Transcript Yurtkur İç Kontrol Sisteminin Değerlendirimesi

T.C. BAŞBAKANLIK
YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR
KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
İÇ KONTROL SİSTEMİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ
(Mayıs 2010)
www.kyk.gov.tr
SUNUM PLANI
1- YURTKUR – Genel Bilgiler
2- İç Kontrol Kavramı
3- YURTKUR’da Neler Yapıldı?
4- YURTKUR’da Hangi Çıktılar Elde Edildi?
5- Sonuç ve Öneriler
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
2
YURTKUR – Genel Bilgiler (I)
YURTKUR;


1961 yılında kurulmuş olup, özel hukuk hükümlerine tabi,
tüzel kişiliği olan, özel bütçeli, Başbakanlığa bağlı bir
kamu kurumudur.
YURTKUR, Yüksek öğrenim öğrencilerinin öğrenim
hayatlarını kolaylaştırmak ve kişisel gelişimlerine katkıda
bulunmak amacıyla;
- Burs ve kredi vermekte,
- Çağın gereklerine uygun barınma olanakları
sağlamakta,
- Beslenmelerine katkıda bulunmaktadır.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
3
YURTKUR – Genel Bilgiler (II)

Ayrıca yüksek öğrenim öğrencilerinin;
- Sosyal, (psiko-sosyal danışmanlık ve destek hizmeti)
- Kültürel,
- Sportif (futbol, voleybol, masa tenisi vb)
Faaliyetlerle gelişimlerine destek olmaktadır.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
4
YURTKUR – Genel Bilgiler (III)

YURTKUR;
- Sosyal devlet anlayışını yüksek öğrenim öğrencilerine
en iyi şekilde yansıtmaktadır.
- Kar amacı gütmemektedir,
- Kredi ve burs konusunda tek yetkilidir,
- Yurt konusunda ilk tercih edilen, sektöründe öncü ve ilk
akla gelen bir kurumdur,
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
5
YURTKUR – Genel Bilgiler (IV)
- Yaklaşık 255 yurtta 230.000 öğrenciye 6.495 personel
ile hizmet veren, yaygın bir teşkilat ve hizmet ağına
sahip özel bütçeli bir kamu kurumudur.
- Bütçe büyüklüğü açısından özel bütçeli idareler
arasında 1. sırada, merkezi yönetim bütçesi içerisinde de
14. sırada yer almaktadır.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
6
İÇ KONTROL KAVRAMI (kısaca)


“Kontrol” sözlük anlamı olarak; “Bir işin doğru ve
usulüne uygun olarak yapılıp yapılmadığını inceleme,
denetim, denetleme” anlamına gelmektedir.
Kamu mali yönetimi anlayışı çerçevesinde “iç kontrol” ise
özetle;
- idarenin amaçlarına ulaşmasında etkililiği esas alan,
kaynak kullanımında ekonomikliği ve verimliliği sağlayan
ve iç denetimin de kapsamında olduğu idare tarafından
bizzat oluşturulan mali ve mali olmayan kontroller
sisteminin bütünüdür.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
7
COSO KÜPÜ
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
8
Bu anlamda iç kontrol;




İdarenin tüm fonksiyonlarını kapsamakta ve tüm
birimlerini ilgilendirmektedir.
Süreçlere ilave yapılan işler olarak düşünülmemelidir,
süreçlerin bir parçası olarak tasarlanmalı ve
uygulanmalıdır.
Kurum içinde ayrı bir sistem değildir. Mevcut sistemlerin
ayrılmaz bir parçası olarak genel anlamda yönetim
kontrolüdür.
Küçük birim ve faaliyetler için maliyeti yararını aşmayan
farklı kontroller düşünülmelidir.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
9



Kesin güvence vermez, hedeflerin ne derece
başarılacağına ilişkin makul güvence verir.
Organizasyonun bütün faaliyetlerine “gömülü” bir şekilde
dizayn edilir. Mali ve mali olmayan tüm işlemleri kapsar.
İç kontrolün başarısı, yöneticilerin uygun planlama,
organize etme, yönetme becerilerinin sonucuna bağlıdır.
İç kontrolün kurulması ve geliştirilmesi sorumluluğu
yöneticilere ait olup, iç kontrolün başarısından temel
olarak da sorumludurlar.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
10
İç kontrol önemlidir.
Çünkü;

