Transcript Encuesta y Visita a Región Orizaba Córdoba (08-Nov-2010)

Secretaría de Administración y Finanzas
Proyecto de Simplificación Administrativa
Programa de Trabajo 2009 - 2013
“Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz”
Agenda
Tema
1- Presentación
2- Presentación de los trámites
Dirección General de Recursos Financieros
Dirección General de Recursos Humanos
Dirección de Recursos Materiales
3 – Cierre
Objetivo de la Reunión
Presentar el proyecto de Simplificación Administrativa, y en base a sus
dos primeras etapas, exponer la forma como se llevan a cabo
actualmente los trámites que se realizan ante la SAF, así como los
resultados preliminares del estudio de opinión, con la finalidad de
obtener de viva voz los comentarios u observaciones de los usuarios
del campus Orizaba-Córdoba.
Eje 1. Descentralización
 Objetivo: Descentralizar las funciones sustantivas y de apoyo para
proveer a las Vicerrectorías regionales de las estructuras necesarias para
su funcionamiento y operación
 Programa 2
Simplificación de los procedimientos administrativos
Principales Consideraciones
 El Manual de Procedimientos Administrativos ha tenido
actualizaciones parciales desde 2006, siendo necesaria una revisión
integral.
 La capacitación hacia los administradores se ha dado como esfuerzo
aislado y esporádico.
 Trámites que son obsoletos, repetitivos y asincrónicos con el trabajo
académico.
Programa de Trabajo
Etapa I
Julio – Noviembre 2010
La liberación del Estudio de Opinión diseñado para conocer la
opinión de la Comunidad Universitaria respecto de los trámites
que realiza ante la Secretaría de Administración y Finanzas.
Etapa II Septiembre – Diciembre 2010
Llevar a cabo reuniones de trabajo regionales con la presentación
de los resultados obtenidos e intercambios de planteamientos en
temas generales y específicos.
Programa de Trabajo
Etapa III
Septiembre 2010 – Junio 2011
Reorganizar las atribuciones y responsabilidades de los
administradores de las entidades académicas y dependencias,
actualizando
normas,
políticas
y
procedimientos
administrativos.
Etapa IV
Permanente
Implementar
un
programa
administradores y directivos.
de
capacitación
para
Resultados esperados
 Implementar procesos simplificados, descentralizados y construidos
con la participación de toda la Comunidad Universitaria.
 Tener una normatividad actualizada.
 Contar con un sistema de capacitación permanente que permita
conducir los procesos administrativos correctamente.
 Establecer un medio de comunicación permanente entre la
administración y la academia.
Presentación de los trámites
Esquema de exposición
 Cada director presentará los trámites que le correspondan y los
resultados preliminares del estudio de opinión.
 Posteriormente dará entrada para que se emitan las opiniones que se
consideren necesarias en cada trámite.
Resultados preliminares por Región
Corte al 20 de Septiembre de 2010
www.uv.mx
Resultados preliminares del estudio de opinión:
 Implementar trámites en línea/formularios electrónicos
 Desburocratizar/Analizar tiempos y horarios
 Mejorar la atención al usuario
 Mejorar Comunicación (informar a tiempo los cambios en general)
 Revisar políticas/Unificar criterios
Horario General del Evento
Actividad
Inicio
Término
Presentación
11:00
11:15
Presentación de trámites
11:15
14:30
Descansos
10 minutos cada 2 hrs.
Comida
15:00
17:00
Continuación de Presentación de
trámites
17:00
20:30
Reglas
 Respetar los tiempos programados.
 El moderador cederá el uso de la palabra.
 Expresar opiniones que apoyen la simplificación de trámites.
 Podrán expresar su opinión en forma escrita.
Presentación de los trámites
Dirección General de Recursos Financieros
Dirección de Presupuestos
Dirección de Ingresos
Dirección de Egresos
Dirección de Contabilidad
Departamento de Inventarios
Trámites de la Dirección General de Recursos Financieros
Dirección de Presupuestos
1. Modificación Presupuestal
1.1 Transferencia
1.2 Reprogramación
Nombre
Modificación Presupuestal
Áreas que participan
Dirección de Presupuestos / Departamento de Control Presupuestal del Gasto
Finalidad
Modificaciones al presupuesto programado en POA por alguna situación
imprevista.
Requisitos
Generales:
•No cuente con tachaduras y
enmendaduras.
•Cumpla la justificación .
Legales:
• Las necesarias de acuerdo a la
Guía Contabilizadora .
Otros:
Las cuentas de origen y destino no
pertenezcan a la misma cuenta
agrupadora.
Documentos
Formato(s):
Modificación Presupuestal
DGRF-P-FI-01
Otros:
Tiempo
atención
1 a 3 días
Salida
•Transferencia
•Reprogramación
•Reconocimiento
de Ingresos
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Modificación Presupuestal
Trámite Electrónico
Modificar Formato
7%
4%
Definir criterios de justificación
38%
13%
Cta. Agrupadora
9%
Agilizar tempo de respuesta
Reestructurar instructivo
11%
4%
5%
9%
Calendario de transferencias
No aplica
Planeación
Trámites de la Dirección General de Recursos Financieros
Dirección de Ingresos
1.
Autorización de cuotas de eventos autofinanciables
2. Cobro de cuotas y aranceles
3. Expedición de recibos oficiales
4. Patronatos y Fideicomisos
Nombre
Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables
Áreas que participan
Entidad Académica o Dependencia, Secretaria de Administración y Finanzas
(SAF), Dirección General de Recursos Financieros, Dirección de Ingresos.
