Transcript Brochure Maintenance Management

Ultimo Maintenance
Management
Inleiding
Al meer dan 25 jaar ondersteunen wij organisaties
bij de optimalisatie van bedrijfsprocessen.
Met behulp van onze modulair opgebouwde
software voorzien wij u van een pasklare oplossing. Niet alleen voor nu, maar ook voor de
toekomst. Want dankzij de flexibele aanpasbaarheid is de standaard software ook nog
eens op maat te snijden op uw unieke situatie.
En als die situatie verandert, dan verandert de
software eenvoudig met u mee. Dankzij het
flexibele karakter en de modulaire opbouw is
het tevens mogelijk om extra synergie te behalen
door al uw andere ondersteunende processen
binnen uw organisatie met hetzelfde systeem
te automatiseren.
Door de sterke nadruk op usability bij de ontwikkeling van de software, is de software volgens
onze klanten prettig in gebruik. Voorbeelden zijn
het gebruik van aansprekende pictogrammen,
handige verkenners, intelligente zoekmogelijkheden en de eenduidige schermopbouw met
handige tabbladen en informatie pop-ups,
zodat bijbehorende informatie altijd snel
voorhanden is.
iPhone 5
Kenmerkend Ultimo
Voor elke organisatie en ondersteuningsbehoefte bieden wij een passende oplossing.
Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om
middels een gefaseerd groeimodel de
ondersteuning naar wens uit te breiden,
waardoor de investering en implementatie
behapbaar blijven. Maar u kunt ook starten
met een eenvoudige en goedkope Lite-variant
van onze software. Wilt u op een later moment
doorgroeien naar de volledige versie van Ultimo
Maintenance Management? Dan is dit ook
tegen aantrekkelijke voorwaarden te realiseren.
Naast de toonaangevende software bieden wij
u een uitgebreid dienstenaanbod om u te
begeleiden bij de implementatie en te ondersteunen bij het dagelijkse gebruik, in de vorm
van trainingen en onze deskundige helpdesk.
Nokia Lumia
Met onze
software en
services uw
processen
optimaal
ingericht
Samsung Tab
Uw gebruiksvriendelijke Een duurzame
standaard op maat
investering met
lage beheerkosten
Alle ondersteunende
processen onder één
paraplu
Al sinds 1988
betrokken en
betrouwbaar
U krijgt de beschikking
over bewezen en gebruiksvriendelijke standaardsoftware,
conform marktstandaarden.
Maar uw situatie blijft op
bepaalde aspecten uniek.
De software is daarom eenvoudig op maat te snijden
om extra rendement en
gebruiksgemakJAHRE
te behalen.
Hiervoor krijgt u de beschikking over een standaard
meegeleverde customization
tool.
De Ultimo software kan prima
worden ingezet voor een
eenvoudig vraagstuk, maar
indien u dat wenst, is Ultimo
ook uitstekend in te zetten
als integrale oplossing voor
maintenance management,
facility management,
IT service management & fleet
management. Alles eenvoudig
onder één paraplu, ongeacht
uw bedrijfsgrootte of branche.
De betrokken houding
vloeit voort uit het jarenlang
opgebouwde vakmanschap
en de overtuiging van het
nut van praktisch toepasbare
software. Bij de (door)ontwikkeling van de software
staan ontwikkelingen in
de markt en de meningen
van onze klanten, die
middels klantenpanels
actief participeren, centraal.
De organisatie heeft sinds
de oprichting een solide
(financieel) beleid gevoerd en
is vandaag de dag dan ook
een betrouwbare partner voor
diverse stakeholders, ook op
maatschappelijk gebied.
Samsung Galaxy
Met een investering in Ultimo
geniet u lange tijd van een
technologisch vooruitstrevend
product, dat op continue basis
wordt doorontwikkeld door
ons eigen team software
developers. Doordat u ook
zelf aanpassingen in de
software aan kunt brengen,
kunt u de beheerkosten laag
houden, door te besparen op
consultancykosten.
JAHRE
Ultimo flexibiliteit met de Ultimo Customization Tool
Het is onze filosofie dat de software aangepast moet kunnen
worden aan de werkwijze van de organisatie in plaats van dat
de organisatie zich moet voegen naar het systeem. Uiteraard is
de implementatie van Ultimo vaak wel aanleiding voor procesoptimalisaties, die mogelijk zijn met behulp van de applicatie.
Dankzij de flexibiliteit kunnen wij de software in verregaande
mate aanpassen aan uw specifieke situatie. We hebben het dan
niet over maatwerk, maar over aanpassingen binnen de standaard
met behulp van de Ultimo Customization Tool. Het doel is om
de software zo optimaal mogelijk aan te laten sluiten bij uw
werkprocessen en daarmee de prestaties verder te verbeteren.