Kamu hizmetinde zarar ve kayıpların meydana
gelmeden önlenmesinin maliyeti, telafisi için
yapılacakların maliyetinden çok daha azdır. Tıpkı
bataklığı kurutmadan sivrisinek avlamanın anlamsız
olduğu gibi, kamuda da zarar doğduktan sonra telafi
etmeye çalışmak yerine, iç kontrol sisteminin kurulması
ve sağlıklı yürütülmesi ile olası kayıpların önüne
geçilmektedir.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
11
Kamu İç Kontrol Sistemi
KONTROL
ORTAMI
RİSK
DEĞERLEMESİ
Etik Değerler ve
Dürüstlük
Planlama ve
Programlama
Kontrol Stratejileri
ve Yöntemleri
Risklerin
Belirlen
mesi ve
değerlen
Prosedürlerin Belirlen
mesi,
Belgelendirilmesi
Görevler Ayrılığı ve
Hiyerarşik Kontrol.
Yetki devri
BİLGİ VE
İLETİŞİM
Bilgi
İletişim
Raporlama
Misyon, Organizasyon
yapısı ve Görevler
Personelin yeterliliği
ve Performansı
KONTROL
FAALİYETLERİ
iZLEME
İç Kontrolün
Değerlendirilmesi
İç denetim
Kayıt ve dosyalama sistemi
Hata,usulsüzlük
Bildirimi
Eylem
Planları
Faaliyetlerin sürekliliği,
Bilgi Sistem.Kontrolleri
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
12

İç kontrolü amaçlarına göre sınıflandıracak olursak,
kontrolleri ;
-Hataların önlenmesi,
-Hataların ortaya çıkarılması,
-Ortaya çıkarılan hataların düzeltilmesi olarak üçe
ayırabiliriz.

Buna göre;
- Görev ve yetkilerin ayrılması önleyici kontrollere;
- Varlıkları belirli aralıklarla saymak ve muhasebe
kayıtlarıyla karşılaştırmak ortaya çıkarıcı kontrollere;
- Bir alacaklıya yapılan fazla ödemenin geri alınması
düzeltici kontrollere örnek olarak gösterilebilir.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
13


İç kontrolleri kurumun işlevlerine göre
sınıflandıracak olursak;
- Yönetsel,
- İdari ve
- Muhasebe kontrolleri biçiminde tasnif edebiliriz.
Bu bağlamda;
- Yönetsel kontroller bütün kontrolleri kapsayacak
niteliktedir
- İdari kontroller, yetkili personelin işlemlerin
gerçekleştirilmesi ve karar alma süreçleriyle ilgili usul ve
kayıtlardır.
- Muhasebe kontrolleri ise varlıkların korunması
amacıyla mali kayıtlarla ilgili usul ve belgelerdir.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
14
YURTKUR’DA NELER YAPILDI?(I)


5018 sayılı Kanunun yürürlüğe girmesiyle beraber
YURTKUR’da da birtakım önemli değişiklikler
yaşanmıştır. Bu yeni Kanun’un lafzı ve özü ilk
aşamada net olarak anlaşılamadığından uygulamada
bir takım sıkıntılar yaşanmış ve bir belirsizlik hali
oluşmuştur. Ancak zamanla ikincil ve üçüncül
mevzuatın yürürlüğe girmesiyle ve uygulamalara ilişkin
tecrübelerin yaygınlaşmasıyla birlikte bu boşluklar büyük
ölçüde giderilmiştir.
Bir tecrübe evresinden geçen Kurum, yasal olarak
zorunlu iş ve işlemleri yerine getirmekle yetinmemiş, üst
yönetimin de desteğiyle, yeni kamu yönetimi anlayışının
özünü benimseyerek bazı yeni düzenlemeleri de re’sen
uygulamaya koymuştur.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
15
Bu anlamda; Kurumda iç kontrol sistemini oluşturmak ve
sağlıklı işlemesini sağlamak amacıyla aşağıda belirtilen iş
ve işlemler yerine getirilmiştir;








