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Unité Lycées
Région Ile de
France
LES DEMANDES D’EQUIPEMENTS
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UNITE LYCEES - Organigramme
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Organigramme
ORGANIGRAMME
DPEEDPEE
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L’EQUIPEMENT
LES DEMANDES D’EQUIPEMENTS
4
Les équipements que les lycées doivent demander
LE CANAL EXTRANET-LYCEES : 4 campagnes de saisie
Site lycees.iledefrance.fr
HORS PROCEDURE EXTRANET:
•Secteur des TICE :
Activation de réseaux informatiques, renouvellement des ordinateurs,
laboratoires multimédia
•Secteur des équipements techniques :
Maintenance des équipements, sécurité et mise en conformité,
transfert des matériels, mise au rebut
Les saisies de demandes
d’équipement
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L’ACTION RÉGIONALE DANS LES LYCÉES
PRESENTATION DU SITE LYCEES
http://lycees.iledefrance.fr
PRESENTATION SITE LYCEES
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L’EXTRANET LYCEES, présentation du nouvel extranet
Accessible depuis un navigateur web:
L’EXTRANET LYCEES
http://lycees.iledefrance.fr/jahia/Jahia
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L’EXTRANET LYCEES
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L’EXTRANET LYCEES
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L’EXTRANET LYCEES
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L’EXTRANET LYCEES
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http://lycees.iledefrance.fr/jahia/Jahia
L’EXTRANET LYCEES
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CALENDRIER DES SAISIES ET VALIDATIONS DES DEMANDES EQUIPEMENTS EXERCICE 2014/2015
Objet
1E : Premier Équipement
1E/1R
Réservé aux Lycées NEUFS
1E/1R
1R : Premier Équipement
1E/1R
Réservé aux Lycées RÉNOVÉS
1E/1R
Mission pour la Lutte du
Décrochage Scolaire
(MLDS)
Départ.
TOUS
OCTOBRE
NOVEMBRE
DÉCEMBRE
Début 17 novembre
JANVIER
FÉVRIER
Fin 6 janvier
MLDS
MLDS
TOUS
Début 25 novembre
Fin 6 janvier
MLDS
MLDS
MR : Mesures de Rentrée
Réservé aux lycées avec
CRÉATION DE SECTION ou
MONTÉE PÉDAGOGIQUE
MR
CR : Complément,
Renouvellement ou
Remplacement. Possibilité offerte
à tous les lycées
CR
MR
TOUS
Début 17 novembre
Fin 15 décembre
MR
MR
CR
TOUS
Début 5 janvier
Fin 6 février
CR
CR
NE PAS OUBLIER DE VALIDER LES DEMANDES (le Chef d'Établissement)
SEULES SONT ANALYSÉES ET INSTRUITES LES DEMANDES VALIDÉES
LES DEMANDES D’EQUIPEMENTS
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 MESURES DE RENTREE (MR):
Formations ouvertes par le recteur à la rentrée scolaire 2015
LYCEES en RENOVATION ou en CONSTRUCTION (1R)
Livraison de bâtiments prévue dans la période 2015-février 2016
Mission de Lutte contre le Décrochage Scolaire(MLDS) ou projet
REUSSITE POUR TOUS
LA CAMPAGNE DE COMPLEMENT/RENOUVELLEMENT (CR)
ouverte à tous les établissements pour l’expression de leurs besoins
courants. Les proviseurs signalent leurs 10 priorités.
Vous pouvez être intéressés par plusieurs campagnes
Les campagnes d’équipements
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- Pour simplifier l’instruction de vos demandes, bien faire les saisies dans les
campagnes correspondant à la mesure.
- Renseigner la case « commentaires » avec des précisions utiles (du type :
selon devis N°…., matériel destiné à remplacer le …. H.S., machine à
installer dans l’atelier…., souci de libellé dans les choix d’équipements
(notion de « divers » à proscrire, etc…)
- Préciser l’atelier, le bureau ou la classe où sera installé cet
équipement.
