Transcript Pertemuan ke-9

Minggu Ke 9
Siklus Pendapatan:
Penjualan dan Penagihan
Kas
Aktivitas Bisnis
Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan adalah rangkaian
aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan
informasi terkait yang terus berulang
dengan menyediakan barang dan jasa ke
para pelanggan dan menagih kas sebagai
pembayaran dari penjualan-penjualan
tersebut.
Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan
• Apa sajakah dari empat aktivitas dasar
bisnis yang dilakukan dalam siklus
pendapatan ?
1 Entri pesanan penjualan
2 Pengiriman
3 Penagihan dan Piutang Usaha
4 Penagihan Kas
Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan:
Entri Pesanan Penjualan
Proses entri pesanan penjualan mencakup
tiga tahap:
1. Mengambil pesanan dari pelanggan
2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan
3. Memeriksa ketersediaan persediaan
Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan:
Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus
pendapatan adalah memenuhi pesanan
pelanggan dan mengirimkan barang
dagangan yang diinginkan tersebut, proses
ini terdiri dari dua tahap:
1. Mengambil dan mengepak pesanan
2. Mengirim pesanan tersebut
Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan:
Penagihan dan Piutang Usaha
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus
pendapatan, melibatkan:
1. Penagihan ke para pelanggan
2. Memelihara data piutang usaha
Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan:
Penagihan Kas
Langkah keempat (terakhir) dalam siklus
pendapatan adalah penagihan kas,
melibatkan:
1. Menangani kiriman uang pelanggan
2. Menyimpannya ke bank
Siklus Pendapatan –
Keputusan-keputusan penting
• Tujuan utama siklus pendapatan adalah
untuk menyediakan produk yang tepat di
tempat dan waktu yang tepat dengan
harga yang sesuai.
– Bagaimana perusahaan dapat mencapai
tujuan ini ?
• Guna mencapai tujuan ini, pihak manajemen harus
membuat beberapa keputusan penting berikut ini :
Siklus Pendapatan –
Keputusan-keputusan penting
• Sejauh apakah produk dapat dan harus
disesuaikan dengan tiap kebutuhan dan
keinginan pelanggan ?
• Seberapa banyak persediaan yang harus
dimiliki, dan dimanakah persediaan tersebut
ditempatkan ?
• Bagaimana seharusnya barang dagangan
dikirim kepada para pelanggan ? Haruskah
perusahaan melakukan fungsi pengiriman
sendiri atau menggunakan pihak ketiga yang
mengkhususkan diri dalam pengiriman?
Siklus Pendapatan –
Keputusan-keputusan penting
• Haruskah kredit ditawarkan kepada
pelanggan ?
• Berapa banyak kredit yang seharusnya
diberikan ke tiap pelanggan ?
• Apa syarat-syarat kredit yang seharusnya
diberikan?
• Bagaimana pembayaran pelanggan dapat
diproses untuk memaksimalkan arus kas?
Entri Pesanan Penjualan
(Aktivitas 1)
• Langkah ini termasuk semua includes all
the activities involved in soliciting and
processing customer orders.
• Key decisions and information needs:
– decisions concerning credit policies, including
the approval of credit
– information about inventory availability and
customer credit status from the inventory
control and accounting functions, respectively
Entri Pesanan Penjualan
(Aktivitas 1)
• Fungsi entri pesanan penjualan mencakup
tiga aktivitas utama, yaitu :
1 Mengambil pesanan dari pelanggan
2 Memeriksa dan menyetujui kredit
pelanggan
3 Memeriksa ketersediaan persediaan
Kebutuhan Informasi dan Prosedur
• SIA harus menediakan informasi
operasional yang dibutuhkan untuk
melakukan fungsi-fungsi berikut ini:
– Merespons pertanyaan pelanggan mengenai
saldo akun dan status pesanan.
– Memutuskan apakah kredit pelanggan
tertentu dapat ditambah atau tidak.
Entri Pesanan Penjualan
(Aktivitas 1)
• Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima
pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa
semua data yang dibutuhkan untuk memproses
pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara
akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini
harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang
menyeluruh:
– Pemeriksaan validitas, Uji kelengkapan
– Uji kewajaran
– Persetujuan kredit
• Otorisasi umum, Batas kredit
• Otorisasi khusus:Pemeriksaan batas
Entri Pesanan Penjualan
(Aktivitas 1)
• Langkah berikutnya adalah, menetapkan
apakah tersedia cukup persediaan untuk
memenuhi pesanan tersebut.
• Internally generated documents produced
by sales order entry:
– Pesanan penjualan
– Slip pengepakan
– Kartu pengambilan barang
Kebutuhan Informasi dan Prosedur
• Menentukan ketersediaan persediaan.