Strateji Geliştirme Daire Başkanlığında 2 Şube Müdürlüğü var iken, 4
yeni Şube Müdürlüğü daha kurularak sayı 6’ya çıkarılmış ve Başkanlık
yeniden yapılandırılmıştır.
5018 sayılı Kanun ile ikincil ve üçüncül mevzuat esas alınarak merkez
ve taşra birimleri arasında uygulama birliğinin sağlanması ve konunun
açıklığa kavuşturulması için muhtelif talimatlar yayımlanmış olup,
yazılı olarak ve intranet ortamında personele duyurulmuştur.
Kurum 2009-2013 yıllarını kapsayan Stratejik Planı,
2009 ve 2010 yılları Performans Programları,
2007-2008 ve 2009 yılları İdare Faaliyet Raporları,
2007 – 2008 ve 2009 yılları İç Kontrol Genel Değerlendirme Raporları
2007- 2008 ve 2009 yılları Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu
2009 yılı Stratejik Plan İzleme ve Değerlendirme Raporu
Hazırlanarak ilgili birimlere dağıtılmış ve Kurum internet/intranet sayfasında
yayımlanmıştır.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
16
YURTKUR’DA NELER YAPILDI? (II)



Kurum Stratejik Planında yer alan stratejik amaç ve hedeflerin
izlenmesi ve takibi için oluşturulan “Stratejik Plan İzleme ve
Değerlendirme Ekibi” tarafından 3’er aylık dönemler halinde
“izleme ve değerlendirme raporu” düzenlenerek, üst yönetime
ve harcama birimlerine sunulmuştur.
2007 yılı için hazırlanan “İç Kontrol Genel Değerlendirme
Raporu” sadece ön mali kontrolle ilgili hususları kapsamakta
iken, 2008 yılında daha da geliştirilmiş ve 2009 yılında ise,
Kamu İç Kontrol Standartlarında yer alan beş bileşen altında
tüm boyutlarıyla değerlendirilerek kapsamlı bir “İç Kontrol
Genel Değerlendirme Raporu” hazırlanmıştır.
Ayrıca İç Denetim Birimi Başkanlığı tarafından riskli alanlar
tespit edilerek, “Kurum Denetim Evreni” oluşturulmuş ve risk
bazlı denetime başlanmıştır.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
17
YURTKUR’DA NELER YAPILDI?(III)


Etik davranış kuralları hakkında Kurum ve personel
nezdinde farkındalık oluşturulması ve bunun
içselleştirilmesi için her yıl hizmet içi eğitim faaliyetlerine
başlanmıştır.
İç kontrol standartlarına uyum çalışmaları çerçevesinde
hazırlanan eylem planı Genel Müdürlük Makamı
tarafından onaylanmış olup, iç kontrol sistemi hakkında
bilinçlendirme, sistemdeki kavram birliğinin
oluşturulması, yönetici ve personel tarafından
sahiplenilmesi için sürekli ve nitelikli eğitim faaliyetleri
düzenlenmiştir.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
18
YURTKUR’DA NELER YAPILDI?(IV)



