
Informācijas vākšanas un dokumentu
kārtošanas pamatprincips - jābūt iespējai jebkurā
brīdī ātri un kvalitatīvi salīdzināt
- plānotos pasākumus ar realizētiem;
- plānotos rezultātus ar sasniegtiem.
Tas nozīmē, ka:
• jāizstrādā informācijas vākšanas un dokumentu
kārtošanas sistēma projektā;
• regulāri jāveic projekta uzraudzība (monitorings);
• jāvāc visa veida pierādījumi (!)
32
PROJEKTU LIETVEDĪBA
1
Projektu lietvedība ietver procedūras, kas izveido
sistēmu lietvedībai projektā un dokumentāli
atspoguļo norises projektā
Projekta dokumentu pārvaldība ir darbietilpīgs
process, kuram nozīme ir ne tikai īstermiņā, bet
arī ilgtermiņā
33
PROJEKTA IEVIEŠANĀ NEPIECIEŠAMĀ
INFORMĀCIJA UN DOKUMENTI
1
Projekta aktivitātes
Jāuzkrāj visi dokumenti, kas pierāda, ka aktivitātes
ir notikušas!
 Vai notikušas; kad?; kur? vai ir novirze no plānotā?
 Kādā veidā aktivitātes ieviestas (līgumi; norises
plāni; dalībnieki; fotogrāfijas u.c.)
 Tiešais iznākums (plānots; faktiski; novirze)
 Ieviesējs
 Problēmas; risinājumi
 Publicitātes pierādījumi
34
PROJEKTA IEVIEŠANĀ NEPIECIEŠAMĀ
INFORMĀCIJA UN DOKUMENTI
1
Personāls
Jāuzkrāj visi dokumenti, kas pierāda, ka konkrētais
cilvēks ir veicis pieteikumā norādīto darbu!
 Līgumi;
 Vārds, uzvārds; funkcija projektā (lektors, eksperts
utt.)
 Detalizēts pienākumu apraksts;
 Darba pieņemšanas - nodošanas akts;
 Atskaite
Vai nodrošināja publicitāti?
Vai līgumos bija tādas prasības?
35
PROJEKTA IEVIEŠANĀ NEPIECIEŠAMĀ
INFORMĀCIJA UN DOKUMENTI
Līgumi
Atsaucei uz projektu, finansējuma avotu, projekta
līgumu u.c. jābūt visos iepirkumu dokumentos!
1
 Informācija par visiem noslēgtajiem līgumiem
 Visi noslēgtie līgumi;
 Līgumsaistības un to izpilde (rēķini, akti; atskaites,
fotogrāfijas u.c.)
 Partneru ieguldījums projektā (saskaņā ar noslēgto
partnerības vai sadarbības līgumu)
 Atskaites; indikatori
Vai nodrošināja publicitāti?
Vai līgumos bija tādas prasības?
36
PROJEKTA IEVIEŠANĀ NEPIECIEŠAMĀ
INFORMĀCIJA UN DOKUMENTI
1
Informācija
Jāuzkrāj visi dokumenti, kas pierāda šo pasākumu
norisi projektā!
 Publikāciju kopijas;
 Pasākumu fotogrāfijas;
 Stendu, plākšnu fotoattēli;
 Izdrukas no mājaslapas;
 Aptaujas;
u.c.
37
PROJEKTA IEVIEŠANĀ NEPIECIEŠAMĀ
INFORMĀCIJA UN DOKUMENTI
Rīkojums par iepirkumu komisijas izveidi;
Iepirkumu plāni;
Iepirkumu nolikumi;
Iepirkumu komisijas protokoli;
Sarakstes dokumenti ar Pretendentiem un
Kandidātiem;
 Paziņojumi IUB un Pasūtītāja mājaslapā;
 Noslēgtie līgumi
1
Iepirkumi
Atsaucei uz projektu, finansējuma avotu, projekta
līgumu u.c. jābūt visos iepirkumu dokumentos!





38
PROJEKTA IEVIEŠANĀ NEPIECIEŠAMĀ
INFORMĀCIJA UN DOKUMENTI
1
Jābūt pierādījumiem!
Jābūt atbildēm!
 Vai mērķauditorija zina finansēšanas avotu projektā?
 Vai tika nodrošināta sadarbības partneru līdzdalība?
 Kā un vai projekts uzlabojis situāciju pašvaldībā
(aprakstīta projekta pieteikumā!);
 Kā un vai sasniegts projekta tiešais mērķis?
 Projekta īstenošanas gaita, aktivitātes
 Kā tika izvēlēta mērķauditorija un iesaistīta
projektā?
 Kādi bija publicitātes pasākumi?
u.c.
39
DAŽAS ATZIŅAS
1
• Projektu lietvedība ir darbietilpīgs darbs, to nevar
veikt pavirši
• Projektu lietvedības dokumentus izveido vairāki
cilvēki
• No dokumentu kvalitātes un sistematizēšanas
atkarīgs auditoru vērtējums par projekta norisi
• No dokumentu kvalitātes un pieejamības var būt
atkarīga izlietoto līdzekļu attiecināmība!
40
PROJEKTA NOSLĒGUMS
• Projekta noslēguma atskaites un projekta
dokumentācijas sastādīšana
• Noslēdzošā projekta izdevumu kalkulācija
• Nākotnē veicamo uzlabojamu uzskaitījums
• Noslēguma informācija par projektu
KO JĀATCERAS?
 Finansējuma saņēmējam jānodrošina dokumentu
uzglabāšanu un to pieejamību līgumā noteiktā
termiņā
 finansējuma saņēmējs nodrošina EK un LR
institūcijām pieeju visiem ar projekta īstenošanu
saistītiem dokumentu oriģināliem
 Tiek nodrošināta projekta ilgtspēja un pēcprojekta
publicitāte
DOKUMENTU ARHIVĒŠANA
1
• Projekta noslēgumā dokumenti tiek nodoti iestādes
lietvedībai
• Pirms tam tie rūpīgi jāpārskata
Arhīviskā vērtība!
11.02.2010. likums "Arhīvu likums" ("LV", 35 (4227),
03.03.2010.) [stājas spēkā 01.01.2011.]
http://www.likumi.lv/doc.php?id=205971
43
PROJEKTA DOKUMENTU GLABĀŠANA
Jānodrošina atbilstoša fiziska vide!
1
Jāuzglabā visi ar projektu saistīto dokumentu oriģināli!
Pie projekta materiāliem pieskaitāmi arī audio un
videoieraksti, grāmatas, fotogrāfijas u.c.
44
NORMATĪVO AKTU PRASĪBAS
MK NOTEIKUMI NR.916
1
Kopijas
• Dokumenta kopiju izstrādā, nokopējot vai citādā
tehniskā veidā iegūstot oriģināla attēlu ar visām
oriģināla dokumenta grafiskajām un citām
īpatnībām.
• Izstrādājot elektroniska dokumenta kopiju papīra
formā, tos dokumenta rekvizītus, kuri papīra formā
nav redzami, atveido dokumenta kopijā uzreiz aiz
apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta virs
apliecinājuma uzraksta.
45
PREZENTĀCIJU VEIDOŠANA
PROJEKTĀ
1
• Projekta rezultātu prezentācija ietver visas
publicitātes prasības
• Prezentē galveno!
• Maz teksta, kodolīgs saturs!
• Katrai prezentācijai nosaka mērķi
• Jānorāda atsauces
46
1
• Semināru izvērtējums
• Diskusijas
47
PALDIES PAR UZMANĪBU!
Kontaktinformācija
Aija Sannikova,
[email protected]
t. 29333028