Transcript Publisko dokumentu un arhīvu pārvaldība institūcijās, kritēriji

Publisko dokumentu un arhīvu pārvaldība institūcijās, kritēriji
glabāšanas termiņa noteikšanai un tehniskās prasības
dokumentu saglabāšanai institūcijas arhīvos
Valsts arhīvu ģenerāldirekcija
Rīga, 2010
Saturs
















Noteikumu sagatavošanas priekšnosacījumi
Dokumentu un arhīvu pārvaldības rīcībpolitika un tās mērķis
Atbildību noteikšana
Dokumentu sistēmas izveide
Dokumentu klasifikācijas shēmas, lietu nomenklatūras, to veidi
Dokumentu tveršana – arhivēts dokuments
Dokumentu glabāšanas termiņu saraksti un dispozīcijas saraksti
Drošības kategorija un drošības pielaides
Vitāli svarīgie dokumenti
Dokumentu pārvaldības metadatu noteikšana
Tezauri un terminu vārdnīcas
Dokumentu pārvaldības kārtība
Dokumentu pārvaldības procesi (reģistrēšana, klasificēšana, dokumentu glabāšanas ilgums
sistēmā, dokumentu kontrole)
Kritēriji glabāšanas termiņu noteikšanai
Dokumentu nodošana glabāšanai institūcijas arhīvā, to glabāšana un izmantošana
Tehniskās prasības dokumentu saglabāšanai institūciju arhīvos
Noteikumu sagatavošanas priekšnosacījumi

Dokumentu pārvaldība – vadības joma, kas nodrošina publisku
dokumentu radīšanu, saņemšanu, reģistrēšanu, klasifikāciju,
sistematizāciju,izvērtēšanu, kontroli, glabāšanu un pieejamību līdz
nodošanai glabāšanā institūcijas arhīvā, kā arī to dokumentu
iznīcināšanu, kuriem nav arhīviskas yērtības.

Šo jomu līdz šim normatīvie akti reglamentēja tikai daļēji
(dokumentu radīšanu, reģistrēšanu, saņemšanu) vai arī tikai
atsevišķas institūcijas vai nozares.
Mācību grāmatas un kursi dokumentu pārvaldības jomā balstīti uz
esošo praksi un normatīvajiem aktiem, kuru izstrādē ņemti vērā
novecojuši dokumentu sagatavošanas tehniskie līdzekļi.

Noteikumi reglamentēs



Dokumentu un arhīvu pārvaldību institūcijās, kurās ar normatīvo
aktu vai publisko tiesību līgumu noteiktas valsts varas pilnvaras, kā
arī valsts un pašvaldību kapitālsabiedrībās un kapitālsabiedrībās,
kurās valstij vai pašvaldībai pieder kapitāla daļas.
Darbības ar visu veidu dokumentiem –tekstuāliem, foto,
audiovizuāliem, skaņas, kartogāfiskiem, grafiskiem, vizuāliem
dokumentiem, neatkarīgi no to fiksācijas veida.
Publisko dokumentu izstrādāšana un noformēšana, aprite un
glabāšana notiek ievērojot prasības, kas minētas citos normatīvajos
aktos, ja šajos noteikumos nav noteikts citādi.
Dokumentu un arhīvu pārvaldības rīcībpolitika
un tās mērķis



Lai spētu nodrošināt institūcijas darbību, nodrošinātu iespēju
atskaitīties (VID, auditaprasības), iespējamo tiesvedību (ja būtu
nepieciešams), pakalpojumu sniegšanu iedzīvotājiem, ņemot vērā
tai pieejamos resursus, institūcijai nepieciešams izstrādāt savu
rīcībpolitiku.
Tās mērķis ir nodrošināt autentiskumu, ticamu un izmantojamu
dokumentu radīšanu, kā arī saglabāt to integritāti, jo tikai šādiem
dokumentiem piemīt juridisks spēks.
Šo rīcībpolitiku jāsaskaņo ar rīcībpolitiku citās jomās.
Dokumentu un arhīvu pārvaldības
izstrāde
Izstrādājot rīcībpolitiku, institūcijai jāievēro
Latvijas standarta LVS ISO 15489-1: 2007 A/L
Informācija un dokumentācija. Dokumentu
pārvaldība. 1.daļa: Vispārīgie jautājumi
prasības
Atbildību noteikšana