Kurum Görev, Yetki ve Sorumluluk Talimatı 28.10.2008
tarihinde güncellenerek, merkez ve taşra birimlerine
yazılı olarak bildirilmiş, ayrıca intranet ortamında
duyurulmuştur.
Kamuda norm kadro çalışması hukuki açıdan bağlayıcı
olmamakla birlikte, Kurumda hizmet alımı yoluyla
istihdam edilen temizlik personeli çalıştırılmasında
prensipte dikkate alınmaktadır.
Kurumun mali ve mali olmayan iş ve işlemlerine ilişkin iş
akış şemaları visio programında hazırlanmış, tüm
merkez ve taşra teşkilatına duyurulmuştur. Ayrıca, kritik
iş akış süreçlerinin tespit edilerek, kontrol noktalarının
oluşturulması çalışmaları başlatılmıştır.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
19
TAAHHÜT DOSYASI
ÖN MALİ KONTROL İŞ AKIŞ ŞEMASI
Taahhüt Dosyasının İç Kontrol ve
Ön Mali Kontrol Talimatının
10.maddesine göre SGDB
(Ön Mali Kontrol Birimi)
gönderilmesi.
HARCAMA BİRİMİ
Taahhüt Dosyasının Ön
Mali Kontrol Birimince 10
iş günü içerisinde
incelenmesi.
İnceleme sonucu uygun
bulunması halinde Talimatın
6 ıncı maddesine göre;
Görüş Yazısının
XOR
Düzenlenmesi
Taahhüt Dosyasının aslının
görüş yazısı ile birlikte
ilgili harcama birimine
gönderilmesi.
İnceleme sonucu uygun
bulunmaması halinde
Talimatın 6 ıncı maddesine
göre; Görüş Yazısının
Düzenlenmesi
XOR
Talimatın 10’uncu maddesine göre;
Uygun görüş verilmediği halde
Harcama Yetkililerince sözleşmenin
imzalanması ve 5 iş günü içerisinde
sözleşme ve eki belgelerin gönderilmesi
Talimatın 10’uncu maddesine göre;
Harcama Yetkililerince
sözleşmenin imzalanması ve 5 iş günü
içerisinde sözleşme ve eki belgelerin
gönderilmesi
Talimatın 18’inci maddesine göre;
Muhasebe Yetkililerince
ilk ödemenin Ön Mali Kontrol
Birimine bildirilmesi
S.G.D.B (Ön Mali
Kontrol Birimi)
V
Talimatın 18’inci maddesine
göre; SGDB’nca aylık olarak
üst yöneticiye bildirim.
İç ve dış denetimlere sunma.
İç ve dış denetimlere
sunma.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
20
YURTKUR’DA NELER YAPILDI? (V)


Kurum kamu hizmet standartları tabloları oluşturularak,
personele ve kamuoyuna duyurulmuştur. Ayrıca hizmet
binaları panolarına asılmıştır.
Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini
sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmiş, bilgi
sistemi güvenliği ile ilgili talimatlar SGDB’nca
yayımlanarak tüm birimlere duyurulmuştur.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
21
YURTKUR’DA NELER YAPILDI? (VI)


İhale kanununa tabi olsun veya olmasın
harcamayı gerektirecek taahhüt evrakı ve
sözleşme tasarılarından, tutarı mal ve hizmet
alımları için 500.000.-TL’sini,
Yapım işleri için 750.000.-TL’sini aşanlar ön mali
kontrole tabi tutularak, ilgili Yönetmelikte
belirlenen limitler daha da aşağıya çekilmiştir.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
22
YURTKUR’DA NELER YAPILDI? (VII)


Sayıştay Başkanlığınca YURTKUR’un merkez ve taşra
harcama birimlerinin hesaplarının incelenmesi sonucu
gönderilen sorgu ve ilamlarda belirtilen hususlar,
hataların en aza indirilmesi amacıyla tüm harcama
birimlerine duyurulmuştur.
Başbakanlıkça düzenlenen “Kamu Kaynaklarını Etkin
Kullanma ve Maliyetleri Düşürme Projesinde”
kapsamında; yurt, burs ve kredi müracaatında bulunan
öğrencilerden istenilen belgelerin diğer kuruluşlardan
elektronik ortamda alınması sağlanarak, belge sayısı
12’den 1’e indirilmiştir.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
23
YURTKUR’DA NELER YAPILDI? (VIII)


Kurumla ilgili mevzuata ve mali mevzuata Kurum intranet
sayfası ile Kurumların web sayfası üzerinden ulaşılması
sağlanmaktadır.
Belirli konulardaki mevzuat değişiklikleri (mali oranlar,
parasal sınırlar, yeni uygulamalar vb.) dağıtım yazılarıyla
tüm merkez taşra birimlerine duyurularak olası hataların
önüne geçilmeye çalışılmaktadır.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
24
YURTKUR’DA NELER YAPILDI? (IX)


8 Yurt Müdürlüğünde ISO–9001 Kalite Belgesi alınmıştır.
Ayrıca 14 adet Yurt Müdürlüğü personeline de eğitim
verilmiş, belgelerin alınması çalışmaları devam
etmektedir.
Kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını
sağlamak üzere, yıl sonlarında Genel Müdürlük
Makamının bilgisi dahilinde ödenek gerçekleşmelerine
ilişkin olarak harcama birimleri her yıl uyarılmakta ve
ödeneklerin kullanımına dikkat edilmesi gerektiği
hatırlatılmaktadır.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
25
YURTKUR’DA NELER YAPILDI? (X)


