Transcript De Karmac Krant

krant
krant
IN HET KORT:
Karmac Groep, specialist in document- en informatielogistiek
Dossiers VvE’s digitaal
beschikbaar in klantportaal
pagina 3
Wetenschap gediend bij
digitalisering microfilms >>
pagina 6
Digitale personeelsdossiers
biedt Verslavingszorg
flexibiliteit >>
pagina 5
Behoud leefbaarheid van de
kern overeind in Waterland
pagina 9
• Dyade ondersteunt
onderwijs digitaal
• Digitalisering faciliteert
Mensgerichte ondersteuning • Omgevingsdossiers voor
digitalisering optimaliseren
geeft hoger rendement • Sjaan Tersteeg (92) lyrisch
over service Bibliobus • Imaging specialist Kodak
ontwikkelt zich verder • Digitale factuurverwerking
grote stap vooruit voor Savills • Column
> 04
> 08
> 08
> 09
> 10
> 12
> 12
KARMAC KRANT
WWW.KARMAC.NL
Gemeente Haaren:
Orde en ruimte met
digitale dossiers
De aanstaande inwerkingtreding van de Regionale
Uitvoeringsdiensten (RUD) heeft voor veel gemeenten
een extra dimensie: de informatie die nodig is voor die
RUD’s moet beschikbaar komen. De Brabantse gemeente
Haaren heeft ‘voor eigen gewin’ én voor die op handen
zijnde regionalisering van (onder meer) de milieubedrijven
de ongeveer 900 actieve milieudossiers en aanhangende
informatie gedigitaliseerd met behulp van Karmac.
>> Lees meer op pag. 7
Staatsbosheer verder met
digitale vastgoeddossiers
Ook aan een organisatie als Staatsbosbeheer (SBB), die een veelzijdig pakket aan werkzaamheden en activiteiten
heeft, gaat Het Nieuwe Werken niet voorbij. Marianne Beerens is Teamleider DIV
en vervult binnen SBB de rol van kwartiermaker. ‘Ik probeer steeds naar nieuwe
mogelijkheden te zoeken om de organisatie efficiënter en effectiever te kunnen
laten omgaan met alle informatie die binnen SBB wordt opgeslagen en beheerd.
Het Nieuwe Werken past heel goed in die
gedachtegang, maar daarvoor is het in
ieder geval nodig dat informatie digitaal
beschikbaar komt. Afgelopen jaar is een
voor ons heel belangrijke stap gezet: met
behulp van Karmac is 550 meter papieren
archief aan vastgoeddossiers gedigitaliseerd en beschikbaar voor alle medewerkers die dat nodig hebben.’
>> Lees verder op pagina 11
Mariëlle Addicks
Wie vooruit wil in de wereld moet
daarvoor ruimte maken. In het geval van
de Trombosedienst Delft betekende dat
letterlijk ruimte maken. De aanleiding
om serieus te gaan nadenken over digitalisering van de patiëntendossiers was
namelijk vrij banaal, maar daarom niet
minder relevant: de ruimte waar de 5300
dossiers waren opgeslagen was simpelweg
nodig. Daarnaast was er een doorslaggevende tweede reden: de medewerkers van
de dienst werken niet alleen op één locatie in Delft. Ze komen door het hele land.
Plaats- en tijdonafhankelijke toegang tot
de patiëntendossiers is dan een noodzaak.
Die digitaliseringsslag maakte onderdeel
uit van de implementatie van een digitaal
documentmanagement systeem, Xtendis,
van het Rotterdamse Expansion. Partner
om de patiëntendossiers te digitaliseren
en toe te voegen aan TDAS en Portavita,
de twee automatiseringssystemen van de
trombosedienst, was Karmac.
>> Lees verder op pagina 2
Trombosedienst efficiënter en effectiever
na digitalisering patiëntendossiers
Bedrijfsvoering in onderwijswereld gebaat bij digitalisering, pagina 4 >>
WWW.KARMAC.NL
2
WWW.KARMAC.NL
Trombosedienst eff iciënter en
effectiever met digitale dossiers
Wie vooruit wil in de wereld moet daarvoor ruimte maken. In het geval
van de Trombosedienst Delft betekende dat letterlijk ruimte maken. De
aanleiding om serieus te gaan nadenken over digitalisering van de patiëntendossiers was namelijk vrij banaal, maar daarom niet minder relevant:
de ruimte waar de 5300 dossiers waren opgeslagen was simpelweg nodig.
Daarnaast was er een doorslaggevende tweede reden: de medewerkers
van de dienst werken niet alleen op één locatie in Delft. Ze komen door
het hele land. Plaats- en tijdonafhankelijke toegang tot de patiëntendossiers is dan een noodzaak. Die digitaliseringsslag maakte onderdeel uit
van de implementatie van een digitaal documentmanagement systeem,
Xtendis, van het Rotterdamse Expansion. Partner om de patiëntendossiers te digitaliseren en toe te voegen aan TDAS en Portavita, de twee
automatiseringssystemen van de trombosedienst, was Karmac.
Directeur Mariëlle Addicks van de
Trombosedienst Delft heeft voor dit project externen ingeschakeld. ‘Het zal duidelijk zijn dat digitaal informatiebeheer
niet tot de kernactiviteiten behoort van
onze dienst. De zorg voor onze patiënten
is dat echter wel en daar hoort dan die informatievoorziening heel direct bij. Voorafgaand aan het traject met de patiëntendossiers is de stap gezet om over te gaan
naar een digitaal documentmanagement
systeem (DMS). Het Rotterdamse Expansion getuigde van veel kennis en ervaring
op dit gebied, ook opgedaan bij andere
trombosediensten. Zij waren in staat om
de koppeling te maken naar ons eigen automatiseringssysteem, TDAS (Trombose
Dienst Automatisering Systeem) en Portavita . Dat gaf de doorslag. Xtendis werd
dus ook in Delft het aanvullende standaard DMS en vervolgens moest de stap
worden gezet om de patiëntendossiers te
digitaliseren en daaraan toe te voegen.
Anders heb je een soort van welles-nietes
situatie met deels digitale en deels analoge
informatie, maar je hebt ze wel allebei nodig. Dat werkt niet.’
Kwaliteit komt bovendrijven
Er waren voor dat digitaliseringstraject meerdere aanbieders, maar Karmac
kwam als partner van Expansion al heel
goede ideeën in over de aanpak en uitvoering. Het lastige was in dit geval dat de
dossiers tijdens de digitalisering bij Karmac gewoon nodig zouden kunnen zijn
hier bij ons. Het zijn namelijk actieve patiëntendossiers. Met Karmac hebben we
vervolgens afgesproken dat indien dat aan
de orde was, wij een verzoek zouden doen
en dat zij met voorrang dat specifieke dossier ‘on the fly’ zouden digitaliseren. Het
gaat tenslotte om medische dossiers en
die kunnen ineens onverwacht nodig zijn.
Het is inderdaad een aantal keer voorgekomen, maar echt, binnen een kwartier
kregen we het dossier dan digitaal aangeleverd.’
De dossiers werden door Trombosedienst Delft ook niet vooraf geschoond.
Addicks: ‘We wisten wel dat er vervuiling in zat, maar het was niet interessant
genoeg om die vervuiling eruit te halen.
We lieten daarom gewoon de complete
dossiers digitaliseren. Daar zaten ook heel
oude dossiers tussen van mensen die al
jarenlang bij onze dienst onder controle
staan. Daar zaten nog van die grote ECGvellen met daarop het INR-verloop uitgetekend in. Het was van groen tot rijp,
van breed tot smal, van A4 tot ECG-vellen
dus best lastig om dat snel en goed te digitaliseren. Karmac heeft de klus echter
heel snel voor elkaar gekregen. Ik denk
Mariëlle Addicks: ...dankzij digitalisering meer tijd voor kernactiviteiten...
nomen. Vervolgens kregen we hier de digitale bestanden retour met de door ons
gewenste ontsluitingscriteria, zoals naam,
adres, woonplaats, geboortedatum, BSN,
én een werknummer uit TDAS. De kop-
Vanaf dat moment konden onze medewerkers
alle gedigitaliseerde dossiers plaats- en
tijdsonafhankelijk raadplegen
snel bovendrijven, met een goed sluitend
plan. Addicks: ‘Nadine JongeneelenSwaan, de accountmanager, getuigde van
veel deskundigheid en ervaring en bracht
krant
dat binnen zes weken de hele zaak voor
elkaar was. Ze hebben de 33 met dossiers
gevulde dozen hier opgehaald en in exact
dezelfde volgorde in containers meege-
peling en het inlezen van die bestanden
in TDAS is hier door Expansion gedaan.
Vanaf dat moment konden onze medewerkers alle gedigitaliseerde dossiers
plaats- en tijdonafhankelijk raadplegen.
Dat TDAS-werknummer wordt heel veel
gebruikt en eigenlijk is dat de belangrijkste ingang tot de dossiers. Als nu iemand
aan het werk is in TDAS en die wil een
dossier inzien, kan hij klikken op het ‘wereldbolletje’ boven in het scherm en dan
verschijnt het digitale dossier van de patiënt waar hij op dat moment mee bezig
is in TDAS.’
Dagelijkse documenten zelf
De dagelijkse aanwas van zo’n 30 tot
40 A4-documenten per dag doet de trombosedienst nu zelf. Addicks: ‘Dan merk
je meteen wat een tijdrovend karwei dat
eigenlijk is. Zeker als je het niet gewend
bent. Uit de envelop halen, nietjes eruit,
scannen, gegevens invoeren, dat kost al-
lemaal tijd en het is niet het leukste werk
voor onze medewerkers. Het is echter wel
noodzakelijk, want die gegevens moeten
elke dag actueel zijn. Het hele ritueel gebeurt hier dus wel twee keer per dag, om
de binnengekomen documenten te scannen en verwerken in TDAS en Xtendis.
Maar het is voor het goede doel. Uiteindelijk zijn we er allemaal bij gebaat dat
deze informatie snel en goed beschikbaar
komt voor de mensen die het nodig hebben. Dankzij de inspanningen van Karmac zijn we digitaal helemaal bij nu. En
het slapende archief is inmiddels ook
bij Karmac opgeslagen. Een gevolg van
goede samenwerking en advisering. Wij
hebben er geen omkijken meer naar voor
de tijd dat we het moeten bewaren en we
kunnen hier de ruimte goed gebruiken.’
3
krant
Dossiers VvE’s digitaal
beschikbaar in klantportaal
Als dienstverlener voor Verenigingen van Eigenaren (VvE) is De Alliantie VvE Diensten bv gespecialiseerd in werkzaamheden voor, rond en namens VvE’s. Daar is de nodige informatie mee gemoeid en sinds kort kan
deze organisatie terugvallen op de digitale beschikbaarheid van ruim
600 klantdossiers. Misschien niet het grootste project, maar doordat er
grote druk op de ketel stond in verband met de overgang naar een nieuw
klantsysteem, wel een essentieel project. Karmac was als beste in staat het
hele traject van offerte tot aflevering van de digitale bestanden in twee
maanden doorlooptijd te realiseren en binnen de gemaakte afspraken
slagvaardig te handelen en alert te blijven voor de klant.
