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경기도교육정보기록원
문 서 관 리(1)
1. 단위과제카드란?
업무담당자들의 모든 업무 수행을 전자적으로 관리하는 일종의 문서철 단위제카드등록 : 학교과제카드담당자
2. 사용자 권한 N O 1 2 사용자권한 일반사용자 학교장 설 명 학교의 일반사용자로 문서기안, 결재, 공람, 발송, 일정관리, 메모보고, 홍보요청 등을 수행 관리자주요문서, 중단문서 열람 가능(특별한 기능 없음) 3 처리과 문서담당자 문서발송, 수신문서 접수, 진행 문서 모니터링, 보안공유 4 학교과제카드담당자 학교의 과제카드를 관리하며(과제담당자 지정, 해제) 과제카드 종료 권한 5 6 기관기록물담당자 기관시스템운영자 소속 기관내 기록물 이관기간설정, 이관연기확정, 이관연기확 정취소, 이관실행, 기록관설정 기관별로 업무관리시스템 운영을 담당(시스템관리 권한, 사용 자관리, 조직관리, 관인관리, 홍보문구, 로고상징)
3. 기안 의견제시 및 보고 기안자 중간검토자 중간검토자 최종결재자 결재완료 내부종료 문서발송 지시 및 재검토
결재선(1) - 검토자
검토 : 최종 결재권자의 결재를 득하기 위한 중간 단계 교사 최영 교무부장 속리산 교감 지 리산 교장 한라산 검토자
결재선(2) - 협조자
협조 : 다른 부서 또는 팀간 해당 사안에 대한 협조의 의사 표시 (문서 수정 불가) 교사 남산 교감 속리산 협조 행정실장 아무개 교장 한라산 협조자
결재
결재의 의의 : 넓은 의미로 당해 사안에 대해 기관의 의사를 결정할 권한 이 있는 자가 그 의사를 결정하는 행위 결재의 종류 : 결재 , 전결 , 대결 결재의 효과 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해 문서에 대한 결재권자의 서명에 의한 결재가 있음으로써 성립. 따라서 결재는 문서가 성립하기 위한 최종적이며 절대적인 요건
결재와 전결 구분
기관장이 결재 교사 남산 교무부장 지리산 교감 한라산 교장 백두산 전결 행정기관의 장으로부터 결재권을 위임 받은 자가 행 함 전결규정을 기관장에게 사전 결재(업무 처리시 수시 열람) 전결 10/20 남산 교무부장 지리산 교감 한라산
대결
대결 : 그 직무를 대리하는 자가 결재 대결의 표시 기관장 부재 시 교사 남산 교무부장 지리산 교감 대결 10/20 한라산 전결권자 부재 시 교사 남산 교무부장 대결 10/20 지리산 교감 전결
4. 실습① – 기안문 작성 문서 작성하기 1. 제목 : 업무관리시스템 사용자 교 육 2. 과제 카드 지정 : 본인 과제카드 1개 선택 3. 공개여부 : 비공개, 6호 4. 열람제한 : 제한종료일 설정 2011. 11. 5.
5. 결재경로지정 : 검토1명, 결재1 명 6. 공람지정 : 1명 7. 수신자 : 경기도교육정보기록원 (기록관리부)
4. 실습② - 진행문서 결재진행 활용하기 1. 결재경로 변경 : 검토자 1명 추 가 2. 회 수 3. 삭 제
4. 실습③ - 문서등록대장 활용 문서등록대장 조회 및 활용 1. 클릭 상태별 아이콘 설명 2. 문서 처리현황 확인(하단 페이지당 100) 종료, 진행, 재지정요청, 발송, 발송보류 3. 조회옵션 클릭 특정문서를 찾고 싶을 때 조회, 등록일자 조정
4. 실습④ - 나의과제 • 자신이 과제담당자로 지정된 나의 과제카드를 확인 할 수 있으며 과제카 드관리, 주요과제 설정 및 해제, 종료요청 등의 업무를 수행
4. 실습⑤ - 즐겨찾기 자주보는 문서 또는 메뉴를 즐겨찾기에 추가하여 한번의 클릭으로 해당문서를 열람할 수 있는 기능 문서관리-즐겨찾기탭-새폴더만들기 문서등록대장-대상문서선택 -(상단)즐겨찾기
4. 실습⑥ - 개인설정(개인수신그룹관리) 1. 문서 : 수신자(기관), 2. 메모 : 메모 수신자(개인), 3. 일정 : 일정 추가 공유(개 인), 4. 메일 : 메일 수신자(개인), 5. 공람 : 개인별 공람 그룹 설정(개인)
4. 실습⑦ - 개인설정(사용자부재설정) 1. 타인이 결재선에 나를 지정할때 내가 부재중이라는 것을 알려줍니다.