Kamu Zararlarına ilişkin mevzuatta Kamu Zararı İcmal
Cetvellerinin yıllık olarak gönderilmesi istenilmekle
birlikte kamu alacağının etkin olarak takip edilmesi
amacıyla Bölge Müdürlüklerince söz konusu cetvellerin
3’er aylık dönemler halinde Strateji Geliştirme Daire
Başkanlığına gönderilmesi sağlanmıştır.
YURTKUR’un Sayıştay Başkanlığınca süreç ve IT
(Bilişim Sistemleri) denetimi için pilot kuruluş olarak
seçilmesi iç kontrol sisteminin gelişimi açısından olumlu
ve önemli bir fırsat olarak değerlendirilmektedir.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
26
YURTKUR’DA NELER YAPILDI? (XI)


Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerinin zorunlu haller ve
tayin dışında sık sık değiştirilmemesi, değiştirilmesi
gerekli olan durumlarda da değişikliğin yılsonlarını takip
eden dönem başlarında yapılmasına dikkat edilmesi
talimatlandırılarak, tüm birimlere duyurulmuştur.
Kurum Standart Dosya Planı Başbakanlık Devlet
Arşivleri Genel Müdürlüğü ile yapılan ortak çalışma
sonucu tamamlanmış ve elektronik ortamda birimlerin
bilgisine sunulmuştur. Devlet Arşivleri Genel
Müdürlüğü’nden gelen bir Uzmanın sunumuyla
personele eğitim verilmiştir.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
27
YURTKUR’DA HANGİ ÇIKTILAR ELDE EDİLDİ? (I)



Kamu zararlarına ilişkin icmallerin hazırlanıp Strateji
Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesinin 3’er aylık
dönemlere indirilmesi sonucu kamu zararlarının ilgili bölge
müdürlüklerince/ merkez birimlerince takibinin sıklaştırıldığı ve
bunun sonucunda dosyaların sürüncemede bırakılmadığı
görülmüştür.
Yine benzer şekilde eylem planına ilişkin yapılan iş ve işlemler
ile elde edilen çıktı/sonuçların takibi 3’er aylık dönemlere
indirilerek, sorumlu ve ilişkili birimlerce planda yer alan
hususların önemi vurgulanmıştır.
Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerinin sık sık değiştirilmemesi
sağlanarak oluşacak hatalar azaltılmıştır.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
28
YURTKUR’DA HANGİ ÇIKTILAR ELDE EDİLDİ? (II)


Sayıştay Başkanlığınca, YURTKUR’un merkez ve taşra
harcama birimlerinin hesaplarının incelenmesi sonucu
gönderilen sorgu ve ilamlarda belirtilen hususların tüm
harcama birimlerine duyurulması ile birlikte, sorgu veya
ilamda belirtilen hataların tekerrürü önlenmiştir.
“Kamu Kaynaklarını Etkin Kullanma ve Maliyetleri
Düşürme Projesi” kapsamında yurt, burs ve kredi
müracaatında bulunan öğrencilerden istenilen belgelerin
12’den 1’e indirilmesi sonucunda, özellikle öğrencilerle
ve vatandaşlarla ilgili işlemler basitleştirilmiş, işlem
sahipleri için iş günü (zaman) ve başvuru maliyetleri
açısından önemli ölçüde tasarruf sağlanmış, ayrıca kredi
tahsilatında önemli ölçüde artış sağlanmıştır.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
29
YURTKUR’DA HANGİ ÇIKTILAR ELDE EDİLDİ? (III)


Stratejik Planda öngörülen amaç ve hedeflerin gerçekleşip
gerçekleşmediğini izlemek amacıyla oluşturulan “Stratejik
Plan İzleme ve Değerlendirme Ekibi” yapılan faaliyetlerin 3’er
aylık dönemler halinde izleme ve değerlendirmesini yaparak,
hedeflerin gerçekleştirilmesine yönelik yönlendirici bir kontrol
noktası oluşturmaktadır.
Kurum KYKSİS, e-bütçe ve SAY2000i gibi programları
kullanmakta olup, bu programların kullanıcılarına şifreler
tanımlanmıştır. Ancak veri güvenliğinin sağlanması bir risk
olarak görüldüğünden, kullanıcı tanımlama ve şifre verilmesi
talimatıyla kullanıcı şifrelerinin ve veri girişlerinin kontrolü
sıklaştırılmıştır. Kullanıcılardan imzalı taahhütname alınarak
şifrelerin kullanımında farkındalık yaratılmıştır. Bu sayede
şifrelerin ortak kullanılması, yetkisiz kişilerce sisteme girilmesi
önlenmiştir.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
30
SONUÇ VE ÖNERİLER (I)