Behoefte aan digitaal
Ooit was VvE Diensten onderdeel van
woningcorporatie De Alliantie met vestigingen door het hele land. In 2005 werd de
stap gezet naar een onafhankelijke dienstverlener, gespecialiseerd in diensten naar
en voor de Verenigingen van Eigenaren
(VvE). Die stap werd in de loop van 2007
afgerond en vanaf dat moment verricht
Er was bijvoorbeeld behoefte aan bredere
(digitale) beschikbaarheid van de klantdossiers, voor zowel onszelf als voor onze
klanten via een klantportaal. In de praktijk
zitten daarin alle relevante documenten
met betrekking op de VvE’s waarvoor wij
diensten uitvoeren. Dat kan dus gaan om
contracten, begrotingen, correspondentie
met individuele eigenaren, onderhouds-
En daarmee hebben we een
grote stap vooruit gemaakt...
De Alliantie VvE-Diensten bv voor die
specifieke doelgroep van VvE’s. Dat zijn
werkzaamheden op het gebied van financieel, administratief en technisch beheer.
Loek Trautwein is manager van de vestiging Hilversum en stond aan de wieg van
dit digitaliseringproject. ‘We liepen niet
echt voorop als het gaat om de nieuwste
systemen en digitaal werken, maar we zijn
inmiddels druk bezig met een inhaalslag.
planningen etc. maar ook bouwtekeningen die groter zijn dan het meer gangbare
A4- en A3-formaat. Nu wilden we met de
overgang naar een nieuw klantsysteem
ook meteen de belangrijkste documenten
uit die dossiers digitaal beschikbaar hebben en kunnen koppelen aan dat systeem.
Vanwege de deadline van de implementatie van het nieuwe klantsysteem stond
er behoorlijk druk op de ketel en moest
het hele project in twee maanden kunnen
worden afgerond.’
Een duidelijke en strakke omschrijving van het project bracht een aantal
offertes naar boven, waarbij die van Karmac de beste was. Trautwein: ‘Ik ben in
contact gekomen met Karmac via Leon
Arendshorst, werkzaam voor IVIO, die
Karmac aanbeval naar aanleiding van
mijn vraag aan hem of hij bekend was
met specialisten op het gebied van digitalisering. Vooral de benadering van Karmac, en dan nog in het bijzonder van hun
projectmanager, Michael Reijers, sprak
zeer tot de verbeelding. Michael getuigde
van gedegen kennis van zaken en dacht
actief mee over de uitvoering van het
project. Dat geeft direct veel vertrouwen
en spreekt mij erg aan. Ook wij zijn als
dienstverlener voor derden afhankelijk
van de kennis van onze medewerkers en
het vertrouwen dat ze onze klanten kunnen geven.’
d.m.v. indexering. Het ging hier om ‘Algemene documenten’ en om ‘Leverancierscontracten’. Bij een aantal documenten is
het jaartal of de naam van de bank d.m.v.
indexering in de pdf-bestandsnaam meegegeven. Vervolgens moest er op basis
van het overzicht van de 663 VvE’s met
in totaal ruim 5000 verschillende contractreferentienummers (gemiddeld 7 á 8
leveranciers per VvE) het juiste contractreferentienummer worden meegegeven
in de uitlevering, zodat de documenten
direct gekoppeld konden worden aan de
betreffende leveranciersin het systeem
van De Alliantie.’
Goed georganiseerde dossiers
De documenten zijn bij De Alliantie VVE Diensten goed georganiseerd
in dossiers opgeslagen. Voor dit project
werden de dossiers ook nog eens voorzien van stickers met alle noodzakelijke
informatie daarin opgenomen om de geselecteerde documenten zo snel en soepel
mogelijk te kunnen laten digitaliseren bij
Karmac. Michael Reijers, projectmanager
bij Karmac: ‘In twee trajecten zijn vervolgens de documenten gedigitaliseerd:
de eerste ronde betrof de documenten
tot A3-formaat, in de tweede ronde kwamen de grootformaat documenten aan
de beurt. Die zijn met een speciale scanner gedigitaliseerd. Later zijn de beide
series documenten aan elkaar gekoppeld middels een unieke barcode. Het
bijzondere aan dit project is de conversieslag naar de uitleverstructuur die
gemaakt moest worden. De documenten zijn in eerste instantie onder één
van de 46 documentsoorten geplaatst
Ontsluiting via klantportaal
Loek Trautwein: ‘We hebben bewust
gekozen om alleen de documenten die we
nagenoeg dagelijks nodig hebben te laten digitaliseren. Dat had te maken met
het feit dat de auditor, SKW, (nog) geen
toestemming kon geven voor substitutie van het papier. Lopende het jaar iets
veranderen in de werwijze zoals je die
hebt afgesproken met de auditor brengt
dat nu eenmaal met zich mee. Om dan
toch meteen alles te digitaliseren bracht
vooralsnog niet het voordeel dat we zouden willen. Dat komt eventueel in een
later stadium wel als we het papier mogen vernietigen. Vanaf nu kunnen
onze klanten, de VvE’s, echter
wel de voor hen belangrijkste documenten digitaal
inzien via het beveiligde
klantportaal. En daarmee
hebben we een grote stap
vooruit gemaakt in onze
dienstverlening naar de
klanten en het scheelt
veel tijd en dus kosten
ten opzichte van de papieren situatie.’
Loek Trautwein
document campus
Karmac Document Management
Solutions
De Karmac Groep bestaat uit onderstaande bedrijven;
Karmac Document Management Solutions levert kwalitatief hoogwaardige en
Karmac Informatie & Innovatie
Karmac Facilitair
Karmac Bibliotheek Service
kennisintensieve ondersteuning op maat,
Karmac Informatie & Innovatie is gespeciali-
Karmac Facilitair is het verlengstuk van uw
Karmac Bibliotheek Service richt zich op de
door middel van advies en detachering
seerd in digitalisering (van personeelsdossier
primaire activiteiten. Wij nemen de zorg van
dienstverlening aan de bibliothekenbranche.
op het gebied van documenthuishouding.
tot akte burgerlijke stand, van foto tot A0) en
uw archief via externe archiefopslag en -be-
Zowel voor in- als outsourcing van activitei-
Het opstellen van een documentstructuur-
complete outsourcing van document gere-
heer in onze specialistische handen. Heeft u
ten door bibliotheken of gemeenten. Wij zor-
plan, leveranciersselectie, implementatie
lateerde processen. Leg uw documentver-
informatie nodig uit het archief, dan stellen
gen voor een optimale afstemming van onze
zaakgericht werken zijn voorbeelden van
werking in handen van de specialisten van
wij dat waar en wanneer ook ter wereld voor
diensten op uw budget.
projecten waar onze adviseurs graag voor
Karmac en ervaar de voordelen!
u beschikbaar. Waarde toevoegen aan het ar-
u hun tanden in zetten.
chief, in de breedste zin van het woord, staat
bij ons hoog in het vaandel.
Karmac Informatie & Innovatie
Karmac Facilitair
Karmac Bibliotheek Service
Karmac Document Management Solutions
ir. Richard Beers, directeur
Willem Knemeijer, manager
Theo Doreleijers, manager
ir. Richard Beers, directeur
Pascallaan 72, 8218 NJ Lelystad
Pascallaan 68, 8218 NJ Lelystad
Pascallaan 74, 8218 NJ Lelystad
Pascallaan 74, 8218 NJ Lelystad
T 0320-28 69 59, [email protected]
T 0320-28 69 45, [email protected]
T 0320-28 69 69, [email protected]
T 0320-22 99 82, info@karmac.
www.karmac.nl/kii
www.karmac.nl/kf
www.karmac.nl/kbs
www.karmac.nl/kdms
WWW.KARMAC.NL
4
WWW.KARMAC.NL
Bedrijfsvoering in onderwijswereld
gebaat bij digitalisering
en automatisering
Als specialist in efficiënte en effectieve bedrijfsvoering in het onderwijs heeft Dyade een goede reputatie opgebouwd. Het bedrijf, met vier vestigingen in Nederland, heeft voor die markt uitgebreide kennis van de geldende
bedrijfsprocessen. Variërend van financiële administratie, personeels- en salarisadministratie tot aan huisvesting
en vastgoed. Bovendien adviseert Dyade onderwijsinstellingen over hoe zij problemen op die gebieden moeten
aanpakken. Als het nodig is, schakelt de dienstverlener ook zelf experts in, zoals in het geval van grootschalige
digitaliseringsprojecten. Dan maakt Dyade graag gebruik van de kennis en expertise van digitaliseringsspecialist
Karmac. Het combineren van kennis en ervaring legt beide organisaties geen windeieren.
sante en leerzame presentatie, óók een
rondleiding door hun faciliteiten en dat
maakte wel indruk.’
Soepel van fysiek naar digitaal
Dyade is in Nederland een van de
grootste dienstverleners op het gebied
van bedrijfsvoering bij onderwijsinstellingen. Herman de Wild, marketing manager: ‘Met 300 mensen timmeren we
hard aan de weg in een markt die voortdurend onder druk staat. Er bestaat binnen de onderwijswereld (Basisonderwijs,
Voortgezet Onderwijs, HBO en andere
onderwijsinstellingen) veel behoefte aan
praktische ondersteuning, vooral op het
gebied van bedrijfsvoering. Dat is niet
echt hun kernactiviteit en kost dientengevolge vaak meer moeite. Deze instellingen
hebben het al moeilijk genoeg qua bezetting en budgetten en kunnen eigenlijk
(te) weinig tijd en geld besteden aan de
bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld op het gebied van P&O/HRM, financiële administratie en huisvesting/vastgoed, valt er nog
veel winst te behalen door digitalisering.
Budgetten en bezetting komen bovendien
in de toekomst binnen het onderwijs nog
verder onder druk te staan, doordat het
aantal kinderen landelijk gezien fors ach-
krant
teruit loopt. Dat betekent dan weer minder inkomsten en dus minder middelen
om de bedrijfsvoering efficiënt te kunnen
uitvoeren. Daarom kijken onderwijsinstellingen steeds vaker uit naar vormen
van uitbesteding aan specialisten. Alleen
grote organisaties hebben nog het personeel en middelen om het zelf te doen,
maar ook daar begint de druk op te lopen.
Specialisten kunnen dergelijke bedrijfsvoeringsprocessen nu eenmaal efficiënter
doen door de ervaring en de specifieke
kennis die zij hebben van de processen
en de markt. En doordat zij hun eigen
processen en ICT helemaal hebben afgestemd op de doelgroep. Dyade heeft door
deze specialisatie in de loop der tijd een
belangrijke marktpositie ingenomen in
Nederland.’
Digitaliseren en automatiseren
Eén van de manieren om je bedrijfsprocessen, bedrijfsvoering en documentbeheer efficiënt en effectief in te richten
is, door zoveel mogelijk te digitaliseren
en processen te automatiseren. Paul van
Rijsselberg, manager personeel van de
vestiging Rotterdam: ‘We maken voor
onze administratie onder meer gebruik
van Personeelsdossier Online (PDOL)
van Raet. De klanten voor wie wij het beheer van de personeelsadministratie verzorgen, kunnen op die manier online hun
digitale personeelsdossiers inzien. Dat is
veilig, vertrouwd, betrouwbaar en zeer efficiënt. In veel gevallen moeten daarvoor
echter eerst nog papieren documenten
worden gedigitaliseerd en geïndexeerd.
