Literaturverwaltung mit

1

Referentin: Gabriele Pinnen Hochschulbibliothek

Grundsätzliches zu Literaturverwaltungsprogrammen

     Sie können viele Referenzen bequem aus Datenbanken importieren, das Eintippen fällt weg Sie können die Referenzen mehrfach verwenden, z.B. für Ihre Dissertation und später für einen Zeitschriftenartikel Literaturverwaltungsprogramme bieten Ihnen eine Vielzahl von Formatierungsmöglichkeiten  Zitiervorschriften verschiedener Zeitschriften  Zitierstandards verschiedener Fachgebiete  Ausgabeformate können auch selbst definiert werden (für Fortgeschrittene) Literaturverwaltungsprogramme arbeiten mit Standard Textverarbeitungsprogrammen zusammen (z.B. Microsoft Word)  Referenzen direkt einfügen  Referenzen umformatieren in vielen Literaturverwaltungsprogrammen ist auch die Verwaltung von Volltexten (i.d.R. Zeitschriftenaufsätze als PDF) möglich 2 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Endnote an der RWTH Aachen

  Kostenpflichtige Campuslizenzen für

EndNote

im Software-Shop der RWTH Über das Portal

ISI Web of Knowledge

steht Ihnen im Hochschulnetz

EndNote Web

kostenlos zur Verfügung (

http://myendnoteweb.com

) Voraussetzung ist die persönliche Anmeldung bei ISI Web of Knowledge. Die Funktionalitäten sind gegenüber der Arbeitsplatz-Version eingeschränkt.

Vorteil

Über einen gemeinsamen Account ist die ist die gemeinsame Nutzung und Bearbeitung von Datensätzen durch mehrere Benutzer möglich.



Vergleiche zwischen beiden Versionen finden Sie hier:

http://www.adeptscience.de/bibliographie/endnoteweb/compare.html 3 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Was erwartet Sie?

Programmeinstellungen/Datenimport Verwalten von Referenzen

Einrichten des Programms (Folie 5)    Programmoberfläche Anlegen von Datenbanken (Libraries) Voreinstellungen Datenimport (Folie 8)  Manuelle Eingabe von Daten 4      Abbildungen, Dateien und URLs Anzeigemodi Online Search Direct-Export Indirect Import PDF-Import PDF-Bearbeitung (Folie 20) Literaturangaben verwalten (Folie 21)      Arbeiten mit Groups Smart Groups Termlists Change Text Change and Move Fields EndNote und SFX (Folie 27) Arbeiten im Team EndNote Web (F 28) Einsatz von EN in Word (Folie 29) Formatvorlagen CWYW Output Styles (Folie 34)   Styles Manager Editieren von Styles Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Programmoberfläche

Suchfenster wird angezeigt/nicht angezeigt Bibliographische Datenbank mit aufgenommenen Referenzen Schnelleditor Vorschau PDF-Anzeige Navigation: Persönliche Gruppen -Synchronisationsstatus

-

Online-Suche Volltextsuche

5 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Optionen zur Anordnung der verschiedenen Fenster

Einrichten des Programms:

Anlegen einer neuen Datenbank

6 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek Dateiname vergeben

Einrichten des Programms:

Voreinstellungen

Über Edit  Preferences können Sie festlegen, welche Ihrer Libraries sich mit dem Start von EndNote automatisch öffnen. Sie können hier auch Standard Einstellungen für Schrifttyp, Sortierung etc. der Referenzen festlegen.

7 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Datenimport:

Manuelle Eingabe von Referenzen

Dokumententyp auswählen Felder ausfüllen und anschließend Fenster schließen. Wird eine Referenz geschlossen, erfolgt automatisch eine Speicherung aller vorgenommenen Änderungen. Der Eintrag wird direkt in die Library übertragen.

8 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek Mehrere Autoren namen müssen unter einander stehen. Vornamen möglichst nicht abkürzen.