Par dokumentu un arhīvu pārvaldību kopumā institūcijā atbilstoši
likumam atbild tās vadītājs

Lai nodrošinātu likuma prasību izpildi, jānosaka atbildību
noteikšanu visos līmeņos
Dokumentu sistēmas skaidrojums

Dokumentu sistēma – strukturēts datu kopums, kas
satur datus par publisko dokumentu radīšanu,
saņemšanu, reģistrēšanu, glabāšanu, izmantošanu un
iznīcināšanu.
Arhīvu likumā noteiktais termins

Institūcijas dokumentu sistēma ir informācijas sistēma,
kura sastāv no dokumentiem, to uzskaites un
meklēšanas līdzekļiem, tehniskā nodrošinājuma un
procedūrām, kas nodrošina to pārvaldīšanu un pieeju.
Dokumentu sistēmas izveide




Sistēmas izveide sadalīta posmos (pirmsizpēte, darbības analīze,
nepieciešamo dokumentu noteikšana, esošās sistēmas novērtējums,
vadlīniju notekšana, izstrāde, ieviešana un pārbaude)
Sistēma var būt centralizēta vai decentralizēta
Automatizējot dokumentu pārvaldību, programmatūru iepērk vai izstrādā
atbilstoši Elektronisko arhivēto dokumentu paraugprasībām (MoReq 2
specifikācijai)
Sistēmas izveides rezultātā institūcijā tiek izveidoti šādi dokumenti:
- dokumentu klasifikācijas shēma, lietu veidošanas plāns vai paraugnomenklatūra,
- dokumentu glabāšanas termiņu saraksts vai dispozīcijas saraksts,
- drosības kategoriju un pielaižu saraksti,
- vitāli svarīgo dokumentu saraksts,
- noteikti metadati,
- izstrādāta dokumentu pārvaldības kārtība, kā arī
- izstrādāti tezauri vai terminu vārdnīcas.
- darbinieku apmācību materiāli.
Dokumentu klasifikācijas shēmas,
lietu nomenklatūras, to veidi






Dokumentu sistēmas galvenais dokumentu pārvaldības
instruments
Ieteicamākā dokumentu klasifikācijas metode – funkcionālā
klasifikācija
Dokumentu klasifikācijas shēmu paveids – lietu nomenklatūra
Lietu saraksts ar glabāšanas termiņiem, kas izveidots balstoties uz
klasifikācijas shēmu
Lietu nomenklatūra var būt individuālā un paraugnomenklatūra
Lietu veidošanas plānā glabāšanas termiņam pievieno dokumentu
atrašanās vietu un pārvēršanas veidu citā formāta
Dokumentu klasifikācijas shēmu saskaņošana un
apstiprināšana




saskaņo ar LNA izstrādājot jaunu vai veicot būtiskas
izmaiņas
pēc saskaņošanas apstiprina institūcijas vadītājs, un tā
ir spēkā vairākus gadus
katru gadu pārraksta un ievieš ar 1.janvāri
ir pastāvīgi glabājams dokuments
Dokumentu tveršana – arhivēts dokuments




Dokumentu tveršana nozīmē dokumentu ievietošana
sistēmā (tātad lietās vai mapēs)
Svarīgi noteikt kādus dokumentus jāievieto sistēmā, ko
veic analizējot darbības aktivitātes un kādi dokumenti
nepieciešami darījumu veikšanai vai kā liecības
Pieņemot lēmumu dokumentu ievietot sistēmā t.i.
saglabāt, dokumentam tiek noteikts arhivēta
dokumenta statuss
Veidoja lietas un apakšlietas, kas pakārtotas lietai
Dokumentu glabāšanas termiņu saraksti
un dispozīcijas saraksti




Dokumentu glabāšanas termiņu saraksti tiek iestrādāti
lietu nomenklatūrās
Atsevišķi izstrādā tipveida lietām/ case file (civillietas,
uzraudzības lietas, projektu lietas utt), kuru glabāšanas
termiņš ir mainīgs
Lietām, kas veidojas tipveida funkciju (personālvadība,
grāmatvedība) realizācijas rezultātā
Dispozīcijas saraksts ir dokumentu glabāšanas un
izvietošanas saraksts, kas nosaka arī nesējvidi un
vietu,kā arī to maiņu
Drošības kategorijas un drošības pielaides