Finalidad
Contar con un documento oficial donde se autoricen las cuotas de su evento.
Requisitos
Documentos
Generales:
• Solicitud de autorización al SAF
• Mencionar nombres de: entidad académica/dependencia, clave programática,
evento, conceptos de cobro, cuotas,
formas
de pago, periodicidad
y
Coordinador
Formato(s):
• Escrito
en
papel
membretado (original)
Legales:
• Política 245 y 249 del Manual de
Procedimientos Administrativos (MPA)
Otros:
• Copia a la Dirección de
Ingresos
Otros:
• POA
Tiempo
atención
• 5 Días hábiles a
partir de que reciben
el oficio de solicitud
en la SAF
Salida
• Oficio
Autorización
cuotas
de
de
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables
Trámite electrónico
Homologar formato
9%
19%
18%
Pago a tiempo al personal de apoyo
9%
9%
9%
18%
9%
Concientización de coordinadores a
realizar el trámite
Elaborar un formato e instructivo
Mayor participación de directores de
facultad
Información más fluida de directores
a coordinadores
El trámite es tardado
Nombre
Cobro de Cuotas y Aranceles
Áreas que participan
Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Ingresos.
Finalidad
Existencia de centros de cobro donde brinden este servicio a la comunidad
universitaria
Requisitos
Generales:
• Apegarse al Tabulador autorizado de
Cuotas por Servicios Administrativos y
Académicos
• Moneda de curso legal.
• Cumplir con horarios de reporte
Legales:
•Política 39 al 42, 43 y 49 del MPA
Otros:
• POA
• Cajero y Supervisor capacitados en
manejo del SIIU.
Documentos
Formato:
• Comprobantes
Bancarios
(Original,
si
fue
en
ventanilla)
• Oficio y documentación
soporte.
Otros:
Tiempo
atención
• Por alumno: no más
de 3 minutos.
• Por póliza: un día
hábil.
Salida
• Recibos Oficiales de
Ingresos.
• Registro contable.
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Cobro de Cuotas y Aranceles
Pago via depósito bancario
8%
8%
Base de datos de cobros
actualizada
9%
Sistema de cobro Banner lento
17%
8%
34%
8%
8%
Pago en banco de todos los
aranceles
Tener una base de datos de
estudiantes
Buen funcionamiento en red del
SIIU-BANNER
El cobro en el SIIU-BANNER ES
BUENO
Cajas en las 5 regiones para pago
Nombre
Expedición de Recibos Oficiales
Áreas que participan
Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Ingresos.
Finalidad
Contar con existencia suficiente de Recibos Oficiales de Ingresos, para surtir a
los centros de cobro de la Universidad y realizar cobros amparados con estos
comprobantes, incluyendo los derivados de Convenios.
Requisitos
Generales:
• Solicitud al Director de Ingresos,
• Indicar el tipo de recibo, cantidad y
evento para el que se utilizarán
• Indicar el tipo de recibo, monto, datos
fiscales del beneficiario y concepto.
• Copia del Convenio
Legales:
•Política 27 a 29 y del 33 al 36 del MPA
•Ley del IVA
• Reglas de Operación del CONACYT
• Las del Convenio
Otros:
•POA
Documentos
Formato:
• Escrito
en
papel
membretado (original), o
• Medios electrónicos
Otros:
Tiempo
atención
• 2 a 3 días hábiles
Salida
• Recibos Oficiales de
Ingresos
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Expedición de Recibos Oficiales
25%
75%
Adecuación de requisitos debido a
reformas del SAT
Expedición de comprobantes en
dependencias
Nombre
Registro contable de Ingresos de Convenios
Áreas que participan
Entidad Académica o Dependencia y Dirección de Ingresos.
Finalidad
Registrar contablemente los ingresos derivados de Convenios.
Requisitos
Generales:
• Póliza de Registro de Movimientos
diarios
• AAA
• 10% Convenios en general
• 20% Convenios PEMEX
• Copia original del recibo que empare el
importe
• Comprobante bancario
Legales:
• Manual
de
Administrativos.
Tiempo
atención
Documentos
Procedimientos
Otros:
•Manual de navegación del SIIU BANER
Formato:
• Póliza de Registro
Movimientos diarios
Otros:
• 2 Días Hábiles
de
Salida
• Disponibilidad
financiera para el
ejercicio
del
proyecto.
Nombre
Patronatos y Fideicomisos
Áreas que participan
Entidad Académica o Dependencia, Secretaria de Administración y Finanzas
(SAF), Dirección General de Recursos Financieros, Dirección de Ingresos.
Finalidad
Documento oficial con autorización de cuotas a Patronatos/Fideicomisos.
Requisitos
Generales:
• Solicitud de autorización al SAF
• Anexar acta del Comité del Patronato
• Mencionar los conceptos de cobro,
cuotas, periodicidad, entidad académica
y clave programática.
Legales:
• Artículo 17 de la Ley Orgánica
• Artículos 17 y 18 del RIE
• Política 267 a 271 del MPA
Otros:
Documentos
Formato:
• Escrito
en
papel
membretado (original)
Otros:
• Copia a la Dirección de
Ingresos
Tiempo
atención
• 5 Días Hábiles a
partir de que reciben
el oficio de solicitud
en la SAF
Salida
• Oficio
de
autorización
de
Cuotas de Patronato
y Fideicomiso
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Patronatos y Fideicomisos
Contar con base de datos documental
Acortar el tiempo de recuperaciones
15%
8%
Crear base de datos de firmas
23%
15%
Liberación ágil de los recusos del
fondo 132
8%
8%
8%
Crear un procedimiento
15%
Normar integración del patronto
Informar creación del patronato y uso
de recursos
Agilizar el procedimiento
Trámites de la Dirección General de Recursos Financieros
Dirección de Egresos
1. Fondo Rotatorio
2.
