Transcript Application Audit Program

Application Audit Program
Oleh : Muhammad Zainal Abidin SE, Ak, MM
1
Siklus Perusahaan
Pesanan Penjualan
Pelanggan
Penolakan Pesanan
Penjualan
Pesanan Pembelian
Supplier
Pengiriman
Faktur Supplier
Faktur
Laporan Saldo
Pembayaran o/ pelanggan
Laporan Supplier
Perusahaan Pembayaran ke Supplier
Laporan Laba Rugi
Neraca
Laporan Anggaran
Manajemen
Laporan lainnya
Persediaan
Gudang
POLITEKNIK NSC
2
Siklus Penjualan
Pengiriman Pesanan
Pesanan penjualan
Laporan Saldo
Pembayaran oleh pelanggan
Pelanggan
Piutang
Dagang
Pesanan yang
diterima
Pemberitahuan
Penolakan Order
Penjualan
Entri
Pesanan
Pesanan telah
dikirimkan
Faktur
Pesanan yang
ditagihkan
Pesanan yang sudah
dipenuhi
Persediaan
Penagihan
DATA PEMBELIAN
BUKU BESAR
POLITEKNIK NSC
3
Siklus Pembelian
Komitmen
DATA PEMBELIAN
Pembelian
Supplier
Data Pesanan
Pembelian
Pesanan Pembelian
Yg Telah dipenuhi
Pesanan Pembelian
Pengiriman
Penerimaan
Pembelian yg
diterima
Persediaan
Gudang
Faktur Supplier
Kewajiban yg muncul
Hutang
Dagang
BUKU BESAR
Laporan saldo Supplier
Pembayaran kepada Supplier
POLITEKNIK NSC
4
Siklus Akuntansi
Data Buku Besar Piutang
Data Buku Besar Persediaan
Data Buku Besar Hutang
Memperbarui
Buku Besar
Catatan Buku Besar
Catatan Buku Besar
Telah Diperbarui
Data Laporan Manajemen
Membuat
Laporan
Manajemen
Buku
Besar
Laporan lainnya
Laporan anggaran
Neraca
Laporan Laba Rugi
Manajemen
POLITEKNIK NSC
5
Siklus Penjualan
Penjualan dan Penagihan Kas
5 GOLONGAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PENJUALAN dan
PENAGIHAN KAS
1.
2.
3.
4.
5.
Penjualan
Penerimaan kas
Retur penjualan dan potongan
Penghapusan piutang yang tak tertagih
Memperkirakan piutang tak tertagih
Kecuali penjualan tunai, setiap transaksi dan jumlah
akhirnya akan masuk ke salah satu dari rekening piutang
atau cadangan piutang yang tak tertagih (diasumsikan
pengendalian internal pada golongan penjualan kredit
dan tunai sama)
POLITEKNIK NSC
6
Siklus Penjualan
Penjualan dan Penagihan Kas
1. Memproses Pesanan Pelanggan
 Titik awal dari keseluruhan siklus
 Penawaran untuk membeli barang dengan ketentuan tertentu.
Adanya penerimaan pesanan pelanggan sering mengakibatkan
terjadinya pesanan penjualan.
 Pesanan pelanggan
Permintaan barang dari pelanggan. Pesanan yang diterima lewat
telepon, surat, formulir yang dikirim pelanggan atau jaringan lainnya
antara penyalur dan pelanggan.
 Pasanan penjual
Sebuah dokumen yang berisi uraian tentang barang, kuantitas
dan informasi yang berhubungan dengan barang yang dipesan oleh
pelanggan.
 Persetujuan kredit
Sebelum barang dikirim, orang yang mengotorisasi rekening
penjualan terlebih dahulu harus menyetujui kredit untuk pelanggan.
Adanya persetujuan kredit pada pesanan penjualan juga sebagai
persetujuan untuk pengiriman barang.
POLITEKNIK NSC
Siklus Penjualan
Penjualan dan Penagihan Kas
2. Pengiriman Barang
 Titik awal dari siklus dimana aset perusahaan dikelola.