• Memutuskan jangka waktu kredit yang
ditawarkan.
• Menentukan harga produk dan jasa.
• Menetapkan kebijakan mengenai retur
penjualan dan garansi.
• Memilih metode untuk mengirim barang.
Pengiriman
(Aktivitas 2)
• Warehouse workers are responsible for
filling customer orders by removing items
from inventory.
• Keputusan-keputusan penting dan
kebutuhan informasi:
– Menentukan metode pengiriman.
– in-house
– outsource
Pengiriman
(Aktivitas 2)
• Dokumen, catatan, dan prosedur:
– Kartu pengambilan printed by the sales order
entry triggers the shipping process and is
used to identify which products to remove
from inventory.
– Jumlah phisik dibandingkan dengan kuantitas
pada kartu pengambilan dan slip
pengepakan.
– Beberapa tempat pemeriksaan dibuat dan
dokumen pengiriman dipersiapkan.
Penagihan dan Piutang Usaha
(Aktivitas 3)
• Dua aktivitas yang dilakukan pada stage
siklus pendapatan ini adalah:
1 Invoicing customers
2 Maintaining customer accounts
• Keputusan-keputusan penting dan
kebutuhan Informasi:
• Accurate billing is crucial and requires information
identifying the items and quantities shipped, prices,
and special sales terms.
Penagihan dan Piutang Usaha
(Aktivitas 3)
• The sales invoice notifies customers of the
amount to be paid and where to send
payment.
• A monthly statement summarizes
transactions that occurred and informs
customers of their current account
balance.
• A credit memo authorizes the billing
department to credit a customer’s account.
Penagihan dan Piutang Usaha
(Aktivitas 3)
• Jenis sistem penagihan:
– Dalam sistem setelah penagihan, faktur
dipersiapkan setelah confirmasi bahwa
barang-barang dikirim.
– Dalam sistem pra penagihan, faktur
dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) sesegera
pesanan disetujui.
• Persediaan, piutang dagang, dan file buku
besar diperbaharui pada waktu ini.
Penagihan dan Piutang Usaha
(Aktivitas 3)
• Metode-metode pengurusan piutang
dagang:
– Metode faktur terbuka
– Metode pembayaran gabungan
• Untuk memperoleh aliran penerimaan kas
yang lebih seragam, banyak perusahaan
menggunakan proses yang disebut
Penagihan berdaur.
Kebutuhan Informasi dan Prosedur
• Apakah contoh informasi tambahan yang
seharusnya SIA sediakan ?
– Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
– Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan
mengirim pesanan
– Persentase penjualan yang membutuhkan
pemesanan ulang
– Kepuasan pelanggan
– Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
– Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan,
dan area penjualan.
Penagihan Kas
(Aktivitas 4)
• Dua bagian yang terlibat dalam aktivitas
ini adalah:
1 Kasir
2 Fungsi piutang dagang
Penagihan Kas
(Aktivitas 4)
• Keputusan-keputusan penting dan
Kebutuhan Informasi:
– Pentingnya pengurangn pencurian kas.
– Fungsi penagihan piutang dagang
seharusnya tidak mempunyai akses phisik ke
kas atau cek.
– Fungsi piutang dagang harus mampu
mengidentifikasi sumber suatu pengiriman
uang dan Faktur aplikasi harus dikredit.
Penagihan Kas
(Aktivitas 4)
• Dokumen, catatan, dan prosedur:
– Cek diterima dan dikirim (disimpan).
– Daftar pengiriman uang dipersiapkan dan
dimasukkan secara on-line pelanggan,
nomor faktur, dan jumlah setiap pembayaran.
– The system performs a number of on-line edit
checks to verify the accuracy of data entry.
Pengendalian: Tujuan,
Ancaman, dan Prosedur
• Di dalam siklus pendapatan, SIA yang
didesain dengan baik harus menyediakan
pengendalian yang memadai untuk
memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut
ini dicapai:
– Semua transaksi telah diotorisasikan dengan
benar.
– Semua transaksi yang dicatat valid (benarbenar terjadi).
Pengendalian: Tujuan,
Ancaman, dan Prosedur
– Semua transaksi yang valid, dan disahkan,
telah dicatat.
– Semua transaksi dicatat dengan akurat.
– Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari
kehilangan ataupun pencurian.
– Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien
dan efektif.
Ancaman dan Prosedur Pengendalian
Aplikasi Entri Pesanan Penjualan
Ancaman
1. Pesanan pelanggan
Prosedur Pengendalian yang dapat
diterapkan
Pemeriksaan edit entri data
yang tidak lengkap atau
tidak akurat
2. Penjualan secara kredit Persetujuan kredit oleh manajer bagian
ke pelanggan yang
memiliki catatan kredit
buruk
kredit, bukan oleh fungsi penjualan;
catatan yang akurat atas saldo
rekening pelanggan.