Sparen Sie sich das Tippen von Punkten am Ende eines Datenfeldes. Das erledigen die Styles.

Datenimport:

Manuelle Eingabe von Referenzen

1. Kommaregel

Der Namensteil vor dem ersten Komma wird als Nachname interpretiert.

Brinkmeier, Clemens Der Namensteil nach dem letzten Leerzeichen wird als Nachname interpretiert.

Clemens Brinkmeier Institut für Biochemie

2. Kommaregel

Sollte die Organisation in ihrem Namen ein Komma haben, dann wird an dieses Komma ein zweites angefügt. Bundesamt für Umwelt,, Wald und Landschaft 9 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Datenimport:

Abbildungen, Dateien und URLs

Angehängte Dateien / URLs sind verknüpft und können durch Anklicken aufgerufen werden. PDF Dateien können alternativ als Webseite mit der Referenz verlinkt werden. Referenzen mit Anhängen sind in der Listenansicht gekennzeichnet Abb.

Datei 10 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Datenimport:

Abbildungen, Dateien und URLs

File Attachments werden als relative Links angelegt (max. 45) Sie sollten Graphiken immer über Figure  Attach Figure einfügen, da sonst Qualitätsverluste auftreten können. Das Figure-Feld kann immer nur einen Graphik-Anhang enthalten, beim Einfügen einer zweiten Graphik wird die erste überschrieben.

Bilder werden in der Titelaufnahme in einem kleinen Format angezeigt. In das Caption Feld eine Bildbeschriftung einfügen .

11 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Anzeigemodi

Integrated Library & Online Search Mode

Alle Gruppen und Befehle sind verfügbar. Heruntergeladene Daten werden direkt in der geöffneten Library gespeichert.

Local Library Mode

Die Gruppe Online Search ist nicht verfügbar.

Online Search Mode

Nur die Gruppe Online Search ist verfügbar. Heruntergeladene Daten können vor der endgültigen Übernahme zunächst überprüft werden.

12 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

8

Datenimport:

Online-Search

EndNote bietet die direkte Suche in freien und lizensierten Literatur datenbanken an. Über

Tools



Online Search

wird die Verbindung zur Datenbank hergestellt. Wechseln Sie dazu in den

Online Search Mode

.

13 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Datenimport:

Online Search

Aktuelle Datenbank 14 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek Die Anzahl der gefundenen und zu importierenden Treffer kann durch manuelle Eingabe reduziert werden.

Datenimport:

Online Search

15 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek Die

Online References

zeigen die Resultate der aktuellen Suche. Treffer können vor der festen Übernahme mit

Copy to Local Library

überprüft und bearbeitet werden. Nutzen Sie dazu die

Quick Edit Funktion.

Datenimport:

Direct Export (z.B. GBV)

Viele der lizensierten Datenbanken bieten eine

Direct Export Funktion

an, d.h. Sie recherchieren nicht über die EndNote Online Search sondern in der Datenbank selbst und expor tieren die Treffer in Ihre EndNote Library

(empfohlen)

16 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Datenimport:

Indirect Import

In einigen Datenbanken müssen die Referenzen zunächst als Datei abgespeichert und dann über

File



Import

in Endnote übernommen werden. Nicht in jeder Datenbank ist allein aus den Optionen ersichtlich, welches Exportformat das richtige ist. Die bibliografischen Angaben müssen der jeweiligen Feldbezeichnungen zugeordnet sein, so wie dies im Fall von PubMed im Format „MEDLINE“ der Fall ist. Feldbezeichnungen im Format „Medline“ 17 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Datenimport:

Indirect Import

Der Import der abgespeicherten Datei in EndNote geschieht über File  Import . Im folgenden Menü muss über Choose File die exportierte Datei ausgewählt werden. Unter Import Option einen zum Exportformat der Online-Datenbank passende Importfilter suchen. In unserem Beispiel wäre dies „PubMed (NLM)“. Empfehlenswert ist eine gleichzeitige Dublettenprüfung. Die importierten Referenzen werden in der temporären Gruppe Imported References angezeigt. 18 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Datenimport:

PDF-Import

Bibliografische Angaben können auch mittels PDF-Dateien in die EndNote-Datenbank importiert werden. Voraussetzung: im PDF-Dokument ist eine DOI angegeben. Diese befindet sich meistens auf der ersten Seite.