Dan kunnen ze vervolgens in het digitale
dossier worden geplaatst en zijn ze plaatsen tijdonafhankelijk raadpleegbaar. Voor
kleinschalige projecten beschikken we
zelf over voldoende kennis en capaciteit,
maar als het gaat om de grotere en complexere digitaliseringsprojecten, maken
wij graag gebruik van de kennis van een
expert, zoals Karmac. We zijn met Karmac in contact gekomen via een Lunch &
Learn-sessie ‘Digitale Personeelsdossiers’.
Daarbij kregen wij naast een zeer interes-
Elias Bergenhenegouwen, coördinator afdeling personeel: ‘We hebben daar
gezien hoe Karmac grote hoeveelheden
fysieke documentstromen gestroomlijnd
omzet naar digitale bestanden voor digitale dossiers, zoals naar het Raet PDOLsysteem. Raet heeft meerdere scanpartners, maar Karmac sprong er wat ons
betreft uit qua prijs-kwaliteitverhouding.
De samenwerking met Raet kwam ons
bovendien goed van pas, omdat wij dat
ook gebruiken voor de dienstverlening
naar onze klanten. Binnen Karmac was
men dus al bekend met PDOL van Raet.
Daardoor konden ze de digitale bestanden, die ze genereerden door de door
ons aangeleverde fysieke dossiers te scannen, te herkennen en te indexeren, direct
geschikt maken voor overzetting naar
PDOL. Dat maakt het voor ons dan weer
mogelijk de dienstverlening naar onze
klanten te optimaliseren. Klanten kunnen bijvoorbeeld via een beveiligde login,
zelf in hun dossiers kijken en daarin alle
documenten raadplegen waartoe zij bevoegd zijn. En in omgekeerde richting:
ze kunnen ook vanaf hun eigen locatie
documenten uploaden en als pdf in het
dossier plaatsen. Bij Dyade worden die
documenten door onze inhoudelijk deskundigen beoordeeld op juistheid en volledigheid. Desgewenst kunnen we van die
pdf weer een ocr-bestand maken, waarbij
de relevante uitgelezen gegevens van het
document in het Raet systeem worden
opgeslagen.’
Snel en accuraat
Van Rijsselberg: ‘De aangeleverde
dossiers zijn binnen twee werkdagen ge-
digitaliseerd en in te zien via Documenthosting. Documenthosting is een tijdelijke oplossing van Karmac, die we tijdens
de verwerking gebruiken om dossiers
te raadplegen die door Karmac worden
verwerkt tot digitale documenten. Dat is
inclusief het scanklaar maken bij Karmac,
dus dat gaat snel en accuraat. Voorafgaand aan de samenwerking met Karmac
hebben we een voorbeeldboek gemaakt
van wat voor Dyade een gangbaar dossier
inhoudt. Daarmee wordt het voor de software van Karmac eenvoudig om het soort
document te herkennen, de gegevens te
interpreteren en het document en die gegevens vervolgens op de juiste plaats in
het juiste dossier in PDOL te plaatsen. De
‘uitvaldocumenten’ worden via een aparte
module snel verwerkt door inhoudelijk
deskundigen. Een beveiligde verbinding
garandeert dat alleen bevoegde mensen
de documenten kunnen inzien en bewerken.’ Inmiddels heeft Dyade met Karmac
7.000 dossiers gedigitaliseerd. Dyade
gaat hard aan de slag om de overige circa
33.000 dossiers te digitaliseren.
De Wild: ‘Door de samenwerking met
Karmac zijn we niet alleen in staat geweest
onze eigen processen goed af te stemmen,
maar kunnen we ook onze klanten beter
van dienst zijn en adviseren op dat gebied.
Dyade biedt een uitgebreide dienstverlening en de kennis rond digitalisering met
veilig (online) documentbeheer is hiermee flink opgeschroefd. Karmac is een
betrouwbare en efficiënte partner. Daardoor kunnen wij onze klanten ook garanties bieden op kwaliteit en snelheid. Door
zelf slim bezig te zijn, kunnen we onze
klanten kwaliteit en continuïteit bieden.
Dat geeft ons bovendien de mogelijkheid
om in andere markten vergelijkbare diensten op te zetten, want er is geen reden om
dit te beperken tot de onderwijswereld.’
5
krant
Verslavingszorg Noord Nederland:
Digitale beschikbaarheid personeelsdossiers biedt grotere flexibiliteit
Pascal Falkenburg en Ronald Speelman
Verslavingszorg Noord Nederland (VNN) zet zich in voor mensen die
problemen ondervinden als gevolg van een verslaving op het gebied van
alcohol, drugs, gokken of gamen. Daar zijn elke dag zo’n 1000 personeelsleden mee bezig, verspreid over ongeveer veertig vestigingen in de
provincies Friesland, Groningen en Drenthe. Voor al die medewerkers
beschikt VNN over een personeelsdossier. En dat staat sinds kort in Per-
gens is binnen VNN best wel discussie
geweest met de O.R. over het digitaliseringstraject. Die discussie hebben we ook
gevoerd op het moment dat de salarisstroken online kwamen binnen de selfservice
omgeving. Je kunt je voorstellen dat niet
iedereen meteen stond te juichen en enige
scepsis was er wel bij een deel van de medewerkers. Het online gaan van de salarisstroken ging echter ook goed en voor
VNN was deze stap naar digitale beschikbaarheid, mits binnen een vertrouwde en
beveiligde omgeving, al een enorme efficiencyslag en kostenbesparing. Datzelfde
geldt nu ook voor de digitalisering van de
personeelsdossiers. In plaats van mensen
naar het hoofdkantoor in Groningen te
laten komen om hun eigen dossier in te
zien, kunnen ze vanaf nu binnen de beveiligde selfservice portal van Raet in ieder geval al hun eigen dossier inzien. Men
krijgt de tijd om zelf te controleren of alles
er in zit wat erin moet zitten en of datgene
wat erin zit, klopt. Als die test geslaagd is,
maken we de volgende stap en dat is dat
ook het management de dossiers kan inzien. Dan kunnen we echt profiteren van
deze digitaliseringsstap.’
Voordelen
Het is duidelijk dat bij een organisatie
als VNN die geografisch zo verspreid zit
grote voordelen bij de digitale beschikbaarheid van dergelijke dossiers zijn te
behalen. Speelman: ‘De beschikbaarheid
van de dossiers is uiteraard sterk verbeterd. We hoeven niet meer op onze knieën
voor de kasten te zoeken naar een dossier.
Het is (binnenkort) direct opvraagbaar
en inzichtelijk voor de mensen die er
toegang toe hebben. Ook het bijwerken
van de dossiers met nieuwe documenten,
zoals aanvullende opleidingen, cursussen,
diploma’s etc., gaat een stuk soepeler. De
controle op volledigheid en actualiteit is
nu ‘onder de knop’ en tenslotte is er naast
de tijdwinst (die veel geld scheelt) ook
de ruimtewinst. De fysieke archiefkasten
die we in gebruik hadden, hebben we
niet meer nodig. En die ruimte kunnen
we weer goed gebruiken. Er is kortom,
eenvoudiger toegang, er is een hoger rendement tegen lagere kosten en de transparantie is, met inachtneming van de
gegarandeerde bescherming van de persoonlijke gegevens van de medewerkers,
toegenomen.’
Falkenburg ten slotte: ‘De kwaliteiten
en capaciteit om dit soort projecten intern
uit te voeren, zijn bij VNN niet aanwezig.
We hebben het volste vertrouwen gehad
in Raet met betrekking tot de keuze voor
Karmac en dat vertrouwen is op geen enkel moment beschaamd. Karmac heeft
laten zien daadwerkelijk die deskundige
en betrouwbare partner te zijn die ze claimen te zijn.’
soneels Dossier Online (PDOL), als onderdeel van het Raet HR Online
systeem. Karmac zorgde voor het transport, de digitalisering, het weer
SMARTER DOCUMENT IMAGING WITH KODAK
aanleveren van de digitale bestanden en het inlezen in PDOL.
TRANSFORM DOCUMENTS
INTO BUSINESS INSIGHT
Lastige materie
Speelman: ‘Het ging om duizend dossiers met een gemiddelde inhoud van
zo’n zestig pagina’s, dus dat was een aardige klus en het is ook lastige materie. De
beoordeling van wat wel of niet weg mag
klinkt eenvoudiger dan het in de praktijk
is. Het zijn in bijna alle gevallen gevoelige
documenten, zoals opleidingsgegevens,
functionerings- en beoordelingsgesprekken, dus we moesten uiterste nauwkeurigheid betrachten. We hebben daarom een
voorbeelddossier gemaakt en aan de hand
daarvan zijn we de rest van de dossiers
doorgelopen. Karmac heeft veel ervaring
met zowel automatiseerder Raet als met
het rationeel en praktisch indelen van
dergelijke dossiers. Zij werden mede op
advies van Raet daarom onze scanpartner
voor dit project. Na het doorlopen van
alle dossiers kwamen we op ongeveer
zo’n 70% gerubriceerde documenten. De
overige 30% viel niet goed in te delen en
die hebben we vervolgens in een back-up
archief vastgelegd, omdat we ze ook (nog)
niet weg wilden gooien. Dat lijkt heel veel
die 30%, maar alle belangrijke documenten waren ruimschoots binnen die 70%
gerangschikt.’
Kodak’s portfolio of solutions empowers organizations
of all sizes to transform paper and electronic documents
into business insight. Award-winning scanners and
capture software. Industry-leading service and support.
A growing array of professional services. It all adds up to
having the solutions that make your insight take flight.
Make a change for the better. Kodak.com/go/DI
SCANNERS
SOFTWARE
SOLUTIONS
SERVICE & SUPPORT
PROFESSIONAL SERVICES
Discussies
Karmac heeft vervolgens alles gedigitaliseerd. De eigen documentherkenningssoftware van Karmac en de deskundigheid en ervaring van de mensen daar
zorgden ervoor dat we binnen enkele
dagen al de eerste digitale werkversie van
de dossiers terug kregen. We hebben dus
nooit lang helemaal zonder hoeven te zitten. Toen de hele klus was gedaan zijn de
‘officiële’ bestanden ingelezen in het Raet
Online HR systeem. Falkenburg: ‘Overi-
YELLOW CHANGES EVERYTHING
40_12_portfolio-ad-EN-136x177-karmac.indd 1
© Kodak, 2012. Kodak is a trademark. DoldeMedien_40_12
Pascal Falkenburg, HR Assistent en
Ronald Speelman, Functioneel Applicatiebeheerder hebben zich binnen VNN
met deze efficiencyslag bezig gehouden.
