Transcript Fastighetsinformation ”modell Jönköping” ett aktuellt informationsprojekt

Fastighetsinformation ”modell
Jönköping”
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
ett aktuellt
informationsprojekt
presenteras av
Torbjörn Isacsson
driftchef Jönköpings kommun
Klas Brengesjö
IT-Ingenjör
2005-11-02
IT-samverkan
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Detta har hänt
Millennieskifte med Y2k-aktiviteter
Initiering maj 2001
Förstudie sept 2001 – juni 2002
Pilotprojekt aug 2002
Beslut att gå vidare med val av färdriktning okt 2002
Kontakter med Kommunförbundet nov 2002
Många intresserade kommuner, nätverk bildas
Fast3k färdigt för implementering 15 pers. september 2003
Steg 1 , Implementering 95 personer dec 2003
Version 1.7 utbildning sept. 2004
Steg 2 , SBF implementeras dec 2004
2000
Millennieskifte
2005-11-02
2001
2002
Initiering
Förstudie
2003
Pilotprojekt Färdriktning
IT-samverkan
2004
2005
Varför just nu
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Idag är människor och kulturer inom organisationen
bärare av informationen
Om fem år har 40% av dessa lämnat organisationen
med pension
Därför behöver information i högre grad knytas till
organisationen genom systemstöd och roller
Säkerställ att informationen varaktigt behålls i
strukturen
2005-11-02
IT-samverkan
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Bakgrund
1. Jönköpings kommuns fastighetsorganisation behöver
information om sina fastigheter och verksamheterna
i dessa
2. Behovet är generellt men förstärks av insikten om
stora förändringar i sammansättningen av personal
3. Webbteknik, databaser och en gemensam
informationsplattform möjliggör en tillgänglighet
som vida överträffar pärmar och mappar
4. Tröghet i ”kulturen” bromsar förändringsarbete
5. Förstudie fastighetsinformationssystem genomfördes
hösten 2001 – våren 2002
6. Förstudierapporten innehåller riktlinjer för fortsatt
utveckling av fastighetsinformationssystemen
2005-11-02
IT-samverkan
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Behov
1. Information som är placerad på ett ”ställe” och nås
av alla som behöver den
2. Skall ge stöd och styrning för beslutsfattare från
teknisk direktör till maskinist och rektor
3. I första hand information om fastigheterna
4. Kvalitetssäkrad och förståbar
5. Ett enkelt gränssnitt mot användaren som speglar
fastighetsorganisationens verksamhet
6. Informationen ska kunna leva vidare oberoende av
framtida investeringar i nya expertsystem
7. Byggt på ett branschgemensamt språk
2005-11-02
IT-samverkan
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Systemets framväxt
1. Köpa färdigt system med medföljande uppfattning
om verkligheten?
2. Bygga eget system baserat på den egna
verkligheten?
3. Använda befintliga system och komplettera dessa
samt bygga eget användargränssnitt mot denna
information?
4. Alla alternativ innebär investeringskostnader, vad är
optimalt?
