Transcript 02 lahirnya proyek

PENGELOLAAN PROYEK
SISTEM INFORMASI
LAHIRNYA PROYEK
2
BAHASAN
 Sistem Informasi dalam organisasi
 Proyek sebagai sarana strategi organisasi
 Lahirnya proyek internal
 Proyek internal
 Proyek eksternal
3
SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI
4
RANTAI NILAI (VALUE CHAIN)
PERUSAHAAN (M.Porter)
P
R
O
S
E
S
P
R
O
S
E
S
P
E
N
D
U
K
U
N
G
U
T
A
M
A
INFRASTRUKTUR PERUSAHAAN
MANAJEMEN SDM
PENGEMBANGAN TEKNOLOGI
KEUNGGULAN
BERSAING
PEMBELIAN SUMBER DAYA
LOGISTIK
MASUK OPERASI
(INBOUND
LOGISTICS)
LOGISTIK
KELUAR
PEMASAR- LAYANAN
AN DAN
PELANGPENJUAL- GAN
OUT-BOUND AN
LOGISTICS
5
RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN
dan SISTEM INFORMASI PENDUKUNGNYA
P
R
O
S
E
S
P
R
O
S
E
S
P
E
N
D
U
K
U
N
G
U
T
A
M
A
KOORDINASI ADMINISTRATIF DAN LAYANAN BANTUAN
SIS: SISTEM INTRANET UNTUK ARUS KERJA KOLABORATIF
MANAJEMEN SDM
SIS: INTRANET PENGEMBANGAN KARIR UNTUK KARYAWAN
PENGEMBANGAN TEKNOLOGI
SIS: EKSTRANET REKAYASA (ENGINEERING) BERBANTUAN
KOMPUTER, DENGAN PARTNER
PEMBELIAN SUMBER DAYA
SIS: E-COMMERCE DENGAN PEMASOK
LOGISTIK
OPERASI
MASUK
(INBOUND
LOGISTICS)
LOGISTIK
KELUAR
OUTBOUND
LOGISTICS
PEMASARAN DAN
PENJUALAN
SIS:
AUTOMATED J.I.T.
WAREHOUSING
SIS:
ON-LINE
P.O.S. AND
ORDER
PROCESSING
SIS:
INTERACTIVE
TARGETED
MARKETING
SIS:
COMPUTER
AIDED
FLEXIBLE
MANUFACTURING
SYSTEM
LAYANAN
PELANGGAN
SIS:
CRM
6
KEUNGGULAN
BERSAING
PROYEK SEBAGAI SARANA STRATEGI
ORGANISASI
VISI – MISI - KEBIJAKAN
TUJUAN
STRATEGI ORGANISASI
STRATEGI
FUNGSI LAIN
PORTOFOLIO
STRATEGI
TI-SI
PORTOFOLIO
TI-SI
PROGRAM
PROGRAM
TI-SI
PROYEK
PROYEK
TI-SI
Strategi TI-SI mendukung
strategi organisasi
Portfolio: Sekumpulan rencana
proyek pendukung strategi,
baik yg sudah berlangsung
maupun yg belum dibiayai
Program: Sekumpulan proyek
yg pengelolaannya dikoordinasi
agar menguntungkan
LAHIRNYA PROYEK INTERNAL
Pemicu 1: Proyek sudah ada dalam rencana
pengembangan TI-SI, dan sudah sampai pada
saat pelaksanaannya
Pemicu 2: Pada salah satu unit kerja ada
kebutuhan dukungan TI-SI yang sifatnya
mendesak
Proyek yang sudah direncanakan
Urutan kegiatan:
 Menyusun tinjauan kelayakan, dari aspek:
 Biaya
 Operasional
 Waktu
 Legal
 Persetujuan pelaksanaan
 Penunjukan Manajer Proyek
Proyek yang dipicu kebutuhan
mendesak
Urutan kegiatan:
1. Pimpinan unit kerja menyatakan kebutuhan kepada
manajer TI/SI
2. Manajer TI/SI menunjuk analis sistem untuk
melakukan diskusi dengan manajer unit
3. Manajer unit (dibantu analis sistem) menyusun
proposal yang a.l. menunjukkan kelayakan:
- Biaya
- Operasional
- Waktu
- Legal
4. Persetujuan pelaksanaan
5. Penunjukan Manajer Proyek (biasanya analis sistem di
atas)
KEDUDUKAN PROYEK INTERNAL
DALAM ORGANISASI
ORGANISASI FUNGSIONAL
Proyek ditangani lewat koordinasi manajer fungsional
DIREKTUR
PELAKSANA
(CHIEF EXECUTIVE)
MANAJER
FUNGSIONAL
MANAJER
FUNGSIONAL
KOORDINASI
PROYEK
MANAJER
FUNGSIONAL
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
ORGANISASI PROYEK
Proyek ditangani lewat koordinasi manajer proyek
DIREKTUR
PELAKSANA