2
JAHRE
Dankzij de Ultimo Customization Tool is het onder meer mogelijk
om autorisaties in te stellen, schermen, menu’s, velden en veldlabels
aan te passen en nieuwe menu’s en schermen aan te maken. Ook
kunt u velden en tabellen toevoegen en extra relaties vastleggen
in het systeem. Bovendien kan zonder programmeerwerk door de
consultant of door uw eigen applicatiebeheerder functionaliteit
worden toegevoegd of aangepast.
3
Integraal Enterprise Asset Management(EAM)
Moduleoverzicht
Om integraal asset management te laten slagen binnen uw organisatie, is een
algehele benadering vanuit het perspectief van onderhoud, productie, veiligheid en
financiën van doorslaggevend belang. De Ultimo EAM-software ondersteunt u hierbij
op gebruiksvriendelijke en flexibele wijze, al dan niet conform ISO 55000, NEN of
andere standaarden in de markt.
Ultimo Maintenance Management beschikt standaard over een groot aantal functionaliteiten.
Het basispakket is tevens naar wens uit te breiden met optionele modules. Alle softwaremodules worden op de volgende pagina’s kort beschreven. In de onderstaande figuur
kunt u zien welke modules u standaard tot uw beschikking krijgt en welke modules
optioneel in te zetten zijn.
Beheer
De kracht van één centrale oplossing
CT
Ook andere secundaire bedrijfsprocessen, zoals facility
management, vastgoedmanagement, fleet management
en IT service management kunnen winst boeken met de
inzet van Ultimo.
Geschikt voor elke organisatiegrootte door
modulaire opbouw en schaalbaarheid
Elke organisatie is anders en heeft verschillende behoeften aan
passende ondersteuning. Ultimo voorziet hierin door naast een
breed basispakket een groot aantal optionele modules aan te
bieden. Daardoor kunt u de ondersteuning kiezen, die past bij
uw wensen en budget. Op deze manier profiteren verschillende
soorten organisaties, zowel klein als groot, van de voordelen
van Ultimo. Voor kleine technische diensten of als instapmodel
is ook de softwaretool Ultimo Maintenance Management Lite
beschikbaar. Lees meer over deze softwaretool op pagina 16.
P
K
C
E
N
LA
Management
of Change
Projectenbeheer
Wachtoverdracht
Service Level
Agreements
Wagenparkbeheer
Werkvergunningen
Urenverantwoording
Lange
Termijn Asset
Planning
Facturatie
Start-stop
urenregistratie
Event
Scheduler
Indienststelling
Meerjarenplanning
Onderhoud
Personenbeheer
Ultimo
Customization
Tool
Grafische
Vervangingsplanning
Voorraadbeheer &
Inkoop
Vastgoedbeheer
Self Service
Afschrijvingen
Multi-Jobs
Uitgiftebeheer
IT Service
Management
Kostenregistratie
Periodiek
Onderhoud
Contractenbeheer
Overig
HSEIncidentenbeheer
Werkorderbeheer
Asset
Management
Autorisaties
E-mailfuncties
H
Business
Integration
Stamgegevensbeheer
Business
Reporting
Ultimo Go/Go+
C
Standaard
4
Werkstroombeheersing Cost Control HSE-suite
DO
A
Om de beste resultaten mogelijk te maken is het van cruciaal
belang dat binnen uw organisatie in goede harmonie wordt
samengewerkt. Immers, niet alleen de onderhoudsafdeling,
maar de hele organisatie profiteert van succesvol asset
management. Ultimo is een softwaretool die multidisciplinair
werken mogelijk maakt. Productie & maintenance kunnen
stilstand en werkzaamheden zorgvuldig afstemmen en onderling
bijzonderheden uitwisselen. De kwaliteitsdienst en veiligheids-/
HSE-dienst weten waar zij aan toe zijn en kunnen zelf ook gebruik
maken van de software om efficiënter te werken. Aan directie
en de financiële afdeling kunnen harde cijfers worden getoond,
die bijdragen aan een betere onderbouwing van (investerings-)
beslissingen.
Optioneel
Deels standaard, deels optioneel
5
iPhone 5
Nokia Lumia
Asset Management
Desktop
Een geordend beheer van de assets van uw
organisatie vormt de basis van een goed
functionerende onderhoudsorganisatie.
In Ultimo creëert u op eenvoudige wijze
inzicht in al uw assets. Leg belangrijke
gegevens van uw installaties, procesfuncties,
wisseldelen, transportmiddelen, instrumenten,
gereedschappen, afdelingen, etc. vast en
verbeter de structuur en vergroot het inzicht.