Falkenburg: ‘De aanleiding voor het project was eigenlijk ‘het voortschrijdend
inzicht’, het uitbreidende gebruik van het
Raet HR systeem en de wens om uiteindelijk verder door te groeien met een selfservice omgeving, ook voor salarisstroken
en dergelijke. Daarvoor moet informatie
dus digitaal beschikbaar zijn, ook de papieren documenten.’ En er was nogal wat
papier. Zeker met betrekking tot het eigen
personeel. Duizend medewerkers zijn
evenzoveel dossiers, plus nog een aantal
‘slapende’ dossiers van de uit dienst getreden personeelsleden die nog een tijdje op
papier bewaard blijven. Dat faseert vanzelf uit. Voordat de actieve dossiers gedigitaliseerd konden worden, moesten we
er eerst flink de handen doorheen halen.
Letterlijk in dit geval.’
29.10.12 13:56
WWW.KARMAC.NL
6
WWW.KARMAC.NL
Wetenschap gediend bij
digitalisering van microfilms
De Universiteitsbibliotheek van de Universiteit Utrecht herbergt een aantal bijzondere collecties boeken. Die
vertegenwoordigen daarom niet alleen een grote waarde in historisch opzicht, maar zijn ook bijzonder waardevol om als kennisdragers verder te bewaren en te delen met anderen. In het kader van Metamorfoze, het grote
landelijke digitaliseringsproject onder leiding van de Koninklijke Bibliotheek, zijn meerdere collecties in een
eerdere fase al op microfilm vastgelegd. Nu, met behulp van partner Karmac is een belangrijk deel van die films
gedigitaliseerd, waarmee de informatie sneller en makkelijker voor grote(re) groepen bereikbaar is gekomen.
(Fotografie: Janneke Schmidt)
Coen van der Stappen
Jan van Kooten Niekerk en zijn collega Coen van der Stappen kijken tevreden
terug op de projecten. Van Kooten Niekerk: ‘We hebben het hier over collecties
die binnen de categorie Behoud Nederlandse Boekproducten (BNB) vallen. De
eerste groep boeken daaruit heeft betrek-
waren het in een aantal gevallen. Nu zijn
microfilms of -fiches voor de gebruikers
niet de meest gebruiksvriendelijke opties
om informatie op te zoeken en te raadplegen. Die willen tegenwoordig alles digitaal. De logische vervolgstap was dus om
die films en fiches te gaan digitaliseren en
het Metamorfoze-project maakte die stap
financieel ook (mede) mogelijk.’
Echter, het digitaliseren van de films
en fiches oogt wellicht niet als het meest
complexe klusje, het was wel van het
grootste belang dat alle informatie over
en weer correct naar elkaar verwees. Van
Kooten Niekerk: ‘Dus zowel het originele
boek, de films/fiches en de digitale versie
moesten naadloos op elkaar aansluiten.
Als je van plan bent om het origineel
‘op te bergen voor de (voorlopige) eeuwigheid’ dan moet het natuurlijk niet zo
zijn dat ergens informatie niet klopt, ontbreekt of niet goed wordt verwezen. Het
vervangende exemplaar, dus de digitale
versie, of desnoods de microfiche of -film,
moest 100% gedekt zijn, want dat wordt
het origineel voor de lange termijn. De
verfilming en later de digitalisering werden om die reden aan heel strenge technische eisen onderworpen. Een aanvullende strakke inregeling van en controle
De 20e eeuw noemen wij om
die reden al de verloren eeuw
king op de periode 1870-1900 (BNB1).
Die zijn op microfilm vastgelegd en vervolgens vanwege de grote kwetsbaarheid
zuurvrij verpakt en als origineel niet meer
raadpleegbaar. Meerdere bibliotheken
hebben deze specifieke problematiek op
deze manier aangepakt.’
Films niet gebruiksvriendelijk
En zo werden meerdere collecties
vastgelegd op microfilm, onder meer
de BNB2-collectie van 1900-1909. Ook
de collectie “Het zieke dier” met daarin
opgenomen bijzondere boeken- en tijdschriftencollecties van de faculteit Diergeneeskunde, vormde de derde informatieverzameling die breder beschikbaar
zou moeten worden gemaakt. Van der
Stappen: ‘Met het verfilmen waren we in
ieder geval al in staat de originelen te beschermen en toch alle informatie breder
beschikbaar te stellen via de microfilms.
Of eigenlijk van de microfiches, want dat
krant
op het gehele digitaliseringsproces en h et
resultaat waren het gevolg.’
‘Preferred supplier’
De Universiteitsbibliotheek had al
eerdere ervaringen met Karmac als partner, onder meer met de verfilming van
de collecties. En aangezien Karmac voor
wat betreft digitalisering ook de status
van ‘preferred supplier’ heeft voor het
Metamorfoze-project en daarvan afgeleide projecten, lag een voortzetting van
de samenwerking voor de hand.
Karmac heeft voor de Bibliotheek in
het kader van dit Metamorfoze-project
461 microfilms gedigitaliseerd. Op die
films staan een kleine 4.600 boeken, met
meer dan 1.000.000 pagina’s. Daarna zijn
alle gedigitaliseerde pagina’s gecropt (het
verwijderen van overbodige wit- of zwartranden die ontstaan na het scannen),
gesplitst, ingedeeld in boeken en ontsluitbaar gemaakt via OCR-herkenning en
weer bij de Universiteitsbibliotheek opgeleverd als HTML- en PDF-bestanden.
Ook de scans en de platte txt.files zijn
aangeleverd als ‘backup’. Dit project is in
ongeveer zes maanden opgeleverd.
Online beperkt beschikbaar
Na het digitaliseren is de collectie
BNB1 (tot 1900) ook online beschikbaar
gesteld. Van der Stappen: ‘Dat kon met
die collectie wel, omdat na een bepaalde
periode eventuele auteursrechten komen
te vervallen, dan wel redelijkerwijs niet
meer zijn te achterhalen. De periode die
daarvoor geldt is 70 jaar na de dood van
de auteur. Als ‘uitgevende’ organisatie die
de informatie aanbiedt, moet je dat als bibliotheek zelf bijhouden en bepalen of je
(Fotografie: Janneke Schmidt)
Jan van Kooten Niekerk
informatieverzamelingen op een bepaald
moment rechtenvrij (online) kunt publiceren. De andere collecties kunnen we
voorlopig alleen nog beschikbaar stellen
‘achter de digitale deur’ van de Universiteit. De controle daarop is vrij streng:
alleen door middel van de aangemelde
IP-adressen van de medewerkers en studenten kunnen bepaalde collecties op die
manier worden geraadpleegd.’
Als het aan Van Kooten Niekerk en
Van der Stappen ligt zouden veel meer
collecties op deze manier worden gedigitaliseerd en beschikbaar gesteld. Echter, het Metamorfoze-geld raakt op. Van
Kooten Niekerk: ‘Er is altijd een afweging
tussen de kosten en de baten. De baten
zijn in dit geval bijna puur wetenschappelijk en kwalitatief. Eigenlijk niet in geld
uit te drukken. Heel veel in boeken vastgelegde informatie, zeker die in de periode 1850-1950, is echter uiterst kwetsbaar
vanwege de zuurgraad van het papier. De
20e eeuw noemen wij om die reden al de
verloren eeuw. Door digitalisering zou je
daarvan voor de lange termijn nog veel
kunnen redden. Dat kost echter geld en
dat geld is er bijna niet meer. Met de huidige bezuinigingen zit een uitbreiding van
het budget er al helemaal niet in. Het blijft
dus altijd een kwestie van keuzes maken.
Keuzes waar wij niet veel invloed op hebben. We zijn allang blij dat we hebben
kunnen doen wat we nu hebben gedaan.
Samen met Karmac hebben we door dit
project in ieder geval weer een deel wetenschappelijk belangrijke informatie
kunnen behouden.’
7
krant
Gemeente Haaren:
Orde en ruimte
met digitale dossiers
De aanstaande inwerkingtreding van de Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD) heeft voor veel gemeenten een extra dimensie: de informatie die nodig
is voor die RUD’s moet beschikbaar komen. En als alles op papier staat, is dat nog knap lastig. De Brabantse gemeente Haaren heeft ‘voor eigen gewin’
én voor die op handen zijnde regionalisering van (onder meer) de milieubedrijven de ongeveer 900 actieve milieudossiers en aanhangende informatie
gedigitaliseerd. Daarmee heeft de beschikbaarheid en inzichtelijkheid een grote kwaliteitsslag gemaakt. Intern zijn alle dossiers – na opschoning - nu
beschikbaar in het Decos zaaksysteem en voor de nabije toekomst kan die informatie ook digitaal voor de RUD beschikbaar worden gesteld. Karmac
was de partner die voor díe uitvoering zorgde.
(Fotografie: Bart van Overbeeke)
Haaren is een fusiegemeente en naast
een heleboel voordelen heeft dat soms
ook wel wat voetangels en klemmen. Onder meer de samenvoeging van allerlei
onderliggende informatie-infrastructuren is een lastige zaak. Terence van Gestel,
projectmanager: ‘Onze gemeente is ontstaan uit een gemeentelijke herindeling
in 1996 uit de gemeenten Haaren, Esch
en Helvoirt. In 1997 is daar Biezenmortel
nog bijgekomen. Elk dorp kent zijn eigen
verleden en heeft ook dat (deels) vastgelegd. Op het gebied van de milieudossiers,
als onderdeel van de omgevingsvergunningen, kwamen we tot de conclusie dat
die mede door de samenvoeging van genoemde gemeenten vervuild, niet (goed)
geordend en nogal ongestructureerd waren. Bovendien was er een achterstand in
de verwerking en archivering. Om beter
inzicht te creëren zowel voor de eigen
medewerkers als voor die Regionale Uitvoerings Diensten straks moest er wat
gebeuren.’
Opschonen door externe kracht
‘Eerst moesten de dossiers worden
opgeschoond en daarna volgens een dui-
delijke opdracht worden gedigitaliseerd.
Interne digitale beschikbaarheid volgens
eenvoudige ontsluitingscriteria en ingebed in het zaaksysteem van Decos waren
daarvoor de belangrijkste criteria. De
opschoning en standaardisering zijn wel
hier in huis gedaan, echter niet door onze
mensen, maar door Koen Wildebeest van
Karmac. Dienstverlener Karmac uit Lelystad was namelijk de partner waar we na
van deze dossiers was het feit dat het om
actieve dossiers ging. Ze konden dus elke
dag worden opgevraagd. Dat betekende
dat bij Karmac, op het moment dat dat
aan de orde was, een dossier met voorrang moest worden gedigitaliseerd en beschikbaar komen. Dergelijke milieudossiers omvatten behalve de rechtgevende
documenten over vergunningverlening
en de randvoorwaarden daarvoor, ook
Het lastige bij de digitalisering
van deze dossiers was het feit
dat het om actieve dossiers ging
een uitgebreid offertetraject het beste gevoel bij kregen. Het zelf opschonen vonden we geen optie, daarvoor hadden we
eenvoudig niet de expertise en mensen
beschikbaar. Haaren is een kleinere gemeente met beperkte middelen en mensen (92 fte voor 14.000 inwoners). Na het
opstellen van een plan van aanpak werd
de zaak door Karmac echter voortvarend
uitgevoerd. Het lastige bij de digitalisering
de handvatten voor handhaving. En voor
de betrokkenen betekent zo’n dossier dus
geld, rechtmatigheid, zekerheid. Het kan
voor alle betrokken partijen tot grote problemen leiden als die documentatie niet
op orde of niet tijdig beschikbaar is.’
