Transcript Tijdelijke opdracht: Officemanager

Tijdelijke opdracht: Officemanager
(opdrachtnummer:17.002)
Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur (ZZP-er, via bureau of
detachering vanuit een andere organisatie) voor een initiële periode van drie
maanden met een mogelijke verlenging, telkens voor drie maanden tot maximaal
eind 2017. De omvang is maximaal 40 uur per week.
Over KING
Het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten is opgericht in 2009 door de VNG
om gemeenten te ondersteunen bij het verbeteren van hun dienstverlening aan
inwoners en ondernemers, door van elkaar te leren en waar mogelijk hun
werkzaamheden te standaardiseren. KING biedt gemeenten een perspectief op
informatiemanagement en de implementatie daarvan, ondersteunt nieuwe
dienstverleningsconcepten en de beveiliging van informatie. KING volgt voor
gemeenten de trends en ontwikkelingen en denkt na over de gevolgen en
mogelijkheden die ze bieden voor de uitvoeringspraktijk. KING ondersteunt
gemeenten, met informatie, met standaarden, concepten en praktische
ondersteuning. En KING voert grote delen van de Digitale Agenda 2020 van de
VNG uit. KING is een B.V. zonder winstoogmerk met als enig aandeelhouder VNG
Diensten.
Over de Unit Staf & Ondersteuning
De unit Staf & Ondersteuning ondersteunt de KING-organisatie. Dit betreft
secretariële ondersteuning, projectsecretariaat, personeelsbeleid,
kwaliteitsborging, communicatie en financiën. Doelstelling is om de medewerkers
van KING zodanig te ontzorgen dat ze zich optimaal kunnen richten op de
dienstverlening aan gemeenten.
Over het secretariaat en officemanagement
Het secretariaat van KING bestaat uit een officemanager en drie secretaresses
die ondersteuning bieden aan de directeur en 5 unitmanagers.
Naast de secretariële ondersteuning van het management draagt het team zorg
voorraadbeheer kantoorartikelen, reserveren van vergaderruimten en
parkeerplaatsen, bijhouden van digitale postbus, documentbeheer en
archivering. Voor de uitvoering van deze werkzaamheden zal dit jaar een collega
aan het team worden toegevoegd.
Doel van de opdracht
De officemanager verzorgt de dagelijkse aansturing van het secretariaat.
Daarnaast draagt de officemanager zorg voor coördinatie BHV, contractafspraken
externe vergaderfaciliteiten, inkoop kantoorartikelen (en zijn van liaison naar
moederbedrijf VNG voor andere facilitaire ondersteuning en ICT), coördinatie
huisvestingsvraagstukken waarbij de uitvoering plaatsvindt door de VNG of
1
externe partijen, inkoop soft- en hardware buiten de standaard
kantoorautomatisering.
Verantwoordelijkheden en resultaatgebieden









Dagelijkse aansturing van het secretariaat (coördineren werkzaamheden,
coachen en begeleiden van de medewerkers);
Fungeren als achtervang voor de secretaresses;
Voeren van overleggen/afstemmen met de VNG over facilitaire
ondersteuning, ICT en huisvesting;
Coördineren van de BHV (als onderdeel van de BHV-organisatie van de VNG);
Voeren van overleg met directeur en unitmanagers over gewenste en
geboden ondersteuning;
Maken contractafspraken met leveranciers van vergaderlocaties;
Beheer NS Cards;
Ontvangen nieuwe medewerkers op hun eerste werkdag;
Behandelen vragen van het KCC (eerste ingang van KING).
Kennis- en ervaringsvereisten
•
•

•
•
•
•

•
HBO- denk- en werkniveau, blijkend uit opleiding en/of ervaring;
Ruime kennis van en ervaring met het inrichten, aansturen en uitvoeren van
secretariële werkzaamheden;
Kennis van en ervaring met het inrichten en aansturen
Programmaondersteuning is een pré;
Aantoonbaar zeer ruime ervaring in een vergelijkbare functie (tenminste vijf
jaar);
Kennis van en bij voorkeur enige affiniteit met (semi)overheid en gemeenten;
Weet goed om te gaan met politiek gevoelige informatie en voelt zich thuis in
een bestuurlijke omgeving;
Uitgebreide kennis van het complete officepakket;
Basale kennis van ICT en ervaring met het onderhouden van contacten met
systeem- en netwerkbeheerders;
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Houdingaspecten









Klantgericht;
Dienstverlenend;
Resultaatgericht;
Samenwerkingsgericht;
Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk);
Planmatig (Excellente planningscapaciteiten);
Organisatievermogen (vermogen tot organiseren in conflicterende
omstandigheden);
Omgevingsbewust;
Zelfstandig (zelfstandig kunnen vaststellen van prioriteiten en sturing geven
aan de opvolging daarvan).
2
Vergoeding en meer informatie
Het betreft een tijdelijke opdracht voor een periode tot 30 juni met een omvang
van maximaal 40 uur per week (met een mogelijkheid tot verlenging, telkens
voor maximaal drie maanden). De maximale vergoeding is opgenomen in de
uitvraag. Het daar genoemde bedrag is exclusief BTW, inclusief reis- en
verblijfkosten. We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.
Neem voor meer informatie over deze functie contact op middels het tabblad
‘berichten’ in de uitvraag.
Resultaat van de opdracht




Goed draaiend secretariaat;
Goede samenwerking tussen secretariaat en ondersteuning programma’s en
projecten;
Leveren bijdrage aan adequate huisvesting van de organisatie;
Goede relatie tussen secretariaat en ondersteunende diensten van de VNG.
Procedure
Na sluiting van de reactietermijn wordt een selectie gemaakt. In beginsel worden
maximaal drie kandidaten uitgenodigd voor een gesprek op dinsdag 7 maart
tussen 13.00-16.00 uur. Op basis van die gesprekken wordt een of twee
kandidaten geselecteerd voor een tweede gesprek op dinsdag 14 maart tussen
11.00-12.30.
Reageren?
U kunt uw belangstelling uitsluitend kenbaar maken via het DAS waarvan KING
gebruik maakt: http://www.ctmsolution.nl/project/king/.
U kunt uw aanbieding versturen via CTM tot 2 maart 12.00 uur. Indien u binnen
7 werkdagen na sluitingstermijn geen uitnodiging ontvangen heeft voor een
selectiegesprek, kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een
selectiegesprek en niet voor gunning in aanmerking komt. De uitnodiging voor
de selectiegesprekken wordt via CTM verstuurd en het is de verantwoordelijkheid
van de inschrijver dat de kandidaat ook op het genoemde tijdstip aanwezig is.
Indien de kandidaat niet komt opdagen, kan dit leiden tot uitsluiting in de
procedure.
Reacties van externen die niet via dit DAS lopen, worden niet in behandeling
genomen en daar wordt ook niet op gereageerd. Acquisitie wordt niet op prijs
gesteld.
3