Transcript PENENTUAN RUANG LINGKUP BISNIS

PENENTUAN RUANG LINGKUP BISNIS
© 2005 Prentice Hall, Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th Edition,
Turban, Aronson, and Liang
1-1
Phase BPR in-the-BIG
“Big” Phase I
Triggering and executives visioning
“Big “ Phase II
BPR project mobilization
“Big “ Phase III
Proses Redesain
Fokus dari
BPR for E-Bisnis
“Big “ Phase IV
Implementation and organizational transformation
“Big “ Phase V
Monitoring and maintaining
Lihat Figure 1-5 hal. 13
© 2005 Prentice Hall, Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th Edition,
Turban, Aronson, and Liang
1-2
Three Phase BPR with software
Modelling, analysis and redesign
Scoping
Model “as-is”
baseline process
Analysis
Integration
Select “to-be”
design
Redesign “to-be”
process alternatif
Shape process knowledge
© 2005 Prentice Hall, Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th Edition,
Turban, Aronson, and Liang
1-3
Tahapan aktivitas kunci BPR Software
Phase 1
Scoping the Process
Phase 2
Modelling, Analysis & Redesign
of Process
Phase 3
Planning Process Integration
• Target operasional
•Menentukan jangkauan prose
•Identifikasi kunci proses
•Inisiasi visi proses
•Melatih anggota tim
•Membuat outline
•Rencana pemodelan
•Lanjutan mengumpulkan data
•Model “AS-IS” baseline proses
•Analisis and diagnosis As-is
•Design dan modelkan “TO BE”
•Analisa to-be proses
•Plan integrasi
•Pelajari alternatif
•Sesuaikan desain proses
•Buat rencana implementasi
Deliverable :
Deliverable :
•Deliverable :
Ruang lingkup Proses
•Model hasil BPR software
•Laporan proses reengineering
•Integrasi proses
Key Partisipants:
Key Partisipants:
Key Partisipants:
•Owners dan partners
•Customers dari proses
•BPR Team
•Proses partisipan
•BPR team
•IS Designer
•BPR team
© 2005 Prentice Hall, Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th Edition,
Turban, Aronson, and Liang
1-4
Target Operasional (1)
Mengapa diperlukan target ?
•
Memahami goal dan objektif hasil phase 1 dan phase 2 BPR-in-the-BIG
•
Goal perlu di-operasional-kan ka dalam target
•
Harus dapat ditentukan ukuran pada setiap target proses dan disepakati seluruh
pihak (tim dan user)
Kenapa penting ?
•
Goal yg tidak jeals berakibat kesalahpahaman
•
Goal yg jelas dapat diukur dan dibandingkan
•
Daapat menjadi penunjuk peringatan awal jika ada penyimpangan
© 2005 Prentice Hall, Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th Edition,
Turban, Aronson, and Liang
1-5
Target Operasional (2)
Caranya ?
•
Tentukan goal yang spesifik dimengerti semua pihak
•
Buat grup meeting, lakukan interaksi dengan owner
•
Buat daftar GOAL, urutkan prioritasnya
•
Pada tiap goal tentukan TARGET KINERJA PROSES nya yang terukur dan
dicatat
•
Untuk tiap TKP tentukan ukuran nyata
•
Kelompokkan TKP menurut ( TIME, COST, dll), beri ukuran kritikalnya
•
Tentukan kendala(constrain) utama pada proses itu ( .. harus…harus… dst)
© 2005 Prentice Hall, Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th Edition,
Turban, Aronson, and Liang
1-6
Menentukan jangkauan proses(1)
Pentingnya :
•
Menggambarkan ruang lingkup level atas
•
Menjadi pedoman untuk tim proyek dalm mengumpulkan data
Caranya :
•
Buat grup meeting, lanjutkan dengan klarifikasi kepada semua yang
terlibat
•
Tentukan dengan hati-2 setiap komponen dari ke tujuh jangkauan prose
•
Identifikasikan proses owner, lakukan pemeliharaan
© 2005 Prentice Hall, Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th Edition,
Turban, Aronson, and Liang
1-7
Menentukan jangkauan proses(2)
Tujuh komponen jangkauan proses :
1. Siapa saja CUSTOMERnya (kategorikan)
2. Apa OUTPUT dari proses(ada berapa macam)
3. Apa INPUTnya (macamnya dan mana yang menjadi triger)
4. Proses-proses di dalam organisasi pada satu unit
5. Proses bisnis EKSTERNAL mana saja yang berhubungan dengan proses
6. Eksternal Entity (suplier, providers, dll) yang berhubungan
7. Bagaimana prose dibagi-bagi ke dalam SUB PROSES
(lihat gambar hal. 87)
© 2005 Prentice Hall, Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th Edition,
Turban, Aronson, and Liang
1-8
Menentukan kunci proses(1)
Pentingnya :
• Sebagai titik awal dan menandai kebutuhan
• Berhubungan dengan lingkungan dari proses
Mengumpulkan masukan dari customer:
• Gunakan questionaire, dengan lima komponen/kriteria(hal. 91)
–
CURRENT EXPECTATION
–
PROCESS PROBLEM
–
PROCESS CREDIT
–
TIME AND EFFORT EXPENDED BY CUSTOMER
–
FUTURE REQUIREMENT
© 2005 Prentice Hall, Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th Edition,
Turban, Aronson, and Liang
1-9
Menentukan kunci proses(2)
Bagaimana melaksanakan :
• Harus dapat menentukan key proses, proses-2 yang langsung
berpartisipasi dan input yang timbul
• Gunakan grup sesion, atau electronic grup support
• Dari proses-2 yang timbul gabungkan dengan masukan customer
• Kelompokkan dan hungkan dengan lingkungan(teknologi,HR)
• Quick Hits
• Buat summary dengan SWOT dan Assesment of Work Environmt
© 2005 Prentice Hall, Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th Edition,
Turban, Aronson, and Liang
1-10
Menentukan kunci proses(3)
Hasil Akhirnya :
• SWOT dan Assesment of Work Environmt
• S- kekuatan proses saat ini
• W- Kelemahan proses saat ini
• O- Bagaimana proses men-generate VALUE
• T- Perubahan apa yang dapat membuat proses hilang
(lihat contoh hl. 95)
© 2005 Prentice Hall, Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th Edition,
Turban, Aronson, and Liang
1-11
Menentukan kunci proses(4)
Hasil Akhirnya :
Assesment of Work Environment
• IT infrastructure
• HR Infrastructure
• Organizational design
• Costumer dan External
(lihat contoh hal. 96)
© 2005 Prentice Hall, Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th Edition,
Turban, Aronson, and Liang
1-12
Menentukan Visi proses(1)
Karena benchmark baru dapat dilakukan setelah membuat model
proses, maka sebelumnya anggota tim harus berhati-hati dalam
memilih praktik-2 BPR terbaik yang akan dilakukan.