3.
4.
5.
6.
 Solicitud
 Comprobación
 Reposición
Vale
 Solicitud
 Comprobación
Viáticos
 Solicitud
 Comprobación
 Reposición
Pago directo a Proveedores
Entrega de Cheques en Caja
Reposición de Cheques
Nombre
Fondo Rotatorio - Solicitud
Áreas que participan
Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos
Finalidad
Trámite por medio del cual se comprometen los recursos que ejercerán las
dependencias para su reposición periódica.
Requisitos
Generales:
•Cancelar el fondo rotatorio del ejercicio anterior
•Entregar el formato Registro de Firmas de
Titulares
•Presentarse en el horario de recepción de
documentos
•Contar con disponibilidad presupuestal y
financiera
Legales:
• Cumplir con el Reglamento de Ingresos y
Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50
•Cumplir con los requisitos de forma y fiscales
que indica el MPA
Otros:
•Respetar políticas para Fondo Rotatorio
•Recabar el Vo. Bo. del titular de la entidad
académica o dependencia cuando el encargado
de comprobar el vale sea el responsable de un
proyecto
Documentos
Formato:
Vale GF-GE-F-03
(Original y 2 copias)
Otros:
Por importes iguales
o mayor a $10,000.00
aperturar cuenta
bancaria
mancomunada
Tiempo
atención
Máximo 5 días
hábiles después de
presentarlo en la
Ventanilla de
Recepción de
Documentos
Salida
• Cheque o
transferencia
bancaria
Nombre
Fondo Rotatorio - Comprobación
Áreas que participan
Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos
Finalidad
Trámite por medio del cual se presentan los documentos que comprueban el
ejercicio del fondo solicitado en el POA.
Requisitos
Generales:
•Presentarse en el horario de recepción
de documentos
Legales:
• Cumplir con el Reglamento de Ingresos
y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50
•Cumplir con los requisitos de forma y
fiscales que indica el MPA
Otros:
•Respetar políticas para Fondo Rotatorio
y documentación comprobatoria
•Consulta de la Guía Contabilizadora
como herramienta de apoyo para
identificar la cuenta del gasto
•Recabar el Visto Bueno del titular de la
entidad académica o dependencia
cuando el encargado de comprobar el
vale sea el responsable de un proyecto
Documentos
Formato:
•Afectación Presupuestal
/ Orden de Pago GF-GEF-01 (Original y 2 copias)
•Fotocopia de Vale de
Fondo Rotatorio
Otros:
•Anexar el formato
Desglose de Proveedores
•Documentación original
comprobatoria
Tiempo
atención
Máximo 4 días
hábiles
Salida
•Copia de
Afectación con
número de póliza
Nombre
Fondo Rotatorio - Reposición
Áreas que participan
Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos
Finalidad
Trámite por medio del cual se reponen los recursos de los gastos realizados,
soportados en el Fondo Rotatorio.
Requisitos
Generales:
•Presentarse en el horario de recepción de
documento
•Contar con disponibilidad presupuestal y financiera
Legales:
• Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos
Capítulo IV Arts. 32 al 50
•Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que
indica el MPA.
Otros:
•Respetar políticas para Fondo Rotatorio y
documentación comprobatoria
•Consulta de la Guía Contabilizadora como
herramienta de apoyo para identificar la cuenta del
gasto
•Recabar el Vo. Bo. del titular de la entidad
académica o dependencia cuando el encargado de
comprobar el vale sea el responsable de un
proyecto
Documentos
Formato:
•Afectación Presupuestal
/ Orden de Pago GF-GEF-01 (Original y 2 copias)
Otros:
•Formato Desglose de
Proveedores GF-GE-F-04
•Documentación original
comprobatoria
Tiempo
atención
Máximo 4 días
hábiles
Salida
•Cheque o
transferencia
bancaria
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición)
Autorización
automática
12%
12%
Trámite en línea
28%
48%
Requerimientos claros
de información
Aumento de
horario/disminución de
tiempo
Nombre
Vale - Solicitud
Áreas que participan
Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos (en proyectos PIFI:
Dirección de Planeación)
Finalidad
Trámite por medio del cual se obtienen recursos de manera anticipada para la
adquisición de materiales, viáticos o la realización de un evento.
Requisitos
Generales:
•Contar con disponibilidad presupuestal y
financiera
•No tener adeudos
•Presentarse en el horario de recepción de
documentos 5 días hábiles antes de la fecha
del evento
Legales:
• Cumplir con el Reglamento de Ingresos y
Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50
•Cumplir con los requisitos de forma y
fiscales que indica el MPA.
Otros:
•Respetar políticas para Vales de Gastos a
Comprobar
•PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto,
Actividad y autorización de la Dirección de
Planeación
Documentos
Formato:
Vale GF-GE-F-03
(Original y 2 copias)
Otros:
•Soporte del motivo del
gasto
•Presupuesto del gasto
que solicita
Tiempo
atención
Máximo 5 días
hábiles
Salida
• Cheque o
transferencia
bancaria
Nombre
Vale - Comprobación
Áreas que participan
Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos
Finalidad
Trámite por medio del cual se entregan los documentos probatorios de los gastos
generados en el periodo y por el concepto solicitado.
Requisitos
Generales:
•Apego a las fechas de comprobación establecidas
en el Vale
•Presentarse en el horario de recepción de
documento
Legales:
•Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts.