Contractenbeheer
Gebruik de module Contractenbeheer voor
het beheer van uw (service)contracten en
verzekeringen. Geen bergen papier of andere
bestanden in moeilijk vindbare mapjes meer.
U vergroot het overzicht van en inzicht in
de contracten en verzekeringen en bewaakt
hiermee bijvoorbeeld de looptijden en
opzegtermijnen. Er kunnen relaties worden
gelegd naar Werkorderbeheer, Periodiek
Onderhoud en Voorraadbeheer & Inkoop.
Uitgiftebeheer
Houd met een overzichtelijke grafische planner
grip op de uitgegeven bedrijfsmiddelen en
registreer ook wanneer u bepaalde middelen
retour mag verwachten.
6
Samsung Tab
Samsung Galaxy
Wagenparkbeheer
Laptop
Heeft u ook diverse vervoersmiddelen te
beheren? Gebruik dan deze module voor het
administratieve beheer van de voertuigen
en de zorgvuldige coördinatie van de
onderhoudsbeurten.
Vastgoedbeheer
Breng overzicht aan in uw vastgoedportefeuille
en de daarbij horende ruimtes conform
NEN 2580. Naast inzicht in beschikbare
gebouwen, bouwlagen en ruimtes legt u
WOZ-beschikkingen vast en zijn er
mogelijkheden voor CAD-integratie
beschikbaar.
Een goede registratie
vormt de basis voor
meer overzicht,
structuur en opbouw
van historische
gegevens
Werkorderbeheer
Projectenbeheer
De module Werkorderbeheer bevat alle
middelen voor het aanmaken en afhandelen van
activiteiten, bijvoorbeeld een storing of aanvraag.
Op elk moment is er uitstekend inzicht in de
uitstaande werkorderstroom en bijbehorende
workload. Met behulp van de grafische
Ultimo Jobplanner kunnen werkzaamheden
eventueel intuïtief worden ingepland. Er wordt
gewerkt met werkorderstatussen, deze kunnen
aangepast worden aan de gangbare statussen
binnen uw organisatie. Indien gewenst zorgt
een zorgvuldige registratie achteraf ervoor dat
kosten, uren en gebruikte materialen keurig
worden ingeboekt.
Deze module ondersteunt u bij het opstellen
van (deel)projecten, van de voorbereiding tot
aan de planning en bewaking. Bovendien heeft
u uitstekend inzicht in alle financiële implicaties
van projecten.
Personenbeheer
Periodiek (Preventief) Onderhoud
Met behulp van deze module legt u de
gegevens vast van uw medewerkers.
Een interface met Active Directory of een
HRM-systeem is mogelijk. De informatie
wordt gebruikt bij de andere in gebruik
zijnde modules.
Diverse onderhoudsactiviteiten dienen periodiek
uitgevoerd te worden. Met deze module
genereert u deze activiteiten en voorkomt u dat
de uitvoering wordt overgeslagen. Ook andere
preventieve onderhoudsmethodieken, zoals
risicogestuurd en conditiegebaseerd onderhoud,
kunnen met behulp van de software worden
toegepast. Middels een grafische planner zijn
de werkzaamheden overzichtelijk weergegeven
en eenvoudig te wijzigen. Achteraf kunnen
historische gegevens snel en eenvoudig worden
opgezocht, bijvoorbeeld ten behoeve van audits
en controles.
Stamgegevensbeheer
Leg diverse stamgegevens vast, die worden
gebruikt bij de andere modules. Denk bijvoorbeeld aan de leveranciers-, inventaris- en
installatiegegevens. Ook kunnen verschillende
soorten documenten worden vastgelegd.
Multi-Jobs
De module Multi-Jobs is speciaal gemaakt
voor de coördinatie van multidisciplinaire
werkzaamheden. Immers, in de praktijk is het
soms wenselijk om werkzaamheden te bundelen
of in volgorde na elkaar uit te laten voeren.
Bijvoorbeeld bij een kleine verbouwing of bij de
indiensttreding van een nieuwe medewerker. Een
bijbehorend Gantt-diagram maakt de planning
erg overzichtelijk.
Gebruiksvriendelijke
planners maken
het werk eenvoudig
planbaar en de
workload goed
inzichtelijk
Uw voordelen
+Maak Ultimo onderdeel van een omvattend asset management systeem en
voldoe aan de richtlijnen van de internationale standaard ISO 55000.