Lastig project
Het was al met al toch wel een lastig project. Van Gestel: ‘Vooral omdat je
niet iedereen er op elk moment bij kunt
halen, wat soms wel nodig is. Er was
bovendien een grote tijdsdruk met een
harde deadline om in september te starten en in december op te leveren, zodat
met ingang van het nieuwe jaar alles digitaal beschikbaar zou zijn. Dat is echter
heel goed gelukt. De dossiers zijn keurig
op tijd digitaal aangeleverd en ingelezen
in het Decos zaaksysteem, waar ze als onderdeel van de omgevingsvergunningen
kunnen worden ingezien. Daardoor is al
die informatie uit de papieren milieudossiers nu direct digitaal beschikbaar voor
de mensen die ermee moeten werken. En
dat zijn uiteindelijk ook de mensen bij de
RUD’s, die voor de daarin ‘verzamelde’
gemeenten een aantal uitvoerende taken
gaan doen. Dit scheelt veel tijd, geld en
energie voor alle betrokkenen. In totaal
zijn nu zo’n kleine 1200 milieudossiers
gedigitaliseerd, die betrekking hebben
op ruim 600 adressen. Na de ordening en
opschoning ging het toch nog om zo’n 30
meter archief.’ De papieren exemplaren
worden nog opgeslagen, totdat in het kader van substitutie afscheid kan worden
genomen van de papierberg.
V.l.n.r.: Terence van Gestel,
en de medewerkers Bernie van den Aker
en Joke Dragtsma
Alert op details
Van Gestel zou bij een volgend project zeker weer gebruik maken van Karmac’s diensten en expertise. Hij zou echter ook zelf meer alert zijn op details in
een dergelijk project. ‘Daarmee bedoel ik
dat we hebben gemerkt dat bijvoorbeeld
het criterium ‘goed leesbaar’ voor interpretatie vatbaar is. En ga je in kleur scannen of in zwart/wit? En zo zijn er nog wat
dingen die je bij een volgende sessie net
iets langer doorspreekt met elkaar om discussies tijdens het traject te voorkomen.
Dit project is heel goed geslaagd. We zijn
heel positief over het resultaat en het opgeleverde project. En alles binnen de afgesproken termijn en beschikbare budget.
Dat gebeurt ook wel eens anders….’
Goede vooruitzichten dus. De RUD’s
zijn volgens velen nodig dus zullen die
voor nog meer digitaliseringsslagen zorgen. Niet alleen bij Haaren…
WWW.KARMAC.NL
8
WWW.KARMAC.NL
Gors: Mensgerichte ondersteuning
(mede) gefaciliteerd door digitalisering
Zorginstelling Gors in Zeeland heeft onlangs een flinke stap gezet naar
plaats- en tijdonafhankelijk werken. De digitalisering van de personeelsdossiers en het beschikbaar stellen ervan in de Raet HR Online module
PDOL (Personeels Dossier Online) heeft de instelling een stuk onafhankelijker gemaakt van papier. Karmac heeft ervoor gezorgd dat de transitie van papier naar digitaal moeiteloos is verlopen.
In het Zeeuwse Goes staat het hoofdkantoor van Gors, een zorginstelling
specifiek voor mensen met een (functie)
beperking. Met ongeveer 750 medewerkers, verspreid over zo’n vijftig locaties
in heel Zeeland, probeert Gors dagelijks
voor haar 900 cliënten maximale zorg te
verlenen, afgestemd op hun persoonlijke
mogelijkheden, ambities en wensen. Ook
Gors zelf heeft ambities: zoveel mogelijk
tijd en aandacht besteden aan haar cliënten. Inge Umbgrove, Hoofd P&O bij
Gors: ‘Dat betekent continu proberen met
zoveel mogelijk digitaal werken de administratieve druk in toom te houden. Met
de digitalisering van deze 750 personeelsdossiers, ongeveer 25.000 documenten,
hebben we weer een grote stap vooruit
gezet naar meer plaats- en tijdonafhankelijk werken.’
‘Binnen Gors zijn de managers van
die 50 locaties veel onderweg, bij klanten,
op andere vestigingen en zo meer. Op het
moment dat de manager inzage wenste in
een dossier moest de manager hier naar
Goes komen. Veel reisbewegingen en tijdverlies dus. We maakten eerder al gebruik
van Beaufort, het Personeels Informatie
Systeem van Raet en de Verzuimmanager
van Raet. Daarmee kregen we als management meer grip op de processen rondom
onze mensen en de organisatie. Dan is het
voor de hand liggend dat je ook je eigen
personeelsdossiers digitaal beschikbaar
wilt hebben. De druk van de opgelegde
bezuinigingen in de zorg in het algemeen
maakte vervolgens de behoefte aan een
meer efficiënte werkwijze rond die dossiers noodzakelijk. De personeelsdossiers
moesten daarvoor in ieder geval digitaal
beschikbaar komen.’
Gedreven en deskundig
Via automatiseringspartner Raet
kwam Umbgrove bij Karmac, de digitaliseringsspecialist uit Lelystad en partner
van Raet. De professionaliteit en gedrevenheid van de mensen bij Karmac spra-
ontsluitingscriteria voor personeelsdossiers (NAW-gegevens, personeelsnummer, geboortedatum, BSN-nummer etc.)
aan elk soort document bewaartermijnen
gekoppeld. Daarmee houden we niet alleen grip op het bewaren, maar ook op
PDOL van het Raet HR Online systeem
ingelezen en zijn nu digitaal beschikbaar.
Eerst worden nu de documenten die in de
dossiers zitten, nog wat nauwkeuriger per
tab ingedeeld en op documentniveau benoemd, om het terugzoeken nog wat een-
Daarmee kregen we als management meer grip op
de processen rondom onze mensen en de organisatie
ken aan. Umbgrove: ‘De daarop volgende
offerte gaf direct aan dat ze bij Karmac
nadenken voordat ze iets in een offerte
zetten. Ze zijn hier ter plaatse komen kijken, hebben vragen gesteld, nagedacht
met onze mensen over de indeling van
de dossiers, de aanpak en daaruit kwam
vervolgens een goed doordacht en realistisch plan voort. Er was wat achterstallig onderhoud en Karmac dacht meteen
mee over hoe dat op te lossen. Er werd
een plan opgezet over de inrichting van
de (digitale) dossiers en vervolgens is
het hier in Goes opgeschoond. Eenmaal
opgeschoond werden de dossiers opgehaald door Karmac en in Lelystad gedigitaliseerd. Naast dat de inrichting van
de dossiers nu beter werkzaam is, gelden voor de diverse soorten documenten verschillende bewaartermijnen. Bij
de digitalisering zijn, naast de gangbare
het tijdig verwijderen van documenten.
De digitale bestanden zijn vervolgens in
voudiger te maken. Dat doen we echter
zelf, omdat dat meer inhoudelijke kennis
vereist over Gors, onze werkwijze en onze
mensen. Straks is alles digitaal of online
beschikbaar voor het management, P&O
en uiteraard voor de medewerkers zelf via
het beveiligde, online selfservice portaal.’
Grote voordelen
Umbgrove heeft de investering puur
voor de efficiencywinst gedaan. ‘Door het
feit dat we zo geografisch verspreid zitten,
levert een digitalisering van personeelsdossiers in dit geval veel tijdwinst en dus
besparingen op. Het zijn soms nogal omvangrijke dossiers, met veel informatie,
vertrouwelijk en gevoelig, dus als je dat op
deze manier snel, veilig en vertrouwd digitaal beschikbaar krijgt, valt daarmee een
hele zorg weg. Die tijd en aandacht besteden we uiteraard liever aan onze cliënten.’
Omgevingsdossiers vóór digitalisering
optimaliseren geeft hoger rendement
RUD’s zijn Regionale Uitvoerings Diensten, in het leven geroepen om
het voor overheden met name wat makkelijker te maken door bundeling
van capaciteit en expertise. Bedoeld ook om een kwaliteitsslag te maken in de uitvoering van een aantal wettelijke taken op het gebied van
bouwen, veiligheid en milieu. Dan is het noodzakelijk dat de informatie
op basis waarvan de RUD de haar opgelegde taken moet uitvoeren, optimaal, actueel, snel en op de juiste plek beschikbaar is. ‘Digitalisering
gitaliseren, dan zou het heel goed zijn als
inhoudelijk specialisten van Oranjewoud
die dossiers beoordelen. En omgekeerd
werkt het natuurlijk ook zo. Als de mensen van Oranjewoud de behoefte voelen
bij hun opdrachtgevers om dossiers te
de verantwoordelijke overheden echter
sterk onder druk en prioriteiten liggen
regelmatig bij andere nog dringender
zaken. Ophoff: ‘Er wordt in veel gevallen grote druk uitgeoefend op de aanwezige capaciteit en kennis. Je hoeft echter
Er wordt in veel gevallen grote
druk uitgeoefend op de
aanwezige capaciteit en kennis
moet, maar voorafgaand aan die digitalisering ligt een prachtige kans
om een inhoudelijke kwaliteitsslag te maken met de dossiers’, ziet Johan
Ophoff, projectmanager Vergunningen & Procedures bij Oranjewoud.
‘Samen met Karmac denken we een
grote rol te kunnen spelen in het optimaliseren, digitaliseren en makkelijk ontsluiten van deze belangrijke dossiers’, aldus
Ophoff. ‘Als centrale overheid is het een
goed plan om RUD’s of Omgevingsdiensten in het leven te roepen, die op regionaal niveau een aantal belangrijke taken
op zich gaan nemen. Dan is digitalisering
een mooie kans en is het verstandig om
vóór het digitaliseren die dossiers ook
meteen inhoudelijk te beoordelen. Ze
gaan dan immers toch al door je handen?’
Specialisten nodig
‘Heel pragmatisch: als bijvoorbeeld
een lokale overheid besluit om dossiers
krant
te digitaliseren is het wel zo praktisch om
meteen een inhoudelijk deskundige zo’n
dossier te laten beoordelen. Maak je daarna de slag naar digitale beschikbaarheid
dan heb je direct een hogere kwaliteit en
dus meer rendement van die digitaal beschikbare informatie. Aan die kwaliteitsslag komen veel overheden zelf niet toe,
dus dat biedt een mooie kans voor een gezamenlijke propositie van specialistische
partijen als Oranjewoud en Karmac.’
Karmac is een specialist als het gaat
om dossierverwerking en -digitalisering
en heeft een sterke en betrouwbare reputatie in de markt opgebouwd. Weet
ook Johan Ophoff. ‘En als Karmac nu die
dossiers toch in handen heeft om ze te di-
digitaliseren, ligt een samenwerking met
Karmac weer voor de hand. Die synergie
geeft voor alle betrokkenen het beste resultaat.’