2. 최종결재자면 대리결재자가 있을 경우 대리결재자를 설정할지를 물어봅니다.
3. 본인이 부재설정을 못했을 경우 처리과문서담당자가 지정할 수 있습니다.
※참고 : 부서사용자관리 처 리 과 문 서 담 당 자
4. 실습⑧ - 개인설정(바로가기설정) 1. 바로가기를 왼 쪽이나 오른쪽으로 지정할 수 있음 2. 정보읽기 정보 쓰기를 합쳐 8개까 지만 지정 * 정보읽기: 처리건수 * 정보쓰기: 링크
4. 실습⑨ - 나의결재선 지정 나의 결재선 저장 하기 문서관리카드 > 결재경로설정 > 결재선 지정 > [나의 결재선]내용 입력 > 저장
4. 실습⑩ - 일괄기안 상호 관련이 있는 두 개 이상의 안건을 하나의 기안문에 작성하여 상신하고, 결재 처리 후 발송 시 각 안 별로 시행문을 만들어 발송하는 기능 * 예) 1안은 계약업체선정, 2안은 업체에 공문 발 송
5.
발송대기(발송처리) 기안자가 결재완료된 문서를 확인 하고 발송처리 또는 발송보류 ※중요
※참고 : 발송대기목록에서 문서 삭제
※참고 : 문서관리카드결재
6. 재발송 과 추가재발송 재발송 - 수신기관에 문서가 도달하지 않을 경우 다시 한번 전송 - 수신기관 재지정 할 필요 없음 추가재발송 - 결재완료된 문서에 수신기관 추가 - 기안자 : 해당문서클릭(문서함 > 문서등록대장 또는 내문서함 >기 안한 문서) ⇨ 추가재발송요청 버튼 클릭 ⇨ 수신자, 승인자(1명) 지정 후 확인 - 승인자 :【승인】처리 -> 추가 수신처 발송 【거부】처리 -> 발송 되지 않음.
- 승인자 결재처리에 의해 발송여부 결정 되므로 회수처리, 진행문 서, 발송 대기에서 문서를 확인 할 수 없음
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문 서 관 리(2)
1. 접수문서(1) 처 리 과 문 서 담 당 자
1. 접수문서(2) 처 리 과 문 서 담 당 자 재지정요청 문서의 결재경로 변경 - 접수대기목록에서 ‘결재경로변경’으로 업무담당자(관리자)재지정 ※ 진행문서에서는 결재경로재지정이 안됨(자주 묻는 질문) 추가기능(재발송요청, 재발송요청 삭제) - 문서유통(대외도착문서)을 통해 수신된 문서에 오류가 생겼을 경우 [재발송요청]버튼을 클릭하여 재발송요청 할 수 있으며, 이미 재발송요 청된 문서는 [재발송요청문서삭제]버튼을 클릭하여 삭제할수 있음.
비전자문서 수정 및 삭제(접수대기O, 문서등록대장X) - 문서처리상태가 접수 이전에면 수정, 삭제 가능 - 수신도착 : 문서수정가능, 삭제 불가 - 대외 도착 : 문서수정, 삭제 가능
2. 문서의 반송 및 이송(실습) 문서반송 ·접수한 문서에 형식상의 흠이 있을 때 ·업무담당자 : 문서등록대장 또는 접수한 문서 -> 문서 클릭 -> 반송사 유 입력 -> 문서 작성(반송문서 붙임) -> 결재 후 -> 발송 문서이송 ·접수한 문서가 다른 기관의 소관사항인 경우.
