1

EĞİTİMİN NİHAİ AMACI HAREKETE GEÇİRMEKTİR.

BİLİP DE YAPMAMAK, ASLINDA BİLMEMEKTİR.

2

Benjamin Franklin

3

• Hiç Zamanım Yok • Çok Yoğunum • İşim Başımdan Aşkın • Başımı Kaşıyacak Vaktim Yok • Nefes Alacak Vaktim Yok • Koşuşturmaktan Kendime Vakit Ayıramıyorum • Bu Adam Bu Kadar Enerjiyi Nereden Buluyor?

4

OYSA, Zaman, herkese “eşit” dağıtılmıştır.

 1 yıl herkes için 365 gündür.

 1 gün herkes için 24 saattir.

 1 saat herkes için 60 dakikadır.

 1 dakika herkes için 60 saniyedir.

5

O HALDE SORUN NEREDE?



ZAMANIN KENDİSİNDE Mİ?



KENDİMİZDE Mİ?

6

“İki nimet vardır ki insanlar bunların değerini bilmezler: Sağlık ve boş vakit”

(Hadis i Şerif; Buharî, Rikak: 1)

7

ZAMANIN DEĞERİ

BİR SENE’nin değerini, sınıfta kalan bir öğrenciye sorun.

BİR AY’ın değerini, erken doğum yapan bir anneye sorun.

BİR HAFTA’nın değerini, dergi editörüne; BİR GÜN’ün değerini gazete editörüne sorun.

BİR SANİYE’nin sorun.

değerini, bir kazayı kılpayı atlatan adama BİR SALİSE’nin değerini, gümüş madalyada kalan sporcuya sorun.

8

BİR HİKAYE

Derste zaman yönetimini anlatan hoca, büyükçe bir kavanozu yumruk büyüklüğündeki taşlarla doldurdu ve öğrencilere “bu kavanoz doldu mu?” diye sordu.

Öğrenciler hep bir ağızdan “doldu” diye cevapladılar.

Hoca, bir birkaç avuç mıcırı kavanozun ağzından yavaş yavaş döktü.

Sonra kavanozu sallayarak mıcırın taşların arasına yerleşmesini sağladı. Sonra öğrencilerine dönerek bir kere daha “bu kavanoz doldu mu?” diye sordu.

Bir öğrenci “dolmadı herhâlde” diye cevap verdi. “Doğru” dedi hoca ve birkaç avuç kum alarak, taşlarla mıcırların arasını dolduracak şekilde döktü. Öğrencilerine yine döndü ve “bu kavanoz doldu mu?” diye sordu.

Tüm sınıftakiler hep bir ağızdan “hayır” diye seslendiler. Bunun üzerine hoca birkaç bardak suyu kavanoza boşalttı.

9

BİR HİKAYE

Sonra öğrencilerine dönerek “bu deneyin amacı ne olabilir?” diye sordu.

Bir öğrenci “zamanımız, ne kadar dolu görünürse görünsün, daha ayırabileceğimiz vaktimiz mutlaka vardır” diye cevapladı.

“Hayır” dedi hoca. “Bu deneyin esas amacı, ‘eğer büyük taşları kavanoza baştan yerleştirmezseniz, küçükler girdikten sonra büyükleri hiçbir zaman yerleştiremezsiniz’ gerçeğidir. Bu kavanoz sizin hayatınız, büyük taşlar ise aileniz, dostlarınız, eğitiminiz, işiniz, sağlığınız ve eserlerinizdir. Bu akşam, uykuya yatmadan önce iyice düşünün ve büyük taşlarınızın neler olduğuna karar verin. Büyük taşlarınızı hayatınızın merkezî noktalarına iyi bir şekilde yerleştirdiğiniz ölçüde, başarılı bir insan, iyi bir eş, iyi bir ebeveyn, başarılı bir iş insanı olabilirsiniz.”

10

TEMEL GÖREVLER-İHTİYAÇLAR

EĞLENCE KİŞİSEL BAKIM DİNLENME UYKU KİŞİSEL GELİŞİM EV AİLE İŞ İÇ HUZUR SOSYAL FAALİYETLER 11

KİŞİSEL ZAMAN PLANI

Ev – Aile:

Eve, eşe ve çocuklara günlük – haftalık – aylık – yıllık bazda vakit ayrılmalı.