Serieuze consequenties
Ophoff zegt het niet, omdat hij graag
zijn mensen aan het werk wil hebben. Hij
trekt het zich aan als dergelijke belangrijke dossiers op het moment surprême
net niet (helemaal) voorhanden zijn. ‘Natuurlijk zijn wij een commercieel bedrijf,
maar het gaat hier om dossiers en onderwerpen met serieuze consequenties als
het fout gaat.’ En ook als er niet meteen
een ramp plaatsvindt, hebben deze dossiers serieuze consequenties op en relaties
met bijvoorbeeld bestemmingsplannen,
structuurvisies, plannen in buitengebieden, bebouwingen in de buurt van….etc.
Om daar goed invulling aan te geven heb
je informatie nodig. Bezuinigingen zetten
niet alles zelf te doen. Daarvoor kan een
combinatie van de specifieke kwaliteiten
van Karmac met de inhoudelijke kennis
van Oranjewoud een prachtige oplossing
bieden. Want hoe je het wendt of keert,
er zal iets aan gedaan moeten worden.
De suggestie wordt anders gewekt dat het
veilig is, maar de praktijk wordt dat niemand het eigenlijk zeker weet. Dat is geen
rustige gedachte in zaken rond milieu en
veiligheid.’
Informatie up-to-date
Een eerste vereiste is dat de informatie die nodig is voor controle en handhaving up-to-date is en beschikbaar voor de
mensen die ermee moeten werken. En dat
zijn straks niet alleen die RUD’s en Omgevingsdiensten. Ook voor de overheden
zelf geldt natuurlijk dat ze gebaat zijn bij
goede kwaliteit en brede beschikbaarheid
van de informatie. Er ligt hier dus een
mooie kans om een grote kwaliteitsslag te
maken. Ophoff: ‘We hebben Karmac als
digitaliseringspartner gekozen, omdat zij
hebben bewezen voor kwaliteit te staan.
Kennis van zaken, betrouwbaarheid en
kwaliteit in de uitvoering, dat is ook waar
Oranjewoud voor staat. Ieder staat met
zijn eigen specialisme in de markt, maar
de som der delen is ook hier meer dan het
geheel. Samen kunnen we veel problemen
voorkomen en je weet: voorkomen...’
9
krant
Karmac neemt vier bibliotheekvestigingen gemeente Waterland over:
Behoud leefbaarheid van
de kern overeind
Er is geen ontkomen aan: veel gemeenten moeten na de kaasschaafmethode nu serieuze bezuinigingen doorvoeren. Ook de Noord-Hollandse gemeente Waterland ontkwam daar niet aan. De bibliotheekvoorziening kwam
daardoor onder druk te staan, maar dankzij de overname van de vier vaste vestigingen door Karmac blijft in
ieder geval die basisvoorziening overeind. Verantwoordelijk PvdA-Wethouder Bert Schalkwijk heeft er een goed
gevoel bij. ‘Dankzij die overname door Karmac blijft niet alleen de bibliotheekvoorziening in de basis behouden,
maar ook de leefbaarheid van de kernen is erbij gebaat. En dat vonden we als politiek een erg belangrijk argument
om het op deze manier te doen. Het alternatief zou zijn dat waarschijnlijk alles zou verdwijnen of hooguit iets
kon worden gehandhaafd in één van de kernen.’
Bert Schalkwijk
Keuzes maken
De gemeente Waterland moest keuzes
maken. Schalkwijk: ‘Bezuinigen is nooit
leuk. Elke keuze die je maakt in dat opzicht heeft voor- en tegenstanders, meestal net naar gelang de betrokkenen worden
getroffen of niet. Wij zijn bij het nemen
van maatregelen uitgegaan van waar we
absoluut NIET op wilden bezuinigen.
Dat waren onder meer al die subsidies
voor kleine(re) verenigingsinitiatieven
en dergelijke. We zijn een typische plattelandsgemeente en juist die initiatieven
vormen de samenhang in de gemeenschap. Daarop aansluitend wilden we ook
een bibliotheekvoorziening handhaven,
maar dan wel in een andere, afgeslankte
vorm, die beduidend minder zou kosten.
En natuurlijk waren de betrokkenen het
er niet mee eens en had de oppositie liever gehad dat we andere keuzes zouden
hebben gemaakt. Je moet je echter altijd
afvragen of en in hoeverre iets een specifieke overheidstaak is. Het beschikbaar
hebben van een goede uitleenservice van
boeken, kan volgens ons best anders worden georganiseerd. Zolang de basis van
die bibliotheekvoorziening maar overeind blijft, want dat vonden we belangrijk.
Er waren kortweg drie alternatieven: alles
opdoeken, maar dat was uiteraard geen
serieuze optie; met behulp van bibliobus-
sen een bepaalde voorziening handhaven,
zoals ook wel bij andere gemeenten gebeurt of, als laatste, de vaste vestigingen
handhaven maar door een ander laten ‘exploiteren’. Omdat Waterland zo uitgebreid
is, vormde de bibliobus als alternatief niet
de beste optie. Bovendien werkten we
met vier vestigingen verspreid over de
kernen van de gemeente. En bijvoorbeeld
in Marken en Broek in Waterland is de
bibliotheek gevestigd in het Dorpshuis.
Op het moment dat die zou wegvallen als
huurder, met de aanloop van de bibliotheek niet meer in het Dorpshuis, kwam
daarmee diens voortbestaan onder druk.
Vervolgens zijn we de zaak anders gaan
benaderen: we hebben een vastomlijnd
budget en wie kan ons daarvoor de gewenste diensten leveren?’
dat de vestigingen overeind bleven in
verband met de eigenheid en leefbaarheid van de kernen. Daarnaast wilden we
graag een aanbod van boeken dat aansluit
op de doelgroepen. Dat betekent vooral
voor jeugd, ouderen en bijzondere boeken voor bijzondere doelgroepen, zoals
ik al aangaf. Karmac kon daarin echter
allemaal voorzien, binnen het budget en
zonder de abonnementsprijzen voor de
Karmac snel gevonden
leden te verhogen. Nu zijn we met elkaar
in gesprek over bijvoorbeeld de overname
van de bestaande collectie van de bibliotheek, de mensen die er werken en om
iets af te spreken over het aanbod van
kranten en tijdschriften. Die vormen voor
veel mensen namelijk een mooie aanleiding om naar de bibliotheek te gaan. Daar
ontmoeten ze dan weer andere mensen en
blijven ze betrokken bij de gemeenschap.
Want laten we eerlijk zijn: de doelgroep
Dat werd een korte zoektocht. Karmac kwam direct boven drijven en de
eerste gesprekken wezen snel uit dat het
bedrijf uit Lelystad bereid was om de
bibliotheekservice als basisvoorziening
op zich te nemen. Natuurlijk werden
er namens Waterland wel aanvullende
eisen gesteld, ook al was het een soort
van ‘dienst-voor-budget’ overeenkomst.
Schalkwijk: ‘We wilden allereerst dus
van de bibliotheek bestaat voor een belangrijk deel uit de mensen die niet of nog
niet mobiel of draagkrachtig genoeg zijn
om gebruik te maken van de alternatieven, zoals het kopen van boeken of multimedia-uitgaven via webshops, in andere
grote kernen etc. Let wel: die doelgroepen
zijn heel belangrijk voor ons. En dat is
precies de reden waarom we met Karmac
in zee zijn gegaan voor de komende vijf
Zolang de basis van die
bibliotheekvoorziening maar
overeind blijft, want dat
vinden we belangrijk
jaar. Voor die periode is de basisvoorziening van de bibliotheek op de bestaande
vestigingen in ieder geval gewaarborgd.
Waterland is de eerste in Nederland om
op deze manier een gemeentelijke bibliotheekvoorziening overeind te houden en
we hebben er zo ongeveer alle landelijke
media mee gehaald, maar ik ben overtuigd van de juistheid van die beslissing.
En ik weet zeker dat er meer gemeenten
gaan volgen.’
Sjaan Tersteeg lyrisch
over service Bibliobus
Als een van de ‘veteranen’ onder
de abonnees van de diverse Karmac
Bibliobussen zweert mevrouw Sjaan
Tersteeg (92 jaar!) bij de Bibliobus
die periodiek langskomt in Oud Ade
(onder de rook van Leiden). ‘Ik ben
een fervent lezer van streekverhalen.
Ik vind televisie in de regel maar niks.
Behalve wat leuke spelletjes heb je alleen maar ellende. Dus ga ik lezen.
Ook in de avonden. Voor die avonden
gebruik ik dan de boeken met grotere letters die de Karmac Bibliobus
aanbiedt en voor overdag de ‘gewone’
boeken. In de afgelopen vier jaar heb ik
zo naar schatting zo’n 500 boeken geleend
bij de Karmac Bibliobus. Omdat ik al
een dagje ouder word, ben ik niet altijd
meer in staat zelf naar de bus te komen.
Naast dat dan een van de buurtjes boeken
voor me gaat halen bij de Bibliobus op de
standplaats in Oud Ade, komt het ook
regelmatig voor dat de chauffeur van de
bus gewoon bij mij aan huis komt. In zijn
eigen pauze nota bene! Dan hoef ik alleen
maar het pad achter het huis af te lopen.
Dat vind ik toch wel een geweldige service. Dat hoeft hij helemaal niet te doen,
maar het zegt wel iets over de betrokkenheid van de Karmac-medewerkers. Hij is
tenslotte geen koerier en hij heeft een tijdschema, maar ik heb inmiddels begrepen
dat hij het voor meer ouderen hier doet.
Zo’n man is toch een kanjer? Voor mij
zou het een ramp zijn als de Bibliobus er
niet meer zou zijn. Dan ben ik helemaal
afhankelijk van anderen die eens een keer
wat voor mij willen meenemen bij een bibliotheek. Op deze manier heb ik het toch
nog een beetje zelf in de hand. Geweldig.
Voor mij is de Karmac Bibliobus, en zeker
deze chauffeur, een verrijking.’
“Het is ook altijd gezellig om bij de bibliobus even bij te praten met buurtgenoten.”
V.l.n.r: Mw. Kleinburink, Tiny Werf en Sjaan Tersteeg
WWW.KARMAC.NL
10
WWW.KARMAC.NL
Imaging specialist Kodak
ontwikkelt (zich) verder met
software oplossingen
Het is geen geheim dat Kodak Document Imaging een ijzersterke positie als scannerfabrikant en -leverancier in de
(Nederlandse en internationale) markt heeft. Niet voor niets werkt Karmac graag met deze specialist. De jarenlange
samenwerking getuigt van een wederzijds vertrouwen in elkaars capaciteiten en de hoge kwaliteit product of dienst.
Kodak gaat zich de komende periode, naast de ontwikkeling van nieuwe modellen geavanceerde scanners, meer
richten op de software-oplossingen die bij die scanners en hun gebruikers horen. Wilbert van de Weijer, Cluster
Manager Western & Southern Europe: ‘Onze partners, en uiteindelijk dus de gebruikers, vragen om aansluiting bij
hun belangrijkste applicaties en ICT-omgevingen, dus het is alleen maar logisch dat wij daar op inspelen.’
met deze Kodak i2900 scanner hoeft dat
niet meer’, aldus Van de Weijer enthousiast. ‘Een mooi voorbeeld van hoe we
inspelen op de praktische toepasbaarheid
van onze scanners.’