İç kontrol sisteminin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi için
öncelikle tüm birimlerde iç kontrol sisteminin kurulup izlenmesi
ve belirli periyotlarla genel değerlendirmesinin yapılması ve
nihayetinde sürekli geliştirilmesi önemli bir unsurdur.
Şöyle ki; Kurum ve kuruluşlarda iç kontrol sistemi sağlıklı ve
etkin bir şekilde kurulamazsa, en başta o Kurum hakkında
vatandaşlar nezdinde olumlu bir imaj tesisi mümkün
olamayacağı gibi yolsuzluk ve usulsüzlük oluşması riski de
doğabilecektir. Örneğin bir sürecin baştan sona bir kişi
tarafından yürütülmesi, o süreç bakımından yüksek riskli bir
alan doğurmaktadır. Oysa iç kontrol standartları gereğince
görevler ayrılığı prensibi doğrultusunda bir süreç tümüyle bir
kişiye bırakılmamakta, süreç farklı kişilerce tamamlanmakta ve
süreçte kontrol noktaları tesis edilerek bu şekilde yolsuzluk ve
suistimallerin önüne geçilmek üzere tedbirler alınabilmektedir.
Bu sebeple, konunun önemine binaen görevler ayrılığı, dikkat
edilmesi gereken önemli bir husus olarak görülmektedir.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
31
SONUÇ VE ÖNERİLER (II)


İç kontrol sistemi kurulamaz ya da gereği gibi işletilemezse iç
ve dış denetim de bu alanda standartlara uygun etkin
denetimler yapamayacak ve dolayısıyla üst yöneticiye ve
harcama yetkililerine makul güvence sunamayacağından, üst
yönetici de güvence beyanını sağlıklı bir şekilde
veremeyecektir.
Birimlerde çalışan personelin, görevli olduğu birimin aynı
bölümünde uzun süre çalışması yerine rotasyona tabi tutularak
çalıştırılması, bu sayede birimin bütün iş ve işlemlerini
yapabilecek düzeye gelmesi sağlanmalıdır.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
32
SONUÇ VE ÖNERİLER (III)



Dış Denetim ve İç Denetim sonucu düzenlenen raporlarda belirtilen
hususlar ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının ön mali kontrol
kapsamında tespit ettiği hata ve noksanlıkların giderilmesi
doğrultusunda “İç Kontrol Genel Değerlendirme Raporlarında” yer
alan tespitlere ilişkin gerekli önlemlerin alınması ve açıklanan
hususlara titizlikle uyulması etkin bir iç kontrol sistemi açısından
önem arz etmektedir.
Diğer birçok kurumda olduğu gibi YURTKUR’da da iç kontrolün ön
mali kontrolden ibaret olduğu kanısı yadsınamaz bir gerçektir. Bu
yanlış algıyı ortadan kaldırmak ve iç kontrol sisteminin etkin bir
şekilde işleyebilmesini sağlamak için birinci öncelik, çalışanlara
farkındalığı artırmak adına sonuç odaklı ve sistematik şekilde
eğitimlerin verilmesi sağlanmalıdır.
Bunun yanı sıra, yöneticilere de “değişimin yönetimi ve yönetimin
değişimi” konusunda eğitim verilmesinin önemli olduğu
düşünülmektedir.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
33
SONUÇ VE ÖNERİLER(IV)


Kurumların iç kontrol sistemlerinin kendilerince
sahiplenilmesi kadar, diğer kurumlarca da
sahiplenilmesi, iyi uygulama örneklerinin olması ve
paylaşılması, karşılıklı etkileşim ve iletişimin
sağlanmasına da bağlıdır.
Tüm kamu kurum ve kuruluşlarında standart bir iç
kontrol sisteminin oluşturulmasında sadece o
kurumun çabasının yeterli olmadığı, sistemin
etkinliğinin diğer kurumların çabalarıyla da doğru
orantılı olduğu değerlendirilmektedir.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
34
SONUÇ VE ÖNERİLER(V)



