Transcript plateforme de gestion des fonds europeens interplie

PLATEFORME DE GESTION DES
FONDS EUROPEENS INTERPLIE




PLIE
PLIE
PLIE
PLIE
Espace Technowest
du Haut Périgord
des Portes du Sud
des Sources
HISTORIQUE



Demande de l’État de réduire de 2/3 le
nombre d’organismes intermédiaires en
France
Situation Aquitaine : 13 OI en fin 2010
avec un objectif de passage à 5 en
2011
Création de la PGFE Interplie le
23/11/10
LA PGFE INTERPLIE

Regroupement de 4 PLIE pour la
gestion de leurs enveloppes de FSE sur
la période 2011/2014




Jean-Marc GUILLEMBET Président
Pierre GIRY Vice Président
Bernard GARRIGOU Secrétaire
Michel LABARDIN Trésorier
LA PGFE INTERPLIE

Une organisation partenariale avec un
Comité des Directeurs




Xavier GUIBERT PLIE du Haut Périgord
Odile HERENT PLIE des Sources
Carmen LEGAY PLIE Espace Technowest
Fabienne TRUF PLIE Portes du Sud
Toute décision de gestion est prise à l’unanimité
sous la responsabilité du Président
LA PGFE INTERPLIE

Une équipe technique en charge de la
gestion des dossiers


Laurence CHASSAIN Gestionnaire
Un(e) secrétaire comptable en cours de
recrutement
GLOSSAIRE




Fonds Social Européen : FSE
Organisme Intermédiaire (OI) : structure habilitée à
redistribuer du FSE
Candidat : structure qui répond à un appel à projet lancé
par l’OI. Un candidat peut répondre à un ou plusieurs
projets d’un ou de plusieurs PLIE
Demande de subvention : Une demande de financement
remplie par le candidat qui décrit le projet ainsi que les
caractéristiques principales de la structure.
GLOSSAIRE


Convention : Un candidat dont le projet a été
retenu signe une convention tripartite avec le PLIE et
l’OI et devient un bénéficiaire
Bénéficiaire
:
Le
candidat
retenu,
signe
une
convention et devient bénéficiaire.

Opération : Mission confiée au bénéficiaire pour des
participants du PLIE elle peut être décomposée en
actions
GLOSSAIRE

Participant : personne accompagnée dans le cadre du
dispositif PLIE

Référent
:
Accompagnateur emploi en charge de la
coordination de parcours du participant

Structure d’Animation et de Gestion (SAG)
Équipe PLIE en charge de l’administration du dispositif
:
GLOSSAIRE

Visite Sur Place (VSP) : État déclaratif de réalisation

Bilan d’exécution : État déclaratif de réalisation de

Contrôle
de l’opération sur le plan quantitatif, qualitatif et
financier Le bilan peut être intermédiaire ou final
l’opération sur le plan quantitatif, qualitatif et financier
Le bilan peut être intermédiaire ou final
: Vérification
qualitative, quantitative et financière de l’opération
conventionnée avec le bénéficiaire..
de
Service
Fait
(CSF)
Répartition des taches

La PGFE INTERPLIE
suivantes :







effectue
les
tâches
Diffusion de l’appel à projets des 4 PLIE
Instruction des candidatures
Sélection finale des opérations
Établissement
des
conventions
tripartites
bénéficiaire/PLIE/OI
Réalisation des VSP en cours d’opération en lien avec
les PLIE
Réalisation des CSF intermédiaires et finaux
Paiement des bénéficiaires à l’issue des contrôles
Répartition des taches

Chaque PLIE effectue les tâches suivantes :







Définition du contenu de ses projets
Pré instruction des candidatures
Pré sélection des opérations en cohérence avec ses
besoins
Co-conventionne avec le bénéficiaire
Suivi qualitatif de l’opération
Évaluation qualitative de l’opération
Analyse des besoins du territoire
Gestion d’un dossier avec du
financement FSE

Ouverture d’un classeur opération : les documents
de suivi doivent tous être archivés dans un lieu
unique
Bénéficiaire
Opération
Exercice
N° PRESAGE
N° Gestion PLIE
Archivage au fil de l’eau

Origine du projet



Bilan N-1
Compte rendu de groupes de travail
Appel à projet et cahier des charges
Archivage au fil de l’eau

Demande de subvention







Réponse à l’Appel d’offre
Dossier demande de subvention
Devis
Accusé réception recevabilité
Accusé réception demande pièces complémentaires
Accusé réception pièces complémentaires et
recevabilité
Fiche navette bénéficiaire
Fiche navette



La fiche navette est l’outil de communication
entre l’OI et le bénéficiaire
Ce document est produit lors d’un contrôle
(DIRECCTE, CICC, DRFIP…)
C’est un outil de communication officiel qui
doit permettre la traçabilité des échanges
entre l’OI et le bénéficiaire : attention à sa
rédaction et aux éléments de réponses
apportés
Archivage au fil de l’eau

Engagement







Notification de décision de la PGFE
Convention
Courrier envoi de convention
Courrier retour convention signée
Déclaration de l’engagement de l’opération
Devis validé
Bon de commande
Convention


La convention est la base contractuelle de la
relation entre l’OI et le bénéficiaire. Le
bénéficiaire doit en avoir une parfaite
connaissance ainsi que les intervenants
sur l’opération.
La convention reprend les éléments de la
demande déposée par le candidat devenu
bénéficiaire elle doit donc être bien vérifiée
avant signature (en bleu), tampon et
paraphe
Archivage au fil de l’eau