5. Jönköping valde alternativ 3
2005-11-02
IT-samverkan
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Förstudien
Inventering av befintliga informationssystem
Kartlägga information ur processer
Branschplattformar
Miniseminarier
Gemensamt projektarbete
2005-11-02
IT-samverkan
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Inventering av befintliga
informationssystem
lokala
centrala
2005-11-02
IT-samverkan
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Miniseminarier
Kunskapsspridning inom
organisationen för ökad
kunskap och ett gemensamt
”språk”
"Rätt Begrepp"
"Rätt Redovisning”
"Rätt Kommunikation"
"Rätt Databas”
A
r
e
a
b
e
g
r
e
p
p
BTA Bruttoarea
BRA Bruksarea
OKA
NTA Nettoarea
IKA
LOA Lokalarea
ÖVA
LOAe Lokalarea, enskild
LOA:V Verksamhet
0
100
LOAg
LOA:P LOA:K
200
300
400
500 m2
Förklaring
BTA bruttoarea
BRA Bruksarea
NTA Nettoarea
LOA Lokalarea
LOAe, enskild lokalarea
LOA:V verksamhet
OKA= Omslutande konstruktionsarea, ytterväggar
IKA = Invändig konstruktionsarea, innerväggar, schakt
ÖVA = Gemensamma kommunikations- och driftsutrymmen
LOAg = Lokaler gemensamma för flera nyttjare
LOA:P = Lokaler för personalutrymmen
LOA:K = Lokalarea för intern kommunikation
FI2002
Grunddatabas
Primärverksamhet
Planera
FM-process
Genomföra
FM-process
FM-verksamhet
2005-11-02
IT-samverkan
IFC-format
Projekteringsoch
byggdatabas
(IFC/BSABbaserad)
Kontrollera
FM-process
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Kartlägga information ur processer
2005-11-02
IT-samverkan
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Val av färdriktning
2005-11-02
IT-samverkan
Expertsystem
Ekonomisystem
Dokument
hantering
Energi &
Media
Fastighets
databas
GIS & FIR
HR+
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Specialister ger indata och
bearbetar i sina system
Med överenskomna gränssnitt
sammanfogas data som
presenteras i olika rapporter
Beslutsfattaren får det stöd som
han behöver
2005-11-02
IT-samverkan
FAST3000
FAST3000 förverkligar visionen om att lagra information
strukturerat så att den blir tillgänglig för alla. Den som
har behov av information skall nå den!
Teknisk Direktör
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Fastighetschef,Förvaltare, Drifttekniker
Vaktmästare, verksamhetsansvariga,
Politiker
FAST3000 är utvecklat för Jönköping Kommun Tekniska
kontoret, fastighetsorganisationen. Med en öppen
databas struktur i centrum blir information om
fastigheter tillgänglig. Datalagret hämtar informationen
från databaserna som med överenskomna gränssnitt
ger mycket stor frihet att läsa och analysera data.
Välkommen att se demonstration på www.fast3000.se
2005-11-02
IT-samverkan
FAST3000
konceptet
FAST3000 KONCEPTET
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
bygger på principen att information som
skapas i experternas system hämtas in i
fast3000 där ett resultat presenteras som
motsvarar beslutsfattarens behov.
Gränssnitten mot databaserna och
presentationerna är det -"språk" som gör
detta möjligt. Databaserna kan finnas, och
finns, i olika program. Jönköping kommun
har valt att placera FastighetsBas, AreaBas
och KontaktBas i fast3000.
Tillgänglighet för beslutsfattare och
informationsbehov byggs ut i etapper
2005-11-02
IT-samverkan
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
FAST3000
handhavande
2005-11-02
FAST3000 APPLIKATIONEN
är helt webbaserad med SQL som
databasplattform. Affärslogiken i programmet
säkerställer grundvillkoret "en information på ett
ställe". Informationen är ordnad efter
branschgemensamma strukturer där dessa är
tillämpliga. Behörighetsmodulen styr både
åtkomst och presentationsgränssnitt.
IT-samverkan
Behov av standard
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Branschplattformar
– Följer och jämför utvecklingen av
fastighetsinformation i branschen
– Kontakter med kommuner och landsting
– Kontakter med projektet FI 2002
– Branschsystematik BSAB96
– Term- och begreppsdatabaser
– Egna värdeförråd med termer,
beskrivningar och exempel
– Bygghandlingar 90
– Miniseminarier kring UFOS-rapporter
– Studieresa med mall för benchmarking
för erfarenhetsåterföring av studiebesök
– Odlar egna nätverk
– Dialog med systemleverantörer
2005-11-02
IT-samverkan
Informationsmodell
överföring
har
Nyckeltal
Ekonomi-system
FörvaltningsObjekt
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
består av ...