İş:

İş, olağanüstü durumlar haricinde, mesai saatleri içerisinde tamamlanmalı.

Sosyal Faaliyetler:

ayrılmalı.

Akraba ve dost ziyaretleri, dernek vakıf faaliyetlerine haftalık – aylık – yıllık bazda vakit

İç Huzur:

İç huzuru sağlamaya yönelik faaliyetlere her gün düzenli vakit ayrılmalı.

Kişisel Gelişim:

Kişisel gelişim faaliyetlerine her gün en az 1 saat vakit ayrılmalı.

Kişisel Bakım:

Spor, bedeni bakım vb. etkinliklere günlük-haftalık bazda vakit ayrılmalı.

Dinlenme, Uyku:

olmalı.

Dinlenme, yapılan işin hacmine ve stresine paralel olmalı; uyku yorgunluk durumuna paralel

Eğlence:

TV, sinema, müzik, tatil vb. etkinliklere günlük – haftalık – aylık – yıllık bazda vakit ayrılmalı.

12

İŞ HAYATINDA ZAMAN YÖNETİMİ

13

ZAMAN YÖNETİMİ

Sorumluluklarımızın gereğini yerine getirmeye yönelik olarak yaptığımız faaliyetlerin planlanması, uygulanması ve denetlenmesi süreçlerinden oluşan daimi döngü.

14

Başarı zamanı değerlendirmeye bağlıdır.

Seneca

15

• • • • • • • • • • • • • •

ZAMANIMIZI NASIL HARCIYORUZ?

İşyerinde kahvaltı İnternet (haber siteleri, facebook, twitter, oyunlar vb.) E-postalar Ziyaretçiler; talep-şikayet, sohbet-muhabbet Telefon görüşmeleri Astların hatalarının düzeltilmesi Öğle tatilini uzatmak Toplantılar Protokol uygulamaları Televizyon Sigara molaları Kaçış faaliyetleri İşi kasten zamana yaymak Servis için erken iş bırakmak

Türkiye’de devlet memurlarının günlük fiilî çalışma süresi 150 dakika ile 180 dakika arasında değişmektedir.

Özel sektörde ise 240 dakika ile 300 dakika arasında değişmektedir.

17

“Boş kaldın mı, hemen (başka) işe koyul”

(İnşirah Suresi, 7)

18

GÜNLÜK PERFORMANS

0 sabah saatleri öğle arası öğleden sonra resmî mesai sonu mesai sonrası

19

20

ZAMAN TUZAKLARI

• Önem, öncelik ve aciliyeti ayırt edememek • Erteleme alışkanlığı • Dağınıklık • Karar alma sorunları • Yetki devredememek • Talimat verme sorunları • Verimsiz toplantılar • Teknolojik cehâlet • Kırtasiyecilik • İletişim sorunları • “Hayır” diyememek • Aşırı titizlik • Aynı anda birçok iş ile uğraşmak • Maymun iştahlı olmak • Gereksiz telefonlar • Sohbet severlik

Her yerde olmaya çalışan, hiçbir yerde olamaz.

Dikkatini ve enerjisini birçok iş arasında dağıtan, hiçbir işi zamanında tamamlayamaz.

22

ACİL İŞ X ÖNEMLİ İŞ

23

   

Acil işlerin çoğu,

Kendi yaklaşımlarımız dolayısıyla

“acil” hale gelmektedir.

Kendi elimizle “acil” hale getirdiğimiz işler; Ya yapmaktan hoşlanmadığımız Ya zor olduğunu bildiğimiz/zannettiğimiz Ya yeterince önemsemediğimiz/hafife aldığımız Ya da kasıtlı olarak ertelediğimiz işlerdir.

24

Bazı işlere ise,

“Önemli” ve “acil” olmadıkları halde saatlerimizi hatta günlerimizi ayırırız.

Çünkü, bu tür işleri yapmaktan keyif alırız. Kendimize göre en iyisini yapmaya çalışır, en ince ayrıntıya kadar kafa yorarız. Bu işlerin hem bizim hem de kurumun performansına olan katkısını sorgulamayız veya sorgulamak istemeyiz.