·업무담당자 : 문서등록대장 또는 접수한 문서 -> 문서 클릭 ->이송사유 입력 -> 문서 작성(이송문서 붙임) -> 결재 후 -> 발송
3. 수신자 지정(실습)
4. 수신자표기명 변경(실습)
5. 단위과제카드변경(실습) 문서 또는 메모 과제카드 변경 1. 업무담당자 본인이 변경 할 경우 - 과제카드 -> 실적(접수)관리 -> 실적(접수) 변경처 리 - 문서등록대장 -> 추가기능 -> 과제변경 2. 학교과제카드 담당자 변경할 경우 - 과제카드 -> 실적(접수)관리 -> 실적(접수) 변경처 리
6. 공람회수
7. 미완료문서와 중단한 문서(시연) 처 리 과 문 서 담 당 자 미완료문서 중단한 문서 • 현재 결재완료 처리되지 않고 진행 중인 문서들의 목록을 보여줌 • 회수,삭제,결재경로변경,기안자 재지정 • 결재중단처리한 문서의 이력 관리 • 문서등록대장 등록X • 기안자의 중단한 문서는 내문서함 > 기안한문서에 남아 있음
8. 문서정보(실습)
9. 연계기안 1. 에듀파인 결재요청시 결재화면(문서관리카드)이 보이지 않을 경우 - 업무관리시스템 > 문서관리 > 기안> 연계기안에서 확인 2. 연계기안 수정 방법 - 결재올리기 전 : 업무관리시스템 > 기안 > 연계기안에서 반송 처리 - 결재진행중 : 업무관리시스템 > 결재 > 결재진행함에서 연계반려처리 3. 반려문서 - 업무관리시스템 > 결재 > 결재진행함에서 삭제처리 4. 결재완료된 연계기안 수정 - 에듀파인에서 결재승인취소 요청 - 업무관리시스템에서 데이터 수정 불가
행정업무의 효율적 운영에 관한 규정
사무관리규정 개정
행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 (2011. 11. 1 시행) 주요 내용 제명 변경 협업시스템 활성화 지식행정의 활성화 정책연구의 관리 영상회의의 운영 기타 제도 개선
기타 제도 개선 내용
행정업무를 효율적으로 수행 민원서식 등 공문서에 음성.영상정보 수록 QR코드 등 바코드 표기 근거 마련 종이문서에서 전자문서 중심으로 규정 정비 업무관리시스템 구축.운영 주체 개선 행정효율성진단 및 업무개선 권고 등 컨설팅 강화
QR코드 사용 사례
업무관리시스템과 개인정보
1. 개인정보 보호와 업무관리시스템
근 거 공공기관의 개인정보 보호에 관한 법률 개인정보보호법 (시행일 2011.9.30) 경기도교육청 개인정보보호 업무추진 계획 보안대상 개인정보 비공개 문서 대외비이상보안문서업무관리시스템에서미생산
2. 개인정보 노출 사례
주요 노출 사례
교육대상자 명단 발송 타기관 문서 이첩
노 출 내 용 개 선 방 안 주민등록번호, 전화번호 등 개인정보 포함 발송 • 최소 개인정보로 작성 • ‘*’로 처리 • 보안설정 소관사항 외 타기관 개인정 보 포함 이첩 • 최소한의 자료만 발송
전직원 공람 붙임파일 작성
개인정보 문서 업무관계자 외 전직원 공람 파일 작성시 조작 오류 (엑셀 셀, 시트 숨김 등) • 업무관련자만 공람 지정 • 열람 제한 ‘영구’ 설정 • 관리 파일과 시행 파일 별도 생성
3. 개인정보 노출 조치방법
유 형 (보안설정 안함) 문서 생산 조치방법 문서 생산 – 발송 수신(접수) 개인정보 노출시 보안설정 수정 ①생산기관 – 보안설정 수정 ②수신기관에 보안설정 수정통보 ③수신기관-보안설정 수정 보안설정 수정 보안설정, 직원 교육강화 ※삭제, 수정 불가 –행안부 답변 ※ 열람제한 강화 > 기능개선 요청