32 al 50
•Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que
indica el MPA
Otros:
•Respetar políticas para Vales de Gastos a
Comprobar y documentación comprobatoria y Guía
Contabilizadora
•PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y
autorización de la Dirección de Planeación
•Recabar el Visto Bueno del titular de la entidad
académica o dependencia cuando el encargado de
comprobar el vale sea el responsable de un proyecto
Documentos
Formato:
Afectación
Presupuestal / Orden
de Pago Pago GF-GEF-01 (Original y 2
copias)
Fotocopia de Vale GFGE-F-03
Otros:
•Anexar el formato
Desglose de
Proveedores
•Documentación
original comprobatoria.
•Presentar
comprobante de pago
a proveedores por
importes mayores a
$2,000.00
Tiempo
atención
Máximo 4 días
hábiles
Salida
•Copia de
Afectación con
número de
póliza
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Vale (solicitud y Comprobación)
18%
9%
27%
46%
Aumento de
horario/disminución de
tiempo
Requisitos claros de
información
Campos del formato
(sobran o faltan)
Autorización automática
Nombre
Viáticos - Solicitud
Áreas que participan
Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos.
Finalidad
Obtener recursos para llevar a cabo alguna comisión
Requisitos
Generales:
•Suficiencia Presupuestal y
disponibilidad financiera
•No tener adeudos
•Cumplir con calendario y horario de
recepción.
Legales:
• Cumplir con el Reglamento de Ingresos
y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50
•Cumplir con los requisitos de forma y
fiscales que indica el MPA
Otros:
•Respetar Tarifas
•Respetar Políticas (generales, zonas
rurales, semiurbana o al extranjero)
•Utilizar las Partidas pertinentes
•PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto,
Actividad y autorización de la Dirección
de Planeación
Documentos
Formato:
Solicitud de viáticos
GF-GE-F-02 (original
y 2 copias)
Otros:
Oficio de comisión o
invitación (original o
copia) o correo
electrónico.
Tiempo
atención
Máximo 5 días
hábiles a partir de la
entrega de
documentación en la
"ventanilla de
recepción de
documentos"
Salida
• Cheque
• En caso de las
regiones:
Transferencia
Bancaria.
Nombre
Viáticos - Comprobación
Áreas que participan
Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos (en proyectos PIFI:
Dirección de Planeación)
Finalidad
Trámite por medio del cual se entregan todos los documentos probatorios de los
gastos de la Comisión realizada.
Requisitos
Generales:
•Presentarse en el horario de recepción de
documentos
•Apego a las fechas de comprobación
establecidas en el viático
Legales:
• Cumplir con el Reglamento de Ingresos y
Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50
•Cumplir con los requisitos de forma y
fiscales que indica el MPA
Otros:
•Cumplir con las políticas de
comprobación de viáticos y sobre la
documentación comprobatoria
•PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto,
Actividad y autorización de la Dirección de
Planeación. No se acepta el pago de
propinas
Documentos
Formato:
Afectación
Presupuestal/ Orden de
Pago GF-GE-F-01
(Original y 2 copias)
Otros:
•Copia de la solicitud
del viático
•Documentación
original comprobatoria
Tiempo
atención
Máximo 4 días
hábiles
Salida
•Copia de
Afectación con
número de póliza
Nombre
Viático - Reposición
Áreas que participan
Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos (en proyectos PIFI:
Dirección de Planeación)
Finalidad
Trámite para recuperar los gastos cuando el beneficiario aportó recursos
económicos para llevar a cabo la comisión.
Requisitos
Documentos
Generales:
•Presentarse en el horario de recepción de
documentos
•Suficiencia Presupuestal y disponibilidad
financiera
Formato:
Solicitud de Viático
GF-GE-F-02 (Original y
2 copias)
Legales:
• Cumplir con el Reglamento de Ingresos y
Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50
•Cumplir con los requisitos de forma y
fiscales que indica el MPA
Otros:
•Documentación
original comprobatoria
•Autorización especial
para viáticos al
Extranjero
Otros:
•Cumplir con las políticas de viáticos,
comprobación de viáticos y sobre la
documentación comprobatoria
•PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto,
Actividad y autorización de la Dirección de
Planeación. No se acepta el pago de
propinas
Tiempo
atención
Máximo 5 días
hábiles
Salida
•Cheque o
Transferencia
Bancaria
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Viático ( Solicitud, Comprobación y Reposición)
Simplificación
9%
9%
23%
Requisitos claros
11%
9%
Trámite en línea
7%
9%
5%
Criterios de revisión
18%
Aumento de
horario/disminución de
tiempo
Nombre
Pago Directo a Proveedores
Áreas que participan
Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos
Finalidad
Trámite por medio del cual se gestionan los recursos para el pago de los
compromisos contraídos con proveedores por concepto de honorarios y
arrendamientos.