- Préciser la filière ou le diplôme concerné
Comment bien saisir une demande d’équipement
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Les équipements qui seront attribués directement aux lycées
 Les politiques d’équipement liées aux évolutions de diplômes
Elaborées par un groupe de travail constitué, pour chaque formation :
– Des inspecteurs des 3 académies, en charge de la filière
– Des cadres du Service Équipement
Ne demandez pas les équipements sur EXTRANET - LYCEES
Les établissements reçoivent « automatiquement » la dotation
Vos interlocuteurs : l’inspecteur de la filière et le Service Équipement
En 2015 :
- BTS FEE + BTS MI
- BTS SCBH
- Bac Pro Produits Imprimés
- Bac Pro MVA…
Les Politiques Régionales
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MESURES DE RENTREE :
VALIDATION ET D’ATTRIBUTION DES EQUIPEMENTS
CALENDRIER PREVISIONNEL DES FOURNITURES :
Les équipements sont votés aux commissions permanentes du printemps
- financement des matériels par une dotation exceptionnelle avec transmission
préalable de devis
- inscription des matériels sur marché sans devis préalable (ordinateurs,
imprimantes, audiovisuel, …).
Matériels sur MAC; (matériel de mesure, mobilier de CDI, d’atelier et de
laboratoire) et demander en parallèle un devis auprès du titulaire :
- remontée des devis au plus vite pour des livraisons en juillet/août
Des ajustements possibles à la commission permanente suivante.
Opérations lourdes :
- Des réunions conjointes DL3/DL1 et fournisseurs peuvent être organisées
dans votre établissement.
Les Mesures de Rentrée
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MESURES DE RENTREE :
VALIDATION ET D’ATTRIBUTION DES EQUIPEMENTS
Transmission
des projets
SOFA par les
Rectorats à la
Région
=> Ouverture
des droits de
saisies
Cohérence des
demandes
avec les
référentiels de
formation
Extranet Lycées:
Saisie des
demandes
d’équipements
par le lycée
Traitement des équipements
Rectorat/Région :
Cadrage des
faisabilités et des
opportunités
(décembre)
Validation des
demandes
par les corps
d’inspection
(janvier)
LES DEMANDES D’EQUIPEMENTS
Inscription
des
dotations en
CP par la
Région
(CP de mars)
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MESURES DE RENTREE :
VALIDATION ET D’ATTRIBUTION DES EQUIPEMENTS
POINTS IMPORTANTS :
Validation dans le logiciel SOFA de la case « besoin en équipements »
permettant l’ouverture des droits de saisie sur le site extranet-lycées.
Lors des saisies : inclure l’ensemble des besoins, y compris les nouveaux
besoins en informatique et en mobilier.
Préciser les besoins en travaux liés à une demande (extraction de
vapeurs, câblage informatique…).
Le processus est le même pour les premières années et les montées
pédagogiques.
LES DEMANDES D’EQUIPEMENTS
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MESURES DE RENTREE :
VALIDATION ET D’ATTRIBUTION DES EQUIPEMENTS
MESURES DE RENTREE TARDIVES :
Envoi des demandes d’équipements à la DOS qui transmet à la Région la
validation de la mesure et fait le lien avec les corps d’inspection.
Avis sur les besoins par le corps d’inspection.
Dotation par la commission permanente la plus proche.
LES DEMANDES D’EQUIPEMENTS
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LA POLITIQUE DE MAINTENANCE
des équipements pédagogiques
(hors informatique)
LES DEMANDES D’EQUIPEMENTS
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POURQUOI ?
Organiser des actions de maintenance systématique pour :
 Améliorer la disponibilité, la sécurité et la durée de vie des
équipements
 Satisfaire aux obligations réglementaires du Code du Travail
 Sensibiliser les lycéens à la maintenance des équipements
et à la qualité
 Soutenir les équipes pédagogiques
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La politique de maintenance
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POUR QUI ?
Concerne les équipements suivants :
Equipements d’une valeur d’achat supérieure à 250€
Nécessitant la mise en place d’une procédure de
maintenance préventive régulière et planifiée.
Coût de la maintenance préventive non négligeable.
Exclu les équipements uniquement informatiques
(ordinateurs, imprimantes, serveurs, vidéoprojecteurs, etc…).
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La politique de maintenance
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LA CONVENTION DE MAINTENANCE
 Une CONVENTION entre le Lycée et la Région qui formule les
obligations du lycée et de la région (sur simple demande)
Le Lycée s’engage à :
 Réaliser un inventaire des équipements à maintenir en condition
opérationnelle sous un format informatique
 Organiser la maintenance préventive (procédures, organisation,
réalisation)
 Consigner l’ensemble des opérations de maintenance et de
réparation pour chaque équipement (historique, fiche de suivi)
La Région s’engage à :
 Rembourser les frais engagés pour les réparations des
équipements figurant dans l’inventaire et ayant fait l’objet d’une
maintenance préventive organisée.