HR-system
... och/eller
Fastighet
är byggt på
Roller
Hus
kan kopplas
till
validering
består av
Fastighetsinfo
(LMV)
Mailsystem
överföring
innehas av
Personer
kan höra till
Utrymmen
är ex på
System
Organisationer
NyttjandeUtrymmen
Våningsplan
består av
ingår i
Rum
kan bestå av
2005-11-02
IT-samverkan
kan bestå av
Komponenter
Systemarkitektur
INTERNET
Applikationsserver
Internet Explorer
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Presentation
Webbpublicering
Domänrättigheter
IIS
Registrerade
användare –
åtkomsträttigheter
Affärslogik
INTRANET
2005-11-02
Databas
IT-samverkan
Stilmallar, ikoner, färger
Användargränssnitt
VB.NET
ASP.NET
Rep.Service
SQL Server 2000
Kontroll av måluppfyllelse
Idag är människor och kulturer inom organisationen bärare av informationen
Medvetande finns, aktiviteter med hälften gjort, hälften på gång
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Om fem år har 40% av dessa lämnat organisationen med pension
En bättre beredskap med konsolidering av informationen och
plattform för nya medarbetare
Därför behöver information i högre grad knytas till organisationen genom
systemstöd och roller
FAST3000 etablerat som systemstöd implementeras enligt plan
Säkerställ att informationen varaktigt behålls i strukturen
Fastighetsinformationssystem på expert- och datalagernivå
etablerat i ständigt växande grad. Utvecklingsplaner finns.
2005-11-02
IT-samverkan
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Utblick 2005......
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Att fylla på systemet med ytterligare information
Installationsunderhåll läggs in
Energistatistik via gprs till Energireda och fast3k
Brandskydd Skriftlig redogörelse (LOS )
Implementera Budget3k Budget3k-analys
Att bygga vidare med fler moduler
Att sprida användandet till ytterligare målgrupper
Att öka tillgängligheten med ny teknik
Att genom samverkan med andra kommuner skapa
en bredare bas för arbetet ”Nätverket”
2005-11-02
IT-samverkan
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Nu blir det ”live”
Samverkan höjer oddsen för en kommunal
framtid!!
2005-11-02
IT-samverkan
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Tack för oss
2005-11-02
IT-samverkan
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
2005-11-02
IT-samverkan
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
2005-11-02
IT-samverkan
”Informationsamverkan”
Energi
GIS
HR
Ekonomi
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Dokument
Textfiler
FIR
XML- webservice
Fast3K
Förvaltningsobjekt
2005-11-02
Installationssystem
IT-samverkan
Kontakter
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Enkät till kommuner
Jönköping kommun står, som många
andra, inför viktiga val av
färdriktning för utveckling av
fastighetsinformationssystem. En
förstudie som omfattar kartläggning
av system och processer,
omvärldsbevakning, utbildning,
information och förankring har
genomförts.
Utveckling av
fastighetsinformationssystem ställer
krav på resurser.
Implementeringsarbetet ställer ännu
högre krav på resurser och
engagemang. I dessa skeden är det
viktigt att dra nytta av andras
erfarenheter och dela med sig av
egna
2005-11-02
Vid utveckling av
fastighetsinformationen är det
naturligt att söka kontakt inom
”familjen”. Därför denna enkät som
vi, i samverkan med
Kommunförbundet, upprättat och
distribuerar till alla landets
kommuner.
Enkäten skall ge nytta för alla genom
att det bearbetade enkätresultatet
delges alla som lämnat uppgifter till
enkäten. Lämna också dina
synpunkter på behovet av ett
kontaktnät för
fastighetsinformationsfrågor
IT-samverkan
FAST3000
nätverket
Jönköping
Borås
Botkyrka
Eslöv
Göteborg
Halmstad
Kristianstad
Kungsbacka
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Linköping
Piteå
Solna
Staffanstorp
Sundbyberg
Trelleborg
Umeå
Uppsala
......................
Med palats för många flera
FAST3000
har utvecklats av RKS AB för Jönköping Kommun, i
direkt samarbete med Teknisk kontorets
fastighetsorganisation.
Jönköping Kommun har rättigheterna till
programmet och öppnar denna för kommuner som
önskar delta i Nätverket FAST3000. Syftet med
nätverket är att samverka kring
fastighetsinformationsfrågor.