Requisitos
Generales:
•Presentarse en el horario de recepción
de documento de acuerdo al Calendario
(Martes, Jueves y Viernes)
•Suficiencia Presupuestal y disponibilidad
financiera
Legales:
• Cumplir con el Reglamento de Ingresos
y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50
•Cumplir con los requisitos de forma y
fiscales que indica el MPA
Otros:
•Respetar políticas que le apliquen de
acuerdo al MPA y Guía contabilizadora
•Recabar el Visto Bueno del titular de la
entidad académica o dependencia
cuando el encargado de comprobar el
vale sea el responsable de un proyecto
Documentos
Formato:
Afectación Presupuestal
/ Orden de Pago GF-GEF-01 (Original y 2
copias)
Otros:
•Documentación original
comprobatoria
•Presentar cotizaciones
y cuadro comparativo
por importes de
$5,001.00 a $40,000.00
•Tramitar mediante
requisición ante
Recursos Materiales por
importes de $40,000.00
en adelante
Tiempo
atención
•De acuerdo a
programación (30 a
45 días)
•Sujeto a
disponibilidad
financiera
Salida
•Cheque o
transferencia
bancaria
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Pago directo a proveedores
6%
Pagos por transferencia
electrónica
6%
16%
Trámite en línea
36%
Agilizar tiempo de pago
10%
Datos del formato
Simlificación
26%
Modificar formato
Nombre
Entrega de Cheques en Caja (y/o Comprobante de Depósito)
Áreas que participan
Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos
Finalidad
Trámite por medio del cual, la dependencia recoge los cheques impresos.
Requisitos
Generales:
•Presentarse en el horario de entrega
de cheques.
Para fechas de pago de nómina:
Presentarse después de las 11:00
horas
•Presentar identificación oficial vigente
Legales:
• Cumplir con las políticas aplicables de
acuerdo al MPA
Otros:
• Haber entregado formato Registro de
Firmas de personal autorizado en la
Dirección de Egresos
Documentos
Formato:
Copia Afectación
Presupuestal GF-GE-F01con sello de recibido en
Dirección de Egresos
Otros:
Contra recibo para pago
de gasto médico
Tiempo
atención
De acuerdo al
número de
usuarios formados
y documentos a
recoger
Salida
• Cheque
• Copia de
Afectación
Presupuestal con
sello de PAGADO
• Comprobante de
depósito
• Reporte de Pagos
Nombre
Reposición de Cheques
Áreas que participan
Beneficiario, Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Contabilidad,
Dirección de Egresos
Finalidad
Trámite por medio del cual, se solicita la reposición del cheque que fue
cancelado por extravío, maltrato, deterioro o vencimiento.
Requisitos
Generales:
•Para su cobro, presentarse en el
horario de atención de la ventanilla del
Departamento de Caja
•Sueldos: Visto bueno del
administrador de la entidad académica
o dependencia
Legales:
•Los descritos y aplicables en el
procedimiento documentado
•Ley de Títulos y operaciones de
crédito
Otros:
Documentos
Formato:
• Ninguno
Otros:
Gastos:
Oficio original firmado por
el interesado indicando
folio a reponer
Sueldos:
Reporte del Sistema
Bancario donde se indique
el bloqueo del cheque por
robo o extravío.
Tiempo
atención
• Máximo 4 días
hábiles
Salida
• Cheque repuesto
Trámites de la Dirección General de Recursos Financieros
Dirección de Contabilidad
1. Recepción de la Nómina firmada con cheques cancelados definitivos
2. Constancia de sueldos y salar
Nombre
Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos
Áreas que participan
Entidades Académicas y Dependencias; y Dirección de Contabilidad
Finalidad
Trámite por medio del cual, la dependencia entrega quincenalmente la nómina
firmada y los formatos de cheques concentrados y cancelación de depósitos
por pagomático y/o cheque impreso
Requisitos
Generales:
Cumplir con los calendarios y
horarios de entrega
Documentos
Formato:
•Entregar la nómina firmada
•Formato de Cancelación de
Depósitos por Pagomático
•y/o cheque impreso
•y cheques cancelados.
Legales:
•
Otros:
Otros:
Los cheques cancelados deberán
traer el sello de cancelado.
Tiempo
atención
•Al 3er. Día hábil de
pago, entrega la región
Xalapa.
•Al 5º. día hábil de
pago, entrega el resto
de las regiones.
Salida
•Cancelación de
cheques.
Nombre
Constancia de Sueldos y Salarios
Áreas que participan
Persona que solicita y la Dirección de Contabilidad
Finalidad
Trámite por medio del cual el empleado solicita una constancia de sueldos y
salarios pagados por la Universidad en un año calendario.
Requisitos
Generales:
Nombre, Número de Personal y
Registro
Federal
de
Contribuyentes correctos.
Documentos
Formato(s):
Formato de Solicitud de
Constancia de Sueldos y
Salarios.
Legales:
• Artículo 117 fracción III de la
Ley del Impuesto Sobre la
Renta.
Otros:
Otros:
En caso de realizar el tramite
por primera vez o corrección
de datos, anexar copia de la
cédula de identificación fiscal.
Tiempo
atención
•Recepción de
solicitudes último día
hábil de diciembre.
•Fecha de entrega de
constancia a partir de la
segunda quincena de
febrero.
Salida
•Constancias de
Sueldos y Salarios
formato 37.
Presentación de los trámites
Dirección General de Recursos Humanos
Dirección de Personal
Dirección de Nóminas
Trámites de la Dirección General de Recursos Humanos
Dirección de Personal
1. Revisión de cargas académicas
2. Movimiento de personal académico (vía SISPER)
3. Solicitud de constancias
4. Préstamo de personal
Nombre
Revisión de Cargas Académicas
Áreas que participan
Dirección General de Recursos Humanos, Direcciones de Áreas Académicas,
Organización Sindical F.E.S.A.P.A.U.V.
Finalidad
Revisar en cada región de la Universidad la carga académica y horas base de
los académicos.
Requisitos
Generales:
•Cargas Académicas impresas de
SISPER.
•Contar con la presencia del Director
de Facultad, Jefes de Carrera,
Representante Sindical y Analista de
Cargas Académicas.