Contoh : Sebuah bank ingin meningkatkan customer service, maka
anggota tim harus yakin lebih dulu existing customer service;
selanjutnya mencari alternatif “bagaimana TI dapat mengubah
cara-2 customer service”. Artinya, tim proyek harus menginisiasi
visi terhadap proses itu
© 2005 Prentice Hall, Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th Edition,
Turban, Aronson, and Liang
1-13
Menentukan Visi proses(2)
Jadi, INITIAL VISI adalah
‘ capture in preliminary and high level terms what has been
envisioned so far and documenting it as inspiration for moving
forward in the modelling and redesign phase”
Mencatat dan mendokumentasikan berbagai proses proses
yang lebih maju (visioner) dibandingkan proses existing,
sebagai landasan untuk membuat pemodelan waktu akan
redesain proses
© 2005 Prentice Hall, Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th Edition,
Turban, Aronson, and Liang
1-14
Menentukan visi proses(3)
Bagaimana melaksanakan :
• Tunjuk anggota tim yang bertanggung jawab menanganinya serta
menjelaskan kepada anggota yg lain tentang visi proses itu
• Visi ini menjadi dasar melaksanakan improvement
• Dapat juga dengan bantuan konsultan pengetahuan (KM)
• Setiap permintaan(request) customer dicatat, dievaluasi lalu
diberikan feedback
• Terdapat tiga layer dari visi proses (lihat hal. 97)
© 2005 Prentice Hall, Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th Edition,
Turban, Aronson, and Liang
1-15
Mengenalkan BPR software pada peserta
Bagaimana melaksanakan :
• Conceptual : everview kapbilitas, proses-2 utama, demo
• Test drive : mencoba agar dapat menjalankan fungsi-2 BPR
• Learn to use : untuk anggota tim inti yg akan me- redesain
Apa pentingnya :
• Karena BPR mengubah cara berpikir
• Jika dikuasai akan memudahkan identifikasi & komunikasi
• Hasil pemodelan mudah dipakai
© 2005 Prentice Hall, Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th Edition,
Turban, Aronson, and Liang
1-16
Outline Data collection Plan(1)
Bagaimana membuat rencana pengumpulan data :
•
•
•
•
•
Identify sources
Select case categorization criteria
Define types of data needed
Define data collection methods
Start collecting baseline data
Apa saja metode pengumpulan data
•
•
•
•
Using documents and archival data
Structured interviews with groups
One on one structured interviews
Questionnaires/forms/templates
© 2005 Prentice Hall, Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th Edition,
Turban, Aronson, and Liang
1-17
Outline Data collection Plan(2)
Data apa yang diperlukan untuk baseline model
• Default case : mengumpulkan sejumlah data yang dapat
menggambarkan proses case meskipun dapat berubah karena variasi
prosesnya
• Squeaky wheel process case : mengumpulkan proses-2 yang menjadi
penyebab masalah atas penundaan waktu.
• Exhaustive process case: untuk proses-2 yang sudah teratur dan
terdokumentasi baik, maka proses case dapat diidentifikasi seluruhnya
© 2005 Prentice Hall, Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th Edition,
Turban, Aronson, and Liang
1-18
Report SCOPING PROCESS()
Contoh scoping report :
1.
Executives summary
2.
Brief explanation of steps taken (1 hal)
3.
Process performance target (page 85)
4.
Process boundary (page 88)
5.
Key process issues (page 95, 96)
6.
Preliminary vision of new process, if any
7.
Data collection plan and plans for phase 2
(lihat hal. 104)
© 2005 Prentice Hall, Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th Edition,
Turban, Aronson, and Liang
1-19
Tugas Individu
1. Kunjungi
http://www.omg.org
2. Membuat ringkasan hasil
kunjungan ke URL di atas.
© 2005 Prentice Hall, Decision Support Systems and Intelligent Systems, 7th Edition,
Turban, Aronson, and Liang
1-20