Nätverket startade vid möte 2003 09 03 och har
idag över tio medlemmar.
RESURSPERSONER
är från Jönköping kommun driftchef Torbjörn
Isacsson, förvaltningssamordnare Kjell Sjöberg och
underhållschef Ulf Anehammar.
Utvecklingen av FAST3000 ansluter sig till
branschstandarder som BSAB96 samt FI2002.
I utvecklingsarbetet har deltagit RKS AB och
referat fastighetsinformation ab.
Mer information får du av Torbjörn Isacsson
[email protected]
Se även www.fast3000.se
2005-11-02
IT-samverkan
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Gemensamt projektarbete
Arbetsmöten i projektgrupp
Dokumentation
Projektplats för
informationsutbyte
Studieresa med mall för
benchmarking för
erfarenhetsåterföring av
studiebesök
2005-11-02
IT-samverkan
Pilotprojekt
samverkan mellan system
information från ekonomisystemet
information från EnergiReda
information från GIS-system
SBF (elevregister)
2005-11-02
IT-samverkan
objektregistret
Fast2000
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
befintligt lokalt system
(arbetsorder byggservice i Excel)
Benchmarking vid studieresa
Örebro
Kommunfastigheter,
ÖKF
Fastighetsavdelningen Landstingsfastigheter
Sörmland, LFS
Uppsala kommun
Fast/DBU
Jönköpings kommun
Landstinget Sörmland
Örebro kommun
Beskrivning av
organisationen
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Volymer: fastighetsbestånd,
bemanning, omsättning
Fastighetskontor
Tekniskt kontor
Andel fastighetsförv på entreprenad
Fastighetsbestånd
Egenägd area ca 650 000 m²
Inhyrd area ca 200 000 m²
Totalt ca 850 000 m²
Fastighetsbestånd
Egenägd area ca 550 000 m²
Inhyrd area ca 210 000 m²
Totalt ca 760 000 m²
Fastighetsbestånd
Egenägd area ca 500 000 m²
Inhyrd area ca 50 000 m²
Totalt ca 550 000 m²
Fastighetsbestånd
Egenägd area ca 680 000 m²
Inhyrd area ca 195 000 m²
Totalt ca 875 000 m²
ÖKF har ca 80 personer
anställda.
Fastighetsavdelningen har
ca 32 personer anställda.
LFS har ca 100 personer
anställda.
Fastighetsförvaltningen har
ca 110 personer anställda.
Omsättning ca 376 Mkr
Omsättning ca 625 Mkr
Omsättning ca 350 Mkr
Omsättning ca 675 Mkr
ÖKF organiseras i ett
Fastighetskontor direkt
underställd KS.
Fastighetsförvaltningen är
organiserad som en
avdelning inom Tekniska
kontoret.
Fastighetsavdelningen
fungerar som en beställare
som upphandlar
fastighetsdriften från interna
och externa utförare.
LFS är en del inom
landstingskoncernen och
organiseras som en
resultatenhet
Fastighetsverksamheten
organiseras i två avdelningar,
Fastighetsavdelningen och
Drift- Bygg och
underhållsavdelningen inom
Tekniska kontoret.
Man bedömer att IT mognaden
är god.
Man bedömer att IT
mognaden är God, ECDL
körkort mm
Ca 15-20% av fastighetsdriften
köps externt som
förvaltningsentreprenad.
IT mognad i organisationen
Man bedömer att IT mognad är Man bedömer att IT
god i allmänhet i organisationen. mognaden generellt är god.
Alla har tillgång till en PC på sin
arbetsplats.
ÖKF har också en egen IT
kompetens i organisationen med
hög kompetens som är väl insatt
i fastighetsförvaltningens
verksamhet.
2005-11-02
IT-samverkan
FastighetsInformationsSystem Jönköping Kommun
Fast2000 och dess historia
Från dataflex 2.3 till millenniumskifte med oracledatabas....
2005-11-02
IT-samverkan