(CEO)
MANAJER
PROYEK
MANAJER
PROYEK
KOORDINASI
PROYEK
MANAJER
PROYEK
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS
LEMAH
DIREKTUR
PELAKSANA
( CEO )
MANAJER
FUNGSIONAL
MANAJER
FUNGSIONAL
MANAJER
FUNGSIONAL
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
KOORDINASI
PROYEK
PENGORGANISASIAN SECARA
MATRIKS SEIMBANG
DIREKTUR
PELAKSANA
(CEO)
MANAJER
FUNGSIONAL
MANAJER
FUNGSIONAL
MANAJER
FUNGSIONAL
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
MANAJER PROY
STAF
STAF
KOORDINASI
PROYEK
PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS
KUAT
DIREKTUR
PELAKSANA
( CEO )
MANAJER
FUNGSIONAL
MANAJER
FUNGSIONAL
MANAJER PROYEKPROYEK
STAF
STAF
MAN. PROYEK
STAF
STAF
MAN. PROYEK
STAF
STAF
MAN. PROYEK
KOORDINASI
PROYEK B
KOORDINASI
PROYEK A
PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI
TERHADAP PROYEK
Karakteristik
proyek
Otoritas
% Personil
organisasi
yg full time
di proyek
Tipe organisasi
Fungsional
Tak ada
s.d rendah
Matriks
lemah
Terbatas
Matriks
seimbang
Matriks
kuat
Proyek
Rendah
Sedang s.d Tinggi s.d
s.d sedang tinggi
penuh
-
0 – 25 %
15% –
60%
50 % –
95 %
85 % -100 %
Peran
manajer
proyek
Tdk penuh
Waktu
Tdk penuh
Waktu
Penuh
waktu
Penuh
waktu
Penuh
waktu
Sebutan
manajer
proyek
Koord. /
Pimpinan
proyek
Koord. /
Pimpinan
proyek
Manajer
proyek
Manajer
proyek/
program
Manajer
proyek/
program
Staf administrasi
Tdk penuh
waktu
Tdk penuh
waktu
Tdk penuh
waktu
Penuh
waktu
17
Penuh
waktu
PROPOSAL
UNTUK PROYEK INTERNAL
 Usulan formal pembangunan S.I untuk
memenuhi kebutuhan unit kerja dalam
menjalankan fungsinya mendukung tercapainya
tujuan organisasi
 Proposal mendefinisikan:
o Apa yang akan dilakukan
o Kebutuhan bisnis apa yang akan dipenuhi
o Bagaimana hasil proyek akan mendukung strategi
 Memuat business case awal
 Format sebaiknya baku, menggunakan template
Contoh Template Proposal Internal
1. Nama Proyek:
2. Tanggal pengajuan:
3. Pengusul / sponsor dengan cara untuk kontak:
4. Persetujuan: (yang menyetujui dan tgl persetujuan)
5. Masalah bisnis atau kebutuhan (yang perlu solusi)
6. Tujuan dan sasaran proyek serta kaitannya dengan
strategi dan sasaran organisasi
7. Solusi yang diusulkan: (alternatif solusi, dan penjelasan
dasar pemilihan solusi yang diusulkan jadi proyek)
8. Hasil yang diharapkan: (dampak /outcome proyek)
Contoh Muatan BUSINESS CASE
1. Identitas Proyek: (Nama, Tanggal peresmian,
Unit pengusul, Manajer proyek)
2. Nomor revisi dokumen:
3. Manfaat dan Biaya:
4. Biaya / Sumberdaya: (biaya pembangunan dan
operasi per tahun dg asumsi perhitungannya)
 Dikelompokkan atas biaya P/K; P/L; Pelatihan; ATK;
Jasa konsultansi; dll,
 Penggunaan SDM, dalam jam
Contoh Muatan BUSINESS CASE (lanj)
5. Sumber Pendanaan
6. Resiko
 Faktor resiko
 Strategi mitigasi
7. Alasan organisasi untuk melaksanakan proyek
(justification)
8. Catatan Tambahan
 Memuat daftar lampiran sesuai keperluannya
PROYEK PEMERINTAH
Proyek TI/SI pemerintah diatur dengan:
Keppres No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah
dan perubahan-perubahannya.