File



Import

wählen. Man kann sowohl einzelne PDF Dateien als auch einen ganzen Ordner mit mehreren PDF Dateien importieren.

19 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

PDF-Bearbeitung

Der Reiter Attached PDF zeigt den Inhalt angehängter PDF-Dateien an und ermöglicht es, Kommentare hinzuzufügen, Text hervorzuheben, die PDF Datei zu durchblättern und zu drucken. Der Volltext und auch die Kommentare aller in der Library gespeicherten PDF Dateien können über die Suchmaske mit den Suchfeldern „Any Field + PDF+ Notes" oder nur „PDF“ , bzw. nur PDF-Notes durchsucht werden. Das Suchfeld „File Attachments“ ermöglicht die Suche nach dem Dateinamen.

20 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Arbeiten mit Groups

Gruppen sind eine weitere hilfreiche Funktion zur Strukturierung einer EndNote-Datenbank. Es gibt drei permanente Gruppen:   

All References

zeigt alle Referenzen einer EndNote- Datenbank.

Unfiled

enthält Referenzen, die noch keiner Gruppe zugeordnet sind.

Trash

enthält die gelöschten Referenzen. Sie bleiben in dieser Gruppe, bis die Datenbank geschlossen wird. Danach werden sie unwiderbringlich gelöscht. Permanente Gruppen 21 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Arbeiten mit Groups

Neben den permanenten Gruppen gibt es 3 Gruppen, die man selbst erstellen kann. Man erkennt sie am Icon vor dem  Gruppennamen. Custom Groups Einer Custom Group werden manuell Referenzen zugeordnet. Custom  Groups eignen sich, um unterschiedliche Referate, Hausarbeiten oder Fächer zu verwalten. Smart Groups Bei einer Smart Group handelt es sich um eine gespeicherte Suchabfrage der EndNote-Datenbank. Werden neue bibliografische Angaben importiert, werden die Smart Groups automatisch um die Referenzen ergänzt, die den Kriterien der abgespeicherten Suchanfrage  entsprechen Combo Groups Bei dieser Gruppenart handelt es sich um eine Kombination von bereits existierenden Gruppen in einer neuen Gruppe.

22 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Arbeiten mit Groups:

Smart Groups

Recherchen können Sie in Smart Groups umwandeln. Die Smart Groups werden dynamisch um neue Referenzen ergänzt, wenn diese die Suchkriterien der Smart Group erfüllen.

Suchanfrage definieren  Options  Search + Convert to Smart Group  Save Smart Group umbenennen.

umbenennen 23 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Term Lists

24 Term Lists sind automatisch generierte Listen mit den Dateninhalten bestimmter Felder (Autoren, Schlagworte, Zeitschriften). Mit Hilfe der Term List „Journal“ kann man z.B. Zeitschriftentitel vereinheit lichen, die in der Library mit verschiedenen Schreibweisen und Abkürzungen auftauchen. Term Lists sind auch deshalb nützlich, weil sie bei der Eingabe von Begriffen (Autoren, Schlagworten oder Zeitschriftentiteln) Vorschläge anhand der in der Liste aufgenommenen Begriffe machen. (Shortcut Ctrl+1) Tools  Open Term Lists Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Change Text

Wenn man in einer Library ein Wort umbenennen, bzw. ersetzen möchte, gibt es die Funktion Edit  Change Text (entspricht in Word „Suchen und Ersetzen“). 25 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Change and Move Fields

Um Veränderungen in einem Feld für mehrere Referenzen gleichzeitig durchführen zu können, gibt es die Funktion Change and Move Fields .