Voldoe metbehulp van Ultimo ook aan andere standaarden en wet- en
regelgeving (bijv. HACCP, CBL-BRC, GMP, IFS, PED, REACH, NEN 3140)
+Pas naast periodiek onderhoud ook andere moderne, preventieve
onderhoudstechnieken toe (bijv. predictief en risicogestuurd onderhoud)
en optimaliseer de prestaties van uw assets
+Creëer een efficiënt lopende workflow voor uw werkorderbeheer, passende
bij de gewoontes en procedures van uw organisatie. Hiermee sluit de software
naadloos aan bij de reeds aanwezige werkwijze
+Beheer naast uw installaties ook uw bedrijfswagens, vastgoed, facilities,
IT-systemen en profiteer van de integrale mogelijkheden van de software
7
Service Level Agreements
De module Service Level Agreements gebruikt
u om uw dienstverlening aan (interne) klanten
te borgen, inclusief een eventuele relatie naar
externe en interne service-afspraken. Maar
de functionaliteit kunt u ook toepassen bij de
serviceverlening van externe leveranciers aan
uw organisatie.
Voorraadbeheer & Inkoop
Houd grip op uw voorraden en de inkoop
van middelen. Registreer het volledige proces
van offerteaanvraag, bestelling, leveringen/
retouren en (credit)facturatie. Optioneel is
webshopintegratie mogelijk in combinatie met
de module Self Service. U houdt hiermee meer
controle over het bestelproces vanuit Self Service
en kunt efficiënt uw producten leveren.
Urenverantwoording
Verwerk de productieve en niet-productieve uren
van uw medewerkers en weet op elk moment
waar de meeste tijd aan wordt besteed.
Start-stop urenregistratie
Als aanvulling op de module Urenverantwoording is het met deze module mogelijk om
op laagdrempelige wijze de tijd bij te houden
die besteed wordt aan een werkorder. Deze
functionaliteit kan toegepast worden in een
werkplaats of op de eigen werkplek. Met Ultimo
Go is het mogelijk om dit mobiel uit te voeren.
Facturatie
De gemaakte kosten van materiaal, personeel,
gereedschap, externen en bestellingen kunnen
middels deze module eenvoudig worden
gefactureerd aan de juiste interne of externe
kostenplaatsen.
E-mail functies
8
Standaard is Ultimo in staat om e-mail te
verzenden. Optioneel is het ook mogelijk
om e-mails in Ultimo te importeren en deze
automatisch om te laten zetten in meldingen
of incidenten. Ook kunnen e-mails automatisch
worden gekoppeld aan bestaande meldingen
of incidenten.
Kostenregistratie
Op verschillende niveaus kunnen de gemaakte
kosten worden geregistreerd en kan de uitputting
van de budgetten worden gevolgd. Er kunnen
verschillende kostensoorten worden opgegeven
en rekenschema’s voor het doorbelasten worden
ingesteld. De gegevens worden overzichtelijk
gepresenteerd zodat u eenvoudig kostenvraagstukken kunt onderbouwen.
Lange Termijn Asset Planning
De module Lange Termijn Asset Planning (LTAP)
ondersteunt maintenance organisaties met het
opstellen van een lange termijn begroting voor
levensduurverlengend onderhoud, renovatie
en vervanging van assets, gebaseerd op de
kosten en condities. Met deze module zet
de maintenance manager een extra stap van
beheren, uitvoeren & rapporteren naar meten,
voorspellen & budgetteren.
Specifieke documentatie is beschikbaar.
Met de module Wachtoverdracht creëert u
een digitaal logboek, waarin de communicatie
tussen operators van assets en andere
belanghebbenden binnen uw organisatie wordt
uitgewisseld. Groot voordeel is dat u met deze
toegevoegde functionaliteit beschikt over
een totaaloverzicht van de staat van uw assets,
inclusief bijzonderheden die opvallen tijdens het
dagelijkse gebruik.
De module HSE-incidentenbeheer ondersteunt
het proces van melding, behandeling en
evaluatie van HSE-incidenten op het gebied van
veiligheid, kwaliteit, gezondheid en milieu. Door
gebruik te maken van de module integreert
u het beheer van HSE-incidenten in uw asset
management systeem en beperkt u het aantal
separate applicaties binnen uw organisatie.
Beheer de afschrijvingen van uw objecten
op basis van diverse beschikbare
afschrijvingsmethodieken.
Plan op overzichtelijke wijze de vervanging
van objecten op basis van de technische en
economische levensduur en de afschrijvingen.
Wachtoverdracht
Maak een budget voor het meerjarig onderhoud
aan gebouwen en gebouwgebonden
installaties, op basis van verschillende prijs- en
cyclusbepalingsmethoden. Het is ook mogelijk
om meerdere scenario’s en indexpercentages te
hanteren in uw jaarplannen. Uw jaarplan zet u
tenslotte om in concrete takenpakketten voor de
uitvoering (intern of extern).