Gerek farkındalık eğitimleri gerekse iş akış ve risk analizi gibi iç
kontrolle ilgili konulara dair bilgilendirme eğitimlerinin hayata
geçirilmesi her ne kadar öncelikli olarak Kurumların
sorumluluğunda olsa da bu konuda Maliye Bakanlığı ve ilgili diğer
kurumların rehberliğine ve desteğine de oldukça ihtiyaç
duyulmaktadır.
Kurumlarda etkin bir iç kontrol sistemi için; Merkezi Uyumlaştırma
Birimleri ile Strateji Geliştirme Birimlerinin arasında daha sıkı bir
iletişim sağlanmalı ve birlikte nasıl daha etkili, verimli
çalışabilecekleri konularında çalıştaylar sıklaştırılarak, sistematik
hale getirilmelidir. Bu şekilde kurulacak iletişimin yatay ve dikey
bilgi akışını sağlayacağı düşünülmektedir.
Ayrıca, kurumların iyi uygulama örneklerinin Maliye Bakanlığı ve
ilgili kamu idarelerinin web sayfalarında daha sık yayımlanarak
diğer kurumların bilgisine sunulmasının hem iyi uygulama yapan
Kurumun motive edilmesi, hem de diğer kurumlar için bilgi
paylaşımı açısından çarpan etkisi yapacağı düşünülmektedir.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
35
SONUÇ VE ÖNERİLER(VI)


Yine görevlerinden ücretli veya ücretsiz
ayrılan personel, görevleri ile ilgili bilgi ve
belgeleri yerine görevlendirilecek olana imza
karşılığı devretmelidir.
Görevinden ayrılan personelin, iş veya
işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de
içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu
görevlendirilen personele vermesi yöneticiler
tarafından sağlanmalıdır.
36
SONUÇ VE ÖNERİLER(VII)


YURTKUR’un Sayıştay Başkanlığınca süreç ve IT (Bilişim
Sistemleri) denetimi için pilot kuruluş olarak seçilmesi iç kontrol
sisteminin gelişimi açısından olumlu ve önemli bir fırsat olarak
değerlendirilmektedir. Öte yandan yeni Sayıştay Kanununun
yürürlüğe girmesiyle, 5018 sayılı Kanunda öngörülen şekilde dış
denetim yapılabileceği, böylece ilerleyen süreçte tüm kamu kurum
ve kuruluşlarında iç kontrol sisteminin daha da gelişeceği
beklenmektedir. Ayrıca, Sayıştay’ın Kurumlarda yapacağı denetimin
kapsamı değişeceğinden, işlem bazlı denetim yerine “sistem bazlı
ve risk odaklı” denetimlere yönelebilecektir. Böylece, sağlıklı işleyen
bir iç kontrol sistemi Sayıştay’ın da yükünü büyük ölçüde
hafifletecektir.
Mali iş ve işlemlerin daha etkin bir şekilde yerine getirilmesi ve
kurumsal kapasitenin arttırılması amacı ile öncelikle mali hizmetler
biriminde görev yapan mali hizmetler uzmanı kadrolarının
arttırılması ve nitelikli personel istihdamının sağlanması hususunun
önemli olduğu düşünülmektedir.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
37
SONUÇ VE ÖNERİLER(VIII)


Muhasebe yetkililerine görevin önem ve özelliğine uygun
kadro ve ücret verilmemesi gibi nedenlerle söz konusu
unvanın çekiciliği de azalmaktadır. Taşınır Konsolide
görevlisi içinde benzer bir durum söz konusudur.
Bazı Kurumlardaki mali hizmetler uzmanı kadroları
kısmen boş kalmıştır. Bu durum büyük ölçüde özlük
hakları bakımından kurumlar arasındaki eşitsizliğin
sağlanması halinde giderilecektir.
T.C. BAŞBAKANLIK YÜKSEK ÖĞRENİM KREDİ VE YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
38
Son söz:


Sabırla dinlediğiniz için sonsuz
teşekkürler…
Naim ÇOBAN
TBMM Satınalma Müdürü
39