Tools  Change and Move Fields 26 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek Wenn nicht alle Referenzen einer Library mit dem neuen Schlagwort versehen werden sollen, vorher Gruppe auswählen oder Referenzen mit gedrückter Strg-Taste markieren und mit der rechten Maustaste " Show Selected References " auswählen.

Achtung: Die Aktion ist nicht rückgängig zu machen

EndNote und SFX

Das SFX Menü gibt Ihnen Auskunft über die Verfügbarkeit der von Ihnen gewünschten Literatur in Ihrer lokalen Bibliothek. Im Negativfall weist er Ihnen den weiteren Weg.

27 Sie haben den SFX-Server in EndNote aktiviert und Ihr Computer ist online. Unter Edit  Preferences  URLs & Links und Find Full Text geben Sie folgende Adresse ein: http://sfx.hbz-nrw.de/sfx_rwth Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Arbeiten im Team

Sie können Ihre EndNote-Datenbanken über EndNote Web synchronisieren. EndNote Web bietet Ihnen einen Speicherplatz für bis zu 50.000 Referenzen und 5GB. Unter Edit  Preferences  Sync tragen Sie Ihren EndNote Web Account ein und legen außerdem fest , wann oder wie oft eine Synchronisation stattfinden soll.

28 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

EndNote und SFX

Markieren Sie eine Referenz und rufen Sie über References  URL  Open URL Link das SFX Menü auf.

Steht an der SFX-Bibliothek ein Volltext zur Verfügung, werden Sie direkt dort hingeleitet. Print-Versionen sind in den Katalogen der SFX Bibliotheken nachgewiesen.

29 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Einsatz von EndNote in Word:

Formatvorlagen für Publikationen

EndNote bietet zahlreiche Formatvorlagen an für die Veröffentlichung in Zeitschriften.

30 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Einsatz von EndNote in Word:

Formatvorlagen für Publikationen

Wenn Sie eine Formatvorlage (Template) auswählen, öffnet sich automatisch ein Word-Dokument.

31 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Einsatz von Endnote in Word:

CWYW

Microsoft Word verwendet Cite While You Write und arbeitet mit EndNote Add-In. Bei der Installation von EndNote werden die entsprechenden Dateien für CWYW automatisch in Word übertragen. EndNote erscheint in der Word Menüleiste. Sie können EndNote Zitate formatieren und ein Literaturverzeichnis für Ihr Dokument erstellen ohne die Textverarbeitung verlassen zu müssen. EndNote Funktionen erscheinen im Untermenü 32 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Einsatz von Endnote in Word:

CWYW

Wenn Sie in Word einen Text geschrieben haben, positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der ein Zitat eingefügt werden soll. Sie haben zwei Möglichkeiten:

Find Citation

: Endnote öffnet die Suchmaske und Sie können in Ihrer Datenbank nach der einzufügenden Referenz suchen.

Insert selected Citations

: Sie haben in Ihrer EndNote Datenbank die einzufügende Referenz bereits markiert.

33 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Einsatz von Endnote in Word:

CWYW

Sie können die Zitate im Dokument und die Bibliographie ändern und dabei jedes Mal einen anderen Output-Style (hier: Author-Date) und ein anderes Layout verwenden. Bearbeiten Sie die Einträge im Literaturverzeichnis nicht direkt in Word. Sobald Endnote das Literaturverzeichnis formatiert, gehen Ihre Änderungen verloren.

34 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Output Styles:

Output Styles

Endnote hat eine Vielzahl von Zitiervorlagen für bestimmte Zeitschriften oder bildet Standards aus einzelnen Fächern nach. „Vancouver“ ist z.B. ein weitverbreiteter Standard in der Medizin, „APA“ sehr gebräuchlich in den Geisteswissenschaften.