25

ÖNEM ve ACİLİYET

Ö N E M L İ

ÖNEMLİ 2 ACİL DEĞİL ÖNEMSİZ 4 ACİL DEĞİL ÖNEMLİ 1 ACİL ÖNEMSİZ 3 ACİL

ACİL

26

Önemli işler, önemsizlerin insafına bırakılamaz.

Goethe

27

ÖNEM ve ACİLİYET

ÖNEMLİ

• Planlama faaliyetleri • Projelendirme çalışmaları • Belir li bir sürede tamamlanması gereken işler, • Kriz yönetimi, • Çözüm bekleyen sorunlar, • Acil toplantılar, • Önemli faaliyetlerin hazırlıkları

ÖNEMSİZ

• Boş işler • Kaçış faaliyetleri • İlgisiz yazışmalar • İnternette gezinme

ACİL DEĞİL

• Bazı telefon görüşmeleri • Ziyaretler • Bazı resmî yazışmalar • Bazı bürokratik formaliteler • Hemen yapılması gereken bazı işler

ACİL 28

ÖNEM ve ACİLİYET

ÖNEMLİ

Bu işler acil olmamasına rağmen, onları ertelemeye çalışmamalıyız Bu işleri yapmak için yeterli vakti mutlaka ayırmalıyız

ÖNEMSİZ

Bu tür işlere ve durumlara düşmekten özel çaba harcamalıyız Bu işlere lüzumundan fazla vakit harcamamalıyız

ACİL DEĞİL ACİL 29

İşlerin “öncelik” durumunu belirlemek, “yönetici” konumundaki personelin görevidir.

Bu sebeple, bizzat yöneticiler “önem”, “aciliyet” ve “öncelik” konusunda duyarlı olmalıdır.

30

DAĞINIK MASA - DAĞINIK DOLAP DAĞINIK BİLGİSAYAR

YANLIŞ DÜŞÜNCELER

• Her şeyin nerede olduğunu biliyorum • Ben zaten çok düzenli bir insan değilim • İşimi gayet güzel yapıyorum ya, sen ona bak • Ne kadar zeki olduğumun bir göstergesi değil mi? Bu kadar dağınıklı içinde bu başarı • Çok çalıştığımın göstergesi

31

DAĞINIKLIKTAN KURTULMAK

Uygulayabileceğimiz bir sistem geliştirebiliriz. Çekmeceleri ve dolapları “ambara” çevirmemeliyiz.

Bize bağlı personelin, çekmece ve dolaplarını en az yılda 1 defa, mümkünse her altı ayda veya her 3 ayda 1 defa ayıklamalarını sağlayabiliriz.

E vrakları üst üste koyup biriktirme alışkanlığımız varsa, bundan vazgeçmeliyiz.

İncelediğimiz evraklar arasında başkalarına delege edilecek olanlar varsa bekletmeden vermeliyiz. Gelen evraklara bekletmeden bakıp gereğini yapabiliriz. Böylece ertesi gün, dünden kalanlarla da uğraşmamış oluruz. Nitelikli ve bol çeşitli kırtasiye malzemeleri kullanmayı tercih edebiliriz.

32

“Her gün 15 dakikayı masanızda, 15 dakikayı da bilgisayarınızda tertip ve düzen sağlamaya ayırın” Steven Covey

33

KARAR ALMA SORUNLARI

• Bilgi eksikliği • Tecrübe eksikliği • İradesizlik • Karar almak istememe • İşi ağırdan alma • Ani kararlar alma • Lüzumsuz yere “ortak karar” almaya çalışmak • Konuyu, lüzumu yokken üstlere taşımak • Karar alma tekniklerini kullanmama

34

İŞ-YETKİ DEVRİNİ ENGELLEYEN DÜŞÜNCELER

Her iş aşağıdakilere devredilmez.

Onlar bu işi beceremez.

Ben öyle, sağa sola emir yağdıran amirlerden değilim.

Ben çok titizim. Kolay kolay hiçbir şeyi beğenmem.

Söyleyip – düzelterek iki kere yorulacağıma, kendim yaparım bir kere yorulurum.

35

Boş zaman yoktur. Boşa geçen zaman vardır.