Perusahaan mengetahui adanya penjualan ketika barang
dikirim.
Dokumen pengiriman : Berisi tentang deskipsi barang
yang dijual, kuantitas pengiriman, dan data lain yang
relevan (lembar asli dikirim kepada pelanggan, dan
salinannya disimpan).
POLITEKNIK NSC
Siklus Penjualan
Penjualan dan Penagihan Kas
3. Tagihan kepada Pelanggan dan Pembukuan Penjualan

Pelanggan diberitahukan tentang jumlah yang harus dibayar
untuk barang yang dibelinya, harus dibuat dengan benar dan
tepat waktu.
Faktur Penjualan : Menentukan jumlah barang yang dijual dan
jatuh tempo pembayaran untuk pelanggan (lembar asli dikirim
kepada pelangggan, salinannya disimpan).
File Transaksi Penjualan : Berisi semua transaksi penjualan yang
diproses melalui sistem akuntansi untuk 1 periode. Informasi
pada file transaksi penjualan digunakan untuk berbagai catatan,
daftar, atau laporan, tergantung perusahaan.
Jurnal Penjualan atau Daftarnya : Dibuat dalam berbagai
periode, tetapi lebih sering untuk 1 bulan. Kecuali daftar/jurnal
yang meliputi total masing-masing nomor rekening dibuat
untuk suatu periode waktu tertentu. Daftar/jurnal juga meliputi
retur penjualan dan potongan, atau daftar/jurnal yang terpisah
dari transaksi tsb.
POLITEKNIK NSC
Siklus Penjualan
Penjualan dan Penagihan Kas
3. Tagihan kepada Pelanggan dan Pembukuan Penjualan
Piutang di Neraca : Daftar jumlah piutang masing-masing
pelanggan dan waktunya. Neraca memperlihatkan umur
piutang dan komponen saldo piutang dari setiap pelanggan
sampai pada tanggal laporannya.
Rekening Bulanan : Dokumen yang dikirim melalui
pos/elektronik kepada pelanggan yang menyatakan saldo
rekening awal piutang, jumlah dan tanggal setiap penjualan,
pembayaran tunai yang diterima, memo kredit yang
dikeluarkan, dan saldo akhir.
POLITEKNIK NSC
Siklus Penjualan
Penjualan dan Penagihan Kas
4. Pemprosesan dan Pencatatan Penerimaan Kas

Memproses dan mencatat penerimaan (meliputi menerima,
menyimpan, dan mencatat penerimaan tunai). Penerimaan
tunai meliputi uang tunai dan cek.
Berita Pengiriman Uang : Digunakan untuk menunjukkan nama
pelanggan, nomor faktur penjualan, dan jumlah faktur ketika
pembayaran diterima. Digunakan untuk mengotorisasi setoran
tunai dan untuk meningkatkan pengawasan terhadap
penjagaan aset.
File Transaksi Penerimaan Tunai : Berisi semua transaksi
penerimaan tunai yang diproses dengan sistem akuntansi
dalam 1 periode (hari, minggu, atau bulan. Dan berisi informasi
yang sama dengan yang ada pada data transaksi penjualan.
Daftar atau Jurnal Penerimaan Tunai : Laporan yang dibuat dari
data transaksi penerimaan tunai yang berisi semua transaksi
dalam berbagai periode.
POLITEKNIK NSC
Siklus Penjualan
Penjualan dan Penagihan Kas
5. Memproses dan Membukukan Penerimaan Tunai
Memo Kredit : Dokumen yang berisi pengurangan jumlah
pembayaran dari pelanggan,karena barangnya dikembalikan
atau ditukar.
Jurnal Retur Penjualan dan Potongan Jurnal yang digunakan
untuk mencatat retur penjualan dan potongan. Jurnal ini
mempunyai fungsi yang sama dengan jurnal penjualan.