Business to business:
specifieke software
Wilbert van de Weijer
lunch learn
Natuurlijk blijft Kodak innovaties op
scanner- en scangebied brengen. Zoals
het nieuwste model voor het laagvolume
productie scanner segment, waarbij een
ingebouwde flatbed unit bij een doorvoerscanner het onderscheidend vermogen in gebruik brengt. ‘Heel handig voor
(Fotografie: Janneke Schmidt)
specifieke gebruikers, zoals overheden,
die bijvoorbeeld even snel een paspoort of
andere boekjesachtige documenten moeten scannen. Die komen daar wel regelmatig voor, maar niet voortdurend. Dan
zou je kunnen gaan twijfelen over wat
voor soort scanner je moet nemen, maar
Maar daarbij blijf het niet. Kodak Document Imaging boert goed, in tegenstelling tot de consumententak die regelmatig
anders in het nieuws komt. Zo niet in deze
markt. Van de Weijer. ‘In de business-tobusiness markt staat het merk Kodak met
het brede scanner portfolio en de geavanceerde capturing software als een huis en
doen we goede zaken. We leveren aan
professionals, zoals Karmac, die zware
klussen doen voor derden, maar ook (indirect) aan bedrijven die zelf het scanwerk
in allerlei opdrachtvormen voor eigen
rekening nemen. Door de goede contacten met de partners merkten we dat behoefte bestaat aan aansluitende software
bij de scanners. Software die het mogelijk
maakt het apparaat direct te integreren
in de toepassingsomgeving van de klant,
bijvoorbeeld een SharePoint-omgeving.
De Kodak Info Activate Software is de
eerste software die we zo als ‘verticale
toepassing’ lanceren. Daarmee kunnen
SharePoint-gebruikers snel informatie
vanaf papier scannen en via een geavanceerde workflow gebruiksklaar direct in
de SharePoint-applicaties opnemen. Dat
scheelt veel extra handelingen die je anders op kantoor had moeten doen. En de
SharePoint-markt is een enorm grote en
nog steeds groeiende markt gebruikers.’
Solutions Software
Andere dergelijke verticale toepassingen die snel gaan komen liggen op het gebied van Invoicing (factuurverwerking),
workflow (werkprocesondersteuning) en
digitale archivering. Ook SaaS (Software
as a Service)- en Wifi-varianten komen
er binnenkort aan. Van de Weijer: ‘We
gaan dus niet meer alleen focussen op de
scanners en de directe capturing software
die daarbij hoort, maar ook richting Solutions Software. Aansluitende software
die erop is gericht om onze scanners en
wat gebruikers daarmee doen in hun
uitnodiging
Karmac organiseert met regelmaat lunch & learn
bijeenkomsten over actuele onderwerpen en vraagstukken. De sessies hebben als doel om leerzaam en
nuttig te zijn, en dus niet bedoeld voor de directe
verkoop van diensten of producten. Enkele voorbeelden van lunch & learn bijeenkomsten die Karmac
organiseert zijn:
• e-HRM: digitale personeelsdossiers;
• Uw burgerzaken digitaal;
• Uw sociale zaken archieven digitaliseren;
• Uw factuur- en poststromen digitaal;
• Uw BWT-archieven digitaliseren.
www.karmac.nl
krant
Digitaal Meedoen
Wilt u het hele scanproces van dossiermap tot digitaal
document zien? En bent u zich aan het oriënteren op
de conversie van uw fysieke papierstroom maar wilt
u weten wat dit u oplevert? Schrijft u zich dan snel
in voor een interactieve lunch & learn sessie op de
Documentcampus van Karmac in Lelystad.
Veel gerenommeerde commerciële organisaties, (semi)
overheidsorganisaties en financiële instellingen zijn u
reeds voorgegaan. Tot onze referenties horen onder
andere: RTL Nederland, Tata Steel, KPN Telecom,
Ministerie van VROM, Unica, Hogeschool Utrecht,
SNS Reaal, ABN AMRO Bank, KPMG, Volvo en Hogeschool Arnhem en Nijmegen.
T 0320 - 28 69 59, [email protected]
Nieuwsgierig geworden?
Schrijf u dan vandaag nog in voor
de eerstvolgende exclusieve gratis
lunchbijeenkomst. Scan de QR-code
met uw mobiel of ga naar
www.karmac.nl/lunchenlearn.aspx
en schrijf u in!
karmac
Facilitair
werkomgeving nog meer op elkaar te
laten aansluiten. We worden echt geen
softwareleverancier, het gaat puur om de
communicatie van de scanners en wat
daaruit komt met de achterliggende applicatie of -omgeving.’
Voor de benadering van de markt
trekt Kodak Document Imaging gelijk op
met haar partners. ‘Wat we van hun horen aan ervaringen bij de eindgebruikers
is uiterst waardevol. Daarmee kunnen we
heel gericht de ontwikkelingen aansturen
en de richting aangeven waar we naartoe
willen als Kodak. De markt vraagt van ons
aanpassingen die onze producten nóg beter positioneren. In het midden- en hoogvolume segment zijn we al marktleider, in
het laagvolume en workgroup segment
willen ons marktaandeel nadrukkelijk
verhogen. Daar is de concurrentie een
stuk groter en de Solutions Software die
we nu ontwikkelen maakt dan het onderscheid. Kodak Document Imaging gaat
hiermee een (nog) grote(re) toekomst tegemoet, daarvan ben ik overtuigd’, aldus
Van de Weijer tot slot.
11
krant
Staatsbosbeheer verder met
digitale vastgoeddossiers
Staatsbosbeheer doet veel meer dan bossen beheren…
Ook aan een organisatie als Staatsbosbeheer (SBB), die een veelzijdig pakket aan werkzaamheden en activiteiten
heeft, gaat Het Nieuwe Werken niet voorbij. Marianne Beerens is Teamleider DIV en vervult binnen SBB de rol
van kwartiermaker. ‘Ik probeer steeds naar nieuwe mogelijkheden te zoeken om de organisatie efficiënter en effectiever te kunnen laten omgaan met alle informatie die binnen SBB wordt opgeslagen en beheerd. Het Nieuwe
Werken past heel goed in die gedachtegang, maar daarvoor is het in ieder geval nodig dat informatie digitaal
beschikbaar komt. Afgelopen jaar is een voor ons heel belangrijke stap gezet: met behulp van Karmac is 550
meter papieren archief aan vastgoeddossiers gedigitaliseerd en beschikbaar voor alle medewerkers die dat nodig
hebben.’
Colofon
De Karmac Krant is een uitgave van de gezamenlijke bedrijven binnen de Karmac Groep
Redactieadres:
Karmac Krant
Pascallaan 72, 8218 NJ Lelystad
Telefoon: 0320 28 69 59,
E-mail: [email protected]
Oplage: 6000
Verschijning: 2x per jaar
Verspreiding: controlled circulation onder
relaties van de Karmac Groep
Uitgever:
Drs. Meine Breemhaar
Hoofdredacteur:
Ir. Richard Beers
Redactiecoördinatie:
TAPAS, Tekstschrijven als Passie
Fotografie:
Janneke Schmidt
Judith Houben
Vormgeving:
Kaijer Vormgeving, Schermerhorn
Drukwerk:
Drukkerij Van der Wekken, Dronten
Externe bijdrage:
John de Waard
Advertentieverkoop
Voor informatie over adverteren in de Karmac
Krant, bel 0320 286959 of mail [email protected]
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd, opgeslagen in een
geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar
gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij
elektronisch, mechanisch, door fotokopieën,
opnamen of enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.
Deze krant is gedrukt op FSC papier.
Beerens: ‘Staatsbosbeheer (SBB) is
een actieve organisatie die veel meer doet
‘dan bossen beheren’, zoals je bij de naam
wellicht zou denken. Natuurlijk spelen zaken als Bos & Houtoogst een belangrijke
rol. Echter, Forten & Linies, Monumenten, Nationale Landschappen en Nationale Parken, Vastgoed, Erfpacht, Klimaat,
Landschap, zijn onderwerpen die veelal
dagelijkse kost zijn voor de ca. 1200 medewerkers. Daarmee gaat veel informatie
gepaard die moet worden opgeslagen,
gestructureerd en beheerd. Dat was de
reden om onze processen en de daaraan
gekoppelde informatie eens nader onder
de loep te nemen. Intern is de wens uitgesproken om plaats- en tijdonafhankelijk te kunnen werken. Nu is informatie
verspreid opgeslagen (op papier) op het
hoofdkantoor in Driebergen en de vier regiokantoren in Amsterdam, Tilburg, Groningen en Deventer. Dat werkt natuurlijk
niet handig. Als die informatie altijd en
overal beschikbaar zou zijn kunnen de
medewerkers efficiënter werken. Nog los
van het feit dat je dan altijd over de juiste
en meest actuele informatie beschikt.’
Die gedachte aan plaats- en tijdonafhankelijk werken wijst meteen naar
digitalisering. Beerens: ‘Dat kun je alleen
realiseren als informatie digitaal beschikbaar is voor de medewerkers. De afdeling
DIV heeft een belangrijke rol gespeeld in
de keuze voor de eerste stappen op weg
naar Het Nieuwe Werken. Daar waar de
informatie uiteindelijk terechtkomt en
wordt beheerd is het initiatief gekomen
om de stap naar digitalisering te zetten en
het werkproces te stroomlijnen. Een stap
naar voren in de organisatie voor ons als
DIV en een stap vooruit voor de hele organisatie.’
Het Nieuwe Werken
Het Nieuwe Werken helpt mee in de
strijd tegen de druk van bezuinigingen,
meer werk, meer verantwoordelijkheden
en de wens om informatie overal en altijd
beschikbaar te hebben, aldus Beerens. ‘De
keuze voor het eerste digitaliseringsproject viel op de vastgoeddossiers. Die zijn
erg belangrijk voor Staatsbosbeheer en
worden veelvuldig gebruikt. En er zijn er
veel: bijna 20.000 dossiers moesten wor-
en uitgezet. De doorlooptijd, de kwaliteit
en de manier van ontsluiten speelden een
belangrijke rol. Onze keuze viel op Karmac. De manier waarop zij het project benaderden maakte indruk. Bij ons bezoek
aan Lelystad werd duidelijk dat we hier
te maken hadden met een professionele
leverancier die weet waarover ze het hebben en die in staat is om complexe dossiers te digitaliseren en te voorzien van
extra informatie die slim (her)gebruikt
kan worden. Voeg daarbij de juiste prijskwaliteitverhouding en de keuze was snel
gemaakt.’