Tā kā dokumentiem var būt ierobežota pieejamība,
svarīgi ieviest dokumentu pieejamības kontroli

To nodrošina nosakot pieejamības statusu gan
dokumentiem, gan personām - nosaka kategorijas

Katrai darbinieku kategorijai nosaka pieejas tiesības
(drošības pielaides)
Vitāli svarīgie dokumenti



Institūcijas vitāli svarīgie dokumenti ir dokumenti, kas
būtiski svarīgi tās tālākai darbībai un pastāvēšanai
ārkārtas situācijās un pēc tās
To glabāšanas termiņš nesakrīt termiņu, kas noteikts
izvērtēšanas rezultātā
Saglabāt var veidojot kopijas, tos attālināti glabājot,
izstrādājot dokumentu evakuācijas plānu
Dokumentu pārvaldības metadati
Informāciju par iestādes darbību tver dokumentu veidā
un ievada sistēmā, sasaistot ar metadatiem
 Metadati ir dati, kuri:
- apraksta dokumentu
- nodrošina sasaisti ar darbību
- nodrošina saites ar citiem dokumentiem
- apraksta to saglabāšanu, izmantošanu, nodošanu
arhīvā, iznīcināšanu)
- apraksta procesā iesaistītās personas un to pilnvaras

Dokumentu metadatu noteikšana



dokumentu metadatus nosaka atbilstoši Latvijas standartam LVS
ISO 23081-1: Informācija un dokumentācija. Dokumenti
pārvaldības procesi. Dokumentu metadati prasībām
Metadatus lieto dažādos līmeņos, tie ir obligāti vai ieteicami
Tos pievieno pakāpeniski:
- tveršanas laikā,
- notiekot kādai darbībai ar dokumentu, t.i.
- dispozīcijas procesu pielietošanas laikā,
- mainot nesēju,
- kontrolējotpieejamību,
- glabāšanas vietas maiņas brīdī utt
Tezauri un terminu vārdnīcas




Tezaurs ir terminu saraksts, kurā institūcijā izmantotie
termini ir savstarpēji saistīti ar hierarhiskām,
semantiskām, asociatīvām u.c saitēm
Tezaurā izskaidro katra termina nozīmi un saista to ar
citiem
Tas palīdz dokumentus klasificēt, izvairīties no
nepiemērotu terminu lietošanas, pilnveido
automatizāciju
Terminu vārdnīca ir terminu saraksts alfabētiskā secībā
ar skaidrojumiem
Dokumentu pārvaldības kārtība

Dokumentu pārvaldības kārtība ir
institūcijas iekšējais normatīvais akts, kas
nosaka kārtību, kādā notiek dokumentu
pārvaldības procesi
Dokumentu pārvaldības procesi







Dokumentu atlase un ievietošana sistēmā;
Reģistrēšana;
Klasificēšana;
Pieejamības un drošības klasificēšana;
Arhivēto dokumentu glabāšana un dispozīcija;
Lietošna un uzskaite;
Dokumentu nodošana institūcijas arhīvā vai
iznīcināšana
Kritēriji glabāšanas termiņu noteikšanai



Kritēriji noteikti glabāšanas termiņu noteikšanas
dokumentu pārvaldības procesos
Tie ir – juridiskā vērtība, fiskālā vērtība un
administratīvā vērtība
Tos nosaka izpētos normatīvo aktu prasības,
administratīvās un atskaitīšanās vajadzības
Dokumentu nodošana glabāšanai institūcijas arhīvā, to
glabāšana un izmantošana



Dokumentu izņemšanas brīdis no sistēmas un nodošana
institūcijas arhīvam ir no institūcijas sniegtā
pakalpojuma vai veiktās darbības regularitātes un
dokumentu apjoma, kas veidojas veicot šo darbību.
Tas var būt darba dienas, nedēļas, mēneša vai gada
beigas.
Dokumentu pārvaldības gada beigās arhīvā nodod
lietvedības gada laikā izveidojušos dokumentu reģistrus
un citus uzziņu un meklēšanas līdzekļus un noformēto
lietu nomenklatūru
Jautājumi un diskusijas
Paldies par uzmanību!