PROYEK PEMERINTAH (lanj)
Perubahan- perubahan terhadap Keppres No. 80
tahun 2003
1. Keppres No. 61 tahun 2004
2. Keppres No. 32 tahun 2005
(Perubahan ke-2)
3. PP No. 70 tahun 2005
(Perubahan ke-3)
4. PP No. 8 tahun 2006
(Perubahan ke-4)
5. PP No. 79 tahun 2006
(Perubahan ke-5)
6. PP No. 85 tahun 2006
(Perubahan ke-6)
7. PP No. 95 tahun 2006
(Perubahan ke-7)
PROSEDUR UMUM PELELANGAN 2 TINGKAT
UNTUK PEKERJAAN TI/SI
Menyiapkan dokumen
pelelangan dan dasar
penilaian: KAK, RKS, HPS
Pengumuman penawaran
pekerjaan di media
Mendaftarkan sebagai peserta,
Menyerahkan Dokumen
Prakualifikasi
Seleksi Prakualifikasi,
menghasilkan Daftar Pendek
Konsultan yang berhak
mengikuti seleksi proposal
Menerima dokumen pelelangan
(KAK) dan undangan penjelasan
(aanwijzing)
Menyelenggarakan aanwijzing
Penilaian Proposal admin dan
teknis; Pembukaan proposal
biaya; penentuan pemenang
Menyusun dan menyerahkan
•Proposal administrasi
•Proposal Teknis
•Proposal Biaya
PENANDATANGANAN PERJANJIAN KERJA SAMA24
(KONTRAK)
DOKUMEN TERKAIT PENGADAAN
 KAK: Kerangka Acuan Kerja (TOR=Terms of
Reference)
 RKS: Rencana Kerja dan Syarat
 HPS: Harga Perkiraan Sendiri
KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
TERMS OF REFERENCE (TOR)
KAK memuat pedoman untuk menyusun proposal
1. Latar Belakang
2. Maksud dan Tujuan
3. Sasaran
4. Nama dan organisasi pejabat pembuat komitmen
5. Sumber pendanaan
6. Lingkup, lokasi kegiatan, data dan fasilitas
penunjang, serta alih, pengetahuan
7. Jangka waktu pelaksanaan
8. Tenaga ahli
9. Keluaran
10.Laporan
RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS)
1. Umum
2. Addendum Dokumen Seleksi
3. Penyusunan, Penyampaian, dan Pembukaan
Dokumen Penawaran
4. Kriteria dan Tata Cara Penilaian Dokumen
Penawaran (termasuk: Evaluasi Administrasi ,
Evaluasi Teknis, )
HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS)
 Disiapkan instansi pemerintah pemberi
pekerjaan
 Merupakan dasar penilaian layak tidaknya
biaya yang diusulkan konsultan
 Menggunakan patokan biaya (misalnya yang
diterbitkan INKINDO), bervariasi sesuai indeks
daerah.
MUATAN
USULAN TEKNIS
A.
B.
C.
D.
E.
F.
PENDAHULUAN
PENGALAMAN PERUSAHAAN
PEMAHAMAN KAK
TANGGAPAN TERHADAP KAK
APRESIASI INOVASI
PENDEKATAN DAN
METODOLOGI
G. RENCANA KERJA
H. JADUAL PELAKSANAAN
PEKERJAAN
I. TENAGA AHLI DAN TANGGUNG
JAWABNYA
J. JADUAL PENUGASAN
TENAGA AHLI
K. ORGANISASI PELAKSANAAN
PEKERJAAN
L. LAPORAN
M. STAF PENDUKUNG
N. FASILITAS PENDUKUNG
O. PENUTUP
LAMPIRAN :
1. DOKUMEN PENDUKUNG
2. DAFTAR RIWAYAT HIDUP &
KELENGKAPANNYA
3. LAIN-LAIN
TUGAS 1 (kelompok)
 Dengan menggunakan template yang
disediakan, buatlah proposal pengembangan
perangkat lunak aplikasi. Misalnya, aplikasi
berikut untuk TOKO PRIMA.
NO
TUGAS
1
Situs web
2
Sistem penjualan
3
Sistem pemesanan lewat sms
4
Sistem pembelian
5
Sistem pembelian otomatis dengan pemasok
utama
SAMPAI JUMPA