4. 학교 게시판 관리
게시판 운영자 • 상시 모니터링 • 삭제 지도 및 직접 삭제 게시판 사용자 • 개인정보 등 보안문서 등록 불가
5. 개인정보 무단게시 처리 기준
비 공 개 게 시 판 노출유형 직접작성 및 파일 업로드 경고 제3자 유도 경고 게시자 게시판 관리자 주의/시정 주의/시정
6. 업무관리 문서보안설정 방법
보 안 설 정 항 목
7. 보안설정문서 인수인계
처 리 과 문 서 담 당 자
자주 묻는 질문(FAQ)
자주묻는질문(1) 연계기안을 찾을 수 없어 요…
문서관리 > 기안 > 연계기안 작성 유지 : 문서클릭 → 수정 → 결재올림 반송 : 문서체크 → 반송 문서관리>내문서함>연계기안 : 결재완료 된 연계문서만 조회
자주묻는질문(2)
결재 완료된 문서를 수정하고 싶어요… 문서관리 > 문서함 > 문서등록대장 결재완료 후 문서 수정 불가 문서등록대장→수정 : 문서의 공개여부, 열람범위, 열람제한 변경만 가능
자주묻는질문(3)
“공문서 유통본문 XML파일로 저장할 수 없습니다. 유통필터 가 설치되어 있는지 점검하여 주시기 바랍니다.” 대외문서 수신자 지정 오류 행안부유통필터 설치 경기도교육정보기록원 HP 또는 지원서비스 이용 : 한컴 2005, 2007, 2010 구분 다운로드 설치 ( 자료실 : 60, 85번 구분 설치)
자주묻는질문(4)
“공문서 XML 변환에 실패하였습 니다. 본문에 공문서유 통 XML로 변환할 수 없는 특수 문자나 부호가 포함되어 있는지 점검하여 주시기 바랍니다.” 유니코드 사용 불가, 변환 사용가능 한자, 한컴 유통변환 불가 사항 확인
유통변환 불가 사항
유니코드 사용불가 한자변환 한글사용 • 메모장에서 문자열 깨지는 경우 • 키보드에 있는 문자 이외의 특수문자 • 한자목록에서 푸른 색으로 나오는 한자 • 첨부물로 등록 • 글자크기(한문단유지) • 글자 음영, 색 불가 • 글자속성 한가지만
자주묻는질문(5) 보안문서(DRM)가 열리지 않 아요.
자동설치 : 익스플로러>도구>인터넷옵션 각 탭 확인 수동설치 : 지원서비스 8, 9번 설치
자주묻는질문(6)
한글 컨트롤이 설치되어 있지 않거나 니다..
이 사이트에 서 사용이 허가되어 있지 않습 1.
인터넷익스플로러 > 도구 >추가기능관리 >추가기능사 용 또는 사용안함 에서 Handysoft Hshell / HwpCtrl Control / HSAttach 를 사용함으로 변경.
2. 한글과컴퓨터 기본설정
자주묻는질문(7) 결재 진행 중 문서에 담당자 가 미지정으로 되어 있어요
문서 접수시 업무담당자를 지정하지 않음 (업무관리자만 지정하면 계속 진행상태)
자주묻는질문(8) 문서 처리 버튼이 비활성화 되어 있어요.
인터넷 익스플로러 초기화 * 인터넷창을 하나만 열고 모든 프로그램 종료 > 인터넷옵션 >고급 >고급설정복원, 원래대로
자주묻는질문(9) 문서를 열 수 없습니다.
1. 인터넷익스플로러버전 확인 2. 한글과컴퓨터 업데이트 확인 3. 인터넷 익스플로러 초기화
업무관리 향후 지원서비스
원격업무 • 2011.10.20 서비스 개시 • VPN 도입 연계결재 • NEIS 법정서식 결재연계(2012년) • 자료취합시스템 결재연계(2012년) 문서이관 • 2012년 기록관리시스템 구축(예 정)