Es werden im Allgemeinen drei Zitierweisen unterschieden: Harvard-Methode (z.B. APA ) Dies ist ein Beispiel (Meier 1956). Nummernsystem (z.B. ISO 690 ) Dies ist ein Beispiel [43]. Fußnoten (z.B. Chicago ) Dies ist ein Beispiel

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Auf der Seite http://www.endnote.com/support/enstyles.asp können Sie sich Styles z.B. nach der jeweiligen Zitierweise sortiert anzeigen lassen und herunterladen.

35 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Output Styles:

Editieren von Styles

Unter Edit  Output Styles können Sie einen vorhandenen Style modifizieren oder einen neuen erstellen. Ein geänderter Style sollte immer unter einem anderen Namen abgespeichert werden, damit das Original erhalten bleibt.

36 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Output Styles:

Editieren von Styles

Das Auswahlfenster Reference Types zeigt alle von dem ausgewählten Style erfassten Reference Types an. Sie können durch anklicken weitere Reference Types hinzufügen und selbst definieren. Der Generic Reference Type erfasst alle Reference Types, die nicht in diesem Style definiert sind.

37 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Output Styles:

Editieren von Styles

5 Regeln zum Editieren von Styles:

1.

2.

Wenn kein Leerzeichen zwischen Variable und Text oder Interpunktion steht, werden Text oder Interpunktion nur dann ausgegeben, wenn in dem Variablenfeld etwas steht. Beispiel: Volume • (Issue) = 93 (4) oder 93 Wenn Text oder Interpunktion ohne Leerzeichen zwischen zwei Variablen steht, dann richtet sich das Erscheinen nach der vorderen Variable.

Beispiel: Volume:Issue = 93:4 aber auch 93: Wenn der Doppelpunkt bei fehlender Heftzählung nicht angezeigt werden soll, fügen Sie eine Forced Separation (|)vor dem Doppelpunkt ein. Damit wird die Abhängigkeit von der vorderen auf die hintere Variable geschoben.

Beispiel: Volume|:Issue 38 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Output Styles:

Editieren von Styles

3. Wenn zwei Variablen (ggf. mit Interpunktion) durch ein Leerzeichen getrennt sind, so findet dieses nur dann Berücksichtigung, wenn im Feld der vorherigen Variable auch tatsächlich etwas steht.

Beispiel: Author : • Title 4.

Wenn eine Variable und Text durch ein Leerzeichen getrennt sind, bleibt der Text immer stehen, auch wenn in der Variablen kein Inhalt hinterlegt ist. Beispiel: Edition • ed. = 3rd ed. aber auch nur ed.

Selbst wenn kein Wert in dem Feld Edition steht, wird der Text ed. ausgegeben. Um so etwas zu vermeiden, gibt es das Zeichen

◊

für Link Adjacent Text: Dieses Symbol führt dazu, dass der spätere Text an die vorherige Variable sozusagen geklebt wird. Wenn vorne nichts steht, steht dann auch hinten nichts mehr. Beispiel: Edition • ◊ ed. 5. EndNote kann in einigen Fällen erkennen, ob eine Singular oder Pluralform angebracht ist. Dafür gibt es dieses Zeichen

^ .

Beispiel: Editor • ◊ (Ed.),^(Eds.) , 39 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Ansprechpartner in der BTH

Allgemein Abt. Informationskompetenz Tel.: 8097723 [email protected]

Informationszentrum Tel.: 8094459 [email protected]

EndNote-Helpdesk Tel.: 80-97723 [email protected]

40 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek

Importieren von Daten aus

BDSL

und

BLLD

Treffer als Dublin Core abspeichern  www.itz.fak13.lmu.de/bdsl/ hochladen Datei unter Filter für

Linguistics and Language Behavior Abstracts

(LLBA) herunterladen unter: www.endnote.com/support/enfilters.asp

41 Literaturverwaltung mit EndNote | Gabriele Pinnen | Hochschulbibliothek