HSE-Incidentenbeheer
Afschrijvingen
Grafische Vervangingsplanning
Meerjarenplanning Onderhoud
Met de module Lange
Termijn Asset Planning
slaat u bruggen tussen
Maintenance, Productie
en Financiën
Management of Change
In de module Management of Change is het
mogelijk om betekenisvolle modificaties voor uw
organisatie aan te vragen en op gestructureerde
wijze op te volgen. Dit is een belangrijke
voorwaarde voor het voldoen aan onder andere
de BRZO-wetgeving (Besluit Risico’s Zware
Ongevallen). Doordat het proces volledig digitaal
in Ultimo plaatsvindt, verloopt het efficiënter
en overzichtelijker dan in de situatie waarin het
proces op papier wordt afgehandeld.
Werkvergunningen
Voorzie in een gezonde
en veilige (werk-)
omgeving en beperk de
schade aan het milieu
met de modules van de
Ultimo HSE-suite
De module Werkvergunningen ondersteunt
het proces van het beheren en uitgeven van
werkvergunningen, wat voor veel organisaties
een belangrijk onderdeel is bij het bevorderen
van een veilige werkomgeving. Door de inzet
van de module behaalt u extra voordeel bij de
integratie van werkorders en werkvergunningen,
waardoor het werkvergunningenproces
gestroomlijnd en efficiënt verloopt.
Uw voordelen
+Breng de onderhoudskosten, gewerkte uren en gebruikte materialen zorgvuldig
in beeld en pas waar mogelijk uw beleid en de uitvoering aan om besparingen
en bezuinigingen door te voeren
+Grijp niet mis door adequaat voorraadbeheer en vereenvoudig het inkoopproces
van nieuwe voorraden
+Geniet van de voordelen van een integraal systeem voor asset management
en HSE: de combinatie van modules en workflows verbeteren het inzicht,
de efficiency en de onderlinge communicatie tussen de verschillende
betrokkenen. U vergroot hiermee de kans om eenvoudiger te voldoen
aan belangrijke wet- en regelgeving, zoals de BRZO/Seveso II
9
iPhone 5
Indienststelling
Self Service
Speciaal voor onze Belgische opdrachtgevers is
de module Indienststelling ontwikkeld. Met deze
module is het mogelijk om indienstellingsdossiers
digitaal en efficiënt af te handelen en zodoende de
veiligheid te borgen. Deze indienststellingsdossiers
zijn door de Belgische wetgever verplicht gesteld
bij de ingebruikname van diverse arbeidsmiddelen.
Betrek uw (interne) klant direct bij het
onderhoudsproces met behulp van Self
Service. U zorgt voor een efficiënter lopend
proces, ontlast uw front office medewerkers
en de tweezijdige communicatie zorgt voor
meer betrokkenheid van uw (interne) klanten.
U kunt Self Service bijvoorbeeld inzetten om
productiemedewerkers op een laagdrempelige
wijze storingen door te laten geven aan de
technische dienst. De melder kan de status
blijven volgen en op de hoogte worden gebracht
wanneer de storing is verholpen.
Nokia Lumia
Samsung Tab
Samsung Galaxy
Ultimo Customization Tool
Standaard krijgt u de beschikking over de unieke
Ultimo Customization Tool. Hiermee bent u
in staat om zonder programmeerwerk diverse
aanpassingen in de Ultimo software door te
voeren. U of uw applicatiebeheerder kunnen
deze zelf uitvoeren, maar onze consultants staan
ook tot uw beschikking. Om u wegwijs te maken,
bieden we een aantal specifieke trainingen aan
voor het gebruik van de Ultimo Customization
Tool.
Maak gebruik van
Self Service om de
communicatie tussen
melders en afhandelaars
effectiever in te richten
Event Scheduler
Desktop
Management of Change, Wachtoverdracht,
Van de modules HSE-Incidentenbeheer,
Werkvergunningen en Indienststelling is
afzonderlijke documentatie beschikbaar.
IT Service Management
Deze module is een uitgebreide, volwaardige
toepassing, gebaseerd op de meest voorkomende
ITIL-services. De software biedt ondersteuning
op het gebied van configuratie-, incidenten-,
probleem- en wijzigingsbeheer. Ook het beheer
van incidenten en service-aanvragen (request
fulfillment) bij uw helpdesk is op uitstekende
wijze geborgd, inclusief SLA’s, het opstellen van
planningen en de rapportering.