Legales:
•Legislación Universitaria
•Contrato Colectivo de Trabajo de
Personal Académico
•Estatuto de Personal Académico
• Manual de Procedimientos
Administrativos
Documentos
Formatos:
•Horarios para revisión de
cargas ARH-I-F-10
•Acta de Revisión de
Cargas Académicas
ARH-I-F-12
•Cargas Académicas
impresas.
•Calendario por cambio de
semestre ARH-I-Ot-01
Otros:
Tiempo
atención
De acuerdo al
formato de horarios
para revisión de
cargas.
Salida
Cargas académicas
revisadas y
firmadas.
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Revisión de cargas académicas
Reducir periodo de realización
5%
5%
5%
5%
Contenido de la revisión
5%
21%
Pertinencia del trámite
11%
Desconocimiento procedimiento
Eliminar trámite
16%
27%
Revisar directamente sobre
retícula
Mayor comunicación directivosadministrativos
Diferenciar problemas
administrativos de académicos
Desfase entre revisión de cargas y
asignación de cargas
Nombre
Movimientos de Personal Académico (Vía SISPER)
Áreas que participan
Dependencias, Áreas Académicas, Dirección de Personal y Dirección de
Nóminas.
Finalidad
Efectuar el Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas a los Trabajadores
Requisitos
Generales:
Establecidos en las políticas del
Procedimiento de Pago de Sueldo y
Prestaciones Económicas
Documentos
Formato:
•Propuesta Movimiento de
Personal ARH-GE-F-03
(original y 2 copias)
ARH-DGRH-P03
Legales:
• Legislación Universitaria
• Contrato Colectivo de Trabajo de
Personal Académico
• Estatuto de Personal Académico
• Manual de Procedimientos
Administrativos
•Solicitud de Asignación de
Personal ARH-I-F-01 (en caso
de ser personal de nuevo
ingreso) original.
Otros:
Oficios para elaborar
movimientos de alta, baja o
modificaciones.
Tiempo
atención
De acuerdo al
Calendario de
Cierre para
Recepción de
Documentos para
Pago de Sueldo y
Prestaciones
Económicas.
Salida
Cheque de pago y/o
depósito de sueldo
y prestaciones
económicas en
forma quincenal.
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Movimientos de personal vías SISPER
Datos actualizados SISPER
14%
7%
7%
36%
15%
Poder modificar o cancelar por
errores
Validez para pago SISPER
Solicitud recurrente del mismo dato
7%
7%
7%
Despliegue automático de datos
Volver al trámite por SISPER
Menos validaciones
Designar sólo 1 persona para aclarar
dudas
Nombre
Solicitud de Constancias de Trabajo
Áreas que participan
Dirección de Personal
Finalidad
Entregar al Trabajador la Constancia
Requisitos
Documentos
Generales:
•Llenar la solicitud
•Firmar la solicitud l
•Anexar copia de talón de cheque
de la ultima quincena de pago.
Formato:
•Solicitud de Constancia
ARH-P-F-10 y
•Copia de Talón de Cheque
de Ultima Quincena
Legales:
•Solicitud de Constancia de
Personal Académico
ARH-P-F-44 y
Otros:
•Copia de Talón de Cheque
de Ultima Quincena
Otros:
Tiempo
atención
4 Días Hábiles
Salida
Constancias
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Solicitud de constancias
100%
Sistema en línea
Nombre
Préstamo Personal por Anticipo de Sueldo
Áreas que participan
Dirección General de Recursos Humanos, Dirección de Contabilidad,
Departamento de Caja
Finalidad
Otorgar Préstamo de Anticipo de Sueldo a los Trabajadores
Requisitos
Generales:
•Llenar la solicitud
•Firmar la solicitud el trabajador y el
aval
•Anexar copia de talón de cheque
de la ultima quincena de pago del
trabajador y el aval.
Legales:
•Contrato Colectivo de Trabajo de
Personal Académico
•Contrato Colectivo de Trabajo de
Personal Admvo., Técnico y
Manual
Documentos
Formato:
•Solicitud de Préstamo por
Anticipo de Sueldo
ARH-P-F-23 (original y copia)
• Copias de talón de cheques
del trabajador y aval.
Otros:
•Oficio donde los sindicatos
relacionan las solicitudes de
préstamos.
Tiempo
atención
De acuerdo a las
políticas establecidas
y
la
disposición
financiera.
Salida
Cheque por anticipo
de sueldo
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Préstamo personal por anticipo de sueldo
20%
20%
Crear instructivo
Saber fecha de emisión de
cheque
20%
40%
Eliminar requisito talón de
cheque
Sistema en Línea
Nombre
Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas de Personal
Áreas que participan
Dirección de Presupuestos, Dirección de Personal, Dirección de Nominas,
Coordinación de Integración Salarial, Dirección de Contabilidad
Finalidad
Efectuar el Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas a los Trabajadores
Requisitos
Generales:
Establecidos en las políticas del
Procedimiento de Pago de Sueldo y
Prestaciones Económicas
ARH-DGRH-P03
Legales:
• Manual de Procedimientos
Administrativos
• Contrato Colectivo de Trabajo de
Personal Académico
• Contrato Colectivo de Trabajo de
Personal Admvo., Técnico y
Manual
Documentos
Formato:
•Propuesta Movimiento de
Personal ARH-GE-F-03
•Propuesta-Movimiento
de
Beca ARH-GE-F-04
•Propuesta Movimiento de
Personal de Apoyo
ARH-GE-F-15 (anexando copia
de no impedimento laboral)
•Solicitud de Retención de
Impuestos ARH-I-F-06
Otros:
Oficios para elaborar
movimientos de alta, baja o
modificaciones.