Tagore

36

ZAMAN YÖNETİMİNDE İHMAL EDİLEN BİR KONU:

ETKİLİ TALİMAT VEREMEME

• Ne istediğimizi önce kendimiz bilmeliyiz.

• Ne istediğimizi anlaşılır bir şekilde ifade etmeliyiz.

• Astımızın, talimatı doğru bir şekilde anladığından emin olmalıyız.

• Ast’a, kendini ifade etme hakkı ve özgüveni kazandırmalıyız • Talimatımızın gereğinin ne kadar zamanda ve nasıl yapılabileceği hakkında kafamızda bir fikir olmalı.

37

EYVAH! TOPLANTI

38

Üstelik bütün bunları TOPLANTININ YARARLARI İş arkadaşlarınızla muhabbet edebilirsiniz Dilediğiniz kadar çay içebilirsiniz Rahatsız edilmeden uyuyabilirsiniz Karar vermemenin hazzını yaşarsınız Anlamsız karalamalar yaparsınız Bir daha hiç bakmayacağınız notlar alırsınız Kendinizi önemli hissedersiniz İş arkadaşlarınızın canını sıkarsınız 39

TEKNOLOJİDEN YARARLANMAK

Akıllı telefon kullanmaya çalışılmalı. Ancak, telefonun kölesi haline gelinmemeli.

Telefon ile bilgisayardaki takvim senkronize olmalı Uzun vadeli tarih tespitlerinin mahzurları unutulmamalı İşe ilişkin bütün önemli tarihler, ajandaya mutlaka önceden işlenmeli Astların ajanda, akıllı telefon veya ilgili bilgisayar programını düzenli ve etkili bir şekilde kullanması sağlanmalı ve gerektiğinde denetim yapılmalı

40

Zaman yönetiminin temel ilkelerinden biri de işlere zaman sınırı koymaktır. Çünkü; “Ölçmezseniz yönetemezsiniz”

Peter Drucker

41

ZAMANI

VERİMLİ KULLANMAK İÇİN

Yanımızdan not defteri, kalemi eksik etmeyelim veya cep telefonunu not tutmak için aktif bir şekilde kullanalım Aklımıza gelen düşünce, konu, teklif, şikayet vb. hususları derhal not edelim.

Ajandayı, Outlook’u ve ilgili cep telefonu/bilgisayar programlarını etkin bir şekilde kullanalım.

Masamızı ve bilgisayarımızı mümkün olduğu ölçüde düzenli ve sistematik tutalım. Mesaiyi tamamlamadan önce, bir sonraki günün programını yapalım.

Günlük planın yanı sıra haftalık plan da yapalım. Böylece, hafta başlarında isteksizlikten kurtulmuş oluruz.

İşlerimize mutlaka bir “zaman sınırı” koyalım. Astlarımıza verdiğimiz görevler için de mutlaka “zaman sınırı” koyalım.

Önünüze gelen bir evrakı hemen okuyalım. Önem durumunu belirleyelim Buna göre sıraya koyalım. İlgisiz ise, hemen ilgili yere gönderelim. ,,,

42

ZAMANI

VERİMLİ KULLANMAK İÇİN

Protokol, denklik, eşitlik vb. uygulamalar, gerektiğinde bir tarafa bırakılabilmeli İş öğretmek amacıyla, işler bizzat yapılabilir. Öğretme aşamasında sonra, o işler astlara yaptırılmalı Geçmişteki yanlış kararların yasını tutmak yerine, geleceğe dair hedeflere odaklanılmalı İYİ- EN İYİ AYRIMI Eğer, mutlaka yapmak gerekiyorsa “en iyi”yi yapmaya çalışalım Bunun dışında, ihtiyacı karşılayacak kadar “iyi” iş çıkaralım.

Unutmayalım, bazen, “en iyi” “iyi”nin düşmanıdır. Çoğu zaman ise “iyi” “en iyi”nin düşmanıdır.

43

ZAMANI

VERİMLİ KULLANMAK İÇİN

E posta veya sms ile halledebileceğimiz bir işi telefonla halletmeye çalışmayalım Telefonla halledebileceğimiz bir işi yüz yüze görüşme ile halletmeye çalışmayalım Yüz yüze görüşme ile halledebileceğimiz bir işi toplantı ile halletmeye çalışmayalım

44

45