Transcript communicatie gids ondernemende mensen

kleine
communicatie gids
voor
ondernemende mensen
Hans Zwiers
© Hans Zwiers, 2017
Een uitgave van Tekstbureau de Weverij
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag op enigerlei wijze worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder de schriftelijke toestemming van de houder van het
auteursrecht.
Voor informatie of contact
[email protected]
2
Inhoudsopgave
Inleiding
pagina
5
Succesvolle communicatie
pagina
7
Succesvol teamwork
pagina
10
Succesvol schrijven
pagina
12
Geraadpleegde bronnen
pagina
14
Ruimte voor aantekeningen
pagina
15
3
4
Inleiding
Communicatie is een veelomvattend kennisgebied.
Vrijwel alle menselijke gedragingen zijn een vorm van
communicatie.
Ondernemende mensen communiceren doelgericht. Zo zal
een bestuur van een voetbalclub meer leden willen, een
verkoper van hondenborstels meer omzet en een coach
meer cliënten.
Een persoonlijk gesprek is de meest optimale vorm van
doelgerichte communicatie. Maar wel een tijdrovende.
Om mensen die we niet kennen, en niet persoonlijk kunnen ontmoeten, te bereiken gebruiken we technieken die
behoren tot de massacommunicatie. Met TV-reclame en
krantenadvertenties als bekendste voorbeelden.
Door de opkomst van internet is het aantal kanalen waarop
we mensen kunnen bereiken geweldig uitgebreid. Voorbeelden hiervan zijn e-mails, nieuwsbrieven en websites.
De vakgebieden marketing en communicatie hebben door
de opkomst van internet een grote ontwikkeling doorgemaakt. Nog steeds worden nieuwe manieren ontdekt en
getest.
In deze brochure vertel ik in het kort iets over drie onderwerpen, ‘succesvolle communicatie’, ‘succesvol teamwork’
en ‘succesvol schrijven’.
Ik wens je veel leesplezier.
Hans
5
6
1. Succesvolle communicatie
Succesvolle ondernemers gebruiken effectieve communicatie. Sommigen hebben een aangeboren talent maar de
meesten hebben het vak gewoon geleerd. Door gedegen
theorie maar zeer zeker ook door het veel te doen.
Er is een stelregel dat er tienduizend uur praktijk nodig is
om een meester te worden in een vak. Of dat ook echt zo is
weet ik niet. Wat ik wel weet is dat zinvolle, bruibare kennis van communicatie bijdraagt aan succesvol ondernemen. Hieronder vijf handvatten.
Luisteren
Mensen die goed kunnen communiceren zijn doorgaans
uitstekende luisteraars. Het is de juiste start van ieder communicatieproces.
De belangrijkste vraag is wat de ander precies wil. Door
een goed vraaggesprek krijgt die ander, - laten we hem
onze klant noemen -, zelf een beter beeld van zijn of haar
behoefte.
Klanten weten zelf vaak niet precies wat hun behoefte is.
In mijn vakgebied is de eerste vraag die ik krijg meestal
voor ‘een tekstje’ of ‘een advies’. Tijdens een volgend
vraaggesprek komt dan als vanzelf de echte vraag naar
boven. Te vergelijken met iemand die om een pleister
vraagt maar een gebroken arm heeft.
Lichaamstaal
Communicatie bestaat niet alleen uit woorden. Lichaamstaal is ook een belangrijke informatieverschaffer.
7
Hoe iemand zit, staat, loopt, kijkt is een vorm van informatieoverdracht. Maar ook onze eigen bewegingen of expressies hebben een verhaal. Hangen we bij de apotheek
over de balie of staan we rustig op onze plek?
Hoe beter we ons bewust zijn van onze eigen lichaamstaal
en hoe beter we die van anderen kunnen duiden, hoe beter we kunnen communiceren.
Empathie
Empathie gaat verder dan lichaamstaal. Het is de vaardigheid om anderen te kunnen begrijpen.
Iemand die net ontslagen is uitleggen wat voor geweldig
werk we zelf hebben is bepaald niet empatisch. Meevoelen en meeleven wel.
Zoals alles kan ook empathie te ver gaan. Door uitbundig
raad te geven, terwijl de ander alleen maar het verhaal
kwijt wil, gaan we niet respectvol met die ander om.
Begrip
Voor mensen is gehoord worden en zich veilig te voelen
belangrijk. We willen graag dat anderen ons begrijpen.
Iets wat helaas niet altijd mogelijk is. Maar we kunnen er
wel moeite voor doen. Lukt het uiteindelijk toch niet dan is
het prettig voor de ander om dat dan uit te spreken.
Voor begrip is, net als voor luisteren, tijd nodig. Neem die
tijd als je de communicatie belangrijk vindt.
8
Verbinding
Het hoogst bereikbare in communicatie is het realiseren
van een verbinding tussen mensen. Mensen willen zich
verbonden voelen met anderen.
Voorbeelden van zo’n verbinding is de trots om lid te zijn
van een club. Of vaste klant bij een winkel.
Alle mensen willen ergens bij horen, we zijn een sociale
soort.
9
2. Succesvol teamwork
Ondernemen is altijd teamwork.
Zelfs als echte ‘eenpitter’ heb je te maken met anderen. Je
overlegt met klanten, leveranciers en met je eigen sociale
omgeving. Er zijn altijd anderen die mede hun stempel
drukken op onze activiteiten. Iedereen maakt dus deel uit
van een team.
Afgelopen jaren is er binnen de Google-organisatie onderzoek gedaan naar de effectiviteit van teams, het project
Aristoteles. De onderzoeksvraag was waarom het ene team
aanmerkelijk beter functioneert dan het andere. De uitkomsten van dit onderzoek laten zich eenvoudig vertalen
naar onze eigen onderneming.
Belangrijkheid
Het geloof dat hun werk belangrijk is geeft leden van een
team een duidelijke voorsprong. Door ‘maar zo’ iets te
doen ontbreekt dat besef van belangrijkheid. Wie ergens
echt in gelooft en anderen daarover enthousiast kan vertellen komt overtuigend over en krijgt mensen sneller mee.
Betekenisvol
Het gevoel hebben dat ons werk voor onszelf betekenisvol
is levert de energie die nodig is om een taak tot een succesvol einde te brengen.
Duidelijkheid
Hoe duidelijker het doel, de taak en de rollen van alle
deelnemers zijn, hoe soepeler communicatie verloopt.
10
Betrouwbaarheid
De wetenschap te kunnen rekenen op anderen is van belang voor onze daadkracht. Als we er niet zeker van zijn
dat de ander afspraken nakomt worden we geremd in het
doen van ons eigen ding.
Ook de mate waarin we initiatieven kunnen ontplooien
hang in sterke mate af van de betrouwbaarheid van onze
teamleden. En juist deze initiatieven vormen het hart van
ondernemen, het is iets doen met onbekende afloop. Daarom is iedere voorspelbaarheid hard nodig.
Betrouwbaarheid biedt deze voorspelbaarheid.
Veiligheid
Uit het onderzoek van Google kwam de psychologische veiligheid als belangrijkste voorwaarde voor succes naar voren. Voorbeelden van deze psychologische veiligheid zijn:

De vrijheid een mening kunnen geven die tegen de
heersende mening ingaat

De vrijheid iedere vraag te kunnen stellen

Nieuwsgierigheid tonen

Wederzijds respect

Aanmoedigen en aangemoedigd worden je vrij te
uiten
Het onderzoek samengevat in één zin:
Wat ik doe is belangrijk en van betekenis, ik ben duidelijk in wat ik doe, betrouwbaar voor mijn omgeving
en ik werk in een psychologisch veilige omgeving.
11
3. Succesvol schrijven
Het is niet de kunst om iets te schrijven maar om iets niet te
schrijven.
Afscheid nemen van mooie woorden of een prachtige zin is
ook voor professionele schrijvers soms lastig te verteren.
Niet voor niets bestaat de uitspraak ‘kill your darlings’.
Voor schrijvers die communicatieve teksten schrijven gaat
het om het resultaat. Een goede tekst is dan een functionele tekst, eentje die lezers boeit tot aan het einde en aanzet
tot actie.
De eerste zin
Wat geldt voor een boek of een kort verhaal geldt ook
voor functionele teksten. Ze hebben allemaal een sterke
eerste zin nodig. Eentje die vraagt om verder te lezen.
Dus staat in de eerste zin de belangrijkste informatie voor
de lezer.
En dat is dus niet wie wij zijn, wat wij doen en weten maar
iets wat de lezer wil weten. Om te schrijven zijn twee zaken
belangrijk.

Kennis van zaken

Kennis van de lezer
Zo begon ik deze brochure met de zin:
“Communicatie is een veelomvattend kennisgebied’.
Hier gaat het dus over communicatie (het feit) en over het
grote gebied dat wordt bestreken (de verwachting).
Feit en verwachting horen thuis in elke eerste zin. En dan
van allebei maar één, geen drie feiten en zeven verwachtingen.
12
Vervolgens komt het feit, ‘alle mensen communiceren’. Het
is de verklaring voor de veelomvattendheid. De bijbehorende gedachte, ‘als iedereen het doet moet het wel groot
zijn’.
In de derde zin komt de lezer zelf aan bod, de
“Ondernemende mensen…”, en volgen wat voorbeelden.
Zo ontstaat steeds een nieuwe zin die samenhang vertoont
met de vorige zin. Deze samenhang maakt van een tekst
een geheel.
Woordkeus
Ongeoefende schrijvers hebben de neiging om verhalen
te mooi en te lang te maken. Dus moeten er woorden gewist worden.
Dat zijn allereerst de bijvoeglijke naamwoorden. Een ‘rode
aardbei’ wordt gewoon een aardbei; alle aardbeien zijn
rood. Bijvoeglijke naamwoorden blazen teksten onnodig
op.
Hanteer een actieve schrijfstijl, ‘de auto reed pardoes de
sloot in’ is een actieve zin. Passieve zinnen worden bij
voorkeur door politici gebruikt, ‘Het zou wel eens kunnen
zijn dat …’.
Kies beeldende woorden, door herkenbare beelden kan
de lezer zich een mentale voorstelling maken, bij abstracte
woorden kan dat niet.
De opbouw
Een goed verhaal heeft een begin, een middenstuk en een
einde. Beginnen met het schrijven van de laatste zin kan
een handig hulpmiddel zijn om deze lijn vast te houden.
13
Geraadpleegde bronnen
Duhigg, Charles. What Google Learned From Its Quest to
Build the Perfect Team. The New York Times Magazine. 25
februari 2016
Pink, Daniël H. A Whole New Mind. Penguin Group, New
York, 2005
Reesinck, B.N.M. Handboek voor de nederlandse bedrijfsjournalistiek. Ypsilon, Bloemendaal. 1979
Renkema, J. Schrijfwijzer. Sdu uitgeverij, ‘s-Gravenhage.
1989
14
Ruimte voor aantekeningen
15
Deze brochure wordt u aangeboden door
Kostverloren 4, 7544 MH Enschede
[email protected]
16