Tiempo
atención
De
acuerdo
al
Calendario de Cierre
para Recepción de
Documentos
para
Pago de Sueldo y
Prestaciones
Económicas.
Salida
• Cheque de pago
y/o depósito de
sueldo y
prestaciones
económicas en
forma quincenal.
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Pago de sueldos y prestaciones económicas
Eliminar aval e intermediarios "Sindicato"(para
certificación de prestamos ante IPE)
Se requiere Capacitación
3% 3% 3%
6%
6%
6%
3%
Solicitud recurrente de mismos documentos y
datos
Sistema y tutoriales en línea
10%
Desconcentración a las vicerrectorias
35%
19%
6%
Agilizar trámites de pago y notificación de
errores
Pago por Depósito bancario todo el personal
(Inlcuye firma de nómina)
Exigir mejor trato y responsabilidad a personal
Volver a pago vía SISPER
Verificar enlaces SISPER-Nóminas
Fijar calendario de entrega
Trámites de la Dirección General de Recursos Humanos
Dirección de Nóminas
1. Entrega de la nómina para pago
2. Solicitud de trámite de tarjeta “Pagomatico” para el pago de nómina
Nombre
Entrega de la nómina para pago
Áreas que participan
Vicerrectorías, Dirección de nóminas, Dirección de egresos
Finalidad
Poner a disposición la nómina, cheques y comprobantes de depósito para
realizar el pago al personal en tiempo y forma.
Requisitos
Generales:
•Nómina procesada
•Cumplir con el calendario de entrega
•Para la nómina “mecanizada” 72 horas
antes de la fecha de pago.
•Eventual, apoyo y becas 48 horas
antes
•Archivo de dispersión 24 horas antes
•Para el pago de suplencias y pensión
alimenticia el día de pago.
Legales:
• Cumplir con el pago de salarios
según los CCTs. (1).
(1) Art. 52 y 54 SETSUV y FESAPAUV,
respectivamente.
Otros:
Documentos
Formato(s):
Otros:
Se realiza el aviso por
correo electrónico.
Tiempo
atención
Es inmediato por que
se consulta y se
imprime directamente
del sistema.
Salida
Archivos de:
• Nómina
• Cheques
• Comprobantes de
depósito
• Comprobantes de
descuento
• Comprobantes del
SAR
• Reportes
• Avisos
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Entrega de la nómina para pago
Reducir tiempo de entrega
25%
50%
25%
Ampliar horario
Nómina suplencias
entregar con anticipación
Nombre
Solicitud de trámite de tarjeta "Pagomático" para el pago de nómina
Áreas que participan
Dirección de Nóminas, Dirección de Egresos
Finalidad
Agilizar el pago vía deposito, evitar aglomeraciones en los bancos y obtener el
beneficio de pago de nómina vía deposito en una cuenta “pagomático”.
Requisitos
Generales:
• Es opcional
• Hacer la solicitud vía oficio o correo
o acudir a la sucursal Banamex
• Aparecer en la nómina mecanizada.
• Tener más de un año como eventual
• Avisar a la Dirección de nóminas del
número de tarjeta al obtenerla
Legales:
• Cumplir oportunamente con el pago
de salarios según el CCT.
Documentos
Formato:
•No se llena ningún
formato. La solicitud es vía
correo indicando número
de personal y nombre.
•Si acude a la sucursal
debe cumplir con los
requisitos que establece el
formato de contrato del
Banco.
Otros:
Otros:
No aplica para personal del SETSUV
y de apoyo.
Tiempo
atención
Si el plástico es
personalizado-cuando
menos un mes.
Si se acude a la
sucursal - menos de
20 minutos.
Salida
Obtener el plástico
Presentación de los trámites
Dirección de Recursos Materiales
Requisiciones
Nombre
Requisición
Áreas que participan
Entidad Académica y Dependencia, Dirección de Recursos Materiales, Dirección
General de Recursos Humanos, Dirección General de Tecnología de Información,
Dirección de Proyectos, Construcciones y Mantenimiento.
Finalidad
Solicitar la compra de materiales, mobiliario y equipo, así como el mantenimiento
de bienes.
Requisitos
Generales:
Suficiencia presupuestal y
disponibilidad financiera.
Legales:
• Cumplir con las políticas por concepto
de gasto del Manual de Procedimientos
Administrativos.
Otros:
•Anexar una cotización cuando los
artículos no se encuentran en los
catálogos.
•Anexar oficio de justificación cuando
se requiera una marca determinada .
Documentos
Formato(s):
Requisición (original y dos
copias).
Tiempo
atención
En ventanilla
10 minutos por
requisición.
Tiempo proceso
•15 a 30 días
compra directa.
•45 días Invitación a
cuando menos Tres
Personas.
•90 días Licitación
Pública.
Salida
•Suministro de los
materiales,
mobiliario y equipo,
así como el
mantenimiento de
los bienes.
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Requisiciones
Trámite electrónico
18%
32%
Instructivo con ejemplo
Disminuir tiempos
25%
15%
procedimiento ágil
10%
Descentralizar
Trámites de la Dirección General de Recursos Financieros
Departamento de Inventarios
1. Registro de bienes muebles
2. Levantamiento físico del inventario
3. Transferencia de bienes muebles
4. Retiro de bienes en desuso
Nombre
Registro de Bienes Muebles
Áreas que participan
Entidades Académicas y Dependencias, Departamento de Control de Inventarios.
Finalidad
Trámite mediante el cual se registran los bienes adquiridos o recibidos en donación.