Engagement Modificatif









Demande d’avenant ou modification de devis
Accusé réception
Notification de décision de la PGFE
Avenant à la Convention
Courrier envoi de l’avenant à la convention
Courrier retour l’avenant à la convention signé
Déclaration de l’engagement de l’opération
Devis modifié validé
Bon de commande
Demande d’avenant

Toute modification à la convention doit faire l’objet du
passage d’un avenant La demande d’avenant doit être faite
par courrier recommandé. Les dossiers (WORD et EXEL)
doivent être intégralement repris pour intégrer les
modifications









Toute dépense non prévue sera écartée
Tout dépassement du coût de l’opération sera écarté
Toute ressource non prévue sera écartée
Tout dépassement du taux de FSE entraînera un écrêtement
Tout dépassement du montant de FSE alloué sera écrêté
La non atteinte du résultat conventionné peut entraîner un
écrêtement
Si les calculs sont présentés en coût par personne ils seront
proratisés
Ce qui est validé est le MODE de calcul et non le RESULTAT
Le passage d’un avenant rend caduque la convention initiale
Archivage au fil de l’eau

Suivi de déroulement












Liste mensuelle des participants
Tableaux de bord mensuels (postes de référents)
Feuilles d’émargement
Points trimestriels
Rapports de Visites sur Place
Fiche navette des mesures correctives
Rapport de Visite sur Place final
Convocations aux réunions
Liste des invités
Feuilles de présences aux réunions
Compte rendu de réunion
Outils validés
Suivi

Tout document utilisé et produit doit permettre d’identifier sa
source d’émission

Exemple : Les listes de participants doivent être produites sur papier
en tête ou papier blanc avec cachet du bénéficiaire

Les tableaux de bord doivent être VERIFIES et SIGNES par le
responsable de la structure. Il sont co-signés par le référent.


Tout document produit doit comporter les 2 logo FSE et Europe , le
non respect de la publicité sur le financement de l’opération
par des fonds européens entraîne un écrêtement de 10% du
montant alloué
Le rapport de VSP final doit être CONFORME pour permettre le
financement de l’opération. La clôture de l’opération avec une VSP
non conforme ou sous réserve entraîne le non paiement du FSE
Archivage au fil de l’eau

Bilan d’exécution (Bilan final)








Liste des participants arrêtée à la fin de l’opération
Courrier d’envoi du bilan à la PGFE Interplie
Bilan d’exécution
Accusé réception du bilan d’exécution
Fiche navette bénéficiaire
Rapport de CSF
Notification du montant retenu
Etat liquidatif
Déclaration de dépenses

Toute déclaration de dépenses doit pouvoir être
justifiée, les justificatifs doivent être présents dans le
classeur opération (des contrôles inopinés sont
possibles)




Les temps de réunions doivent faire l’objet d’un compte
rendu ou de prise de notes voire de feuilles d’émargement.
Les documents doivent faire apparaître à minima :
l’objet, la date, l’heure de début et l’heure de fin
Les temps administratifs doivent être justifiés à partir de
tableaux de bord indiquant la date, les tâches effectuées,
leur lien avec l’opération et leur durée
Les factures doivent concernées la période de réalisation de
l’opération: si nécessaire il faut faire des calculs de
prorata
Les factures présentées au bilan doivent être acquittées
pour pouvoir être prises en compte
Bilan d’exécution

Le bilan d’exécution
recevables





doit
être
équilibré
pour
être
En cas d’assujettissement à la TVA les dépenses doivent être
déclarées hors taxes.
Il est impératif d’apporter une réponse à chaque point du bilan
qualitatif. Une attention particulière doit être portée aux
priorités transversales
Le bilan quantitatif doit être cohérent. Deux colonnes sont à
compléter : 1ère colonne concernant le volume total, 2nde
colonne sur le volume de femmes
Tout écart entre le réalisé et le prévisionnel doit faire l’objet
d’un argumentaire détaillé
L’ensemble des montants reportés doit être présenté à 2
chiffres après la virgule (ni plus, ni moins). Un écart d’un
centime empêche la saisie du dossier dans le logiciel
d’Etat PRESAGE
Archivage au fil de l’eau

Déclaration et justificatifs de dépenses acquittées
et ressources mobilisées










Dépenses directes de personnel
Dépenses directes de fonctionnement
Prestations externes directes
Dépenses liées aux participants
Dépenses en nature
Justificatif des clés de répartition
Comptabilité certifiée
Justificatif d’encaissement des ressources présentées au bilan
Justificatifs certifiés de mise à disposition
Certification des co-financement
Bilan d’exécution

La production des justificatifs doit être organisée de
façon à simplifier le contrôle de l’opération




Les justificatifs de dépenses doivent être regroupés par postes
En cas de calculs de clé l’ensemble des éléments permettant
leur vérification doit être produit ( tant pour le numérateur que
pour le dénominateur)
En cas de dépenses liées aux participants il faut clairement
identifier les participants concernés
Pour les prestations externes directes les factures produites
doivent clairement identifier le lien avec l’opération.
ATTENTION le recours à un prestataire externe nécessite
une mise en concurrence (celle-ci doit pouvoir être
tracée)
PLATEFORME DE GESTION DES
FONDS EUROPEENS INTERPLIE
Nous
vous
remercions
de
votre
participation à ce temps d’échanges .
Madame Laurence CHASSAIN reste à
votre disposition pour toute question sur
la gestion et le suivi de votre dossier
FSE