Het Nieuwe Werken helpt mee
in de strijd tegen de druk van
bezuinigingen
den gedigitaliseerd. Daarbij kwam dat
het ook nog lastige dossiers waren qua
samenstelling. In de soms wel oude en
langlopende dossiers zit een enorme variëteit aan documenten, uiteenlopend van
de gangbare A4-documenten, maar ook
kleinere documenten, zoals afschriften,
grotere A1-documenten, zoals de bouwtekeningen. En er zijn ook heel lastige
documenten bij, die vooral vanwege de
ouderdom nog maar moeilijk leesbaar
zijn. Een complexe en lastige klus. Vervolgens zijn we op onderzoek gegaan, om
te zien welke partijen er in de markt zouden zijn om deze digitaliseringsklus voor
ons te doen. Daarvoor is een offertetraject
met een Programma van Eisen opgesteld
Addertje onder het gras
Er zat nog wel een addertje onder
het gras. Beerens: ‘De vastgoeddossiers
worden dermate intensief gebruikt dat
we ze eigenlijk geen dag kunnen missen. De dossiers konden dus geen weken
‘onbereikbaar zijn’. Voor de digitalisering
moesten de papieren dossiers echter worden vervoerd naar Karmac in Lelystad.
We hebben daarom met Karmac afgesproken dat elk dossier dat op een bepaald
moment nodig zou zijn, binnen 24 uur digitaal beschikbaar zou zijn voor de organisatie. Dat is regelmatig voorgekomen en
altijd goed gegaan.’
De dossiers zijn in overleg met Karmac digitaal onderverdeeld in allerlei
subcategorieën en tabs. Beerens: ‘Wij
hebben na de digitalisering de dossiers als
(gecomprimeerde) pdf terug ontvangen.
Binnen de pdf kunnen de medewerkers
door het dossier bladeren en zien ze de
oorspronkelijke ordening terug met behulp van de gescande tabstroken die ook
te zien zijn als bookmarks in de PDF. Per
dossier is het meestal één multipage pdf,
maar het komt voor bij dikkere dossiers
dat meerdere pdf ’s binnen één dossier
worden aangemaakt. We hebben namelijk een maximum aantal pagina’s per pdf
aangehouden, om zo de werkbaarheid te
bevorderen.’ De digitale dossiers zijn voor
de gebruikers toegankelijk via Sharepoint.
Dankzij de meegeleverde metadata kon
Staatsbosbeheer zelf de dossiers eenvoudig in een goed werkbare structuur aanbieden aan de gebruiker.
Snelle doorloop van het proces
Het digitaliseren bij Karmac verliep in een razend tempo en binnen vier
maanden was de klus van offerte tot realisatie afgerond, aldus Beerens. ‘Het
grote voordeel van Karmac is, dat ze hun
zelf ontwikkelde documentherkenningssoftware hebben, die de doorloop van
de documenten in het proces aanzienlijk
versnelt. Heel veel ‘scanning & herkenning’ kan op die manier geautomatiseerd
verlopen, ondanks de veelheid aan documenten, -soorten en -formaten.’
Ook komt
er nog een
DMS
De kwaliteit van de scanning was geënt op ‘digitale beschikbaarheid’. Beerens:
‘Dat betekent dat het niet speciaal volgens
de normen van de Archiefwet hoefde te
gebeuren. De papieren documenten blijven voorlopig ook nog bewaard. Het ging
ons puur om de efficiencyverbetering die
je kunt bereiken in je werkprocessen met
de digitale beschikbaarheid van deze dossiers.’
Aansluitend op deze digitaliseringsslag, die inmiddels is afgerond, vindt de
implementatie van een DMS plaats. Beerens: ‘Daarmee komt een meer centraal
geleide structuur in de manier waarop
wij met onze documenten en informatie
omgaan binnen Staatsbosbeheer.’ Daarna
gaat Staatsbosbeheer weer verder. Verder
op weg naar de volgende informatiecollectie die kan worden gedigitaliseerd…
WWW.KARMAC.NL
12
WWW.KARMAC.NL
Digitale factuurverwerking
grote stap vooruit voor Savills
Peter Sybesma en Wouter Sjerps
Het bedrijf is al meer dan 100 jaar oud, Savills plc, oorspronkelijk begonnen in Engeland, maar met meer dan
500 kantoren wereldwijd verspreid inmiddels een speler van formaat in de vastgoedsector en het vastgoedbeheer.
In deze dynamische wereld, waar alles en iedereen onder druk staan, is het zaak volledig ‘in control’ te zijn. Alles
draait tegenwoordig om ‘faster, cheaper, better’. In samenwerking met Karmac en het Engelse DCS is de Nederlandse vestiging in Amsterdam erin geslaagd alle inkomende facturen – papier of digitaal - sneller, efficiënter en
foutloos te (laten) verwerken. Zij hebben er nu zelf ook geen omkijken meer naar.
Savills doet aan huur en verhuur,
taxaties en aan- en verkoop van vastgoed voor de corporate markt. De vierde
activiteit die het bedrijf uitermate goed
beheerst, betreft het vastgoedbeheer. ‘En
een accurate administratie daarbij is essentieel als het gaat om betrouwbaarheid
en het imago van Savills’, zegt Peter Sybesma. Hij is managing director Property
Management (Vastgoedbeheer) bij Savills
Amsterdam. ‘Je kunt je voorstellen dat in
onze wereld betrouwbaarheid en vertrouwen van de klanten een bijna heilige zaak
is. Voor die klanten, de eigenaren van de
gebouwen die wij voor ze beheren, doen
wij ook de administratie, regelen het
technisch onderhoud enz. Wij regelen alles wat met het beheer van het gebouw te
maken heeft. Derde partijen voeren daarbij deels de werkzaamheden uit. De klant
heeft er geen omkijken naar, hij weet dat
het bij ons in vertrouwde handen is.’
Van handwerk naar digitaal
Uit al die externe diensten en werkzaamheden met betrekking tot het beheer
van de gebouwen rolt een breed scala aan
facturen. Wouter Sjerps, associate director en (mede) verantwoordelijk voor de
implementatie van het gebruikte verwerkingssysteem daarvoor in Nederland:
krant
‘Voor de algemene factuurverwerking
maken we bij Savills gebruik van een speciaal voor ons ontworpen softwareprogramma, ICON (Invoice Control System).
Dat is helemaal op maat gesneden voor
deze wereld en voor Savills in het bijzonder. In het hoofdkantoor in Engeland is
men op een bepaald moment overgestapt
op de digitalisering en gedigitaliseerd
verwerken van alle papieren en digitaal
inkomende facturen. Dat betekent dat
papieren facturen door een scanspecialist
worden gedigitaliseerd en zodanig herkend en geïndexeerd dat deze rechtstreeks
in het ICON-systeem kunnen worden
geïmporteerd. De behoefte om dat hier
in Nederland ook zo aan te pakken werd
steeds groter, naarmate de druk op de administratieve organisatie toenam. Tot die
tijd werden alle inkomende facturen hier
in Amsterdam handmatig ingevoerd. Dat
kost veel tijd en daarmee was toch 2,5 fte
gemoeid, dus echt goedkoop was dat niet.
Je begrijpt dat het daarbij bovendien niet
het leukste werk is, het is niet efficiënt en
het ging ook niet altijd foutloos. Fouten
die dan weer moesten worden hersteld.
Dat moest en kon anders, zoals ze het in
Engeland ook al deden. Via scanpartner
DCS, die eveneens actief is in Europa,
kwamen we in contact met Karmac, één
van hun partners. Een bezoek aan de Document Campus in Lelystad opende bij
mij de ogen. Tot die tijd had ik eigenlijk
geen idee wat ik precies moest verwachten
van een ‘scanpartner’, maar de efficiency
en professionaliteit van de organisatie en
de mensen daar waren indrukwekkend.
Bovendien beschikte Karmac via hun
partner DCS over de noodzakelijke software om de facturen helemaal volgens de
richtlijnen van ICON te herkennen en te
uploaden naar de server in Engeland.’
Foutloos
Sybesma: ‘Nu gaat het misschien niet
om heel veel facturen bij ons, zo’n 15.000
per jaar, maar ze vertegenwoordigen wel
enorme bedragen. En fouten in de verwerking worden niet echt gewaardeerd…
Met het ‘papieren proces’, waarbij we
de facturen zelf nog verwerkten, kwam
het wel eens voor dat een document ergens tijdens het verwerkingstraject zoek
raakte. Dat merkte je pas als er een herinnering kwam. Dat is natuurlijk vervelend voor de leverancier, niet goed voor
je naam en niet goed voor de klant die op
jou vertrouwt om het te regelen. De keuze
om over te gaan naar die digitale verwerking was dus snel gemaakt. Ook ingegeven door de positieve ervaringen die men
ermee in Engeland had. Het moet gewoon
snel en foutloos.’
En die oplossing kwam er door Karmac de inkomende facturen te laten verwerken en vervolgens te uploaden naar
Engeland.
Fysieke en digitale postbus
‘Karmac werkt nu in feite met twee
postbussen voor Savills: een fysieke voor
het papier en een digitale voor de al digitaal aangeleverde facturen. Die laatste
worden dan aangeleverd in PDF formaat
en kunnen ook door Karmac snel worden uitgelezen en verwerkt’, aldus Sjerps:
‘Het papier gaat door de scanners en de
data wordt door de software van Karmac helemaal uitgelezen. Daarmee zijn
alle benodigde gegevens voor de verdere
verwerking bekend, zoals de naam van
de leverancier, exact de juiste tenaamstelling, want het gaat om veel gebouwen en
eigenaren, klantnummer, factuurnum-
woordelijke) manager, kunnen die facturen in het financiële systeem worden geïmporteerd en betaalbaar worden gesteld.’
Alle originele facturen en de digitale versies worden opgeslagen bij respectievelijk Karmac en op de server in Engeland.
‘Compliancy is een belangrijk issue in de
wereld van het vastgoed’, aldus Sybesma,
‘dus we nemen geen risico’s. Dat was de
reden waarom Karmac moest beschikken
over alle denkbare certificaten voor een
absoluut vertrouwde en accurate verwerking alvorens we met ze in zee gingen.’
Webbased
Savills is een bedrijf dat veel op heeft
met digitalisering en digitaal werken.
Behalve de andere ondersteunende softwareapplicaties beschikt ook ICON over
goed doordachte en op de toekomst gerichte functionaliteit. Sybesma: ‘ICON is
een webbased programma dus we kunnen
de klanten ook beveiligd toegang (gaan)
De eff iciency en professionaliteit
van de organisatie en de mensen
daar waren indrukwekkend
mer, bedrag inclusief en exclusief BTW
etc.. Vervolgens worden al die bestanden,
dus de geëxtraheerde data en de PDFscanfiles van de facturen via speciale
uploadsoftware vanuit Lelystad naar een
server in Engeland overgeseind. Van voor
tot achter beveiligd uiteraard. Daar komt
het in het ICON-systeem en na controleslagen door zowel de technisch als de
commercieel verantwoordelijke (resp.
budgetverantwoordelijke en klantverant-
geven tot de facturen die in ICON klaar
staan voor akkoord en verdere verwerking. In de toekomst kunnen onze medewerkers met Tablet PC’s ter plaatse in de
gebouwen controles uitvoeren en daarmee wordt het proces nog efficiënter en
transparanter. Openheid, maar wel veilig
en vertrouwd. Dat is eigenlijk waar het
om draait. Mede dankzij Karmac en deze
digitale factuurverwerking zijn we daarin
weer een stap verder gekomen.’