Requisitos
Generales:
Adquisicion :
• Factura Original
• Copia de la orden de Compra
• Copia de la afectación
presupuestal
Legales:
• Cumplir con lo establecido en el
reglamento
para
el
control
patrimonial y el procedimiento de
Registro y resguardo de bienes de
activo fijo.
Otros:
Donacion:
•Acta administrativa
•Copia de convenios
•Contrato de donación
Documentos
Formato(s):
•No aplica
Otros:
Donación:
• Aviso de control de alta y
baja de mobiliario y
equipo (original y copia)
• Oficio de solicitud
Tiempo
atención
•10
días hábiles a
partir de que se recibe
la factura o documento
soporte
Salida
• Etiquetas de Código
de Barras.
•Resguardo de Activo
Fijo.
Nombre
Levantamiento Físico del Inventario
Áreas que participan
Entidades Académicas y Dependencias, Departamento de Control de Inventarios.
Finalidad
Trámite mediante el cual las entidades académicas y dependencias solicitan el
inventario de bienes muebles por procesos de entrega-recepción.
Requisitos
Generales:
•Realizar el levantamiento físico
del inventario anual en tiempo y
forma.
•Solicitar el levantamiento físico
del inventario por cambio de titular.
Legales:
•Cumplir con lo establecido en el
reglamento
para
el
control
patrimonial y el procedimiento de
regularización de bienes activo fijo
Otros:
Cumplir con metodología para el
levantamiento físico del inventario
en las entidades académicas y
dependencias
Documentos
Formato:
•Respuesta al
levantamiento físico del
inventario anual (original
y copia)
Otros:
•Oficio de envió
Tiempo
atención
• 30 días hábiles a
partir de recibir la
respuesta ( LFIA)
•Los establecidos en el
acta admva de entrega
–recepción.
Salida
•Respuesta al
levantamiento físico
del inventario anual
(original y copia).
•Bitácora de
seguimiento al
levantamiento físico
del inventario anual.
•Bitácora de
seguimiento a los
procesos de entrega
recepción.
• Acta administrativa
de entrega-recepción
•Compromisos a
cumplir
Nombre
Transferencias de Bienes Muebles
Áreas que participan
Entidades Académicas y Dependencias, Departamento de Control de Inventarios
Finalidad
Trámite que permite la transferencia de un bien mueble en buen estado entre las
entidades académicas y dependencias.
Requisitos
Documentos
Generales:
•Que las características de los
bienes de activo fijo a transferir
sean las registradas en el SIIU.
Formato:
•Aviso de control de alta y
baja de mobiliario y equipo
(original y 2 copias).
Legales:
• Cumplir con lo establecido en el
reglamento de control patrimonial
y
el
procedimiento
de
regularización de bienes activo
fijo.
Otros:
•Oficio de solicitud de
transferencia.
Otros:
Cumplir con el instructivo de
llenado.
Tiempo
atención
•5 días hábiles a partir de
que se recibe el formato .
Salida
•Etiquetas de
Código de Barras.
•Resguardo de
Activo Fijo.
Nombre
Retiro de Bienes en Desuso
Áreas que participan
Entidad Académica o Dependencia, Departamento de Control de Inventarios
Finalidad
Trámite que permite desincorporar los bienes obsoletos e inservibles del
inventario de las entidades académicas y dependencias.
Requisitos
Generales:
•Bienes en desuso
•Peticiones de donación
•Acuerdo Rectoral de donación y venta
Legales:
• Cumplir con lo establecido en el
reglamento para el control patrimonial y
en el procedimiento de retiro de bienes
en desuso.
Otros:
•Cumplir con la metodología para el
retiro de bienes obsoletos e inservibles.
• transferir los bienes a la ubicación 103
almacén de bajas provisional.
Documentos
Formato:
•Aviso de control de alta y
baja de mobiliario y equipo
•Dictamen técnico.
Otros:
•Oficio de retiro de bienes
en desuso.
Tiempo
atención
•30 días hábiles a
partir de que se
recibe el acuerdo
rectoral .
Salida
•Retiro de bienes en
desuso.
•Acta administrativa
de donación y venta
•Baja de bienes del
patrimonio
universitario
RESULTADOS PRELIMINARES
Trámites de Inventarios
Digitalización de firmas
7%
7%
22%
Desconcentración de trámites
14%
Reducción de formatos
22%
14%
14%
Calendarización de trámites de
inventarios
Disminución de tiempos de
respuesta
Información vía correo
Formatos en linea
NOMBRE
PUESTO
CORREO
Mtro. Salvador Tapia Spinoso
Director General de Recursos Financieros
[email protected]
C.P. Guadalupe Cruz Feria
Directora General de Recursos Humanos
[email protected]
Lic. Yolanda Bocarando Martínez
Directora de Recursos Materiales
[email protected]
C.P. Antonio Ramírez Velázquez
Director de Personal
[email protected]
C.P. Pedro Bolaños Durán
Director de Nominas
[email protected]
LAE Citlali Pacheco Ramírez
Directora de Presupuestos
[email protected]
C.P. Bianey Hernández Andrade
Directora de Egresos
[email protected]
C.P. Eduardo Burgos Suárez
Director de Ingresos
[email protected]
C.P. Ángela Quiñones Guerra
Jefa del Depto. de Afectación Contable
[email protected]
LAE Jesús Contreras Guzmán
Jefe del Depto. de Control de Inventarios
[email protected]
Estudio de opinión:
http://sapp.uv.mx/encuestasaf/
Buzón de quejas y sugerencias:
[email protected]
Gracias por su
participación