10
Stel zelf uw events in, waarmee in Ultimo
notificaties worden verzonden bij de
gebeurtenissen die u belangrijk vindt,
uiteenlopend van contracten die dreigen te
verlopen, tot nieuw gemelde incidenten of taken
die over de afgesproken oplostijd dreigen te
gaan. Notificaties kunnen binnen de applicatie
getoond worden middels pop-ups en een
herinneringenlijst, maar ook worden verzonden
per e-mail. Dat is weer handig wanneer mensen
niet vaak in Ultimo werken.
Laptop
Autorisaties
Standaard beschikt de software over vele
autorisatiemogelijkheden, bijvoorbeeld voor het
toegangsbeheer per gebruikersgroep. Optioneel
is het mogelijk om op een meer individueel
niveau instellingen in te regelen. Met site-licenties
sluit u andere vestigingen van uw organisatie
eenvoudig aan op uw Ultimo-database, met de
mogelijkheid voor eigen instellingen.
Business Integration
Overige mogelijkheden
Maximaal rendement uit uw verschillende
applicaties halen en op een meer efficiënte wijze
werken zijn belangrijke doelstellingen. Business
Integration, het integreren van Ultimo met andere
business software, is een belangrijke manier om
deze doelstellingen te bereiken. Met de Ultimo
Business Integration Packs heeft Ultimo een
oplossing gerealiseerd om moderne en goed
onderhoudbare interfaces te realiseren. Het is
bijvoorbeeld mogelijk om te integreren met MS
Office, Auto CAD, ERP-systemen, MES-systemen,
OEE-toolkits, FMECA-toolkits, inspectiesoftware,
engineering- en tekensoftware, meetsystemen,
financiële systemen, inkoop-logistieke systemen,
apparatuurtesters (NEN 3140), GPS, GIS,
barcodeterminals, gebouwbeheersystemen,
documentmanagementsystemen, HRM-systemen
en Active Directory.
Naast de vermelde modules is het mogelijk om uw Ultimo-applicatie nog verder
naar wens uit te breiden.
Business Reporting
Neem contact met ons op voor meer gerichte informatie, passende bij uw vraagstuk.
Om uw inzicht te vergroten en te monitoren
of u aan uw doelstellingen voldoet, is het
noodzakelijk dat u regelmatig rapportages inziet
en analyseert. Ultimo Maintenance Management
beschikt over een groot aantal standaard
meegeleverde managementrapportages en
standaard dashboards om KPI’s te monitoren. Met
behulp van een externe rapportagetool past u
desgewenst rapportages aan of maakt u nieuwe
aan. Om op geavanceerde wijze dashboards
te gebruiken, bieden wij standaard Qlikviewtemplates aan. Deze zijn uiteraard aanpasbaar aan
uw specifieke situatie.
Indien binnen uw organisatie ook de wens ontstaat om op facilitair gebied
meer softwarematige ondersteuning in te zetten, kunnen wij u ook uitstekend
faciliteren met Ultimo Facility Management. Samen maken we een gericht plan
om de ondersteuning stap voor stap uit te breiden.
Speciaal voor de infrasector is het product Ultimo Infra Asset Management
beschikbaar. Met deze toepassing bieden wij opdrachtgevers en – nemers in
deze sector een meer branchespecifieke oplossing.
Logistieke dienstverleners met een eigen vloot en werkplaats profiteren
maximaal met ons product Ultimo Fleet Management voor technisch en
administratief beheer.
Voor ziekenhuizen is de module Medische Technologie optioneel beschikbaar,
ter ondersteuning van veilig en kwalitatief goed medisch instrumenteel beheer.
Uw voordelen
+Maak gebruik van uitgebreide dashboards en rapportages om snel inzicht
te krijgen of om grondig te analyseren. Profiteer ook van de uitgebreide
mogelijkheden om met selectielijsten en filters gegevens te exporteren
naar Excel, zodat u deze data nog verder kunt bewerken en presenteren
+Verhoog de efficiency en verlaag de administratieve last door de inzet
van de vele integratiemogelijkheden met andere bedrijfssoftware
11
Mobiel werken met de apps
Ultimo Go & Ultimo Go+
Verricht een groot deel van uw werkzaamheden mobiel met de apps
Ultimo Go & Ultimo Go+. U bent dus niet meer gebonden aan de computer
op uw werkplek en bent vrij om te gaan en staan waar u wilt. Gebruik uw
mobiel of tablet om direct op locatie werkzaamheden af te handelen.
U kunt ook nieuwe activiteiten aanmaken en informatie raadplegen.
En dat alles via een eenvoudige touch-bediening. En het mooie is dat
de mogelijkheden in de toekomst steeds verder worden uitgebreid.