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La politique de maintenance
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HISTORIQUE
 Expérimentation lancée en 2000 : Groupe Pilote de 12
Lycées
 Généralisation à tout les lycées Techniques et Professionnels
en Janvier 2004
ACTUALITE
 80 Conventions signées
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La politique de maintenance
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 Signature de la convention Lycée-Région
 Réaliser un inventaire des équipements.
Le Conseil Régional procédera au remboursement des
factures dès lors que l’équipement aura été préalablement
identifié dans l’inventaire.
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La politique de maintenance
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 Tous documents d ’organisation relatifs à la
maintenance mise en place par le lycée
 Un historique de la maintenance préventive et corrective
de l’équipement pour lequel le remboursement est
demandé
 Bon de commande du lycée accompagné des devis
attestant la mise en concurrence.
 Facture payée par le lycée avec mention de la
certification du service fait (visa du proviseur) : Le
remboursement ne sera effectué que sur
présentation de la facture
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La politique de maintenance
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CAS PARTICULIERS ET PROBLEMES
Si le devis dépasse de 10% la valeur de renouvellement à neuf de
l’équipement, le lycée doit solliciter l’avis préalable du service
équipement.
 En cas de réception de dossier incomplet, il vous sera retourné une
demande de renseignements complémentaires.
 Si l’avance est trop importante pour votre établissement, consulter le
service équipement directement.
 Ne sont pas concernés : les contrats de maintenance.
La convention a une validité maximum de 5 ans (penser à son
renouvellement).
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La politique de maintenance
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LE TRANSFERT D’EQUIPEMENT ET LA MISE AU REBUT
LES DEMANDES D’EQUIPEMENTS
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Des procédures adaptée au type de matériel :
Vous pouvez être confrontés à des opérations de transfert d'équipements
(transfert d'un établissement à un autre ou bien la vente...) ou leur mise au
rebut (recyclage de matériel).
Une procédure de cession d'équipements est à appliquer.
Afin de faciliter vos démarches, des fiches pour chaque catégorie de
matériels concernés et un formulaire à remplir sont à votre disposition sur le
site extranet.lycées.
Une boite Mel unique pour adresser toutes demandes :
[email protected]
4 catégories de matériel :
Mobilier, Informatique, Matériel technique, véhicules
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La cession d’équipements
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Transfert
Vente via les
domaines
Mobilier scolaire
X
Matériel informatique
X
Matériels techniques
X
X
Véhicules
X
X
Don (1)
X
Recyclage (2)
X
X
X
X
X
(1) Seuls peuvent être cédés les matériels dont la valeur n’excède pas 300 €. Ils peuvent être cédés uniquement aux
associations de parents d’élèves, de soutien scolaire ou d’étudiants.
(2) Le recyclage est autorisé si le bien est dépourvu de valeur marchande.
La cession d’équipements
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La Cession des Equipements
Equipements : propriété de la Région
Toute cession doit donc passer au préalable par une autorisation délivrée
par le Service Equipement.
Si accord sur la cession :
- Mise à disposition à d’autres établissements et transfert : validation
par les corps d’inspection
- Vente au domaines
- Reprise DEEE
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La cession d’équipements
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Valorisation des équipements
LES DEMANDES D’EQUIPEMENTS
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Gestion des DEEE
 Equipements dits « historiques » mis sur le marché avant 2005
=> Marché de DEEE de 2008 à avril 2014 - Récupération de 400 tonnes/an
 Equipements dits « nouveaux » mis sur le marché après 2005
=> Récupération des anciens équipements lors de la livraison des
nouveaux équipements - Délai de 1 mois pour la reprise
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La politique de maintenance
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Gestion du mobilier
 Réutilisation et transfert du mobilier dans d’autres lycées
 Sinon, contact de Valdélia par le lycée pour valorisation du mobilier en fin
de vie
1- Faire une demande sur leur site internet
(avoir minimum 2.4 tonnes ou 20 m3 pour bénéficier de la gratuité du service)
2- Dépose de la benne par Valdélia au lycée
3- Chargement du mobilier par le lycée
4- Recontacter Valdélia pour récupération de la benne
Réflexion sur le cycle de vie des équipements
pour favoriser le réemploi et la réutilisation
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La politique de maintenance
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QUESTION(S) ?
UNITE LYCEES
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