Transcript 20150330_기록물 평가 및 폐기_4월 북부자율행정협의회 교육자료

[2015년 4월 북부자율행정협의회 교육자료 ]
기록물 평가 및 폐기
인천광역시북부교육지원청
<만든 이: 북부교육지원청 기록물관리전문요원 김진숙>
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기록물 평가 및 폐기
기록물의 가치와 활용여부는 시대의 관점에 따라 달라지기
때문에 보존기간이 만료된 기록물은 평가 후 폐기
평가란 보존기간이 경과한 기록물에 대해 행정적·역사적·
증빙적·학술적 가치를 판단하여 보존기간 재책정, 폐기,
보류로 구분하여 처리하는 것
폐기란 더 이상 보존할 필요가 없는 기록물을 물리적으로
파기하는 것
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기록물 평가 및 폐기 절차
생산부서 의견제시
(4.24일 까지)
보존기록물관리대장에서 보존기간
만료년도가『~2014년』인 기록물 선별 후,
기록물 평가 처리의견서 작성 및 제출
기 록 관
기록물관리전문요원
심사 (5월~6월)
기록물평가심의회
심의 (7월)
폐기 집행
(8월~9월)
각급학교 기록물 평가 처리의견 수렴
기록물관리전문요원이 보존가치 재평가·
심사하여 기록물평가심의서 작성
평가대상 기록물의 처분 심의 및 확정
(보존기간 재책정, 보류, 폐기)
기록물평가심의회 심의 결과 통보
기록관에서‘폐기’확정기록물 일괄 수거
실물 검수 후 인계인수서 서명
검수 장소에서 파쇄차량을 이용한 현장파쇄
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기록물 평가 처리의견서 작성시 유의사항
기록물 생산자인 업무담당자와 협의 후 작성
기록물 실물 내용 검토 후 의견 신중하게 작성
기록물철 안에 보존기간이 다른 중요문서 ‘건’이 섞여있을 경우
☞ 기록물철 제목의 보존기간에 따라 조기 폐기될 수 있으므로
중요문서는 분철하고 보존기록물관리대장에 추기하여 관리
예>‘방과후교실운영’(5년)철에‘방과후강사채용계약’(30년)건이
편철되어 있는 경우
예>‘교무업무일반’(5년)철에 ‘기간제교사채용계약’(30년)건이
편철되어 있는 경우
답안지(보존기간: 5년)도 기록물평가대상이므로 상자단위로 작성
☞ 초등학교는 (시험지에 답이 적혀있으므로) 시험지가 답안지
시험지 사본은 평가대상이 아니나 기록물 폐기 시 함께 처리하기를
희망하는 경우 의견서에 포함하여 작성
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기록물 평가 처리의견서 작성시 유의사항
기록물철 제목으로 기록물의 내용을 알 수 없는 기록물은
재편철 및 기록물철 제목 수정하여 처리의견서 작성
1학년 업무 일반
행정업무일반
교무업무일반
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기록물 폐기 시 유의사항
각급학교에서는 기록물 폐기 불가
기록물관리전문요원이 배치된 교육(지원)청기록관에서만 폐기 가능
각급학교에서 폐기 할 경우, 『공공기록물관리에 관한 법률』 제50조
벌칙조항의 무단 파기에 해당하는 것으로 간주
[공공기록물관리에 관한 법률]
제50조(벌칙) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자는 7년 이하의 징역 또는
1천만 원 이하의 벌금에 처한다.
1. 기록물을 무단으로 파기한 자
2. 기록물을 무단으로 국외로 반출한 자
비전자문서를 스캔하여 결재한 경우에도, 스캔파일은 원본효력 없음
=> 비전자문서 원본은 폐기하지 않도록 유의! (스캔행위 불필요)
단, 참고 용도로 출력해 놓은 전자문서 사본, 시험지 사본은 학교에서
폐기 가능
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기록물 무단폐기 언론보도 사례
[단독보도] 악용되면 어쩌려구! 여학생 신상정보 무더기 유출
: 주민번호.주소.전형자료 등 통째로 고물상에...해당 학교, 뒤늦게 회수
◀ OO시내 모
여자중학교의 3년치
시험자료와 개인정보가
담긴 봉사활동 자료가
OO시 O동의 한
재활용업체 폐지
저장고에 널브러져
있다.
ⓒOO의소리 독자 제보
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기록물 무단폐기 언론보도 사례
[단독보도] 악용되면 어쩌려구! 여학생 신상정보 무더기 유출
▲ 교육청의 승인없이 불법으로 고물상에 넘겨진
각종 시험지와 학생 개인정보 자료들.
ⓒOO의소리 독자 제보
버려진 봉사활동
자료에는 현재
고등학교나 대학생으로
진학한 당시 해당 중학교
여학생들의 이름과
주민등록번호, 집 주소 등
개인정보가 상세히 적혀
있다.
이와 함께 학교에서
진행한 기말고사와
수행평가 등 각종
시험지와 학생들이
작성한 답안지가 통째로
버려졌다. 보관용
봉투에는 과목
담당교사의 이름과
사인도 적혀 있다.
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기록물 무단폐기 소송사례
A기관에 a민원인이 OO사업에 대한 토지보상 요청에 대해
정보공개 청구를 신청 하였습니다. A기관에서는 해당기록물이
존재하지 않자 아무런 근거 없이 “폐기했으므로 자료가
부존재하다”라고 답변 하였습니다. 그러자 a민원인이 여러
가지 정황증거와 「공공기록물 관리에 관한 법률」을 토대로
기록물폐기에 대한 구체적인 사항에 대해 다시 정보공개를
요청하였습니다. A기관에서는 그제야 해당기록물이 무단으로
폐기되었고 또 폐기에 대한 근거가 미약하다는 사실을
발견하게 되었습니다. A민원인은 이러한 사항에 대해 소송을
진행했으며, 관련담당자들은 해당 사안에 대해 책임을 져야
했습니다.
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기록물 현장 파쇄
‘폐기’ 확정 기록물
실물 검수 및 인계인수서 서명
검수가 끝난 기록물만
현장파쇄!
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기록물관리 관련 처벌조항
기록물 무단 파기
7년 이하의 징역 or
3천만원 이하 벌금
기록물 무단 국외반출
기록물 무단은닉, 유출
중과실로 인한 멸실손상
3년 이하의 징역 or
2천만원 이하 벌금
비공개기록물 정보
목적외 용도 사용
결재받은 문서 미등록
업무협조 지연
행정기관의 장은
해당 공무원 징계 조치
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Thank You!
기록을 관리하는 우리는 길을 만드는 사람입니다^^
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