3. Legitimasi pesanan
Tanda tangan di atas dokumen kertas,
tanda tangan digital dan sertifikat
digital untuk e-business
4. Habisnya persediaan,
Sistem pengendalian persediaan
biaya penggudangan,
dan pengurangan
harga.
Ancaman dan Prosedur Pengendalian
Aplikasi Pengiriman
Ancaman
Prosedur Pengendalian yang dapat
diterapkan
1. Kesalahan
pengiriman:
• Brg. Dag. Yang
salah
• Jumlah Yang salah
• Alamat yang salah
Rekonsiliasi pesanan penjualan
dengan kartu pengambilan dan slip
pengepakan; pemindai kode garis;
pengendalian aplikasi entri data
2. Pencurian
persediaan
Batasi akses fisik ke persediaan;
Dokumentasi semua transfer
internal persediaan; perhitungan
fisik persediaan secara periodik
persediaan dan rekonsiliasi
Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi
Penagihan dan Piutang Usaha
Ancaman
Prosedur Pengendalian yang dapat
diterapkan
1. Kegagalan untuk
menagih pelanggan
Pemisahan fungsi pengiriman dan
penagihan;
Pemberian nomor terlebih dahulu ke
semua dokumen pengiriman dan
rekonsiliasi faktur secara periodik;
rekonsiliasi kartu pengambilan dan
dokumen pengiriman dengan pesanan
penjualan
2. Kesalahan dalam
penagihan
Pengendalian edit entri data
Daftar harga
3. Kesalahan dalam
Rekonsiliasi buku pembantu
piutang usaha dengan buku besar;
memasukkan data ketika
Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi
Penagihan Kas
Ancaman
1. Pencurian Kas
Prosedur Pengendalian yang dapat
diterapkan
Pemisahan tugas; minimalisasi
penanganan kas; kesepakatan
lockbox; konfirmasikan pengesahan
dan penyimpanan semua
penerimaan;
Rekonsiliasi periodik laporan bank
dengan catatan seseorang yang tidak
terlibat dalam pemrosesan
penerimaan kas
Masalah-masalah Pengendalian Umum
Ancaman
Prosedur Pengendalian yang dapat
diterapkan
1. Kehilangan Data
Prosedur cadangan dan pemulihan
dari bencana; pengendalian akses
(secara fisik dan logis)
2. Kinerja yang buruk
Persiapan dan tinjauan laporan
kinerja
Model Data Siklus Pendapatan
• The REA data model provides one method
for designing a data base that efficiently
integrates both financial and operating
data.
• A simplified REA data model for the
revenue cycle of a manufacturing
company should include the following
information:
– Dua sumber utama (kas dan persediaan)
berguna dalam siklus pendapatan
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan
dan Model Data
SIA didesain untuk mengumpulkan,
memproses, dan menyimpan data kegiatan
bisnis agar manajemen mendapatkan
informasi untuk mendukung pengambilan
keputusan.
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan:
Data Operasional
Data operasional dibutuhkan untuk
mengawasi kinerja dan untuk melakukan
tugas-tugas rutin berikut ini :
• Merespons pertanyaan pelanggan mengenai
saldo akun dan status pesanan
• Memutuskan apakah kredit pelanggan
tertentu dapat ditambah atau tidak
• Menentukan ketersediaan persediaan
• Memilih metode untuk mengirim barang
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan:
Informasi Sekarang dan Masa Lalu
Informasi yang lampau dan yang saat ini
diperlukan agar menajemen dapat membuat
keputusan strategis berikut ini :
• Menentukan harga produk dan jasa
• Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan
garansi
• Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan
• Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek
• Merencanakan kampanye pemasaran yang baru
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan:
Penilaian Kinerja
SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk
mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :
• Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
• Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
• Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
• Tingkat dan tren kepuasan pelanggan
• Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
• Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area
penjualan
• Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan
• Keefektifan iklan dan promosi
• Kinerja staf penjualan
• Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit
Model Data Siklus Pendapatan
– Empat kegiatan bisnis besar dalam siklus
pendapatan (Pesanan, memenuhi
pesanan, pengiriman dan penagihan kas)
– The primary external agent (customer) as
well as the various internal agents
involved in revenue cycle activities
Model Data Siklus Pendapatan
Diagram REA siklus pendapatan untuk AOE
Pesanan
persediaan
(0, N)
(0, N)
Persediaan
Inventory
fill order
(0, N)
Inventory ship
Model Data Siklus Pendapatan
Diagram REA siklus pendapatan untuk
AOE
(1, N)
Kas
(1, 1)
Deposits in
Penagihan
kas
(1, 1)
by
(1, N)
Kasir
Minggu Ke 9
********
SELESAI ********