6. Menghapus Piutang Tak Tertagih
Formulir Otorisasi Rekening Yang Tak Tertagih Dokumen
yang digunakan secara internal yang berisi kewenangan untuk
menghapusbukukan piutang yang tak tertagih.
POLITEKNIK NSC
Siklus Penjualan
Penjualan dan Penagihan Kas
7. Menetapkan Piutang yang Tak Tertagih
 Adanya cadangan untuk menentukan piutang yang tak dapat
ditagih untuk periode penjualan yang sekarang merupakan
upaya perusahaan jika tidak dapat lagi menagihnya dimasa
yang akan datang.
 Sebagian besar perusahaan, cadangan hutang yang tidak
dapat ditagih merupakan penyesuain manajemen terhadap
cadangan piutang yang tak tertagih pada akhir periode.
POLITEKNIK NSC
Siklus Pengeluaran
Pembelian dan Pengeluaran Kas
• Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan
operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan
dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
• Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk
meminimalkan biaya total memperoleh dan
memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai
layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
POLITEKNIK NSC
14
Siklus Pembelian
Pembelian dan Pengeluaran Kas
• Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus
pengeluaran ?
1. Memesan barang, Perlengkapan dan jasa
2. Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan
dan jasa
3. Membayar barang, Perlengkapan dan jasa
POLITEKNIK NSC
15
Siklus Pengeluaran
Pembelian dan Pengeluaran Kas
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa
Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut:
kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):
• Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal
pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan,
penggudangan dan kekurangan persediaan.
Metode lain :
JIT (just in time)
• Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan
menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun
kekurangan persediaan.
POLITEKNIK NSC
16
Siklus Pengeluaran
Pembelian dan Pengeluaran Kas
Memesan barang, Perlengkapan dan jasa
Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
• Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang
mengidentifikasikan berikut ini :
a. Peminta dan mengidentifikasi nomor barang
b. Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan
c. Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang
diminta
d. Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan
• Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam
menentukan vendor
a. Harga, kualitas bahan baku
b. Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman
POLITEKNIK NSC
17
Siklus Pengeluaran
Pembelian dan Pengeluaran Kas
Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa
• Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
1. Memutuskan apakah menerima pengiriman
2. Memeriksa jumlah dan kualitas barang
• Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
1. Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang
digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus
pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian
mengenai: setiap kiriman, termasuk tgl penerimaan,
pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
2. Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan
nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang
yang diterima.
POLITEKNIK NSC
18
Siklus Pengeluaran
Pembelian dan Pengeluaran Kas
Membayar barang, Perlengkapan dan jasa
Menyetujui Faktur Pemasok
• Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui
faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran.
1. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
2. Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
• Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya
untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.
• Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :
1. Sistem tanpa voucher
2. Sistem Voucher
POLITEKNIK NSC
19
Siklus Pengeluaran
Pembelian dan Pengeluaran Kas
Membayar barang, Perlengkapan dan jasa
Memperbaiki Utang Usaha. Pemrosesan efisiensi dapat diperbaiki
dengan:
• Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara
elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet
Membayar faktur untuk penjualan yang telah disetujui
• Kasir menyetujui faktur
• Sebelum menyetujui faktur kasir harus memeriksa dokumendokumen pendukungnya.
• Keputusan penting dalam proses pengeluaran kas adalah
menetapkan apakah akan memanfaatkan diskon yang ditawarkan
untuk pembayaran awal.
POLITEKNIK NSC
20
Siklus Pengeluaran
Various
Departements
Permintaan
Barang
Pengendalian
Persediaan
Pesanan
Barang
Persediaan
Siklus
Pendapatan
Supplier
Penerimaan
Barang
Laporan Penerimaan
Siklus
Produksi
POLITEKNIK NSC
21
Siklus Pengeluaran
Bagian
Pembelian
Supplier
Pesanan
Pembelian
Slip Pengepakan
Rekonsiliasi,
Bandingkan
Rekonsiliasi benar
Bayar
Invoice
Receiving
Report
Purchase Order
Bagian A/P
Disbursement
Voucher
POLITEKNIK NSC
22