Functionaliteit
Werkzaamheden afhandelen
Inspecties afhandelen
Nieuwe werkzaamheden melden
Werkzaamheden inzien en prioriteren
Gegevens van middelen, installaties en gebouwen e.d. inzien
Gegevens van leveranciers of personeel inzien
Rechtstreeks contact opnemen met contactpersonen via device (bellen/e-mail)
Contracten (met bijv. leveranciers) inzien
Gebruiksvriendelijke zoekfunctie
Offline beschikbaar: ook zonder internetverbinding kunnen werken
Camera-integratie (foto’s koppelen)
Scannen (QR-code, barcode)
GPS-integratie
Vraag bij ons meer informatie op over de benodigde
hard- en software en de voorwaarden.
12
13
Referenties in alle branches
Tienduizenden gebruikers zetten Ultimo dagelijks in
De Ultimo software wordt ingezet in alle denkbare branches.
Enkele voorbeelden: diverse industriële sectoren, logistiek,
milieudienstverlening, leisure, overheid.
Ook internationaal georiënteerde klanten bieden wij
passende ondersteuning. De software is namelijk
beschikbaar in de volgende talen: Nederlands,
Engels, Duits en Frans.
Bezoek onze website voor praktijkcases en films van
toonaangevende organisaties en hun ervaringen met
Ultimo. Of vraag bij ons een passende referentie voor
uw organisatie op. Wij staan voor u klaar.
YouTube Logo for Adobe Illustrator
www.youtube.com/UltimoSoftware
14
15
16
Ultimo Maintenance Management Lite
Services
Speciaal voor de kleine(re) technische dienst of als instapmodel is de softwaretool Ultimo
Maintenance Management Lite beschikbaar. De software heeft een laagdrempelig en
gebruiksvriendelijk karakter en is een uitstekend stuk gereedschap om uw onderhoudsdienst
te professionaliseren met weinig administratieve handelingen. Indien gewenst is het later
eenvoudig mogelijk om door te groeien naar het meer complete Ultimo Maintenance
Management.
Indien u de keuze heeft gemaakt om te profiteren van de voordelen van
professionele maintenance management software, zijn wij er uiteraard ook
voor u om u professioneel te ondersteunen bij de ingebruikname en het
dagelijkse gebruik van de software. Onze dienstverlening aan u kenmerkt
zich door een betrokken houding en een pragmatische insteek.
FUNCTIONELE ONDERSTEUNING
HUREN OF KOPEN
Implementaties
Ondersteuning en customer support
Standaard beschikt Ultimo Maintenance Management Lite
onder andere over de volgende modules:
+ Asset Management
+ Contractenbeheer
+ Werkorderbeheer
+ Periodiek Onderhoud
+ Urenverantwoording
+ Kostenregistratie
+ Artikelregistratie
+ Personenbeheer
+ Stamgegevensbeheer
+ Ultimo Customization Tool
+ Standaard rapportages
+ Ultimo Go
Optioneel is de module Self Service inzetbaar. Ook kan optioneel
gebruik gemaakt worden van Ultimo Go+. Voor een exact overzicht van de mogelijkheden en de verschillen tussen Ultimo Lite
en Ultimo Maintenance Management kunt u contact met ons
opnemen.
U kunt Ultimo Maintenance Management Lite huren of hopen.
Bij een keuze voor huur, maakt u gebruik van de software in
abonnementsvorm en draait de applicatie in the cloud (SaaS).
Deze optie is met name geschikt als u geen omkijken wenst naar
het beheer en de ondersteuning van de software. Ook voorkomt
u hiermee een relatief hoge aanvangsinvestering. Bij een keuze
voor koop, koopt u het gebruiksrecht aan de voorkant af en draait
de applicatie op uw eigen server(s). Het voordeel hiervan is dat
u zelf totale controle heeft over het beheer van de software. Na
een aanvangsinvestering wordt u niet meer geconfronteerd met
terugkerende abonnementskosten. Bij de koopoptie kunnen wij u
tenslotte ook ondersteunen met de optie hosting. Dit is interessant
als u wel zelf de software wenst aan te schaffen, maar u niet wilt
bekommeren over infrastructurele aspecten.
Om u te voorzien van een goed werkend product conform uw
wensen en eisen hebben wij een eigen implementatiemethodiek
ontwikkeld, gebaseerd op onze ervaringen (sinds 1988) en de
projectmanagementmethodiek PRINCE2®. In hoofdlijnen doorlopen de implementaties de volgende projectfasen: projectaanloop, projectinitiatie, realisatie en projectafsluiting. Deze
indeling is echter niet star, maar flexibel toe te passen naar gelang
de complexiteit van een implementatie. Uw organisatie kan een
projectleider aanwijzen, maar ook wij kunnen deze rol goed op
ons nemen. In de uitvoering voorzien onze consultants u van
deskundig advies. Ook werken wij in de praktijk regelmatig
samen met organisatieadviesbureaus.
