Transcript Coördinator bedrijfsbureau

Coördinator bedrijfsbureau
Afdeling
De functie valt onder de afdeling Vastgoed
Doel van de functie
De coördinator is als meewerkend voorman verantwoordelijk voor een efficiënte bezetting van het
bedrijfsbureau en de geleverde kwaliteit door de medewerkers. Draagt zorg voor het op orde
brengen en houden van alle primaire basisinformatie die nodig is om optimaal en efficiënt
vastgoedbeheer te kunnen organiseren, voor het opstellen van de onderhoudsbegroting en voor de
werkvoorbereiding voor projecten. Houdt zich verder bezig met het voorbereiden, controleren en
laten uitvoeren van planmatig onderhoud werkzaamheden.
Resultaatgebieden
1 Coördineren van de werkzaamheden van het bedrijfsbureau
Output/outcome: effectief en efficiënt functioneren van het bedrijfsbureau.
Throughput:
- Coördineert de werkzaamheden binnen het bedrijfsbureau
- Draagt bij aan het beleid op het eigen werkterrein
- Werkt aan continue verbetering van de processen binnen het bedrijfsbureau: initieert voorstellen
voor verbetering gericht op de kwaliteit, efficiëntie, procedures en samenwerking
- Levert een bijdrage aan het afdelingsjaarplan.
2 Informatievoorziening en samenwerking
Output/outcome: Hoogwaardige kwaliteit is behaald.
Throughput:
- Ziet toe op de onderlinge uitwisseling van informatie en op de werkafstemming tussen
medewerkers onderling
- Realiseert informatieoverdracht en afstemming tussen medewerkers van het bedrijfsbureau en
andere teams/afdelingen
- Haalt actief informatie op van binnen en buiten de organisatie over onderhoud
- Organiseert en analyseert rapportages t.a.v. sturingsinformatie en onderneemt hierop actie
- Bewaakt kwaliteitseisen.
3 Werkzaamheden m.b.t. voorbereiding uitvoering onderhoudsbegroting
Output/outcome: Tevreden klanten, resulterend in een goede kwaliteitsscore. Projecten zijn
uitgewerkt in een realistisch en gedetailleerd technisch projectplan, waarvoor van betrokkenen
goedkeuring is verkregen. Inventarisaties ten behoeve van onderhoudsplanningen en begroting
verricht, zodanig dat gegevens correct en tijdig zijn geïnventariseerd en verwerkt. Van belang zijnde
gegevens worden gearchiveerd.
Throughput:
- Organiseert en voert regie op inventarisaties, inspecties en keuringen ten behoeve van het
bouwkundige en/of installatietechnische onderhoud en de jaar- en onderhoudsbegroting en
draagt hiertoe zorg voor rapportage aan de technisch administratief beheerder onderhoud
- Kent alle fasen ((1) conceptuele fase, (2) haalbaarheidsstudie, (3) initiatief, (4) VO/DO/bestek, (5)
vergunningen, (6) aanbesteding/contractering, (7) voorbereiding, (8) realisatie, (9) oplevering,
1
-
-
(10) nacalculatie, (11) nazorg), de nadruk van de werkzaamheden liggen in de regel op de
ondersteuning van 2, 4, 6, 7 en 10
Bereidt de planmatig uit te voeren onderhoudswerkzaamheden aan het bezit voor en zorgt voor
goede aanbestedingsstukken of prestatie-eisen.
Levert – in overleg met de afdeling Woonzaken – een bijdrage aan de communicatie met de
bewoners (over de planmatig uit te voeren onderhoudswerkzaamheden)
Onderhoudt diverse contacten (bewoners, gemeente, instellingen, architecten, adviseurs,
aannemers) en neemt deel aan werk- en planvoorbereidingsvergaderingen
Zorgt, naar aanleiding van de taakstellende jaarbegroting, voor de benodigde voorbereiding ten
behoeve van opdrachtverstrekkingen, vergunningaanvragen. Zorgt voor offerteaanvragen
Controleert aangeleverde bestekken/werkomschrijvingen of prestatie eisen
Stelt voor de uitvoering van onderhoudswerkzaamheden een plan van aanpak op volgens de
binnen de organisatie geldende richtlijnen.
Stelt samen met de collega met taakaccent inkoop en de manager Vastgoed de benodigde
middelen en leveranciers voor en onderhandelt over projectcriteria.
Bewaakt planningen, processen en budgetten. Levert hierover managementinformatie aan.
Bewaakt de effecten en de kosten van het planmatig onderhoud. Is, v.w.b. het planmatig
onderhoud een mede, (mede) verantwoordelijkheid voor het realiseren van het ten doel gestelde
directe rendement
Instrueert de collega’s van de afdeling Wijk- en Kernzaken bij hun toezichthoudende taken
Stelt de integrale technische (meerjaren) investeringsbegroting en –planningen op ten behoeve
van het bestaande bezit.
4 Gegevens bewaken, verzamelen en verwerken
Output/outcome: Gegevens verzameld en verwerkt, zodanig dat de juiste gegevens beschikbaar zijn
en dat deze gegevens correct, actueel en tijdig zijn opgenomen in de daartoe bestemde systemen.
Throughput:
- Bewaakt financiële grenzen, controleert, definieert facturen (m.u.v. eindcontrole) en adviseert
aan de manager Vastgoed over de betaalbaarstelling.
- Onderneemt zelfstandig actie op gesignaleerde afwijkingen en rapporteert aan de manager
Vastgoed hierover.
Functie-eisen
Profiel
- HBO+ werk en denkniveau, in een technische richting
- Kennis van de voor de werkzaamheden relevante wet- en regelgeving
- Kennis van de uitvoeringsmethodieken van projectmanagement
- Kennis van en visie op regisserend opdrachtgeverschap en inkoop van onderhoud
- Kennis van geautomatiseerde gegevensverwerking en bestandsbeheer
- Kennis van het in gebruik zijnde Officepakket
- Ervaring met het coördineren van bedrijfsbureau-activiteiten
Kerncompetenties
- Enthousiast
- Verbonden/verbindend
- Ontwikkelingsgericht
- Verantwoordelijkheid
2
Functie specifieke competenties
- Flexibel
- Betrokken
- Risicobewust
- Kostenbewust
- Proactief
- Innovatief
- Leergierig
- Resultaatgericht
- Besluitvaardig
- Denkkracht
- Innovatief
- Samenwerken
- Netwerken
Functie-indeling
De functie is ingedeeld in schaal I
3