Indien u na ingebruikname vragen heeft of ondersteuning wenst,
kunt u terecht bij onze afdeling customer support. Het team
medewerkers staat u met raad en daad bij. Wij stellen samen met
u een onderhoudscontract op, waarin onder andere afspraken
gemaakt worden over het omgaan met updates en het gebruik
van customer support.
Neem voor gericht advies contact met ons op.
Trainingen
Het feit dat de Ultimo software een zeer gebruiksvriendelijk
karakter heeft en vanuit de dagelijkse praktijk wordt ontwikkeld,
zorgt ervoor dat de acceptatie van het systeem veelal soepel
verloopt. Toch is het in veel gevallen verstandig om key users
te laten trainen in het gebruik. Zij leren de mogelijkheden
van de software optimaal kennen en kunnen deze kennis
toepassen in de dagelijkse praktijk. Er is een groot aanbod
aan trainingen beschikbaar voor zowel dagelijkse gebruikers
als voor applicatiebeheerders. Bekijk onze trainingsbrochure
om meer te weten te komen over het aanbod en de
mogelijkheden om trainingen te volgen.
17
Organisatie
Ultimo Software Solutions bv is een onafhankelijk en van origine
Nederlands bedrijf, dat al sinds 1988 actief is in het ontwikkelen
van software voor het doelmatig beheer van bedrijfsmiddelen
en processen. Wij mogen ons in diverse marktsegmenten met de
softwareproducten voor maintenance, facility, IT service, fleet en
infra asset management tot de marktleiders rekenen. Ultimo is
gevestigd in de landen Nederland, België en Duitsland.
Naast de ontwikkeling, verkoop en ondersteuning van bedrijfssoftware, waarmee gebruikers mede in staat zijn om de eigen
duurzaamheid te verbeteren, nemen wij als organisatie ook de
verantwoordelijkheid voor de effecten van de eigen bedrijfsactiviteiten op mens en milieu. Hiervoor hebben wij een concreet
MVO-beleid geïmplementeerd. Lees hier meer over op onze website.
Ultimo Software Solutions bv
Waterweg 3
8071 RR Nunspeet
Nederland
Tel: +31(0)341- 42 37 37
Het succes van ons bedrijf is te danken aan onze betrokkenheid bij
de klanten en de markt, de gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit
van de software én de algehele kwaliteit van de organisatie.
Alle oplossingen zijn geheel vanuit de praktijk ontwikkeld
en passen daardoor geheel bij de huidige eisen en wensen
van gebruikers. De producten worden door meer dan 1.500
organisaties in meerdere landen en in vele uiteenlopende
branches gebruikt.
Ultimo Belgium bvba
Mechelen Campus, Gebouw A
Schaliënhoevedreef 20
2800 Mechelen, België
T +32(0)15 – 44 41 44
Ultimo Software Solutions GmbH
Steigerstraße 13
46537 Dinslaken
Duitsland
T +49(0)2064 – 828 47 54
Algemeen
e-mail: [email protected]
internet: www.ultimo.net
Maintenance Management
Facility Management
IT Service Management
Infra Asset Management
Fleet Management
18
19
Beheer
Werkstroombeheersing Cost Control HSE-suite
HSEIncidentenbeheer
Werkorderbeheer
Asset
Management
Management
of Change
Projectenbeheer
Wachtoverdracht
Service Level
Agreements
Uitgiftebeheer
Ultimo
Customization
Tool
Grafische
Vervangingsplanning
Voorraadbeheer &
Inkoop
Wagenparkbeheer
Werkvergunningen
Urenverantwoording
Lange
Termijn Asset
Planning
Facturatie
Start-stop
urenregistratie
Event
Scheduler
Indienststelling
Meerjarenplanning
Onderhoud
Personenbeheer
Self Service
Afschrijvingen
Multi-Jobs
Vastgoedbeheer
IT Service
Management
Kostenregistratie
Periodiek
Onderhoud
Contractenbeheer
Overig
Autorisaties
E-mailfuncties
Business
Integration
Stamgegevensbeheer
Business
Reporting
Ultimo Go/Go+
Standaard
Optioneel
Deels standaard, deels optioneel
© 2014. Ultimo Software Solutions bv. Alle rechten voorbehouden. Ultimo is een
geregistreerd merk van Ultimo Software Solutions bv. Andere gebruikte merken
zijn (niet-)geregistreerde merken van de desbetreffende wettelijke eigenaren.